Какой режим позволяет увидеть документ в целом в уменьшенном масштабе: 7.1. Предварительный просмотр. Видеосамоучитель создания реферата, курсовой, диплома на компьютере

Содержание

7.1. Предварительный просмотр. Видеосамоучитель создания реферата, курсовой, диплома на компьютере

Работа в Microsoft Word 2010

Главная / Офисные технологии /
Работа в Microsoft Word 2010 / Тест 3

Упражнение 1:

Номер 1

Какой режим отображения документа представлен на рисунке?

Ответ:

&nbsp(1) веб-документ&nbsp

&nbsp(2) разметка страницы&nbsp

&nbsp(3) черновик&nbsp

&nbsp(4) чтение&nbsp

Номер 2

Какой режим отображения документа представлен на рисунке?

Ответ:

&nbsp(1) веб-документ&nbsp

&nbsp(2) разметка страницы&nbsp

&nbsp(3) черновик&nbsp

&nbsp(4) чтение&nbsp

Номер 3

Какой режим отображения документа представлен на рисунке?

Ответ:

&nbsp(1) веб-документ&nbsp

&nbsp(2) структура&nbsp

&nbsp(3) черновик&nbsp

&nbsp(4) чтение&nbsp

Упражнение 2:

Номер 1

Как влияет изменение масштаба отображения документа на печать документа?

Ответ:

&nbsp(1) увеличивает размер шрифта при печати&nbsp

&nbsp(2) никак не влияет&nbsp

&nbsp(3) увеличивает размер рисунков при печати&nbsp

&nbsp(4) требует изменения размеров страницы&nbsp

Номер 2

Каков минимальный масштаб отображения документа?

Ответ:

&nbsp(1) 5 %&nbsp

&nbsp(2) 10%&nbsp

&nbsp(3) 25%&nbsp

&nbsp(4) нет ограничений&nbsp

Номер 3

Каков максимальный масштаб отображения документа?

Ответ:

&nbsp(1) 150%&nbsp

&nbsp(2) 500%&nbsp

&nbsp(3) 1600 %&nbsp

&nbsp(4) нет ограничений&nbsp

Упражнение 3:

Номер 1

Какой ярлык (значок) устанавливает режим просмотра "Разметка страницы"?

Ответ:

&nbsp(1) 1&nbsp

&nbsp(2) 2&nbsp

&nbsp(3) 3&nbsp

&nbsp(4) 4&nbsp

Номер 2

Какой ярлык (значок) устанавливает режим просмотра "Чтение"?

Ответ:

&nbsp(1) 1&nbsp

&nbsp(2) 2&nbsp

&nbsp(3) 3&nbsp

&nbsp(4) 4&nbsp

Номер 3

Какой ярлык (значок) устанавливает режим просмотра "Веб-документ"?

Ответ:

&nbsp(1) 1&nbsp

&nbsp(2) 2&nbsp

&nbsp(3) 3&nbsp

&nbsp(4) 4&nbsp

Упражнение 4:

Номер 1

Как переместить курсор в начало документа?

Ответ:

&nbsp(1) с помощью клавиши HOME&nbsp

&nbsp(2) с помощью комбинации клавиш CTRL+HOME&nbsp

&nbsp(3) с помощью комбинации клавиш SHIFT+ HOME&nbsp

&nbsp(4) с помощью комбинации клавиш ALT+ HOME&nbsp

Номер 2

Как переместить курсор в конец документа?

Ответ:

&nbsp(1) с помощью клавиши END&nbsp

&nbsp(2) с помощью комбинации клавиш CTRL+ END&nbsp

&nbsp(3) с помощью комбинации клавиш SHIFT+ END&nbsp

&nbsp(4) с помощью комбинации клавиш ALT+ END&nbsp

Номер 3

Куда переместится курсор при нажатии клавиши HOME?

Ответ:

&nbsp(1) в начало документа&nbsp

&nbsp(2) в начало раздела&nbsp

&nbsp(3) в начало страницы&nbsp

&nbsp(4) в начало строки&nbsp

Упражнение 5:

Номер 1

Какой элемент позволяет перейти к следующему заголовку в документе?

Ответ:

&nbsp(1) 1&nbsp

&nbsp(2) 2&nbsp

&nbsp(3) 3&nbsp

&nbsp(4) 4&nbsp

Номер 2

Какой элемент позволяет перейти к следующей странице документа?

Ответ:

&nbsp(1) 1&nbsp

&nbsp(2) 2&nbsp

&nbsp(3) 3&nbsp

&nbsp(4) 4&nbsp

Номер 3

Какой элемент позволяет перейти к следующему графическому объекту в документе?

Ответ:

&nbsp(1) 1&nbsp

&nbsp(2) 2&nbsp

&nbsp(3) 3&nbsp

&nbsp(4) 4&nbsp

Упражнение 6:

Номер 1

В какую вкладку следует перейти, чтобы отобразить панель навигации?

Ответ:

&nbsp(1) разметка страницы (1)&nbsp

&nbsp(2) рецензирование (2)&nbsp

&nbsp(3) вид (3)&nbsp

&nbsp(4) разработчик (4)&nbsp

Номер 2

Что необходимо сделать, чтобы в области навигации отображались заголовки документа?

Ответ:

&nbsp(1) при оформлении заголовков использовать шрифт размером не менее 14 пт&nbsp

&nbsp(2) при оформлении заголовков использовать стили&nbsp

&nbsp(3) при оформлении заголовков использовать только шрифт Times New Roman&nbsp

&nbsp(4) при оформлении заголовков использовать полужирный шрифт&nbsp

Номер 3

Что произойдет при щелчке мышью по заголовку в схеме документа?

Ответ:

&nbsp(1) будет выделен соответствующий заголовок документа&nbsp

&nbsp(2) будет выделен соответствующий раздел документа&nbsp

&nbsp(3) курсор будет переведен к соответствующему заголовку в тексте документа&nbsp

&nbsp(4) соответствующий раздел будет скопирован в буфер обмена&nbsp

Номер 4

Что произойдет при щелчке мышью по эскизу страницы?

Ответ:

&nbsp(1) будет выделен текст на указанной странице документа&nbsp

&nbsp(2) указанная страница документа будет напечатана&nbsp

&nbsp(3) курсор будет переведен к началу указанной страницы&nbsp

&nbsp(4) курсор будет переведен к первому заголовку на указанной странице&nbsp

Упражнение 7:

Номер 1

Что следует сделать для выделения одной строки?

Ответ:

&nbsp(1) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в любом месте строки&nbsp

&nbsp(2) щелкнуть левой кнопкой мыши в любом месте строки&nbsp

&nbsp(3) щелкнуть левой кнопкой мыши слева от строки&nbsp

&nbsp(4) щелкнуть правой кнопкой мыши справа от строки&nbsp

Номер 2

Что следует сделать для выделения одного абзаца?

Ответ:

&nbsp(1) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в любом месте абзаца&nbsp

&nbsp(2) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши слева от абзаца&nbsp

&nbsp(3) дважды щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте абзаца&nbsp

&nbsp(4) щелкнуть левой кнопкой мыши слева от абзаца&nbsp

Номер 3

Что следует сделать для выделения одного слова?

Ответ:

&nbsp(1) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по слову&nbsp

&nbsp(2) дважды щелкнуть правой кнопкой мыши по слову&nbsp

&nbsp(3) трижды щелкнуть левой кнопкой мыши по слову&nbsp

&nbsp(4) щелкнуть левой кнопкой мыши по слову&nbsp

Номер 4

Что следует сделать для выделения одного предложения?

Ответ:

&nbsp(1) дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по предложению при нажатой клавише клавиатуры CTRL&nbsp

&nbsp(2) щелкнуть левой кнопкой мыши по предложению при нажатой клавише клавиатуры SHIFT&nbsp

&nbsp(3) щелкнуть левой кнопкой мыши по предложению при нажатой клавише клавиатуры ALT&nbsp

&nbsp(4) щелкнуть левой кнопкой мыши по предложению при нажатой клавише клавиатуры CTRL&nbsp

Microsoft Word 2010 | KoldunBlog

Вступление

Совсем недавно в нашем распоряжении появился новый и еще более замечательный инструмент для работы с документами – Microsoft Office Word 2010. Внешне непохожий на версию 2003 года выпуска, а также еще более улучшенный и визуально «похорошевший» по сравнению со своим собратом 2007 года, он сразу привлек внимание как специалистов в этой области, так и обычных пользователей. Причины тому – наглядность, удобство, скорость, богатство функций и возможностей, да и попросту внешняя привлекательность программы. И хотя программные продукты совершенствуются, но проблемы у пользователей остаются старые. Не успев ознакомиться с основными возможностями интерфейса программы, они лезут в темные чащи сложных настроек и команд, а в итоге не могут сделать и малой части того, что умели раньше в том же Word 2003. В итоге это вызывает целый град критики в адрес ленточного интерфейса Word 2010, большей частью незаслуженной. Чтобы как-то смягчить эту проблему, я решил написать эту статью для тех пользователей, которые только знакомятся с Word 2010. В первой статье речь, главным образом, пойдет о назначении элементов интерфейса главного окна Word 2010. В дальнейшем речь пойдет о настройке интерфейса программы под нужды отдельного пользователя.

Рисунок 1. Элементы интерфейса главного окна Word 2010

Заголовок окна;
Вкладка «Файл»;
Элементы вкладки;
Группа;
Панель быстрого доступа;
Текстовое поле;
Лента;
Горизонтальные и вертикальные линейки;
Строка состояния;
Полоса прокрутки

Заголовок окна

Заголовок окна – это то место, где отображается название вашего документа, открытого в данный момент. Если вы откроете другой документ, то его название отобразится в заголовке окна. Если же вы создаете новый документ, то по умолчанию он получает название «Документ 1» («Документ 2», «Документ 3» и т.д.). Чтобы сохранить новый документ, откройте вкладку «Файл», выберите пункт «Сохранить» (или нажмите комбинацию клавиш – Ctrl+S), после чего в открывшемся диалоговом окошке введите нужное вам имя файла и нажмите кнопку «Сохранить». Обратите внимание на то, что теперь заголовок окна отображает название, которое вы указали при сохранении документа.

Стоит заметить, что вы можете перетаскивать окошко документа Word 2010, когда он находится в оконном режиме. Для этого наведите курсор на заголовок окна, затем нажмите и не отпускайте левую кнопку мыши. Перетащите окошко в нужном вам направлении по рабочему столу, после чего отпустите кнопку. Двойной щелчок по заголовку окна переводит Word 2010 из оконного в полноэкранный режим и наоборот. Оконный режим от полноэкранного отличается тем, что в этом режиме вы можете регулировать размер окна, просто перетаскивая «уголки» окошка. Так же, вы можете развернуть его во весь экран, нажав на квадратике (двойной квадратик служит для сворачивания в оконный режим) в правом верхнем углу, а затем, так же свернуть на панель задач, нажав на кнопке . Так вы полностью сворачиваете документ, после этого он будет отображен в виде кнопки на панели задач на рабочем столе. Вы можете развернуть окно, нажав на его кнопке, расположенной на панели задач, либо воспользовавшись комбинацией клавиш Alt+Tab. Также можете нажать комбинацию клавиш Win+R и ввести путь к файлу, либо проделайте то же самое в проводнике – введите путь к файлу в адресной строке, или отыщите его (файл) стандартным способом и откройте. Закрыть документ, можно несколькими способами:

· нажмите комбинацию «горячих клавиш» Alt+F4

· вкладка «Файл» — «Выход»

· щелкнув по кнопочке с крестиком внутри .

Рисунок 2. Диалоговое окно сохранения документа

Вкладка «Файл»

Вкладка «Файл» больше всего напоминает «ворота», поскольку при работе в Word 2010, вы как минимум, начинаете с этой вкладки работу, и, как правило, ее силами заканчиваете. Содержит в себе список типичных задач и множество важных и очень полезных функций. По умолчанию открывается на пункте «Сведения».

Рисунок 3. Вкладка «Файл» с открытым пунктом «Сведения»

Со всеми ее возможностями мы будем знакомиться в следующих статьях.

Лента

Чтобы понять, что такое вкладка, сначала стоит разобраться в том, что такое лента.

Лента — это полоса в верхней части экрана, шириной больше дюйма (при разрешении монитора от 1360×768), на которой размещаются все основные наборы команд, сгруппированные по тематикам на отдельных вкладках и группах. Элемент интерфейса главного окна Word 2010 – «Лента», выделена крупной красной полосой на рисунке 1.

Если вы захотите удалить ее или заменить прежними панелями инструментов, то у вас это не получится. Но вы можете сворачивать ленту – для этого щелкните по кнопке со стрелочкой , расположенной в правом верхнем углу рядом с кнопкой справки, либо воспользуйтесь контекстным меню. Для этого подведите курсор на любое место ленты, кроме строки с набором стилей, щелкните правой кнопкой мыши, и в открывшемся контекстном меню выберите опцию – свернуть ленту.

Рисунок 4. Контекстное меню ленты, находящейся в развернутом состоянии

Рисунок 5. Контекстное меню ленты, находящейся в свернутом состоянии

Активировав эту опцию, вы увидите, что лента исчезла с экрана. Для того что бы снова вернуть ей прежний вид щелкните на этой кнопочке , либо воспользуйтесь контекстным меню, сняв флажок в опции «Свернуть ленту».

Вкладка – это составляющая часть ленты с командами, сгруппированная по задачам, которые чаще всего выполняются совместно. При запуске Word 2010 всегда открывается на вкладке «Главная». Изначально в окне программы отображаются восемь вкладок ленты. Но вы можете добавить на свое усмотрение дополнительные вкладки, группы и команды. На скриншотах можно увидеть пример такого подхода – вкладки «Экспериментальная вкладка 1» и «Экспериментальная вкладка 2» (подробнее о работе с вкладками речь пойдет в следующих статьях).

Группа – это набор команд сформированных по принципу наибольшей совместимости. Это те команды, которые наиболее часто применяются совместно, например, имеет смысл использовать в одной группе команды «жирный шрифт» и «курсив» поскольку это относится к форматированию текста, в частности визуального отображения шрифта. Яркий пример — вкладка «Шрифт» с набором команд по умолчанию.

В группах располагаются кнопки для выполнения определенных команд или активации меню.

Навигация по ленте. Существует два способа перемещения по ленте, перечислим их:

· в окне открытого документа щелкаем по названию вкладки;

· подводим курсор к названию вкладки (без разницы какой), а затем прокручиваем колесико мышки вверх или вниз, в зависимости от того, в каком направлении расположена нужная нам вкладка. По умолчанию, прокручивая колесико мыши вверх, мы перемещаемся на панели вкладок вправо, вниз – соответственно влево.

Панель быстрого доступа

На мой взгляд, панель быстрого доступа, одна из ряда наиболее удачных наработок в Word 2010. Она очень проста в работе и чрезвычайно удобна. При наличии широкоформатного монитора, вы сможете использовать его экранный простор, для удобного (как визуально, так и функционально) размещения набора «быстрых команд». После непродолжительной практики, благодаря этому инструментарию, вы сможете существенно увеличить скорость и комфортность работы в Word 2010.

Изначально, панель быстрого доступа находится над лентой, и там расположено всего несколько команд – сохранения, отмены и повтора действия. Но в том-то и прелесть этой панели, что вы можете добавить туда дополнительные команды, и переместить панель под ленту. Это становится особенно актуальным при добавлении большого количества новых кнопок команд на панель быстрого доступа.

Перемещение панели осуществляется подобно тому, как это делалось в отношении ленты.

Откройте документ, наведите курсор на свободное место на панели быстрого доступа, вызовите контекстное меню, нажав правую кнопку мыши. Выберите любой из двух возможных вариантов – «Разместить панель быстрого доступа над лентой» (если она уже расположена под лентой), или «под лентой» (если панель расположена над лентой).

Рисунок 6. Настройка расположения панели быстрого доступа

На панель быстрого доступа (так же как и на ленту) можно добавить дополнительные кнопки команд. Как это сделать, я расскажу в следующей статье.

Текстовое поле

В центральной части окна Word находится текстовое поле. Текстовое поле – это рабочая область, в которой происходит набор текста, создание таблиц и объектов, добавление рисунков и т.д. Текстовое поле Word 2010 обращает на себя внимание наибольшей неподвластностью времени, поскольку ничем не отличается от представленного в предыдущих версиях Word.

Если вы привыкли работать с размеченными границами и обрезными метками документа, или вам это необходимо для более точной компоновки текста, вы всегда можете включить или выключить эту настройку следующим образом:

1. Вкладка «Файл» — Параметры — Дополнительно – Показывать содержимое документа.

2. Поставить флажки напротив опции «Показывать границы текста» и «Показывать обрезные метки».

Рисунок 7. Включение границ и обрезных меток в текстовом поле

Иногда бывает нужно удостовериться в правильном построении абзаца, либо бывают случаи, когда человек, набирающий произвольный текст, теряет смысловую нить, и тогда необходимо сверять буквально каждое предыдущее предложение или абзац. Визуально удобным в таком случае является отключение верхнего и нижнего полей документа.

Чтобы это сделать, надо подвести курсор к разделительному полю в открытом окне документа, а затем дважды щелкнуть мышью. Чтобы позже вернуть все в прежнее состояние, нужно проделать те же самые манипуляции.

Рисунок 8. Документ с включенным отображением границ и обрезных меток

Рисунок 9. Управление отображением полей

Полосы прокрутки

В нижней и правой части окна находятся полосы прокрутки. Горизонтальная – внизу, вертикальная – справа. Их также можно скрыть (отобразить), как, например, ленту. Для этого сделайте следующее:

1. На вкладке «Файл» выберите пункт «Параметры», затем «Дополнительно».

2. Найдите в раскрывшемся списке вкладку «Экран» и поставьте (уберите) флажки напротив пунктов:

· Показывать горизонтальную полосу прокрутки

· Показывать вертикальную полосу прокрутки

· Показывать вертикальную линейку в режиме разметки

Рисунок 10. Управление отображением полос прокрутки

Горизонтальная и вертикальная линейки

Располагаются вверху и слева. Вертикальная отображается только в режиме «Разметка страницы».

Включение-отключение линейки. Первый вариант: открываем вкладку «Вид», находим вторую группу слева («Показать или скрыть») и снимаем (или ставим) флажок с формы «Линейка». Второй вариант: щелкаем по кнопке «Линейка» над вертикальной полосой прокрутки.

Изменение единиц измерения. Файл – Параметры — Дополнительно – Экран – Единица измерения.

Рисунок 11. Изменение единиц измерения линейки

Строка состояния

Как и в более ранних версиях продукта строка состояния располагается внизу окна. Но в Word 2010 состав и возможности строки состояния существенно расширены. Настройка строки состояния осуществляется очень просто: наводим курсор на свободное место на строке состояния, щелкаем правой кнопкой мыши, в контекстном меню выбираем то, что нам нужно добавить/убрать, отводим курсор от меню и щелкаем левую кнопку мыши.

Использование клавиши «Alt».

Еще один замечательный инструмент оптимизации вашего рабочего времени. Нажатие клавиши активирует комбинации клавиш, которые запускают ту или иную команду, открывают меню и т.п. Для начала стоит запомнить около десятка основных команд, так их легче будет усвоить и избежать путаницы в дальнейшем. Механизм работы предельно простой – например, необходимо просмотреть документ перед отправкой на печать. Для этого жмем клавишу «Alt», затем 5 (для ваших настроек кнопка может быть другая) и переходим в режим предварительного просмотра. Просто и удобно. Заметьте, что практически над каждой командой и меню появились подсказки, следуя им можно выполнять последовательные операции. Некоторое время, работая по такому принципу, можно все их выучить, что, несомненно, поможет существенно ускорить работу. Очень удобная «вещь» для любителей клавиатурных сочетаний.

Рисунок 12. Настройка строки состояния

Заключение

В ходе изложения статьи мы познакомились с такими понятиями как «заголовок окна», «лента», «вкладка», «группа», «панель быстрого доступа», «строка состояния» и т.д. Освоение этих фундаментальных понятий позволит более эффективно работать с Word 2010. Знание интерфейса программы – это та основа, которая позволяет любому пользователю оптимизировать процесс работы с программой, равно как и процесс ее изучения.

На правах рекламы:

Access формирование отчета. MS Access. Отчеты. При создании отчета из незаполненного шаблона или при модификации отчета, созданного Мастером отчетов, можно добавить к отчету новый раздел

В этом уроке поговорим на тему «Способы создания отчета в Microsoft Office Access». Access предоставляет в распоряжение пользователей средства для создания отчета. Отчет — объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии с требованиями пользователя.

При создании отчета можно воспользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета или разработать специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме.
Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись. Табличный отчет позволяет напечатать данные из таблиц в наиболее простом и естественном виде. Однако они не пригодны в тех случаях, когда по¬ля исходной таблицы должны располагаться в специально отведенных для них местах отчета (почтовые этикетки, чеки, письма).
Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам. При получении отчета в свободной форме можно воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Access для каждой таблицы. В этом формате поля исходной таблицы расположены вертикально. Однако с помощью конструктора отчетов можно разработать специальный формат, где поля исходной таблицы расположены в требуемых местах отчета.
В Access используются следующие средства для создания отчета (рис.1):

Отчет
, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
Мастер отчетов
, позволяющий создать настраиваемый отчет на основе выбранных полей;
Конструктор отчетов
, в котором можно самостоятельно разработать собственные отчеты с заданными свойствами;
Пустой отчет
, позволяющий самостоятельно вставлять поля и элементы управления и дорабатывать форму отчета;
Наклейки
, позволяющий создать отчет для почтовых наклеек или другие этикетки.

Рис.1 — Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Для создания самого простого отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

открыть окно базы данных;
убедиться, что в области переходов выбрана таблица;
выполнить команду Отчет
в группе «Отчеты», на Ленте
во вкладке Создание
.

На экране появится готовый к использованию отчет, в который включены все поля таблицы. Их названия располагаются горизонтально в том порядке, в каком они находятся в таблице. Снизу под названием каждого поля отображается его значение в таблице.
Расположение полей и записей в автоматически созданных отчетах подходит не для всех случаев, в частности, при их большом количестве. Однако отчеты могут пригодиться, когда создаются на основе запросов, выводящих на экран только нужные поля. Можно также использовать запрос для определения тех записей и порядка их сортировки, которые будут включены в отчет.
Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок.

Отчеты в Microsoft Access используются для предетнилвнни данных в виде печатного документа. Отчет позволяет дополнить извлеченную из базы данных информацию результатами анализа и вычислений, использовать различные средства визуального оформления.

С помощью команды контекстно-зависимого меню, вызываемого правой кнопкой мыши, спроектированную форму (таблицу или запрос) можно сохранить как отчет для дальнейшего использования. Кроме того, отчет можно спроектировать с помощью мастера или «вручную» с помощью конструктора отчетов, используя предлагаемый им набор инструментов, определив вычисляемые поля и внеся указания о порядке сортировки и группировки данных. Приемы проектирования отчета в режиме конструктора идентичны приемам, используемым при создании формы.

С помощью соответствующих команд меню Вид (или кнопки на панели инструментов) происходит переключение между режимами представления отчета (Конструктор — для создания или редактирования отчета, Образец — для просмотра макета, Предварительный просмотр — для просмотра отчета с данными).

Разработка отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой определяется требуемый макет отчета
.

В процессе конструирования формируется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, размещаются вычисляемые реквизиты.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Достаточно часто сначала используется мастер отчетов, который позволяет быстро создать заготовку отчета, а затем заготовка дорабатывается в режиме конструктора.

При создании отчета в режиме конструктора в окне отображаются пустые разделы отчета, показанные на рисунке.

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид/Колонтитулы
и
Вид/3аголовок/Примечание отчета
. Для этих же целей можно использовать соответствующие кнопки панели инструментов конструктора отчетов.

При разработке отчета разделы окна нужно заполнить элементами в соответствии с необходимым пользователю макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в конструкторе форм.

Разработка отчета на основе запроса

Запрос является мощным и удобным средством выборки взаимосвязанных данных. Поэтому с помощью запроса можно подготовить данные для сложного отчета.

Рассмотрим технологию создания сложного отчета с использованием запроса на примере формирования бланка «Экзаменационная ведомость» группы по заданному предмету. Макет отчета показан на рисунке.

Организуем запрос, окно конструктора которого показано на рисунке.

При создании запроса связи между таблицами установятся автоматически. Связи таблиц ИЗУЧЕНИЕ, ПРЕДМЕТ, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ определяются в соответствии со схемой БД.

Между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ автоматически установится связь по одноименному полю НГ. Эта связь является связью-объединением, которой нет в схеме данных базы. Заметим, что эти таблицы находятся в отношениях многие-ко-многим, т. к. один студент изучает много предметов и один предмет изучается многими студентами. Связь, установленная между таблицами СТУДЕНТ и ИЗУЧЕНИЕ, определяет операцию симметричного объединения
. При этом записи из этих таблиц объединяются и добавляются в результат только в том случае, если связанные поля содержат одинаковые значения.

В запрос введено поле ВИДЗ для отбора только тех записей, которые связаны с видом занятия «Лекция», поскольку преподавателем, принимающим экзамен, обычно является лектор. Кроме того, в строку «Условие отбора» полей НГ и НП соответственно введены записи [Номер группы] и [Название предмета]. Это приведет к открытию окон для ввода параметров при открытии отчета, например:

Запустим создание отчета в режиме мастера. В качестве источника данных выберем созданный запрос.
На первом шаге мастера переведем из доступных в выбранные все поля запроса, кроме ВИДЗ.
На втором шаге определяется группировка данных в отчете. В данном случае, способ группировки не очень важен, поскольку эта часть «доработки» заготовки макета будет выполнена вручную в режиме конструктора. Оставим группировку, как показано на рисунке.

На третьем шаге выберем способ сортировки записей — по возрастанию номеров студентов НС.
На четвертом шаге выберем вид макета отчета —
«структура 1».
На пятом шаге выберем стиль отчета — «строгий».
На шестом шаге зададим имя отчета — «Экзаменационная ведомость» и нажмем «Готово».
Для редактирования откроем заготовку отчета в режиме конструктора. Рабочая область окна показана на рисунке.

Преобразуем заготовку к следующему виду:

На рисунке специально убрана сетка, чтобы состав элементов был заметнее. Большая часть надписей и полей заготовки перемещена на требуемые позиции, изменен размер этих элементов и размер шрифта. Недостающие элементы (линии и надписи) установлены при помощи панели элементов.

Пример экзаменационной ведомости для группы M102 и предмета «Информатика» показан на рисунке.

Контрольные вопросы

Каково основное назначение отчетов?
Сравните назначение отчетов и назначение форм.
Какова оптимальная технология разработки отчетов с точки зрения трудоемкости?
Как организовать открытие окна для ввода данных в запросе или в отчете, создаваемом на базе запроса?
Как при работе с Мастером отчетов изменить группировку данных в отчете?
Какие разделы имеются в окне конструктора отчетов? Для чего они предназначены? Как добавить отсутствующие и удалить ненужные разделы?

Создание отчета как объекта базы данных

Комментарии (0)

Отчет

— это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок.
Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул.
Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных.
Область, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул.
Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание.
Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами
(рис. 5.1):

~ Конструктор

~ Мастер отчетов

~ Автоотчет: в столбец

~ Автоотчет: ленточный

~ Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Рис. 5.1. Окно начала создания отчета

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

~ В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

~ Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

~ В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

~ В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

~ В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

~ Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

Изменить значение ширины отчета;

Уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

2. Создайте Автоотчет: ленточный, используя в качестве источника данных таблицу (например, Студенты). Отчет открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде (рис. 5.2).

3. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора (рис. 5.3).

Рис. 5.2. Вид отчета, созданного с помощью Автоотчет

Рис. 5.3. Отчет в режиме Конструктора

Редактирование:

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) измените надпись в заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Поместите указатель мыши справа от слова Студенты, так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

4) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок отчета под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

5) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

3) На панели инструментов Конструктор отчетов щелкнуть на кнопке Предварительный просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Рис. 5.4. Отчет после редактирования и форматирования

Изменение стиля:

Для изменения стиля выполните следующее:

На панели инструментов Конструктора отчетов щелкнуть на кнопке Автоформат, откроется диалоговое окно Автоформат.

В списке Стили объекта «отчет — автоформат» щелкнуть на пункте Строгий и затем щелкнуть на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Строгий.

Переключится в режим Предварительный просмотр. Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Строгий, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.

Другие новости

Отчет – конечный продукт большинства приложений баз данных. Программа Microsoft Office Access 2007
помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.

После того как выбран источник записей для создания отчета, проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов
— это средство Microsoft Access, помогающее создать отчет на основании ответов, полученных на заданные пользователю вопросы.

Составим отчет по результатам сдачи экзаменов с группированием данных по дисциплинам.

Для создания отчета с помощью Мастера отчетов выполните следующие действия:

3.1. На вкладке Создание
в группе Отчеты
щелкните Мастер отчетов
.

3.2. Откроется диалоговое окно Создание отчетов
.

3.5. В списке Таблицы и запросы
выберите таблицуЭкзамены.

3.6. В списке Доступные поля
выберите поля, которые будут входить в отчет и перенесите их в список Выбранные поля
. Из таблицы Экзамены
в отчет необходимо включить поляНом_зачетки
и Оценка
.

3.7. Откройте еще раз список Таблицы и запросы
и выберите там таблицу Студент
.

3.8. Включите из этой таблицы поля Фамилия
, Имя
, Отчество.
Столбец Фамилия
должен располагаться в отчете после столбца Ном_зачетки
, поэтому выберите поле Ном_ зачетки
в списке Выбранные поля
, щелкните на поле Фамилия
в списке Доступные поля
, затем – на кнопке >.

3.9. Access перенесет поле Фамилия
в список Выбранные поля
и вставит его между полями Ном_ зачетки
и Оценка
.

3.10. Перенесите поля Имя
и Отчество
аналогичным образом.

3.11. Включите в отчет поле Назв_дисц
из таблицы Дисциплина
. Для этого откройте список Таблицы и запросы
и выберите таблицу Дисциплина
.

3.12. Перенесите поле Назв_дисц
из списка Доступные поля
в список Выбранные поля
.

3.14. Щелкните в списке Дисциплина
.

3.16. Поскольку мы уже определили группирование данных по названию дисциплины, то щелкните кнопку Далее
, чтобы перейти в следующее диалоговое окно.

3.17. Укажите в первом раскрывающемся списке поле, по которому необходимо отсортировать данные. Пусть это будет поле Ном_ зачетки
. По умолчанию назначается сортировка По возрастанию.

3.18. Щелкните кнопку Итоги
. На экране отобразится окно Итоги
.

3.19. Установите флажок Avg
для вычисления среднего значения по полю Оценка.

3.20. В группе опций Показать
активизируйте опцию данные и итоги
. Это позволяет включить в отчет все поля, а в конце каждой группы и всего отчета помещаются поля итогов.

3.21. Щелкните кнопку ОК
, чтобы вернуться в диалоговое окно Создание отчетов
.

3.23. Выберите вид Макета
для отчета. Для данного отчета выберите опцию ступенчатый
. В области предварительного просмотра в левой части окна можно просмотреть выбранный макет.

3.24. По умолчанию в окне установлен флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице
. Как правило, данную опцию следует оставлять без изменения, поскольку это обеспечит экономию бумаги и удобочитаемость отчета.

3.25. В группе Ориентация
выберите ориентацию книжная
.

3.27. Выберите один из предварительно заданных стилей отчета по своему усмотрению. В левой части окна можно просмотреть заданный стиль.

3.29. Введите имя отчета: Результаты сдачи экзаменов
. Под этим именем отчет будет сохранен.

3.30. Активизируйте опцию Изменить макет отчета
.

3.31. Щелкните кнопку Готово
. Мастер отчетов создаст отчет и отобразит его в режиме конструктора.

3.32. Проанализируйте макет созданного вами отчета.

3.33. Выполните команду: группа Режим
–кнопка Режим
— команда Представление отчета
, чтобы оценить внешний вид отчета. Или это можно сделать с помощью строки состояния (нижняя панель окна Access.

Представление отчета;

Предварительный просмотр;

Режим макета;

Режим конструктора.

Обратите внимание, что надписи полей Ном_зачетки
и Назв_дисц
в разделе Верхний колонтитул
совпадают с названиями полей в таблицах. Отчет будет привлекательнее, если дать привычные для нас названия.

3.34.Переключитесь в режим конструктор
.

3.35. Маркируйте поле Назв_дисц
в разделе Верхний колонтитул
.

3.36. Выполните команду Свойства
контекстного меню. На экране появится окно Надпись
.

3.37. Для свойства Подпись
введите значение Дисциплина
. Мастер отчетов подставляет текст свойства Подпись
в качестве заголовка столбца отчета.

3.38. Закройте окно Надпись
.

3.39. Выполните те же изменения для заголовка поля Ном_зачетки
. В качестве заголовка введите значение Номер зачетной книжки
.

3.40. Выполните команду Представление данных
, чтобы оценить сделанные в отчете изменения.

3.41. Переключитесь в режим конструктор
.

3.42. Аналогично, замените надпись Avg
в разделе Примечание группы
на Средний балл
.

3.43. По умолчанию мастер отчетов включает в раздел Примечание группы
вычисляемое поле, отображающее имя группирующего поля (Код_дисц
) и его значение, для идентификации итоговых полей примечания группы. Удалите его, выделив щелчком мыши.

3.44. Закройте окно конструктора с сохранением изменений в макете отчета.

3.45. Самостоятельно создайте отчет
, содержащий следующие поля:

· Ном_зачетки;

· Название факультета;

· Фамилия;

· Отчество.

Данные в отчете должны быть сгруппированы по названию факультета.

Федеральное агентство по образованию РФ

НОУ СПО Иркутский колледж экономики и туризма

По дисциплине: Информатика

Натему: Отчеты MicrosoftOfficeAccess

Работу выполнил:

Студент группы Т-09-2

Щеголев Александр

Проверил преподаватель:

Болохоева Елена Николаевна

Иркутск 2010

Введение

Глава 1. Создание отчета как объекта базы данных

1.2 Способы создания отчета

1.3 Создание отчета

Глава 2. База данных «Сотрудники ресторана ВасабиКо»

2.1.1 Поиск людей, проживающих в Иркутске

1.1.2 Поиск людей, не проживающих в Иркутске

1.1.3 Поиск по наличию телефона

1.1.4 Поиск родившихся в 19** году

1.1.5 Поиск работников, имеющих сан. книжки

1.1.6 Поиск только официантов

1.1.8 Поиск по фамилии клиента

1.1.9 Поиск по наличию телефона клиента

1.1.10 Поиск персонала по фамилии

Введение

С самого начала развития вычислительной техники образовались два основных направления ее использования.

Первое направление – применение вычислительной техники для выполнения численных расчетов, которые слишком долго или вообще невозможно производить вручную.

Второе направление – это использование средств вычислительной техники в автоматических или автоматизированных информационных системах.

СУБД Access (фирма Microsoft) имеет достаточно высокие скоростные характеристики и входит в состав чрезвычайно популярного в нашей стране и за рубежом пакета MicrosoftOffice. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в сфере Access, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе. Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».

Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр. Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы: изменить значение ширины отчета; уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

1.3 Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

Редактирование:

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) Измените надпись в заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

Интерфейс Excel 2010 – Allinweb

Интерфейс Excel 2010

Окно Excel.
Лента инструментов и панель быстрого доступа.
Вкладка Файл.
Управление расположением окон.
Столбцы, строки и перемещение внутри таблицы.
Книга и листы.
Режимы просмотра книги.
Масштабирование.

Вы запустили программу Microsoft Excel и попали в мир самой удобной и самой мощной электронной таблицы, разработанной для использования в среде Windows. Microsoft Excel — одна из самых загадочных и интересных программ в пакете MS ffice. Интересна она многочисленными средствами автоматизации работы, оформления документов и вычислительной мощью. Загадочность же ее состоит в том, что большинство пользователей применяют в своей работе лишь малую толику того, что может дать им Excel. Это тем более удивительно, что спектр возможностей Excel почти безграничен: от создания хорошо оформленных бланков до программирования сложных вычислений и моделирования различных процессов с визуализацией параметров в виде диаграмм и графиков. В нашем самоучителе мы постараемся коснуться всех возможностей этой программы.

При первом запуске Excel на экран выводится окно, содержащее элементы управления, соответствующие стандартной настройке. Это окно условно можно разделить на несколько областей (рис. 1.1).

Рис. 1.1.

Окно Excel

Области окна Microsoft Excel 2010 при стандартной настройке перечислены ниже.

Вкладка Файл. В версии ffice 2010 у каждого приложения есть такая вкладка, заменившая собой кнопку Office версии 2007. Набор команд, доступ к которым открывается при щелчке на этой кнопке, позволяет вам выполнять привычные действия. В более ранних версиях офисных программ эти команды находились в меню Файл. Это, в частности, команды создания, сохранения и открытия документов.
Панель быстрого доступа. При создании документов того или иного типа мы часто используем одни и те же команды. Чтобы каждый раз не «блуждать» в поиске нужной команды по всему интерфейсу программы, самые «популярные» команды вынесены на панель быстрого доступа в виде маленьких кнопок с картинками. Эти кнопки носят название инструментов, и щелчок мышью на любой из них приводит к выполнению соответствующей ко-

Окно Excel

манды Excel. Панель быстрого доступа является настраиваемой. По умолчанию на ней всего три кнопки, но путем настройки на нее можно вывести любое количество команд Excel.

Поле задания имени объекта. Это удобное средство для назначения имен различным объектам таблицы (рисункам, диаграммам, отдельным ячейкам и группам ячеек). В дальнейшем можно осуществлять доступ к именованным объектам по их именам.
Строка формул. В эту строку вы будете вводить формулы для вычисления различных значений. Эта же строка позволяет редактировать текст уже введенной формулы или просматривать его в том случае, если в самой таблице вместо формул отображаются их вычисленные значения.
Кнопки управления основным окном программы. Эти кнопки позволяют развернуть, свернуть в кнопку или закрыть основное окно Excel.
Кнопки управления дочерними окнами программы. Эти кнопки позволяют разворачивать, сворачивать и закрывать отдельные книги Excel внутри основного окна, которое при этом остается открытым.
Заголовки столбцов таблицы. Для доступа к отдельным ячейкам внутри электронной таблицы используются имена ячеек, представляющие собой комбинацию имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка. Соответственно, имена столбцов отображаются в их заголовках. По умолчанию стандартная таблица Excel 2007 содержит 16 384 столбца, обозначенных сочетаниями букв латинского алфавита, начиная с A и заканчивая XFD.
Номера строк таблицы. По умолчанию стандартная таблица Excel содержит 1 048 576 строк (более миллиона!), пронумерованных подряд. Методика доступа к ячейкам в таблице Excel напоминает игру «морской бой» и не должна вызывать у вас затруднений.
Навигатор по листам книги. Книга Excel по умолчанию содержит 3 таблицы, называемые листами. Но в принципе количество листов в книге не ограничено ничем, кроме объема доступной физической памяти компьютера (поскольку книга загружается в память целиком). Таким образом, листов в книге может оказаться гораздо больше, чем может поместиться в области отображения их ярлычков. В этом случае «прокрутку» ярлычков внутри отведенной для них зоны можно осуществлять при помощи навигатора.
Ярлычки листов. По умолчанию в книге Excel листы имеют имена Лист 1, Лист 2 и Лист 3. Однако пользователь может давать добавляемым листам иные произвольные имена, а также изменять существующие стандартные имена листов.
Строка состояния. В этой строке идентифицируется состояние тех или иных параметров Excel, а также некоторых свойств редактируемого документа. Различные области строки состояния не только являются индикаторами, но одновременно выступают в качестве инструментов. Это значит, что щелчок на некоторых значках строки состояния позволяет изменить соответствующий параметр.
Лента инструментов. В Excel 2010 вы не найдете команд меню, к которым, возможно, уже привыкли в других программах Windows. Все команды, которые можно выполнить в Excel, объединены в группы по функциям и отображаются теперь только в виде красивых значков (инструментов). На первый взгляд эта красота может показаться неудобной, поскольку отсутствует текст. Но не переживайте: при наведении указателя мыши на любой из инструментов вы увидите развернутую и подробную подсказку (рис. 1.2), которая, безусловно, дает куда больше информации об инструменте (или команде), чем одно-два слова в названии команды меню.

Рис. 1.2. Подсказка для команды Условное форматирование

Я не зря уточнил, что так выглядит окно Microsoft Excel при стандартной настройке. Дело в том, что диапазон, в котором можно

изменять внешний вид этой программы, добавляя и убирая те или иные элементы интерфейса и инструменты, очень велик. Благодаря такой гибкости вы можете легко настроить Excel «под себя», изменив ряд параметров, и внешне программа может при этом очень сильно измениться.

Упражнение

Щелкните мышью на листе Excel. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+→. Курсор в таблице переместится в самый ее конец. Убедитесь, что заголовком последнего столбца являются буквы XFD.

Упражнение

Щелкните мышью на листе Excel. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+↓. Курсор в таблице переместится к последней строке. Убедитесь, что номер последней строки равен 1 048 576.

Как уже было сказано, в программах Microsoft ffice 2010 отсутствует такой привычный атрибут программ Windows, как главное меню. Лента инструментов заменила собой строку главного меню, а панели инструментов объединены в одной панели быстрого доступа.

И лента инструментов, и панель быстрого доступа имеют фиксированное расположение. Это значит, что их невозможно переместить на другое место экрана, они всегда находятся вверху, над редактируемым документом. Несмотря на это фиксированное расположение, у вас есть возможность настройки не только состава инструментов панели быстрого доступа, но и выбора места ее размещения над или под лентой инструментов. Это делается при помощи инструмента Настройка панели быстрого доступа (рис. 1.3).

На рисунке цифрами обозначены:

Сама панель быстрого доступа в конфигурации, предлагаемой по умолчанию (то есть всего с тремя инструментами).
Кнопка вызова инструмента Настройка панели быстрого доступа.
Сам инструмент.

Рис. 1.3. Настройка панели быстрого доступа

Устанавливая или сбрасывая (это делается щелчком мыши) флажки напротив первых десяти пунктов списка в инструменте настройки, вы можете выводить или скрывать на панели быстрого доступа соответствующие инструменты. В том случае, если вы захотите разместить на панели быстрого доступа инструменты для других команд с ленты инструментов, вы можете воспользоваться пунктом Другие команды. При выборе этого пункта на экран будет выведено дополнительное окно настройки, являющееся частью общего инструмента настройки Excel 2010 (рис. 1.4).

Элементы управления в этом окне:

1. Раскрывающийся список выбора группы команд. Общее количество команд в Excel 2010 огромно, и поиск команды в общем списке затруднен. Данный список позволяет при поиске команд ограничиться некоторой функциональной группой, уменьшив их

1 5 2

Рис. 1.4. Настройка режима отображения дополнительного набора команд на панели быстрого доступа

количество на порядок. Выберите вначале группу, в которой хотите найти команду, а затем уже команду в расположенном ниже списке. Особое внимание обратите на команды, объединенные в группу Команды не на ленте. Поскольку этих команд на ленте нет, вы можете долгое время даже не подозревать об их существовании.

СОВет

Если команда находится на ленте, то добавить ее на панель быстрого доступа можно, не вызывая дополнительное окно настройки. Просто щелкните правой кнопкой мыши на нужном инструменте и в контекстном меню выберите команду Добавить на панель быстрого доступа.

Раскрывающийся список выбора области сохранения и действия данной настройки (можно задать такой режим, при котором данная конфигурация будет сохранена для программы Excel в целом или только для данного документа).
Список команд, кнопки которых помещены на панель быстрого доступа.
Список выбираемых команд.
Кнопка Добавить позволяет переместить инструмент из списка доступных на панель быстрого доступа. Кнопка Удалить возвращает инструмент, выбранный в списке панели быстрого доступа, в список доступных инструментов.
Кнопки изменения порядка следования инструментов в списке панели быстрого доступа. Выделите инструмент, расположение которого вы хотите изменить, и затем щелкайте на кнопке Вверх или Вниз.
Кнопка Сброс позволяет вернуть панель быстрого доступа в исходное состояние (с тремя кнопками).
Установка флажка Разместить панель быстрого доступа под лентой перемещает панель быстрого доступа ближе к верхней границе документа. Иногда это удобнее.

Если вы щелкнете на ленте правой кнопкой мыши, то в контекстном меню увидите команду Свернуть ленту. Эта команда позволяет в неактивном режиме видеть только наименования вкладок ленты, освобождая пространство, занятое наборами инструментов ленты. При выборе ярлычка вкладки указателем мыши содержимое ленты инструментов открывается, автоматически скрываясь после щелчка в любой ячейке таблицы Excel (рис. 1.5).

Рис. 1.5. Лента инструментов скрыта, панель быстрого доступа с дополнительными командами перемещена под ленту

Мы уже говорили о том, что все команды Excel 2010 собраны в виде инструментов на ленте инструментов и объединены по функциям на вкладках. Я думаю, что не лишним будет узнать, какая вкладка за какой набор команд отвечает.

Главная — основные операции редактирования (вставка, удаление, вырезание, копирование), основные операции форматирования текста и задания формата ячеек, а также задание и вставка простых формул.
Вставка — название говорит само за себя. Эта вкладка отвечает за

создание и вставку в текущий лист самых разных объектов: рисунков, диаграмм, сводных таблиц, ссылок на другие документы. От работы с этой вкладкой вы получите особенное удовольствие, поскольку она позволяет очень легко создавать такие красивые документы, что даже не верится, как мало усилий для этого нужно приложить.

Разметка страницы — все, связанное с размерами листа, областью печати, ориентацией страницы, а также некоторые параметры оформления, влияющие на всю таблицу (я имею в виду темы и фон листа).
Формулы — все связанное с вычислениями в таблице Excel: вставка

формул, установление связи между объектами, именование фрагментов таблицы и объектов, задание параметров вычислений. Богатство формул и возможностей поистине впечатляет.

Данные — задание параметров подключения к внешнему источнику

данных (будь то другой документ или источник данных в Интернете), управление процессом получения данных, задание способа размещения полученных данных в таблице и, наконец, задание способа отображения этих данных.

Рецензирование — отвечает за подготовку таблицы к тому, чтобы

показать ее другим людям, и за совместную работу над этой таблицей. Включает в себя как инструменты для совместной работы над документом, в том числе инструменты для вставки примечаний и сохранения правки, так и инструменты «хорошего тона», например для проверки орфографии. Некоторым людям не нравится, когда в их текстах находят орфографические ошибки.

Вид — отвечает за то, как выглядит программа внешне, видны или

скрыты те или иные из ее инструментов, размещает на экране несколько одновременно открытых окон Excel, позволяет задавать масштаб отображения как для листа в целом, так и для выделенной его области.

Упражнение

Посмотрим, как настраивать внешний вид Excel.

На ленте инструментов выберите вкладку Вид, найдите там группу Показать или скрыть и, используя правую кнопку мыши, добавь-

те на панель быстрого доступа инструменты Сетка, Строка формул, Заголовки.

Щелкните правой кнопкой мыши на ленте и выберите команду Свернуть ленту. В этом же контекстном меню выберите команду Разместить панель быстрого доступа под лентой.
На панели быстрого доступа сбросьте флажки для инструментов Сетка, Строка формул, Заголовки. Вы должны получить окно Excel, подобное тому, что показано на рис. 1.6.

Рис. 1.6. Результат выполнения упражнения

Пользуясь этими же приемами, восстановите исходное состояние Excel.

Вкладка Файл находится в левой части ленты и отвечает за самые главные действия, без которых вся остальная работа просто не имеет смысла: создание документа, открытие документа, сохранение документа, а также за печать, публикацию в Интернете и пересылку по электронной почте созданного вами файла. Инструменты вкладки Файл становятся доступными при щелчке на этой вкладке левой кнопкой мыши. По умолчанию при выборе вкладки Файл на экран выводится окно со сведениями о текущем документе (соответствующий пункт Сведения выделяется подсветкой и треугольной врезкой, рис. 1.7).

Хочу предупредить сразу: когда вы видите такой «небогатый» набор инструментов, знайте, зрение вас обманывает. Инструменты в Microsoft

ffice вложены один в другой наподобие матрешек, и даже простая команда (такая как рассматриваемая в следующем разделе команда Создать) при выборе предоставляет целый ряд возможностей.

Рис. 1.7. Инструменты вкладки Файл

Создать

Инструмент Создать предлагает создание новой пустой книги Excel или документа на основе шаблона. При его выборе на экран будет выведено окно выбора режима создания документа (рис. 1.8).

В этом окне вы видите две области: слева находится область выбора шаблона Доступные шаблоны, предназначенная для выбора категории и вида создаваемого документа, а справа — область предварительного просмотра создаваемого документа, выбранного в левой части окна. Познакомимся с доступными категориями.

Новая книга — создание новой пустой книги Excel со стандартными параметрами.
Последние шаблоны — обычно в этой категории выводятся те до-

кументы Excel, с которыми вы работали недавно.

Рис. 1.8. Окно создания книги

ВНИМАНИе

После того как вы щелкнули на одной из категорий в области окна Доступные шаблоны и перешли к соответствующему списку документов, у вас может появиться потребность снова вернуться в исходное состояние. Используйте для этого панель навигации

Образцы шаблонов — шаблоны, которые устанавливаются в Excel автоматически при установке программы.
Мои шаблоны — документы Excel, которые вы сохранили как ша-

блоны. Вы можете создать таблицу, например, помесячного учета расхода денег и, не заполняя ее, сохранить как шаблон. И тогда вам не потребуется каждый месяц создавать такую таблицу, достаточно будет создать новый документ с этим шаблоном и затем заполнить его.

Из существующего документа — при помощи этой команды вы от-

крываете уже созданный вами и сохраненный на диске документ, но открываете его в качестве нового документа. В результате, когда вы выполните команду Сохранить, Excel предложит вам сохранить этот документ с новым именем, и уже существующий документ не пострадает.

Шаблоны Office.com — список категорий и шаблонов, доступных на сайте Microsoft. Для того чтобы получить доступ к этому списку, требуется подключение к Интернету. Все приложения Microsoft ffice 2010 тесно интегрированы с Интернетом. Microsoft поставляет на диске с приложениями не очень много шаблонов и примеров, зато на сайте Microsoft вы найдете их великое множество. Наберитесь терпения, выбирая категории в списке Microsoft Office Online и затем нужные документы, особенно если у вас медленное (например, модемное через телефон) подключение к Интернету. Загрузка каждого шаблона займет некоторое время (шаблоны имеют объем от десятков до сотен килобайтов, соответственно, загрузка может длиться минуты). Но данная «овчинка стоит выделки», поскольку в списке шаблонов Office.com вы найдете их почти на все случаи жизни.

Открыть

Инструмент Открыть выводит на экран стандартное диалоговое окно открытия файла. Я не буду останавливаться на этом подробно, поскольку структура окна зависит не от Excel, а от операционной системы и может быть различной в разных версиях Windows.

Сохранить

Инструмент Сохранить выводит на экран стандартное диалоговое окно сохранения файла. Как и в предыдущем случае, подробно обсуждать это окно не будем, но обратите внимание на раскрывающийся список Тип файла. Выбор в этом списке позволит вам сохранять текущую книгу Excel не только как шаблон, но и как текст, веб-страницу, PDF- или XML-документ, а также в формате penDocument.

Сохранить как

При выборе инструмента Сохранить как на экран выводится стандартное окно сохранения файла. Это позволяет повторно сохранить уже имеющийся файл в другом месте, под другим именем или в другом формате, не внося при этом изменения в существующий сохраненный файл.

Печать

Инструмент Печать позволяет распечатать текущую книгу (лист) Excel на одном из предлагаемых устройств печати (не всегда это принтер). Окно этого инструмента показано на рис. 1.9.

Рис. 1.9. Окно инструмента Печать

Печать — позволяет определить, какое количество копий докумен-

та будет отпечатано, и начать процесс печати щелчком на кнопке с изображением принтера.

Принтер — вы можете выбрать одно из доступных в системе устройств вывода на печать. Таким устройством может быть как реальное физическое устройство (принтер), так и виртуальное устройство печати (например, сохранения документа в файл формата XPS или PDF). В этом же разделе вы может настроить свойства выбранного устройства печати.
Напечатать активные листы — эта команда позволит вам просмотреть

документ в том виде, в котором он будет выведен на печать и размещен на бумаге выбранного формата.

Разобрать по копиям — позволяет выбрать режим, при котором печатается сначала полностью первая копия, затем вторая и так далее. Если этот режим не выбран, то при печати нескольких копий сначала будут напечатаны все первые страницы, затем все вторые (печать при этом происходит быстрее, но разбор по копиям придется делать вручную).
Ориентация — выбор ориентации листа при печати.
Формат листа — выбор используемого формата листа.
Поля — задание отступов от края листа.
Масштабирование — одна из самых интересных возможностей инструмента Печать. Масштабирование позволяет вам уместить выделенный фрагмент целиком на листе. Этот режим позволяет избежать часто встречающихся проблем «повисания» одной-двух строк или одного столбца за пределами листа.

Сведения

Инструмент Сведения позволяет просмотреть и изменить важные свойства документа, тем самым подготовив его для совместной работы, помещения в архив или для отправки по электронной почте.

Инструмент предоставляет доступ к нескольким командам, которые будут более подробно рассмотрены далее в тексте книги, а здесь мы только кратко опишем их назначение.

Свойства — правая часть окна Сведения. Каждый документ, помимо собственно содержимого, несет в себе еще множество информации о том, кто его создал, какова его тема, к какой категории его можно отнести. Кроме того, в документ включаются ключевые слова, характеризующие содержание документа, примечания и т. д. Вся эта информация помогает автоматизированным системам документооборота или пользователям размещать, сортировать и искать нужные документы. По этой причине я советую вам не лениться и заполнять соответствующие поля. Чем разумнее вы их заполните, тем легче будет работать с документом.  Подготовить к общему доступу
Инспектор документов — эта команда открывает окно инспекто-

ра документов. Некоторые персональные сведения и сведения о вашем компьютере вставляются в документ автоматически, незаметно для вас. Например, имя пользователя, под которым вы создавали документ, содержится в документе независимо от того, заполняли вы поля свойств или нет. Если вы осуществляли печать документа или даже предварительный просмотр, то в документ встраивается полный путь к локальному или сетевому принтеру. Если вы вставляли в документ иллюстрации, то путь к ним также хранится в документе. Если вы отправляете документ в рассылку большому числу разных людей, вам может не понравиться, что такие сведения становятся доступными без вашего ведома. Инспектор документов обеспечивает поиск скрытых данных в документе, предъявляет их вам и позволяет удалить их из книги Excel.

Проверка специальных возможностей — позволяет оценить, насколь-

ко удобно будет пользоваться данным документам пользователям с ограниченными возможностями.

Проверка совместимости — команда проверяет, можно ли данный документ без внесения в него изменений открыть в более ранних версиях Excel.

ничения на возможность изменять и редактировать содержимое и структуру книги.

Зашифровать паролем — документ шифруется так, что увидеть его содержимое можно только после ввода пароля. Шифруя книгу паролем, будьте очень внимательны к текущим регистру букв и раскладке клавиатуры, иначе вы рискуете сами лишиться доступа к собственной книге.
Ограничить разрешения для пользователей — эта команда обычно

доступна только для автора документа и пользователей корпоративной сети или Интернета. Она использует сервер управления правами пользователей. Это может быть бесплатный сервер Microsoft или корпоративный сервер. Каждый раз, когда пользователь пытается открыть документ, на сервер отправляется запрос, и он возвращает свойства данного пользователя, в частности информацию о том, что в открываемом документе он может видеть, а что должно быть от него скрыто. При попытке выполнить эту команду, вам будет предложено пройти процедуру регистрации на сервере Microsoft. Если вам интересно посмотреть, как работают ограничения, пройдите эту процедуру, зарегистрируйте несколько пользователей с разными правами и протестируйте эту команду.

Добавить цифровую подпись — эта команда добавляет к документу невидимый код, заменяющий обычную подпись. Внимательно прочтите то, что вам напишет мастер создания подписи. Если вы создадите личную подпись, то с ее помощью только вы лично и только на этом компьютере сможете удостовериться, что ваш документ не подменили. Если вы хотите создать подпись, которую будут «узнавать» внешние организации, вам придется воспользоваться услугами специальных сетевых служб.
Пометить как окончательный — после выполнения этой команды в документ будет невозможно внести изменения.
Защитить текущий лист — при помощи этого инструмента можно указать, какие элементы листа могут быть изменены другими пользователями, а какие являются защищенными и изменены быть не могут.
Защитить структуру книги — запрещает менять структуру книги (добавлять или удалять листы).

Доступ

Инструмент Доступ позволяет обеспечить другим пользователям доступ к вашему документу разными путями:

отправить документ по электронной почте — как вложение, как ссылку, как факсимильную копию, как документ в формате PDF или XPS;
подготовить документ для публикации на веб-сервере SkyDrive и разместить его там. Затем другие пользователи смогут просматривать и изменять ваш документ непосредственно из Internet Explorer;
опубликовать документ на сервере SharePoint.

Пункт Типы файлов позволяет вам изменить тип документа, сделав его публикуемую копию более удобной для использования теми, у кого установлена более старая версия Excel, или для использования в других программах.

Закрыть

Инструмент Закрыть закрывает текущую книгу Excel.

Упражнение

Это упражнение выполняется с командами, доступными после щелчка на вкладке Файл. Для выполнения упражнения требуется действующее подключение к Интернету, а также подключенный и настроенный принтер.

Выполните команду Создать.
В среднем столбце введите в строку поиска Office.com слова «нотная бумага» и щелкните на стрелке.
В окно выбора шаблонов будет выведено несколько шаблонов нотной бумаги. Выберите первый шаблон (рис 1.10).

Рис. 1.10. Окно выбора шаблона

Щелкните на кнопке Загрузить. Если у вас медленное соединение, то появление рисунка в зоне предварительного просмотра произойдет через несколько минут.
На экран будет выведен индикатор загрузки, и через некоторое время шаблон откроется в окне Excel. Вместе с шаблоном будет открыто окно для голосования Microsoft. Если вам не лень, то проголосуйте за этот шаблон, если лень — просто закройте его.
После открытия документа в окне Excel выберите в меню вкладки Файл команду Сохранить как. В окне, которое будет выведено на экран, вам надо изменить только одну вещь: в раскрывающемся списке Тип файла выбрать пункт Вебстраница. Щелкните на кнопке Сохранить.
Перейдите на Рабочий стол, найдите там файл Нотная бумага.htm и откройте его двойным щелчком.

За то, как размещены на экране окна, содержащие разные документы или копии одного и того же документа, на ленте инструментов отвечает палитра Окно вкладки Вид (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Палитра Окно вкладки Вид

Инструменты палитры Окно описаны ниже.

Новое окно — эта команда открывает новое окно, помещая в него текущий (уже открытый в другом окне) документ (книгу Excel). Это дает возможность просматривать и редактировать одновременно две разные таблицы одной книги или две разные области одной и той же таблицы.
Упорядочить все — управляет размещением нескольких окон на экра-

не. Эти окна могут возникнуть в результате открытия нескольких книг одновременно во время одного сеанса работы с Excel либо в результате выполнения команды Новое окно. Кнопка Упорядочить все выводит на экран диалоговое окно, показанное на рис. 1.12. В этом окне вы можете выбрать, как будут размещены на экране окна и надо ли размещать все окна, открытые в данном сеансе Excel, или только окна текущей книги.

ПРИМеЧАНИе

Открытие нескольких документов (книг) во время одного сеанса Excel имеет некоторую специфику. В отличие от Word, Excel не создает отдельное и независимое окно для каждого нового документа, все окна вновь создаваемых или открываемых книг размещаются внутри основного окна Excel, являясь его дочерними окнами, поэтому их невозможно переместить за границы основного окна. В то же время каждое вновь создаваемое дочернее окно отображается отдельной кнопкой на панели задач Windows.

Рис. 1.12. Диалоговое окно для задания расположения окон

Скрыть — эта команда делает невидимым окно текущего документа. При этом документ остается открытым и активным. Можно, последовательно выполняя команду Скрыть, «спрятать» несколько документов или все открытые в данный момент документы.
Отобразить — эта команда делает видимыми окна, скрытые командой Скрыть. При этом на экран выводится диалоговое окно (рис. 1.13), в котором можно выбрать, какое именно окно из тех, что в настоящий момент скрыты, сделать видимым.

Рис. 1.13. Диалоговое окно отображения скрытых окон

Разделить — эта команда выводит в рабочую область текущей табли-

цы (текущего листа) разделительные линии (рис 1.14). Эти линии можно перетаскивать мышью влево и вправо (вертикальную) или вверх и вниз (горизонтальную). Обратите внимание на то, что области, на которые оказывается разделенным лист, становятся независимыми друг от друга с точки зрения навигации. Об этом, в частности, говорит наличие двух вертикальных и двух горизонтальных полос прокрутки. Показательно также наличие разрыва в последовательности имен столбцов (после C сразу идет BS) и в нумерации строк (после 6 сразу идет 81). Таким образом, в одном видимом фрагменте листа собраны четыре далеко разнесенных друг от друга области одной и той же таблицы. Повторный щелчок на кнопке Разделить отменяет ранее созданное разделение.

Рис. 1.14. Разделительные линии

Закрепить области — это подменю, содержащее три команды: За

крепить области, Закрепить верхнюю строку, Закрепить первый столбец. Команда Закрепить области делает разделительные линии гораздо менее заметными и убирает дополнительные полосы прокрутки. Это несколько снижает возможность независимой навигации внутри разделенных областей, но не исключает ее вовсе. Полностью «неподвижным» делается только левый верхний фрагмент таблицы, по остальным фрагментам перемещение происходит в обычном порядке. После разделения листа команда Закрепить области превращается в команду Снять закрепление областей. Аналогично команде Закрепить области работают и команды Закрепить верхнюю строку и Закрепить первый столбец. Различие в том, что область закрепления фиксирована и предназначена для отображения заголовков таблицы и ее первой колонки.

Рядом — этот инструмент не имеет подписи и обозначен только значком. Он позволяет выбрать в списке, помимо текущего окна, еще одно и расположить их рядом, чтобы их было удобно сравнить (например, два списка, которые должны быть идентичны, или два набора значений для поиска различий).
Синхронная прокрутка — этот инструмент не имеет подписи и обозначен только значком. После расположения двух окон рядом для сравнения позволяет включить режим, при котором прокрутка на 20 строк в одном окне вызывает синхронную прокрутку на 20 строк в другом окне, открытом для сравнения.
Восстановить расположение окон — этот инструмент не имеет подписи и обозначен только значком. Если после включения режима сравнения Рядом вы передвигали окна, меняли их расположение, щелчок на этом инструменте снова расположит их так, чтобы каждое из окон занимало ровно половину экрана.
Сохранить рабочую область — команда невероятно удобная, если вы работаете сразу с несколькими документами и потратили много времени на их взаимное и удобное расположение на экране. Выполнение этой команды создает дополнительный файл (по умолчанию он называется resume.xlw, но вы можете задать ему другое имя). В следующий раз вместо того, чтобы по очереди открывать каждый из документов и размещать его на экране, просто откройте этот файл. Все документы, которые были открыты и размещены на момент создания файла рабочей области, откроются и разместятся на экране автоматически.
Перейти в другое окно — выводит на экран раскрывающийся список всех окон, отображенных в данный момент внутри основного окна Excel. Щелкая на имени окна в этом списке, вы делаете его активным и выводите на передний план, если оно до того было закрыто другими окнами. Обратите внимание на то, что я написал «отображенных», а не «открытых». Дело в том, что, когда вы скрываете окно при помощи команды Скрыть, его имя одновременно удаляется из этого списка. Таким образом, о наличии скрытых окон можно узнать, только выполнив команду Отобразить.

Упражнение

Это упражнение посвящено работе с командами палитры Окно.

Перейдите в палитру Окно и два раза подряд выберите команду Новое окно. Щелкните на команде Перейти в другое окно и посмотрите на список открытых окон. Там будет три пункта: Книга1:1, Книга1:2

и Книга1:3. Такое обозначение говорит о том, что откры ты три копии одной и той же книги в трех разных окнах. Посмотрите на панель задач, там также будет три кнопки с аналогичными надписями. Говоря точнее, в трех окнах открыто не три копии, а три отображения одной и той же книги.

Выполните команду Упорядочить все и в открывшемся диалоговом окне установите переключатель Рядом. Все три окна станут видимыми одновременно. Введите в одну из ячеек в левом верхнем углу любого окна несколько цифр (для этого нужно щелкнуть в ячейке мышью и далее просто вводить цифры с клавиатуры). Эти цифры будут одновременно появляться сразу во всех окнах.
В окне Книга1:2 щелкните на ярлычке Лист2, а в окне Книга1:3 — на ярлычке Лист3. Введите несколько произвольных цифр в любую ячейку окна Книга1:2, а затем — в любую ячейку окна Книга1:3. Таким образом можно редактировать одновременно несколько разных таблиц, находящихся в одной книге.
Щелкая правой кнопкой мыши на соответствующих кнопках панели задач (в самом низу экрана, там, где отображаются значки запущенных программ) и выбирая в контекстном меню команду Закрыть, закройте окна Книга1:2 и Книга1:3. Оставшееся окно, которое теперь называется Книга1, разверните на весь экран, воспользовавшись для этого кнопкой развертывания в строке заголовка этого окна (не основного окна программы).
Три раза подряд выполните команду Создать из меню кнопки Office и каждый раз выбирайте создание новой книги. Обратите внимание на панель задач: там после каждого выполнения команды появляется новая кнопка с соответствующей надписью: Книга2, Книга3, Книга4.
Раскройте список Перейти в другое окно и убедитесь, что в списке открытых окон появились все названия созданных вами новых книг. Несколько раз подряд выберите команду Упорядочить все, устанавливая разные переключатели: Рядом, Сверху вниз, Слева направо, Каскадом. Посмотрите, как изменяется расположение окон в каждом случае.
Щелкните в панели задач на кнопке Книга3. В палитре Окно выберите команду Скрыть. Повторите то же самое для окна Книга4. Убедитесь, что окна Книга3 и Книга4 исчезли как с панели задач, так и из списка Перейти в другое окно. Выберите команду Отобразить для обеих скрытых книг. Убедитесь, что они обе появились в поле зрения, на панели задач и в списке Перейти в другое окно.

ПРИМеЧАНИе

Книга, скрытая командой Скрыть, остается активной. Если значения ее ячеек используются в формулах текущей книги, то они остаются доступными, так же как и все процедуры и формулы скрытой книги.

Щелкая правой кнопкой мыши на соответствующих кнопках панели задач, закройте окна Книга2, Книга3 и Книга4. Оставшееся окно Книга1 разверните на весь экран, пользуясь для этого кнопкой развертывания в строке заголовка этого окна (не основного окна программы).
Выберите команду Разделить в палитре Окно вкладки Вид. Пользуясь появившимися полосами прокрутки добейтесь такого состояния разделенных областей, которое показано на рис. 1.14, затем выберите команду Закрепить области. Разделительные линии должны измениться, став тонкими. Поочередно выберите команды Снять закрепление областей и Разделить. Убедитесь в том, что окно вернулось в исходное состояние.

Столбцы и строки таблицы по умолчанию имеют одинаковую ширину (столбцы) и высоту (строки). Эту ситуацию легко изменить, перетаскивая разделительную линию между заголовками столбцов и номерами строк (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Разделительные линии между заголовками столбцов и номерами строк

На рис. 1.16 показан результат изменения ширины столбца B и высоты строки 2.

Перемещение по таблице производится с помощью клавиш со стрелками (↑, ↓, ← и →). При этом нажатие любой из этих клавиш совместно

Книга и листы

с клавишей Ctrl перемещает фокус ввода к следующей заполненной ячейке. Если от текущей ячейки и до конца таблицы все ячейки пусты, то фокус ввода переместится к концу таблицы.

Рис. 1.16. Изменение ширины столбца и высоты строки

Как уже говорилось, по умолчанию новая книга в Excel создается с названием Книга<номер книги> и с тремя листами с названиями Лист1, Лист2 и Лист3. Переключение между листами производится выбором соответствующего ярлычка (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Ярлычки листов

Последний ярлычок со звездочкой предназначен для быстрого добавления нового листа. Листы можно добавлять и удалять, а также переименовывать. Делается это при помощи команд контекстного меню, вызываемого щелчком правой кнопки мыши на ярлычках листов (рис. 1.18).

Назначение команд этого контекстного меню описано ниже.

Вставить — при помощи этой команды в книгу можно добавить

новый лист или другой объект, такой как диаграмма, макрос, диалоговое окно, шаблонная таблица. Команда Добавить выводит на экран диалоговое окно, в котором можно выбрать тип добавляемого объекта.

Удалить — удаляет из книги текущий лист (таблицу).
Переименовать — дает возможность назначить таблице другое имя.
Переместить/скопировать — при помощи этой команды можно произ-

водить перемещение (копирование) текущего листа в другую книгу,

а также перемещение текущего листа внутри текущей книги для изменения порядка следования листов. Для того чтобы переместить лист в другую книгу, последняя также должна быть открыта.

Исходный текст — позволяет просмотреть текст программ на ма-

кроязыке (если, конечно, таблица, помимо стандартных элементов, содержит эти программы).

Защитить лист — позволяет защитить с помощью пароля от не-

санкционированных изменений как весь лист, так и отдельные его элементы.

Цвет ярлычка — позволяет подобрать для ярлычка раскраску на ваш вкус.
Скрыть — скрывает текущий лист.
Отобразить — отображает листы, скрытые командой Скрыть.
Выделить все листы — позволяет пометить для перемещения (копирования) сразу все листы текущей книги.

Рис. 1.18. Контекстное меню ярлычков листов

Упражнение

Это упражнение призвано научить вас операциям с рабочими листами.

Создайте две новые книги. В результате у вас в Excel должно быть две книги: Книга1 и Книга2.
Перейдите в окно Книга1, щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Лист1 и выберите в контекстном меню команду Переименовать. Курсор переместится в текстовое поле с названием листа. Удалите старое название Лист1 и введите новое — Это мой лист. Щелкните мышью вне ярлычка. Новое название листа вступит в силу.

Режимы просмотра книги

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Это мой лист и выберите в контекстном меню команду Добавить. После выполнения команды новый лист Лист4 будет добавлен перед текущим листом. Запомните, что новые листы вставляются перед выбранным листом.
Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Это мой лист и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать. На экран будет выведено диалоговое окно, показанное на рис. 1.19.

Рис. 1.19. Перемещение/копирование листов

Прокрутите список перед листом вниз, выберите пункт (переместить в конец) и щелкните на кнопке OK. Убедитесь, что лист Это мой лист переместился в конец набора ярлычков.
Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке Это мой лист и выберите в контекстном меню команду Переместить/скопировать. Проделайте все то же, что и на предыдущем шаге, только предварительно в раскрывающемся списке В книгу выберите пункт Книга2. Убедитесь, что лист Это мой лист пропал из книги Книга1 и появился в книге Книга2 в конце набора ярлычков.
Проделайте то же самое, что и на предыдущем шаге, только в качестве приемника выберите книгу Книга1 и установите флажок Создавать копию. Таблица Это мой лист должна появиться в книге Книга1 и остаться в книге Книга2. Таким способом производят копирование таблиц из одной книги в другую.

Палитра Режимы просмотра книги вкладки Вид ленты инструментов отвечает за то, каким образом будут отображаться листы книги на экране Excel (рис. 1.20).

Рис. 1.20. Режимы просмотра книги

Назначение инструментов палитры описано ниже:

Обычный — переключение таблицы в режим обычного просмотра. В этом режиме удобнее всего осуществлять редактирование таблицы и ввод значений или формул в ячейки.
Разметка страницы (крупно) — переключение таблицы в режим раз-

метки, в котором таблица отображается в точности так, как она будет выведена на печать. В этом режиме обычно осуществляют вставку и позиционирование графических объектов.

Разметка страницы (мелко) — то же, что и предыдущий пункт, только в уменьшенном масштабе
Представления — выводит на экран диалоговое окно выбора или настройки представления текущей таблицы (рис. 1.21).

Рис. 1.21. Настройка представления текущей таблицы

ПРИМеЧАНИе

Представлением называют сохраняемый набор параметров внешнего вида, печати, примененных фильтров. При необходимости можно в любой момент переключиться на одно из настроенных представлений. В виде представления сохраняются: значения ширины столбцов, параметры вывода на экран, размеры и расположение окна на экране, разбиение окон и закрепление областей, активный лист и ячейки, выделенные во время создания представления. Можно также по желанию сохранять скрытые строки и столбцы, параметры фильтров и печати, выделенные области в таблице. Представление включает всю книгу целиком. Если лист был скрыт до создания представления, то Microsoft Excel скрывает этот лист при каждом переключении в данное представление.

Масштабирование

 Во весь экран — скрывает с экрана все, кроме текущей таблицы. Таким образом создается максимальная рабочая зона. Для того чтобы отменить это состояние, достаточно выбрать команду Вернуть обычный режим в контекстном меню таблицы или нажать клавишу Escape.

Палитра Масштаб вкладки Вид предназначена для изменения масштаба отображения таблицы или выделенного фрагмента (рис. 1.22). При этом изменения масштаба касаются только вида таблицы на экране и никак не влияют на вывод таблицы на печать.

Рис. 1.22. Палитра Масштаб вкладки Вид

Инструменты:

Масштаб — выводит на экран диалоговое окно, в котором можно за-

дать масштаб в виде числа (проценты к реальному виду таблицы). Инструмент масштабирования в правом нижнем углу окна позволяет быстро менять масштаб либо щелчками на кнопках + (плюс) и – (минус), либо перетаскиванием ползунка.

100% — возвращает исходный масштаб таблицы, принятый по умолчанию.
Масштабировать выделенный фрагмент — изменяет масштаб таблицы так, чтобы выделенный фрагмент целиком занимал всю рабочую зону таблицы.

Способы создания отчета в Microsoft Office Access. Создание отчета как объекта базы данных

Отчет
, позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
Мастер отчетов
, позволяющий создать настраиваемый отчет на основе выбранных полей;
Конструктор отчетов
, в котором можно самостоятельно разработать собственные отчеты с заданными свойствами;
Пустой отчет
, позволяющий самостоятельно вставлять поля и элементы управления и дорабатывать форму отчета;
Наклейки
, позволяющий создать отчет для почтовых наклеек или другие этикетки.

Рис.1 — Способы создания отчета в Microsoft Office Access

Для создания самого простого отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

открыть окно базы данных;
убедиться, что в области переходов выбрана таблица;
выполнить команду Отчет
в группе «Отчеты», на Ленте
во вкладке Создание
.

Отчет является
наилучшим средством представления
информации из базы данных в виде
печатного документа. По сравнению с
другими методами вывода данных на
печать он предоставляет широкие
возможности для их группировки и
вычисления промежуточных и общих
итогов:

определение для
иерархического представления данных
до десяти уровней группировки;

формирование
заголовков и примечаний для каждой из
групп данных и для всего отчета;

использование в
вычислениях данных нескольких групп.

В любой раздел
отчета можно вставлять рисунки и
диаграммы, внедрять подчиненные отчеты
и подчиненные формы. Это позволяет
красиво оформить счета, заказы на
покупку, почтовые наклейки, материалы
для презентаций и других документов.

Чтобы приступить
к разработке отчета, в окне базы
активизируется вкладка Отчет

и нажимается кнопка Создать
Новый
отчет

36 Способы создание отчетов в ms Access 2007.

Чтобы
приступить к разработке отчета, в окне
базы активизируется вкладка Отчет

и нажимается кнопка Создать
.
Открывается диалоговое окно Новый
отчет
. В нем
предлагаются следующие варианты работы:

Конструктор
Самостоятельное
создание отчета

Мастер
отчетов
Запуск
основного мастера по разработке
отчетов, позволяющего выбирать поля
для отчета, задавать форматы, условия
группировки и итоговые функции

Автотчет:
в столбец
Создание
отчета, в котором каждая запись базового
запроса или таблицы представляется в
виде простого списка, содержащего
названия и значения полей. Использование
этого мастера аналогично выбору пункта
Автоотчет

в раскрывающемся списке кнопки Новый

объект
на
панели инструментов

Автоотчет:
ленточный
Формирование
отчета, в котором записи базового
запроса или таблицы выводятся в одной
строке. Если таблицы базового запроса
связаны отношением «один-ко-многим
»,
то мастер создает группу для данных,
поступающих со стороны отношения
«один
»,
но не вычисляет никаких итоговых
значений. При создании отчета используется
последний стиль, который был выбран в
мастере отчетов или применен с помощью
команды Автоформат

в конструкторе отчетов

Почтовые
наклейки
Создание
отчета, отформатированного для печати
почтовых наклеек

37 Конструктор отчетов в ms Access 2007

Для внесения
изменений в структуру отчета используется
режим проектирования. Чтобы обратиться
к нему, выбирается вкладка Отчеты
,
указывается объект и нажимается кнопка
Конструктор
.
Этот режим, как уже говорилось ранее,
применяется и для самостоятельного
формирования отчета.

Создание отчета
в режиме конструктора очень похоже на
разработку формы. Многие приемы, которые
используются при работе с формами,
применяются и в этом случае. Однако
имеют место и некоторые специфические
особенности. Так, например, окно диалога
режима конструктора отчетов содержит
дополнительные области (см. рис. 10). Ниже
дается краткое описание всех, входящих
в него, разделов.

Заголовок отчета.
Появляется
только на первой странице отчета в
начале перед верхним колонтитулом

Верхний колонтитул
.
Обычно в нем располагаются заголовки
колонок, если отчет представлен в
табличной форме.

Заголовок группы
.
Появляется в начале новой группы.

Область данных
.
Содержит основную часть данных отчета.
Элементы этой области повторяются для
каждой выбранной из таблицы записи.

Примечание
группы
.
Располагается в конце группы записей.
Используется для указания числа записей
или суммы полей группы.

Нижний колонтитул
.
Используется чаще всего для нумерации
страниц. Располагается на каждой
странице отчета.

Примечание
отчета
.
Появляется только один раз в конце
отчета и может содержать, например,
резюмирующую информацию обо всем
отчете.

При создании отчета
с помощью конструктора в его форме по
умолчанию располагаются три области:
Верхний
колонтитул, Область данных, Нижний
колонтитул.
Чтобы
установить или убрать все остальные
области, используются соответствующие
командыменю
Вид
:
Колонтитулы
,
Заголовок/примечание

отчета
.

Создание отчета как объекта базы данных

Комментарии (0)

Структура отчета в режиме Конструктора

К числу таких элементов относятся:

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами
(рис. 5.1):

~ Конструктор

~ Мастер отчетов

~ Автоотчет: в столбец

~ Автоотчет: ленточный

~ Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Рис. 5.1. Окно начала создания отчета

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

~ Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

~ В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Печать отчета

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

~ В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

~ В области Печатать щелкнуть на варианте Страницы.

~ Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле «с» и 1 в поле «по».

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Для того чтобы подогнать размер отчета, необходимо использовать следующие приемы:

Изменить значение ширины отчета;

Уменьшить ширину полей или изменить ориентацию страницы.

Создание отчета

1. Запустите программу Microsoft Access. Откройте БД (например, учебную базу данных «Деканат»).

Рис. 5.2. Вид отчета, созданного с помощью Автоотчет

Рис. 5.3. Отчет в режиме Конструктора

Редактирование:

1) удалите поля код студента в верхнем колонтитуле и области данных;

2) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.

3) измените надпись в заголовке страницы

В разделе Заголовок отчета выделить надпись Студенты.

Введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.

Форматирование:

1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»

2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона.

Рис. 5.4. Отчет после редактирования и форматирования

Изменение стиля:

Для изменения стиля выполните следующее:

Другие новости

Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.

Access упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.

Примечание:
Статья неприменима к веб-приложениям Access — новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете.

В этой статье

Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой

Даже если вам впервые приходится создавать отчеты с группировкой, вы можете быстро создать простой отчет, выполнив следующие действия:

Создание отчета с группировкой при помощи мастера отчетов

Мастер отчетов задает вам вопросы и на основе ответов создает отчет. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде или изменить в соответствии со своими потребностями. Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.

Запуск мастера отчетов

Группировка записей при помощи мастера отчетов

Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.

Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.

Сортировка записей и подведение итогов по ним

Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.

С помощью кнопок навигации в нижней части области просмотра вы можете последовательно просматривать страницы отчета или перейти к любой его странице. Нажмите одну из кнопок навигации или введите номер нужной страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажмите клавишу ВВОД.

В режиме предварительного просмотра вы можете увеличивать масштаб, чтобы просмотреть подробности, или уменьшать его, чтобы просмотреть расположение данных на странице. Щелкните один раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Чтобы отменить эффект увеличения, щелкните еще раз. Вы также можете использовать элемент управления масштабом в строке состояния.

Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете

Если у вас уже есть отчет и вам нужно добавить в него сортировку или группировку, либо вам нужно изменить в нем условия сортировки или группировки, этот раздел поможет вам в этом.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Вы можете выполнять операции сортировки, группировки и подведения итогов, щелкнув правой кнопкой мыши поля в режиме макета, а затем выбрав в контекстном меню нужную операцию. Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите пункт Режим макета
.

Примечание:
Хотя в инструкциях этого раздела не говорится прямо об области , мы советуем открыть ее и отслеживать изменения на ней в процессе работы. Вы получите более полное представление о действиях Access, а освоив работу с областью Группировка, сортировка и итоги
, вы с ее помощью сможете дополнительно корректировать отчет. Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги
:

на вкладке Конструктор
в группе Группировка и итоги
щелкните Группировка и сортировка
.

Сортировка по одному полю

Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить сортировку.

В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Например, чтобы выполнить сортировку текстового поля по возрастанию, щелкните Сортировка от А до Я
. Чтобы выполнить сортировку числового поля в убывающем порядке, щелкните Сортировка по убыванию
.

Access выполняет сортировку отчета, как вы указали. Если область Группировка, сортировка и итоги
уже открыта, вы можете заметить, что в поле добавилась новая строка Сортировка
.

Сортировка по нескольким полям

Примечание:
Когда вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. Это отличается от способа проведения сортировок в формах, где можно установить разнообразные порядки сортировки, щелкая каждое поле по очереди и выбирая нужный порядок сортировки. Чтобы создать уровни сортировки для нескольких полей, см. раздел .

Группировка по полю

Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить группировку.

В контекстном меню выберите Группировка
.

Access добавит уровень группировки и создаст заголовок группы. Если область Группировка, сортировка и итоги
уже открыта, будет видно, что к полю добавилась новая строка Группировка
.

Добавление итогового значения в поле

Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета.

Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение.

Щелкните Итог
.

Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма
, Среднее
, Число записей
(чтобы посчитать все записи), Количество значений
(чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум
, Минимум
, Стандартное отклонение
или Дисперсия
.

Access добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит итоговое значение в каждый колонтитул.

Примечание:
Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и на вкладке Конструктор
в группе Группировка и итоги
щелкнув Итоги
.

Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги»

Работа с областью Группировка, сортировка и итоги
предоставляет максимальные возможности, когда вам нужно добавить или изменить группы, порядки сортировки или параметры итогов в отчете. При этом режим макета наиболее удобен в работе, так как в нем гораздо проще просматривать, как внесенные изменения влияют на отображение данных.

Отображение области «Сортировка, группировка и итоги»

На вкладке Конструктор
в группе Группировка и итоги
щелкните Группировка и сортировка
.

Access отобразит область Группировка, сортировка и итоги
.

Чтобы добавить уровень группировки или сортировки, щелкнитеДобавить группировку
или Добавить сортировку
.

В область Группировка, сортировка и итоги
будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.

Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение
под списком полей, чтобы ввести выражение. Как только вы щелкните поле или введете выражение, Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета немедленно отобразятся порядок сортировки или группировки.

Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. в статье Создание выражений .

Примечания:

После указания нескольких уровней сортировки или группировки вам может понадобиться перейти вниз области Сортировка, группировка и итоги
, чтобы увидеть кнопки Добавить группировку
и Добавить сортировку
.

Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.

Изменение параметров группировки

Каждый уровень группировки или сортировки содержит набор параметров, с помощью которых можно получить нужные результаты.

Порядок сортировки.
Вы можете изменить порядок сортировки, щелкнув соответствующий раскрывающийся список и выбрав нужный параметр.

Интервал группировки.
Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, текстовые поля можно сгруппировать вместе по первому символу (если они начинаются на «А», «Б» и т. д.). Поля даты можно сгруппировать по дню, неделе, месяцу, кварталу или ввести свой интервал.

Итоги.
Чтобы добавить итоги, щелкните этот параметр. Вы можете добавить итоги к нескольким полям, а также рассчитать несколько типов итоговых значений для одного поля.

Итог по полю
и выберите поле, по которому нужно рассчитать итоговые значения.

Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип
и выберите способ расчета.

Выберите Показать общий итог
, чтобы добавить общий итог в конец отчета (его колонтитул).

Выберите Показать итоги групп и общий итог
, чтобы добавить в колонтитул групп элемент управления, рассчитывающий процент общего итога для каждой группы.

Выберите Показать в заголовке группы
или Показать в колонтитуле группы
, чтобы отобразить общий итог в нужном месте.

После выбора всех параметров для поля вы можете повторить процесс, выбрав другое поле из раскрывающегося списка Итог по полю
, или щелкнуть за пределами всплывающего окна Итоги
, чтобы закрыть его.

Название.
Позволяет вам изменить заголовок поля, по которому вычисляется итоговое значение. Используется для заголовка столбца и для итоговых полей в заголовках и колонтитулах.

Чтобы добавить или изменить заголовок:

щелкните голубой текст после надписи с заголовком
;

появится диалоговое окно Масштаб
;

введите новый заголовок в диалоговом окне, а затем нажмите ОК
.

С разделом/без раздела заголовка.
С помощью этой настройки вы сможете добавить или удалить раздел заголовка, который находится перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка Access помещает поле группировки в заголовок. Прежде чем удалить раздел заголовка, который содержит элементы управления, отличающиеся от поля группировки, Access попросит вас о подтверждении.

С разделом/без раздела примечания.
Используйте этот параметр, чтобы добавить или удалить раздел колонтитулов после каждой группы. Прежде чем удалить раздел колонтитулов, содержащий элементы управления, Access попросит вас о подтверждении.

Неразрывное представление группы.
Этот параметр определяет, как группы располагаются на странице при печати отчета. Вам может понадобиться расположить группы как можно ближе друг к другу для их удобного просмотра на странице. Но это обычно увеличивает расход бумаги при распечатке отчета, потому что на большинстве страниц будет пустое место внизу.

Не удерживать группу на одной странице.
Используйте этот параметр, если вам не важно расположение групп при разрыве страниц. Например, 10 элементов группы из 30 элементов могут располагаться внизу одной страницы и остальные 20 вверху следующей страницы.

Удерживать группу на одной странице.
Этот параметр помогает свести к минимуму число разрывов страниц в группе. Если группа не помещается на оставшемся месте одной страницы, Access оставляет это место пустым и размещает группу на следующей странице. Большие группы все же могут располагаться на нескольких страницах, но этот параметр сводит такие случаи к минимуму.

Удерживать заголовок и первую запись на одной странице.
Следит за тем, чтобы заголовок группы не распечатывался отдельно от самой группы в нижней части страницы. Если Access определит, что места недостаточно для печати хотя бы одной строки после заголовка, группа будет распечатана со следующей страницы.

Изменение приоритета уровней группировки и сортировки

Чтобы изменить приоритет, щелкните строку в области Группировка, сортировка и итоги
, а затем стрелку вверх или вниз справа строки.

Удаление уровней группировки и сортировки

Чтобы удалить уровень, в области Группировка, сортировка и итоги
выберите строку, которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или кнопку Удалить
справа от строки. При удалении уровня группировки, если заголовок группы или колонтитул содержали поле группировки, Access переместит его в раздел подробностей отчета. Все другие элементы управления удаляются.

Создание сводного отчета (без сведений о записях)

Если вы хотите показать только итоги (данные в строках заголовка и колонтитулов), на вкладке Конструктор
в группе Группировка и итоги
щелкните Скрыть подробности
. Тем самым вы скроете записи следующего нижнего уровня группировки, и итоговые данные будут отображаться более компактно. Несмотря на то, что записи скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Щелкните Скрыть подробности
еще раз, чтобы вернуть строки подробностей в отчет.

Лекция 15. Создание отчетов средствами MS Access

Отчеты представляют собой формат вывода информации в виде бумажного документа. По сравнению с формами, которые тоже могут выводиться на печать, отчеты обладают двумя принципиальными отличиями:

§
предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

§
отчеты могут быть использованы для получения эстетично оформленных материалов, наклеек и других документов.

В основном отчеты применяются для просмотра «картины в целом», поэтому часто базируются на многотабличных итоговых запросах.

Окно отчета и его инструменты

Все инструменты, используемые для создания отчета эквиваленты соответствующим инструментам создания форм: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки
. Среди всех вышеперечисленных средств, новым является только мастер создания почтовых наклеек. Этот мастер позволяет выбрать поля с именами и адресами, выполнить их форматирование для использования в качестве почтовых наклеек, имеет жесткую специализацию и поэтому в настоящем курсе лекций не рассматривается.

Структура отчета в режиме конструктора практически полностью соответствует структуре формы и делится на разделы, имеющие то же назначение, но некоторые свои особенности:

§
«Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул» позволяют выводить общую информацию для всех страниц отчета, так как печатаются вверху и внизу каждой страницы соответственно, например, название документа, нумерация страниц, дата и время и т.д. Отобразить эти разделы можно командой меню Вид – Колонтитулы
.

§
«Заголовок отчета» и «Примечание отчета» Печатаются только один раз в начале отчета и в конце отчета соответственно. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета. Если в этих разделах помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, то сумма рассчитывается для всего отчета. Включить эти разделы можно командой Вид — Заголовок/примечание отчета.

§
«Область данных» Раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

§
«Заголовок группы» и «Примечание группы» используются для реализации группировки в отчетах. Выводятся перед и после каждой новой группы записей, соответственно. Используется для печати названия группы и вычисления статистических функций. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в эти разделы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы.

Линейка с делениями и сетка помогают планировать расположение данных на странице. Изменить размер любого отдела можно, перетащив его границу.

Панель элементов практически полностью аналогична панели элементов форм и в комментариях не нуждается. Отображение панели элементов, аналогично формам, управляется командой Вид — Панель элементов
, либо кнопкой Панель элементов
на панели инструментов.

Для размещения полей таблиц или запросов в отчете удобно использовать окно «Список полей», которое можно включить командой Вид — Список полей
.

В окне свойств можно установить свойства самого отчета, его разделов и элементов управления. Набор свойств, представленных в нем зависит от объекта. Для доступа к окну свойств компонента необходимо его выделить и нажать кнопку Свойства
панели инструментов или выполнить команду меню Вид — Свойства
. Описание окна свойств имеется в предыдущей лекции.

Вычисления в отчетах

В качестве значения свойства «Данные» практически любого объекта, позволяющего выводить данные, можно задать выражения любой сложности с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, которые определены разработчиком в модуле
VBA
. При необходимости можно использовать построитель выражений. Чтобы указать
MS
Access на необходимость использования выражения, ввод выражения обязательно должен начинаться со знака равно (=).

= [Стипендия]*0,5

Ссылаться можно только на поля данных размещенных на данной форме, либо на открытых отдельных формах. Во втором случае необходимо предусмотреть принудительное открытие форм содержащих требуемые данные, например средствами макросов.

Группировка в отчетах

Отчеты, в отличие от форм, позволяют выполнять группировку. Для включения группировки в отчет, используется окно «Сортировка и группировка», которое можно вызвать командой меню Вид-Сортировка и группировка
(рисунок 15.1).

Рисунок 15.1 — Окно Сортировка и группировка.

В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент списка определяет основную группу, а последующие подгруппы внутри групп.

В первой строке столбца Поле/выражение раскрывается список полей базовой таблицы или запроса. Если начать ввод со знака (=), то можно ввести в этом столбце выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса.

Для каждого поля или выражения можно определить диапазон группировки, т.е. данные можно группировать не только по отдельным значениям, но и по диапазонам значений. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

При группировке по текстовому полю можно начать новую группу при изменении первого или нескольких начальных символов в значениях поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, необходимо определить создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, будет получена группа записей, в которых значения поля начинаются с букв А, Б, В и т.д.

Чтобы задать группировку по первым символам, устанавливается значение свойства «Группировка» — По первым знакам
, а значение свойства Интервал определяет число начальных символов, по которым необходимо образовывать группы.

Для чисел можно установить свойство «Группировка» в значение Интервал
. В этом случае свойство «Интервал» определяет диапазоны группировки. Если в свойстве «Интервал» указано значение 10, то группы будут формироваться через интервал равный 10, например: от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 10 до 19, от 20 до 29 и т.д.

Для полей даты/времени можно устанавливать значения свойства «Группировка»: По годам, По кварталам, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, По минутам
. Тогда свойство «Интервал» будет указывать на количество лет, кварталов, месяцев и т.д. в интервале.

Вычисление промежуточных итогов и итогов с накоплением

Еще одна задача, которую обычно приходиться решать при составлении отчетов, — это получение итоговых величин по группам данных. Для получения промежуточных итоговых значений для групп в эти разделы можно поместить дополнительные свободные элементы управления, в которых используется выражение, построенное с применением итоговых функций: Sum, Min, Max, Avg, Count, First, Last, StDev и Var.

Выражение в разделе группы, использующее итоговую функцию, не должно ссылаться на элемент управления, размещенный в области данных, т.е. не удастся создать вычисляемое поле в области данных и сослаться на него в выражении, использующем итоговую функцию. Но возможно повторить вычисляемое выражение в итоговом поле. Например, если вычисляемое поле в области данных с именем Цена
содержит выражение [Цена за единицу]*[Количество]
, то в разделе примечаний группы необходимо использовать выражение Sum([Цена за единицу]*[Количество]),
а не Sum([Цена])
.

Используя раздел примечаний отчета, можно получить общие итоги по всем записям для любого поля или выражения. В примечании отчета, как и в примечаниях групп, допустимы любые итоговые функции.

Наряду с вычислением итогов в разделах групп можно создавать итоги с накоплением в области данных. Свойство «Сумма с накоплением» любого числового поля, размещенного в области данных, позволяет вычислять итоги, которые обнуляются в начале каждой группы или накапливаются на протяжении всего отчета. При размещении в области данных поля, для него устанавливается свойство «Данные» – значение поля для которого вычисляется сумма, а для свойства «Сумма с накоплением» — значение Для группы
.

Контрольные вопросы

1.
В чем основное назначение отчетов?

2.
Какие способы создания отчетов вы знаете?

3.
Что общего и в чем различие между основными разделами форм и отчетов?

4.
Как создаются вычисляемые поля?

5.
Как выполняется группировка в отчетах?

6.
Как вычисляются общие итоги?

7.
Как вычислить итоги с накоплением?

8.
Назовите механизм настройки отчетов.

Задания для самостоятельной работы

Задание 1

Создание отчета «Читатели библиотеки» при помощи мастера, по следующему описанию:

1.
В окне «Базы данных» выполните переход в категорию «Отчеты».

2.
Откройте окно мастера отчетов командой «Создание отчета с помощью мастера». Откроется окно диалога «Создание отчетов» (рисунок 15.2).

3.
В раскрывающемся списке «Таблицы и запросы» укажите таблицу «Читатели».

4.
Из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» перенесите все поля таблицы. Нажмите кнопку Далее
.

5.
На данном этапе предлагается выбрать уровень группировки, но группировка не планируется, поэтому просто нажимаем кнопку Далее
.

6.
Установим порядок сортировки по полю «ФИО», затем нажмем кнопку Далее
.

7.
Выберем вид отчета – табличный
для продолжения нажимаем кнопку Далее
.

8.
Выберем стиль текста отчета – сжатый
. Нажмем кнопку Далее
.

9.
Укажем имя отчета Читатели библиотеки
и нажмем кнопку Готово
. Результат создания отчета изображен на рисунке 15.3

Рисунок 15.2 – Диалоговое окно «Создание отчетов»

Рисунок 15.3 – Фрагмент отчета «Читатели библиотеки»

Задание 2.

Отредактируйте отчет «Читатели библиотеки» в режиме конструктора.

Задание 3

Создайте собственный отчет для БД ИС «Библиотека» позволяющий выводить читательские билеты, по виду приближенные к настоящим.

Задание 4.

Создайте отчет, предоставляющий информацию о количестве книг у каждого из читателей.

Список горячих клавиш word

Д аже если Вы знакомы с Microsoft Word, Вы можете быть удивлены количеством и разнообразием сочетаний клавиш, которые Вы можете использовать для ускорения работы, и, как правило, они делают операции более удобными.

Итак, кто-нибудь ожидает, что Вы запомните все эти комбинации клавиш? Конечно нет! Все потребности разные, поэтому некоторые из них будут более полезны для Вас, чем другие. И даже если Вы просто подберете несколько новых трюков, это того стоит.

Кроме того, хотя наш список горячих клавиш довольно длинный, это далеко не полный список всех клавиатурных комбо, доступных в Word. Мы попытались написать только наиболее полезные сочетания клавиш. И Вы с удовольствием узнаете, что почти все эти горячие клавиши существуют уже давно, поэтому они должны быть полезны независимо от того, какую версию Word Вы используете.

Общие горячие клавиши программы

В Microsoft Word есть много общих горячих клавиш программ, которые облегчают Вам выполнение всего, от сохранения документа, до отмены ошибки.

Ctrl + N: создать новый документ
Ctrl + O: открыть существующий документ
Ctrl + S: сохранение документа
F12: открыть диалоговое окно «Сохранить как»
Ctrl + W: закрыть документ
Ctrl + Z: отменить действие
Ctrl + Y: повторить действие
Alt + Ctrl + S: разделить окно или удалить разделенный вид
Ctrl + Alt + V: просмотр макета печати
Ctrl + Alt + O: просмотр структуры
Ctrl + Alt + N: черновик
Ctrl + F2: предварительный просмотр печати
F1: открыть панель справки
Ctrl + F: поиск в документе
F7: запуск проверки орфографии и грамматики
Shift + F7: открыть тезаурус. Если Вы выбрали слово, Shift + F7 ищет это слово в тезаурусе.

Перемещение в документе

Вы можете использовать сочетания клавиш, чтобы легко перемещаться по всему документу. Это может сэкономить время, если у Вас длинный документ и Вы не хотите прокручивать весь документ или просто хотите перемещаться между словами или предложениями.

Стрелка влево/вправо: переместите точку вставки (курсор) на один символ влево или вправо
Ctrl + стрелка влево/вправо: переместить одно слово влево или вправо
Стрелка вверх/вниз: перемещение вверх или вниз по одной линии
Ctrl + стрелка вверх/вниз: перемещение вверх или вниз по одному абзацу
End: переход к концу текущей строки
Ctrl + End: переход к концу документа
Home: переход к началу текущей строки
Ctrl + Home: переход к началу документа
Page Up/Page Down: перемещение вверх или вниз по одному экрану
Ctrl + Page Up/Page Down: переход к предыдущему или следующему объекту просмотра (после выполнения поиска)
Alt + Ctrl + Page Up/Page Down: переход в верхнюю или нижнюю часть текущего окна
F5: откройте диалоговое окно «Поиск» с выбранной вкладкой «Перейти», чтобы Вы могли быстро перейти к определенной странице, разделу, закладке и т. д.
Shift + F5: цикл через последние три местоположения, где была помещена точка вставки. Если Вы только что открыли документ, Shift + F5 переместит Вас до последней точки, которую Вы редактировали, перед закрытием документа.

Выбор текста

Возможно, Вы заметили в предыдущем разделе, что клавиши со стрелками используются для перемещения точки вставки, а клавиша Ctrl используется для изменения этого движения. Использование клавиши Shift для изменения большого количества этих комбинаций клавиш позволяет Вам выбирать текст по-разному.

Shift + стрелка влево/вправо: продлить текущий выбор одним символом влево или вправо
Ctrl + Shift + Стрелка влево/вправо: продлить текущий выбор одним словом влево или вправо
Shift + стрелка вверх/вниз: расширение диапазона вверх или вниз по одной линии
Ctrl + Shift + стрелка вверх/вниз: расширение выделения до начала или конца абзаца
Shift + End: увеличить выделение до конца строки
Shift + Home: продлить выделение до начала строки
Ctrl + Shift + Home/End: расширить выделение до начала или конца документа
Shift + Page Down/Page Up: расширенный выбор вниз или вверх на один экран
Ctrl + A: выделить весь документ
F8: войти в режим выбора. В этом режиме Вы можете использовать клавиши со стрелками, чтобы расширить свой выбор. Вы также можете нажать F8 до пяти раз, чтобы расширить выделение. Первое нажатие переводит в режим выбора, второе нажатие выбирает слово рядом с точкой вставки, третье выбирает все предложение, четвертое — все символы в абзаце, а пятый — весь документ. Нажатие Shift + F8 работает в том же цикле, но назад. И Вы можете нажать Esc каждый раз, чтобы выйти из режима выбора.
Ctrl + Shift + F8: выбор столбца. После выбора столбца Вы можете использовать клавиши со стрелками влево и вправо, чтобы расширить выделение на другие столбцы.

Редактирование текста

Word также предоставляет ряд сочетаний клавиш для редактирования текста.

Backspace: удаление одного символа влево
Ctrl + Backspace: удалить одно слово слева
Delete: удалить один символ вправо
Ctrl + Delete: удалить одно слово справа
Ctrl + C: копирование или графика в текст буфера обмена
Ctrl + X: вырезать выделенный текст или графику в буфер обмена
Ctrl + V: вставить содержимое буфера обмена
Alt + Shift + R: копировать верхний или нижний колонтитул, используемые в предыдущем разделе документа

Применение форматирования символов

В Word также есть множество клавиатурных комбо для применения форматирования символов и форматирование абзаца, но это описано в следующем разделе. Вы можете использовать горячие клавиши для применения форматирования к выделенному тексту или к тому, что Вы печатаете дальше, если текст не выбран.

Ctrl + B: форматирование полужирным шрифтом
Ctrl + I: применить курсивное форматирование
Ctrl + U: применить форматирование подчеркивания
Ctrl + Shift + W: применить форматирование подчеркивания к словам, но не к пробелам между словами
Ctrl + Shift + D: применить двойное форматирование подчеркивания
Ctrl + D: открыть диалоговое окно шрифта
Ctrl + Shift + : Уменьшить или увеличить размер шрифта на один заданный размер за раз
Ctrl + [ или ]: Уменьшить или увеличить размер шрифта по одной точке за раз
Ctrl + =: применить форматирование подстроки
Ctrl + Shift + клавиша плюс: применить форматирование верхнего индекса
Shift + F3: циклический формат для Вашего текста. Доступные форматы — это начало предложения (первая буква в начале, все остальные в нижнем регистре), строчные, прописные, заглавные буквы (первая буква в каждом заглавном слове) и случай переключения (который отменяет все, что там есть).
Ctrl + Shift + A: Форматирует все буквы в верхнем регистре
Ctrl + Shift + K: Форматирует все буквы в нижнем регистре
Ctrl + Shift + C: копирует форматирование символа выделения
Ctrl + Shift + V: вставляет форматирование на выделенный текст
Ctrl + Space: удаляет все ручное форматирование символов из выделения

Применение форматирования абзаца

И точно так же, как с форматированием символов, Word имеет кучу горячих клавиш, характерных для форматирования абзацев.

Ctrl + M: увеличивает отступ абзаца на один уровень каждый раз, когда уы нажимаете его
Ctrl + Shift + M: уменьшает отступ абзаца на один уровень при каждом нажатии
Ctrl + T: увеличивает висячий отступ каждый раз, когда Вы нажимаете
Ctrl + Shift + T: каждый раз, когда Вы нажимаете кнопку, уменьшает висячий отступ
Ctrl + E: центрировать абзац
Ctrl + L: выровнять по левому краю абзац
Ctrl + R: выровнять по правому краю абзац
Ctrl + J: обозначить абзац
Ctrl + 1: установка однократного интервала
Ctrl + 2: установить двойной интервал
Ctrl + 5: установить 1,5 интервал строк
Ctrl + 0: удаление одного интервала строки перед абзацем
Ctrl + Shift + S: открыть всплывающее окно для применения стилей
Ctrl + Shift + N: применить обычный стиль абзаца
Alt + Ctrl + 1: применить стиль заголовка 1
Alt + Ctrl + 2: применить стиль заголовка 2
Alt + Ctrl + 3: применить стиль заголовка 3
Ctrl + Shift + L: применить стиль списка
Ctrl + Q: удалить все форматирование абзаца

Вставка

Shift + Enter: вставить разрыв строки
Ctrl + Enter: вставка разрыва страницы
Ctrl + Shift + Enter: вставить разделитель столбца
Ctrl + дефис(-): добавить необязательный дефис. Необязательный дефис говорит Word не использовать дефис, если слово не сломается в конце строки. Если это так, Word будет использовать дефис, где Вы его разместили.
Alt + Ctrl + дефис(-): вставить тире
Ctrl + Shift + дефис(-): вставить неразрывный дефис. Это говорит Word не сломать слово в конце строки, даже если там есть дефис. Это было бы полезно, например, если бы Вы включили что-то вроде номера телефона и хотели убедиться, что все это появилось на одной строке.
Ctrl + Shift + Пробел: вставить неразрывное пространство
Alt + Ctrl + C: вставить символ авторского права
Alt + Ctrl + R: вставить символ зарегистрированного товарного знака
Alt + Ctrl + T: вставить символ товарного знака

Работа с контурами

Alt + Shift + Стрелка влево/вправо: продвигать (перемещаться влево) или понижать (перемещать вправо) линию
Ctrl + Shift + N: понизить уровень контуров до обычного текстового текста
Alt + Shift + стрелка вверх/вниз: перемещение линии с помощью точки вставки вверх или вниз в контуре
Alt + Shift + Plus или Minus: развернуть или свернуть текст под заголовком
Alt + Shift + A: развернуть или свернуть весь текст или заголовки в контуре
Alt + Shift + L: показать первую строку основного текста или всего текста тела
Alt + Shift + 1: показать все заголовки, в которых применяется стиль заголовка 1
Alt + Shift + любая другая цифра: показать все заголовки этого уровня

Работа с таблицами

Tab: перейти к следующей ячейке в строке и выбрать ее содержимое, если есть
Shift + Tab: переход к предыдущей ячейке в строке и выбор ее содержимого, если есть
Alt + Home/End: переход к первой или последней ячейке в строке
Alt + Page Up/Page Down: переход к первой или последней ячейке в столбце
Стрелка вверх/вниз: переход к предыдущей или следующей строке
Shift + стрелка вверх/вниз: выберите ячейку в строке выше или ниже точки вставки или выбора. Продолжайте нажимать это комбо, чтобы выбрать больше ячеек. Если у Вас есть несколько ячеек в выбранной строке, это комбо выбирает те же самые ячейки в строке выше или ниже.
Alt + 5 на клавиатуре (с выключенным NumLock): выбрать всю таблицу

Надеемся, Вы нашли несколько новых сочетаний клавиш, чтобы облегчить Вашу жизнь с Word.

Чтобы облегчить для себя использования ворд можно настроить горячие клавиши, которые помогут форматировать документ с считанные секунды. Дополнить стандартный вариант сможет даже начинающий пользователь.

Как сделать настройку самостоятельно

Если нет большого опыта работы с вордом, то читай инструкцию дальше, она поможет! Процедуру можно разделить всего на пару этапов, если требуется дополнить стандартный набор имеющихся комбинаций:

Перейти в раздел файла и выбрать подпункт в меню «Параметры». Автоматически должна открыться форма, где требуется нажать на настройки. Они располагаются в левой части внизу экрана. Рядом есть функция расположения клавиш.

Далее должно открыть меню настроек клавиатуры или можно выбрать командную категорию. Прокручиваем команды вниз или выбираем пункт с названием определенной комбинации. Список, находящийся в правой части, содержит перечень имеющихся команд. Чтобы сократить время, достаточно начинать вбивать название опции. Чтобы выбрать найденную опцию, кликаем на создание нового сочетания клавиш, а затем подтверждаем назначение.

Все готово и теперь можно переходить к созданию нужных комбинаций и расширять имеющийся стандартный список.

Комбинации для общего применения

В данную группу входят комбинации, которые помогают выполнить общее действие над текстовым документом: сохранение, печать. Если интересует, какие команды могут помочь, переходи к таблице ниже!

Комбинация Функция

Ctrl+O	Вызов диалогового окна, чтобы открыть файл
Ctrl+N	Создание документа в соответствии с общей формой шаблона
Ctrl+P	Открытие окна, чтобы распечатать документ
Ctrl+S	Сохранить файл или записать его в системе (нужно в том случае, если предварительно запись не была сделана)
Ctrl+W	Закрытие текущего файла
Alt+F4	Закрытие программы в целом
Ctrl+F	Начать поиск в документе
Ctrl+H	Найти и заменить определенные значения в документе

Вышеперечисленные комбинацию помогают оперативно выполнять общие функции, распространяющиеся на весь документ. Они являются самыми популярными и востребованными, поэтому люди, постоянно работающие в Microsoft Word добавляют их по умолчанию.

Не обязательно добавлять все сочетания, достаточно выбрать самые используемые и пополнить свой «арсенал». Обращаясь к уверенным пользователям, многие выскажут свое мнение, что часть команд обязательна нужна, чтобы быстрее справиться с работой.

Клавиши для выделения, перемещения

Ниже будут представлены комбинации, без которых вовсе не получится нормальной и эффективной работы с документом word.

Если требуется сделать корректировку в файле, то в большинстве случаев нужно выделить определенный фрагмент, либо сделать перемещение на несколько слов. Чтобы выполнить данные действия посредством мыши, потребуется намного больше времени, чем посредством использования настроенных команд.

Комбинация Функция

Ctrl+стрелка вправо или влево	Движение по документу в правую или левую сторону по словам
Ctrl+стрелка вверх или вниз	Движение по абзацам снизу вверх и наоборот
Shift+TAB	Для таблиц. Передвижение по одной ячейки в левую сторону
TAB	Для таблиц движение по ячейкам в правую сторону
Ctrl+End	Возврат к началу документа
Ctrl+Home	Быстрый переход к концу документа
Alt+Ctrl+Page Up	Быстрый переход вверх экрана
Alt+Ctrl+Page Down	Быстрый переход к нижней части экрана

Достаточно всего 8 сочетаний, чтобы оперативно осуществлять перемещение по документу.

При этом нет необходимости использовать мышку. Стоит отметить, что особую полезность комбинации приобретают, если требуется сделать оперативную корректировку по словам в тексте или таблице.

Исключая команды перемещения внутри таблицы, если к остальным дополнительно использовать «Shift», можно выделить абзац, предложение или конкретное слово. Чтобы выделить весь текст, включая таблицы, достаточно использовать «Ctrl +A».

Список популярных комбинаций

В первую очередь это комбинации, которые помогают выполнить определенные операции в части документа и организовывают работу с отдельными элементами файла. Элемент – это любая единица, которую содержит документ. К ним относят: абзац, строку, слово, таблицу, схемы и графики, рисунки. Другими словами, это все, что реально выделить в файле.

Комбинация Функция

Ctrl+C	Копирование выделенного объекта
Ctrl+X	Вырезание слова или объекта
Ctrl+V	Вырезать или вставить скопированную часть объекта
Ctrl+B	Зафиксировать или снять полужирный шрифт
Ctrl+I	Установить или ликвидировать курсив
Ctrl+U	Снять или установить подчеркнутый стиль
Ctrl+пробел	Снять форматирование с определенной части документа
Ctrl+Backspace	Удаление слова, находящегося справа от установленного курсора
Ctrl+DEL	Удаление слова слева от расположения курсора

В таблице запечатлены самые основные функции, которые требуются, чтобы управлять отдельными элементами и объектами. Однако, вопрос о том, какие функции стоит дополнить к основному списку, зависит от каждого пользователя индивидуально. Для начала стоит посмотреть, какие действия осуществляются чаще всего, чтобы потом не корректировать список по несколько раз.

Кроме того, легче зажать комбинацию «Ctrl+Backspace», чем несколько раз нажимать одну кнопку, чтобы удалить фрагменты до того места, где стоит курсор. Или, например, нужно выделить определенный фрагмент, то можно просто зажать две кнопки «Ctrl+I». Не нашел нужной комбинации? Тогда стоит просмотреть еще несколько функций, которые используются несколько реже.

Комбинации редко использующиеся

В данной категории выделяются сочетания, которые используются несколько реже. Однако без их применения тоже не всегда возможно обойтись, чтобы обеспечить максимально продуктивную и быструю работу с документом.

Так, например, человеку требуется написать текст общим объемом в 3000 знаков без пробелов. Чтобы отслеживать получаемое количество, целесообразно использовать статистику. Для этого нужно зажать всего три кнопки: «Ctrl+Shift+G». В автоматическом режиме появляется окно со всей необходимой информацией.

Как правило, список редко используемых сочетаний таков:

Комбинация Функция

Ctrl+D	Открыть окно диалога, чтобы изменить настройки шрифта, либо изменение формата документа
Ctrl+]	Увеличение предварительно выделенного фрагмента на один пункт
Ctrl+[	Уменьшение размера выделенного фрагмента
Shift+F3	Корректировка регистра букв. Функция полезна, если требуется кусок текста перевести в определенный регистр (нижний или верхний)
Ctrl+Z	Отменить последнее совершенное действие
Ctrl+Y	Повторить последнее действие
Ctrl+ Shift+G	Открыть статистику текущего файла
Ctrl+ Shift+W	Подчеркнуть выделенное слово в тексте
Ctrl+ Shift+D	Двойное подчеркивание определенного слова

Основные преимущества использования

Запоминая и создавая списки клавиш и комбинаций, стоит отметить несколько преимуществ:

Удобство в процессе работы с документом Word;
Сокращает время поиска определенной функции;
Нет необходимости тратить время на использование мышки;
Можно самостоятельно задавать дополнительные комбинации, в зависимости от того, какие функции используются намного чаще;
Широкий арсенал возможностей, который разрешает работать с документом в общем формате, так и отдельными объектами.

Многие пользователи, которые начинают активно знакомиться с функциональными возможностями Microsoft Word, понимают важность горячих клавиш, когда требуется создать некий документ за короткий промежуток времени.

Если пользователь перестает печатать только двумя пальцами и уже хорошо ориентируется в собственной клавиатуре, то подобные комбинации не только увеличивают скорость работы, но при этом создаются максимально комфортные условия. Мышка чаще всего только отнимает время и отвлекает от процесса.

Но есть и другая точка зрения.

Часть продвинутых пользователей нередко задаются вопросом: для чего нужно учить или запоминать комбинации, которые на практике вовсе могут не пригодиться. В таком случае нужно заметить, что они используются только в определенных случаях и чаще всего в рабочих моментах в ворде.

Однако существуют ситуации, когда без данных операций абсолютно невозможно обойтись. Целесообразно подготовить для себя определенный список функций, которые зачастую используются на практике и в повседневной жизни.

16.12.2013 Plotegor Блог, Инструкции 0 комментариев

На днях пришлось использовать Ворд и я понял, что без знаний хотя бы основных сочетаний горячих клавиш мне не обойтись. А мне-то нужно было лишь убрать все гиперссылки с документа, а удалять каждую по отдельности было слишком долго. Что уж говорить о тех людях, которые используют Word ежедневно. Именно для них эта статья.

Самые популярные сочетания горячих клавиш

Home — горячая клавиша перемещения курсора в начало строки.

Ctrl+ Home — перемещение курсора в начало документа (страницы).

End – горячая клавиша, обеспечивающая перевод курсора в конец строки.

Ctrl+ End – перемещение курсора в конец документа.

Ctrl+ → — перевод курсора на одно слово вперед.

Ctrl+ ← перевод курсора на одно слово назад.

Ctrl+ A — выделить всё.

Ctrl+ C — скопировать выделенное.

Ctrl+ V — вставить все.

Ctrl+ Z — отменить последнее действие.

Ctrl+ F — найти в.

Ctrl+ S — сохранение документа.

Shift + ← — выделение текста на символ влево.

Shift + → — выделение текста на символ вправо.

Shift + ↑ — выделение текста на строчку вверх.

Shift + ↓ — выделение текста на строчку вниз.

Ctrl + Shift + ← — горячие клавиши выделение текста по словам влево.

Ctrl + Shift + → — горячие клавиши выделение текста по словам влево.

Alt+ Q — вызов меню буфера обмена (для программы PuntoSwitcher).

Alt+ E – смена раскладки выделенного текста (для программы PuntoSwicher).

Alt+ R – транслитерация выделенного текста (для программы PuntoSwicher).

Cочетания клавиш в Microsoft Office Word

ALT+TAB — Переход к следующему окну.

ALT+SHIFT+TAB — Переход к предыдущему окну.

CTRL+W или CTRL+F4 — Закрытие активного окна.

ALT+F5 — Восстановление размера активного окна после его развертывания.

F6 — Переход к области задач из другой области в окне программы (в направлении по часовой стрелке). Может понадобиться многократное нажатие клавиши F6.

SHIFT+F6 — Переход к области задач из другой области в окне программы (в направлении против часовой стрелки).

CTRL+F6 — Когда открыто несколько окон, переход к следующему окну.

CTRL+SHIFT+F6 — Переход к предыдущему окну.

CTRL+F10 — Разворачивание или восстановление выделенного окна.

PRINT SCREEN — Копирование изображения экрана в буфер обмена.

ALT+PRINT SCREEN — Копирование изображения выделенного окна в буфер обмена.

ALT+F6 — Переход из открытого диалогового окна к документу (для таких диалоговых окон как Найти и заменить).

TAB — Переход к следующему параметру или группе параметров.

SHIFT+TAB — Переход к предыдущему параметру или группе параметров.

CTRL+TAB — Переход на следующую вкладку диалогового окна.

CTRL+SHIFT+TAB — Переход на предыдущую вкладку диалогового окна.

Клавиши со стрелками — Переход между параметрами в открытом раскрывающемся списке или между параметрами в группе параметров.

ПРОБЕЛ — Выполнение действия, назначенного выделенной кнопке; установка или снятие выделенного флажка.

ALT+ подчеркнутая буква в названии параметра — Выбор параметра; установка или снятие флажка.

ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ — Открытие выделенного раскрывающегося списка.

Первая буква названия параметра в раскрывающемся списке — Выбор параметра из раскрывающегося списка.

ESC — Закрытие выделенного раскрывающегося списка; отмена команды и закрытие диалогового окна.

ВВОД — Запуск выделенной команды.

HOME — Переход в начало строки.

END — Переход в конец строки.

СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО — Переход на один знак влево или вправо.

CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — Переход на одно слово влево.

CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — Переход на одно слово вправо.

SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО — Выделение или отмена выделения одного знака слева от курсора.

SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО — Выделение или отмена выделения одного знака справа от курсора.

CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО — Выделение или отмена выделения одного слова слева от курсора.

CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО — Выделение или отмена выделения одного слова справа от курсора.

SHIFT+HOME — Выделение фрагмента от курсора до начала строки.

SHIFT+END — Выделение фрагмента от курсора до конца строки.

CTRL+F12 или CTRL+O — Вывод диалогового окна Открыть.

F12 — Вывод диалогового окна Сохранить как.

ALT+1 — Переход к предыдущей папке. Значок кнопки

ALT+2 — Кнопка На один уровень вверх Значок кнопки: открытие папки, расположенной на один уровень выше открытой папки.

DELETE — Кнопка Удалить Значок кнопки: удаление выбранных папок или файлов.

ALT+4 — Кнопка Создать папку Значок кнопки: создание новой папки.

ALT+5 — Кнопка Представления Значок кнопки: переход между доступными представлениями папок.

SHIFT+F10 — Отображение контекстного меню для выбранного элемента, такого как папка или файл.

TAB — Перемещение между параметрами или областями в диалоговом окне.

F4 — Открытие списка Папка.

F5 — Обновление списка файлов.

ESC — Отмена выполняемого действия.

CTRL+Z — Отмена последнего действия.

CTRL+Y — Повтор отмененного или последнего действия.

F6 — Переход к области задач из другой области в окне программы. (Может понадобиться многократное нажатие клавиши F6).

CTRL+TAB — Перемещение к области задач, если активно меню. (Может понадобиться неоднократное нажатие сочетания клавиш CTRL+TAB).

TAB или SHIFT+TAB — Выбор следующего или предыдущего элемента активной области задач.

CTRL+ПРОБЕЛ — Отображение полного набора команд меню области задач.

ПРОБЕЛ или ВВОД — Выполнение действия, назначенного выбранной кнопке.

SHIFT+F10 — Открытие раскрывающегося меню для выделенного элемента коллекции.

HOME или END — Выбор первого или последнего элемента в коллекции.

PAGE UP или PAGE DOWN — Прокрутка вверх или вниз выделенного списка коллекции.

SHIFT+F10 — Отображение контекстного меню для выбранного элемента.

ALT+SHIFT+F10 — Отображение меню либо сообщения смарт-тега или кнопки «Параметры автозамены»Значок кнопки, или кнопки «Параметры вставки»Значок кнопки. При наличии нескольких смарт-тегов выполняется переход к следующему смарт-тегу и отображение его меню или сообщения.

СТРЕЛКА ВНИЗ — Выбор следующего пункта в меню смарт-тега.

СТРЕЛКА ВВЕРХ — Выбор предыдущего пункта в меню смарт-тега.

ВВОД — Выполнение действия, связанного с выделенным пунктом меню смарт-тега.

ESC — Закрытие меню или сообщения смарт-тега.

ALT или F10. Повторно нажмите любую из этих клавиш, чтобы вернуться к документу и отменить клавиши доступа. — Выбор активной вкладки «ленты» и активизация клавиш доступа.

F10 для выделения активной вкладки, а затем нажатие клавиш СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО — Переход на другую вкладку «ленты».

CTRL+F1 — Скрытие и отображение «ленты».

SHIFT+F10 — Отображение контекстного меню для выбранной команды.

F6 — Перемещение фокуса для выделения каждой из следующих областей окна:

TAB или SHIFT+TAB — Перемещение фокуса на каждую команду на «ленте» вперед или назад, соответственно.

СТРЕЛКА ВНИЗ, СТРЕЛКА ВВЕРХ, СТРЕЛКА ВЛЕВО или СТРЕЛКА ВПРАВО — Перемещение вниз, вверх, влево или вправо между элементами на «ленте».

ПРОБЕЛ или ВВОД — Активизация выбранной команды или указанного элемента управления на «ленте».

ПРОБЕЛ или ВВОД — Открытие выбранного меню или выделенной коллекции на «ленте».

ВВОД — Активизация команды или элемента управления на «ленте» для изменения значения.

ВВОД — Завершение изменения значения в элементе управления на «ленте» и перемещение фокуса обратно на документ.

F1 — Получение справки по выбранной команде или выделенному элементу управления на «ленте». (Если с выбранной командой не связан какой-либо раздел справки, выводится общий раздел справки по программе.)

CTRL+SHIFT+ПРОБЕЛ — Создание неразрывного пробела.

CTRL+ДЕФИС — Создание неразрывного дефиса.

CTRL+B — Добавление полужирного начертания.

CTRL+I — Добавление курсивного начертания.

CTRL+U — Добавление подчеркивания.

CTRL+SHIFT+ — Увеличение размера шрифта до следующего значения.

CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт.

CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт.

CTRL+ПРОБЕЛ — Удаление форматирования абзаца или символа.

CTRL+C — Копирование выделенного текста или объекта в буфер обмена.

CTRL+X — Удаление выделенного текста или объекта в буфер обмена.

CTRL+V — Вставка текста или объекта из буфера обмена.

CTRL+ALT+V — Специальная вставка.

CTRL+SHIFT+V — Вставка только форматирования.

CTRL+Z — Отмена последнего действия.

CTRL+Y — Повтор последнего действия.

CTRL+SHIFT+G — Открытие диалогового окна Статистика.

CTRL+N — Создание нового документа того же типа, что и текущий или последний документ.

CTRL+O — Открытие документа.

CTRL+W — Закрытие документа.

ALT+CTRL+S — Разделение окна документа.

ALT+SHIFT+C — Снятие разделения окна документа.

CTRL+S — Сохранение документа.

CTRL+F — Поиск текста, форматирования и специальных знаков.

ALT+CTRL+Y — Повтор поиска (после закрытия окна Поиск и замена).

CTRL+H — Замена текста, форматирования и специальных знаков.

CTRL+G — Переход к странице, закладке, сноске, таблице, примечанию, рисунку и другим элементам документа.

ALT+CTRL+Z — Переход между последними четырьмя местами внесения изменений.

ALT+CTRL+HOME — Открытие списка параметров поиска. Для выбора параметра воспользуйтесь клавишами со стрелками, затем нажмите клавишу ВВОД, чтобы начать поиск в документе.

CTRL+PAGE UP — Переход к месту предыдущего изменения.

CTRL+PAGE DOWN — Переход к месту следующего изменения.

CTRL+P — Печать документа

ALT+CTRL+I — Открытие или закрытие окна предварительного просмотра.

Клавиши со стрелками — Перемещение по странице при увеличенном масштабе изображения.

PAGE UP или PAGE DOWN — Перемещение к предыдущей или следующей странице при уменьшенном масштабе изображения.

CTRL+HOME — Перемещение к первой странице при уменьшенном масштабе изображения.

CTRL+END — Перемещение к последней странице при уменьшенном масштабе изображения.

ALT+SHIFT+O — Пометка элемента оглавления.

ALT+SHIFT+I — Пометка элемента таблицы ссылок.

ALT+SHIFT+X — Пометка элемента предметного указателя.

ALT+CTRL+F — Вставка обычной сноски.

ALT+CTRL+D — Вставка концевой сноски.

BACKSPACE — Удаление одного знака слева от курсора.

CTRL+BACKSPACE — Удаление одного слова слева от курсора.

DEL — Удаление одного знака справа от курсора.

CTRL+DEL — Удаление одного слова справа от курсора.

CTRL+X — Удаление выделенного фрагмента в буфер обмена Microsoft Office.

CTRL+Z — Отмена последнего действия.

CTRL+F3 — Удаление в копилку.

Нажмите клавиши ALT+Я, чтобы перейти на вкладку Главная, а затем нажмите клавиши А, Н. — Вывод панели буфера обмена Microsoft Office.

CTRL+C — Копирование выделенного текста или выбранных рисунков в буфер обмена Microsoft Office.

CTRL+X — Удаление выделенного текста или рисунка в буфер обмена Microsoft Office

CTRL+V — Вставка последнего добавления в буфер обмена Microsoft Office.

F2 (а затем переместите курсор и нажмите клавишу ВВОД) — Однократное перемещение текста или рисунка.

SHIFT+F2 (а затем переместите курсор и нажмите клавишу ВВОД) — Однократное копирование текста или рисунка.

ALT+F3 — Открытие диалогового окна Создание нового стандартного блока, когда выделен текст или объект.

SHIFT+F10 — Когда выделен стандартный блок, например, рисунок SmartArt, отображение связанного с ним контекстного меню.

CTRL+F3 — Удаление в копилку.

CTRL+SHIFT+F3 — Вставка содержимого копилки.

ALT+SHIFT+R — Копирование верхнего или нижнего колонтитула из предыдущего раздела документа.

СТРЕЛКА ВЛЕВО — На один знак влево

СТРЕЛКА ВПРАВО — На один знак вправо

CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево

CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо

CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх

CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз

SHIFT+TAB — На одну ячейку влево (в таблице)

TAB — На одну ячейку вправо (в таблице)

СТРЕЛКА ВВЕРХ — К предыдущей строке

СТРЕЛКА ВНИЗ — К следующей строке

END — В конец строки

HOME — В начало строки

ALT+CTRL+PAGE UP — В начало экрана

ALT+CTRL+PAGE DOWN — В конец экрана

PAGE UP — На один экран вверх

PAGE DOWN — На один экран вниз

CTRL+PAGE DOWN — В начало следующей страницы

CTRL+PAGE UP — В начало предыдущей страницы

CTRL+END — В конец документа

CTRL+HOME — В начало документа

SHIFT+F5 — К предыдущему исправлению

SHIFT+F5 — В положение, в котором находился курсор во время последнего закрытия документа (после открытия документа)

TAB — В следующую ячейку строки

SHIFT+TAB — В предыдущую ячейку строки

ALT+HOME — В первую ячейку строки

ALT+END — В последнюю ячейку строки

ALT+PAGE UP — В первую ячейку столбца

ALT+PAGE DOWN — В последнюю ячейку столбца

СТРЕЛКА ВВЕРХ — В предыдущую строку

СТРЕЛКА ВНИЗ — В следующую строку

ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На одну строку вверх

ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ — На одну строку вниз

CTRL+SHIFT+C — Копирование форматирования из текста.

CTRL+SHIFT+V — Применение скопированного форматирования к тексту.

CTRL+SHIFT+F — Открытие диалогового окна Шрифт для изменения шрифта.

CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта.

CTRL+SHIFT+ — Увеличение размера шрифта до следующего значения.

CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт.

CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт.

CTRL+ПРОБЕЛ — Удаление форматирования абзаца или символа.

CTRL+C — Копирование выделенного текста или объекта в буфер обмена.

CTRL+X — Удаление выделенного текста или объекта в буфер обмена.

CTRL+V — Вставка текста или объекта из буфера обмена.

CTRL+ALT+V — Специальная вставка.

CTRL+SHIFT+V — Вставка только форматирования.

CTRL+Z — Отмена последнего действия.

CTRL+Y — Повтор последнего действия.

CTRL+SHIFT+G — Открытие диалогового окна Статистика.

CTRL+N — Создание нового документа того же типа, что и текущий или последний документ.

CTRL+O — Открытие документа.

CTRL+W — Закрытие документа.

ALT+CTRL+S — Разделение окна документа.

ALT+SHIFT+C — Снятие разделения окна документа.

CTRL+S — Сохранение документа.

CTRL+F — Поиск текста, форматирования и специальных знаков.

ALT+CTRL+Y — Повтор поиска (после закрытия окна Поиск и замена).

CTRL+H — Замена текста, форматирования и специальных знаков.

CTRL+G — Переход к странице, закладке, сноске, таблице, примечанию, рисунку и другим элементам документа.

ALT+CTRL+Z — Переход между последними четырьмя местами внесения изменений.

CTRL+PAGE UP — Переход к месту предыдущего изменения.

CTRL+PAGE DOWN — Переход к месту следующего изменения.

CTRL+P — Печать документа

ALT+CTRL+I — Открытие или закрытие окна предварительного просмотра.

Клавиши со стрелками — Перемещение по странице при увеличенном масштабе изображения.

PAGE UP или PAGE DOWN — Перемещение к предыдущей или следующей странице при уменьшенном масштабе изображения.

CTRL+HOME — Перемещение к первой странице при уменьшенном масштабе изображения.

CTRL+END — Перемещение к последней странице при уменьшенном масштабе изображения.

ALT+SHIFT+O — Пометка элемента оглавления.

ALT+SHIFT+I — Пометка элемента таблицы ссылок.

ALT+SHIFT+X — Пометка элемента предметного указателя.

ALT+CTRL+F — Вставка обычной сноски.

ALT+CTRL+D — Вставка концевой сноски.

BACKSPACE — Удаление одного знака слева от курсора.

CTRL+BACKSPACE — Удаление одного слова слева от курсора.

DEL — Удаление одного знака справа от курсора.

CTRL+DEL — Удаление одного слова справа от курсора.

CTRL+X — Удаление выделенного фрагмента в буфер обмена Microsoft Office.

CTRL+Z — Отмена последнего действия.

CTRL+F3 — Удаление в копилку.

Нажмите клавиши ALT+Я, чтобы перейти на вкладку Главная, а затем нажмите клавиши А, Н. — Вывод панели буфера обмена Microsoft Office

CTRL+C — Копирование выделенного текста или выбранных рисунков в буфер обмена Microsoft Office.

CTRL+X — Удаление выделенного текста или рисунка в буфер обмена Microsoft Office

CTRL+V — Вставка последнего добавления в буфер обмена Microsoft Office.

F2 (а затем переместите курсор и нажмите клавишу ВВОД) — Однократное перемещение текста или рисунка.

SHIFT+F2 (а затем переместите курсор и нажмите клавишу ВВОД) — Однократное копирование текста или рисунка.

ALT+F3 — Открытие диалогового окна Создание нового стандартного блока, когда выделен текст или объект.

CTRL+F3 — Удаление в копилку.

CTRL+SHIFT+F3 — Вставка содержимого копилки.

ALT+SHIFT+R — Копирование верхнего или нижнего колонтитула из предыдущего раздела документа.

СТРЕЛКА ВЛЕВО — На один знак влево

СТРЕЛКА ВПРАВО — На один знак вправо

CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево

CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо

CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх

CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз

SHIFT+TAB — На одну ячейку влево (в таблице)

TAB — На одну ячейку вправо (в таблице)

СТРЕЛКА ВВЕРХ — К предыдущей строке

СТРЕЛКА ВНИЗ — К следующей строке

END — В конец строки

HOME — В начало строки

ALT+CTRL+PAGE UP — В начало экрана

ALT+CTRL+PAGE DOWN — В конец экрана

PAGE UP — На один экран вверх

PAGE DOWN — На один экран вниз

CTRL+PAGE DOWN — В начало следующей страницы

CTRL+PAGE UP — В начало предыдущей страницы

CTRL+END — В конец документа

CTRL+HOME — В начало документа

SHIFT+F5 — К предыдущему исправлению

TAB — В следующую ячейку строки

SHIFT+TAB — В предыдущую ячейку строки

ALT+HOME — В первую ячейку строки

ALT+END — В последнюю ячейку строки

ALT+PAGE UP — В первую ячейку столбца

ALT+PAGE DOWN — В последнюю ячейку столбца

СТРЕЛКА ВВЕРХ — В предыдущую строку

СТРЕЛКА ВНИЗ — В следующую строку

ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На одну строку вверх

ALT+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ — На одну строку вниз

CTRL+SHIFT+C — Копирование форматирования из текста.

CTRL+SHIFT+V — Применение скопированного форматирования к тексту.

CTRL+SHIFT+F — Открытие диалогового окна Шрифт для изменения шрифта.

Общие сведения о представлениях (Microsoft Word)

Word предоставляет различные способы просмотра документов в зависимости от ваших конкретных потребностей. Основными видами, доступными в Word, являются «Макет для печати», «Полноэкранное чтение», «Веб-макет», «Структура» и «Черновик». (В Word 2013 полноэкранное представление чтения было переименовано в представление режима чтения.) Вы можете выбрать, какое представление вы используете, щелкнув элементы управления представлением в правой части горизонтальной полосы прокрутки или выбрав представление на вкладке «Вид» окна лента.

Представление макета печати наиболее близко связано с тем, как будет выглядеть ваш документ, когда вы его распечатаете. Этот режим просмотра, который вы, вероятно, будете использовать большую часть времени, позволяет вам видеть ваши верхние и нижние колонтитулы на месте, как выглядят ваши поля, как ваши текстовые поля отображаются по отношению к тексту и как выглядит ваша графика. в вашем документе. Это режим просмотра, который вам следует использовать, если вы хотите всегда видеть, как будет выглядеть ваш документ.

Режим чтения

(режим чтения в полноэкранном режиме в более ранних версиях Word) позволяет вам делать именно то, что предполагает его название — читать документ в полноэкранном режиме вашей системы.Представление избавляется от лент и использует максимальное пространство экрана, доступное для отображения документа. Как правило, документ отображается на двух страницах, обращенных друг к другу, но количество отображаемых страниц может зависеть от размера монитора, который вы используете. В этом представлении нельзя редактировать; это только для чтения. Вы можете выйти из этого представления, просто нажав клавишу Esc . (Во многих отношениях режим чтения очень похож на предварительный просмотр печати в старых версиях Word.)

Представление

Web Layout предназначено для того, чтобы вы могли легко увидеть, как будут выглядеть ваши документы при использовании в онлайн-среде.Больше нечего сказать об этом режиме просмотра; он предназначен для тех, кто намеревается опубликовать свои документы Word в Интернете.

Контурное представление используется, когда вы хотите работать с большими частями документа одновременно. Он позволяет свернуть документ и просматривать только основные заголовки. Текст под каждым заголовком можно скрыть, чтобы он не мешал вам видеть организацию документа. При выборе режима «Структура» на ленте появляется дополнительная вкладка «Структура».Эта вкладка позволяет вам управлять тем, что отображается в этом представлении.

Черновой вид можно рассматривать как «урезанную» версию представления макета печати. Это позволяет вам в целом увидеть, как ваш текст будет выглядеть на бумаге. Это означает, что вы можете видеть, как будет выглядеть каждая строка, как выглядит текст и где строки будут разрываться. Вы также можете увидеть, где будет разрываться каждая страница. Преимущество этого представления заключается в том, что стили, используемые в документе, отображаются на панели стилей слева от экрана. Черновой режим полезен, если вы используете старый, более медленный компьютер, который не может особенно быстро отображать представление макета печати.(Просмотр макета печати требует дополнительных вычислительных ресурсов для отображения информации.)

Если вы открываете несколько документов или используете несколько панелей для просмотра одного и того же документа, переключение представлений в одном из окон или панелей не повлияет на другие. Word управляет этим независимо, поэтому вы можете использовать одну панель документа, чтобы увидеть, как ваш документ выглядит в одном представлении, а другую — для работы с документом совершенно другим способом.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.)
Этот совет (8142) применим к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и Word в Office 365. Вы можете найти версию этого совета для старого интерфейса меню Word здесь: Общие сведения о представлениях .

Автор Биография

Аллен Вятт

Аллен Вятт — всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей.Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнать больше о Allen …

Преобразование ячеек в надлежащий корпус

При сохранении текста на листе вам может потребоваться изменить регистр этого текста так, чтобы начальная буква в каждом …

Узнать больше

Установка вертикального выравнивания

Excel позволяет настраивать не только горизонтальное выравнивание значений в ячейке, но и вертикальное выравнивание.Это …

Узнать больше

Сохранение местоположения пользователя перед запуском макроса

Макросы часто используются для обработки информации в книге. Если ваш макрос вносит изменения в то, что выбрано в …

Узнать больше

Чтение документов в Word — Word

Если вы читаете документ, а не пишете или серьезно редактируете, нажмите или коснитесь Просмотр > Режим чтения , чтобы скрыть инструменты письма и меню и оставить больше места для самих страниц.Режим чтения автоматически адаптирует макет страницы к вашему устройству, используя столбцы и увеличенный размер шрифта, которые вы можете настроить.

Чтобы выйти из режима чтения, щелкните или коснитесь Просмотр > Изменить документ .

В дополнение к элементам управления чтением, которые вы регулярно используете, вы можете увеличивать и уменьшать масштаб изображений и других объектов, разворачивать или сворачивать разделы или смотреть встроенные видео.Отрегулируйте столбцы, цвет страницы и макет. Откройте область навигации, чтобы быстро перемещаться по документу.

Читать

Щелкните Просмотр > Режим чтения , чтобы переключиться на макет режима чтения.

Щелкните или коснитесь стрелок по краям экрана, чтобы перевернуть страницу.

Дважды щелкните или дважды коснитесь, чтобы увеличить масштаб и заставить таблицы, диаграммы и изображения в документе заполнять экран.
Щелкните объект или коснитесь его, чтобы уменьшить масштаб и продолжить чтение.

Если в документе есть комментарии, вы увидите подсказку для комментариев на полях. Щелкните его, чтобы прочитать этот комментарий. Чтобы просмотреть все комментарии, щелкните Просмотреть > Показать комментарии .
Чтобы добавить свои собственные комментарии, выберите контент, который вы хотите прокомментировать, и щелкните его правой кнопкой мыши, затем щелкните Новый комментарий и введите всплывающее окно комментария.
Совет: Другие параметры в списке «Просмотр» открывают область навигации, изменяют ширину столбца или цвет фона и переключаются со столбцов на обычный макет.

Выберите и щелкните правой кнопкой мыши текст, который хотите скопировать, и нажмите Копировать .

Щелкните правой кнопкой мыши текст, который вы хотите перевести или определить, выполните одно из следующих действий:

В Word 2016 щелкните Перевести или Умный поиск .
В Word 2013 щелкните Перевести или Определить .

Выделите текст и щелкните правой кнопкой мыши, щелкните Выделите и щелкните нужный цвет.

Сверните или разверните части документа одним щелчком мыши или касанием.Стрелка развертывания / свертывания появляется, когда вы останавливаетесь рядом с заголовком. (Если вы используете сенсорное устройство, они всегда видны.)

Снова откройте документ и продолжайте читать с того места, где остановились. Word запоминает, где вы были, даже когда вы повторно открываете онлайн-документ с другого компьютера.

Полноэкранный режим чтения оптимизирован для чтения документа на экране компьютера. В полноэкранном режиме чтения у вас также есть возможность увидеть документ в том виде, в котором он будет отображаться на распечатанной странице.

Вы можете использовать любую из следующих опций для перехода от страницы к странице в документе:

Щелкайте стрелки в нижних углах страниц.
Нажмите PAGE DOWN и PAGE UP или ПРОБЕЛ и BACKSPACE на клавиатуре.
Щелкайте стрелки навигации в центре верхней части экрана.
Совет: Щелкните Параметры просмотра , а затем щелкните Показать две страницы
для одновременного просмотра двух страниц или экранов.

Перемещать по одному экрану за раз

Щелкните Параметры просмотра , а затем щелкните Показать две страницы
для одновременного просмотра двух страниц или экранов.
Нажимайте CTRL + СТРЕЛКА ВПРАВО или CTRL + СТРЕЛКА ВЛЕВО для перемещения по одному экрану за раз.

Щелкните Параметры просмотра , а затем выполните одно из следующих действий:

Во-первых, убедитесь, что параметр Показать напечатанную страницу в разделе «Параметры просмотра » не выбран. Чтобы отобразить текст в большем размере, нажмите Увеличить размер текста . Чтобы отобразить на экране больше текста, нажмите Уменьшить размер текста .
Чтобы отобразить страницу так, как она будет выглядеть при печати, щелкните Показать напечатанную страницу .
Для одновременного отображения двух страниц щелкните Показать две страницы
.

Перейти к экрану

Чтобы перейти к первому или последнему экрану документа, нажмите HOME или END.
Чтобы перейти к определенному экрану, введите номер экрана и нажмите ENTER.

Перейти к разделу документа

Вы можете использовать Просмотрите страницы в своем документе на вкладке в области навигации, чтобы найти раздел документа, к которому вы хотите перейти.

Если панель навигации не отображается, щелкните Страница x из x в верхнем центре экрана, щелкните Перейти на страницу , а затем щелкните Панель навигации .
Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы перейти к любому заголовку в документе, щелкните Просмотрите заголовки на вкладке документа и щелкните любой заголовок. Эта опция недоступна, если в вашем документе не определены заголовки.
- Чтобы перейти на определенную страницу, щелкните вкладку Просмотрите страницы в документе , а затем щелкните эскиз этой страницы.

Верх страницы

В строке заголовка щелкните стрелку рядом с полем Цвет выделения текста .
Щелкните цвет выделения, который хотите использовать.
Выделите текст или рисунок, который хотите выделить.

Чтобы отключить выделение, щелкните Цвет выделения текста , а затем щелкните Остановить выделение или нажмите ESC.
Чтобы изменить цвет выделения, щелкните стрелку рядом с полем Цвет выделения текста , а затем щелкните нужный цвет.

Отследить изменения в документе

Чтобы разрешить ввод текста в документе, щелкните Параметры просмотра , а затем щелкните Разрешить ввод .
Снова щелкните Параметры просмотра , наведите указатель на Отслеживать изменения , а затем щелкните Отслеживать изменения .
Внесите нужные изменения.

Верх страницы

Найти или заменить слово или фразу

Щелкните Инструменты , а затем щелкните Найти .
В поле Найти введите текст, который вы хотите найти, как и в любом другом представлении Microsoft Word.
Если вы хотите заменить текст, который вы найдете в документе, другим текстом, щелкните вкладку Заменить , а затем в поле Заменить на введите текст для замены.
Примечание: Чтобы использовать Заменить , необходимо щелкнуть Параметры просмотра , а затем щелкнуть Разрешить ввод .

Выберите слово или фразу в документе.
Щелкните Tools , а затем щелкните Research .
Примечание: Чтобы выбрать определенный тип исследовательского материала, например словарь, словарь переводов, энциклопедию или тезаурус, выберите исследовательскую службу на панели задач Research .

Полноэкранный режим чтения оптимизирован для чтения документа на экране компьютера.В полноэкранном режиме чтения у вас также есть возможность увидеть документ в том виде, в котором он будет отображаться на распечатанной странице.

Прочитать документ

Вы можете использовать любую из следующих опций для перехода от страницы к странице в документе:

Щелкайте стрелки в нижних углах страниц.
Нажмите PAGE DOWN и PAGE UP или ПРОБЕЛ и BACKSPACE на клавиатуре.
Щелкайте стрелки навигации в центре верхней части экрана.
Совет: Щелкните Параметры просмотра , а затем щелкните Показать две страницы
для одновременного просмотра двух страниц или экранов.

Верх страницы

Щелкните Параметры просмотра , а затем щелкните Показать две страницы
для одновременного просмотра двух страниц или экранов.
Нажимайте CTRL + СТРЕЛКА ВПРАВО или CTRL + СТРЕЛКА ВЛЕВО для перемещения по одному экрану за раз.

Верх страницы

Щелкните Параметры просмотра , а затем выполните одно из следующих действий:

Чтобы отобразить текст в большем размере, щелкните Увеличить размер текста .
Чтобы отобразить на экране больше текста, щелкните Уменьшить размер текста .
Чтобы отобразить страницу так, как она будет выглядеть при печати, щелкните Показать напечатанную страницу .
Чтобы отобразить две страницы одновременно, щелкните Показать две страницы
.

Верх страницы

Чтобы перейти к первому или последнему экрану документа, нажмите HOME или END.
Чтобы перейти к определенному экрану, введите номер экрана и нажмите ENTER.

Верх страницы

Вы можете использовать карту документа или панель эскизов, чтобы найти раздел документа, к которому вы хотите перейти.

Если карта документа или панель эскизов не видны, щелкните Перейти к странице или разделу документа в верхнем центре экрана, а затем щелкните Схема документа или эскизы .
Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы перейти к любому заголовку в документе, щелкните этот заголовок на схеме документа.
- Чтобы перейти к определенной странице, щелкните эскиз этой страницы.

Верх страницы

В полноэкранном режиме чтения вы можете выделять контент, отслеживать изменения, добавлять комментарии и просматривать изменения.

Выделите контент, который вы хотите запомнить

Щелкните Инструменты чтения , а затем щелкните Цвет выделения текста .
Выделите текст или рисунок, который хотите выделить.

Чтобы отключить выделение, щелкните Инструменты чтения , щелкните Цвет выделения текста , а затем щелкните Остановить выделение или нажмите ESC.
Чтобы изменить цвет выделения, щелкните Инструменты чтения , щелкните стрелку рядом с Цвет выделения текста , а затем щелкните нужный цвет.

Отследить изменения в документе

Чтобы разрешить ввод текста в документе, щелкните Параметры просмотра , а затем щелкните Разрешить ввод .
Снова щелкните Параметры просмотра , наведите указатель на Отслеживать изменения , а затем щелкните Отслеживать изменения .
Внесите нужные изменения.

Добавить комментарий

Поместите курсор в то место, где вы хотите добавить комментарий, щелкните Инструменты чтения , а затем щелкните Новый комментарий .

Верх страницы

Щелкните Инструменты чтения , а затем щелкните Найдите .
В поле Найти введите текст, который вы хотите найти, как и в любом другом представлении Microsoft Office Word.
Если вы хотите заменить текст, который вы найдете в документе, другим текстом, щелкните вкладку Заменить , а затем в поле Заменить на введите текст для замены.

Верх страницы

Выберите слово или фразу в документе.
Щелкните Инструменты для чтения , а затем щелкните Исследования .
Примечание: Чтобы выбрать определенный тип исследовательского материала, например словарь, словарь переводов, энциклопедию или тезаурус, выберите исследовательскую службу на панели задач Research .

Верх страницы

Увеличение или уменьшение масштаба документа, презентации или рабочего листа

Быстрое увеличение или уменьшение масштаба

В строке состояния приложения Office щелкните ползунок масштабирования.
Установите желаемый процент масштабирования. Щелкните – или + для постепенного увеличения.

Примечание. В Outlook ползунок масштабирования масштабирует только содержимое области чтения.

Щелкните заголовки ниже для получения дополнительной информации.

Примечание. Эта процедура недоступна в Excel в Интернете. В качестве обходного пути рассмотрите возможность открытия файла на рабочем столе Excel, чтобы изменить параметр.

Вы можете выбрать, какую часть документа, презентации или рабочего листа вы будете просматривать на экране.

В Word

Выполните одно из следующих действий:

На вкладке Вид в группе Масштаб щелкните Масштаб 100% .Это возвращает вид к масштабу 100%.
На вкладке Вид в группе Масштаб щелкните Одна страница , Несколько страниц или Ширина страницы .
На вкладке Просмотр в группе Масштаб щелкните Масштаб , а затем введите процентное значение или выберите любые другие настройки, которые вы хотите.

В PowerPoint

Выполните одно из следующих действий:

На вкладке View в группе Zoom щелкните Fit to Window , что изменит размер текущего слайда на размер окна PowerPoint.
Примечание: Рядом с ползунком масштабирования в строке состояния находится кнопка Fit to Window .
На вкладке Просмотр в группе Масштаб щелкните Масштаб , а затем введите процентное значение или выберите любые другие настройки, которые вы хотите.

в формате Excel

Выполните одно из следующих действий:

На вкладке Вид в группе Масштаб щелкните Масштаб 100% .
На вкладке View в группе Zoom щелкните Zoom to Selection , чтобы развернуть представление выбранных ячеек до максимума.
На вкладке Просмотр в группе Масштаб щелкните Масштаб , а затем введите процентное значение или выберите любые другие настройки, которые вы хотите.

В Outlook

В главном окне Outlook ползунок масштабирования — единственный способ увеличения или уменьшения масштаба. Когда вы читаете или редактируете сообщение, увеличьте масштаб с ленты:

В открытом сообщении на вкладке Сообщение в группе Масштаб щелкните Масштаб .
В диалоговом окне Zoom введите процентное значение или выберите любые другие настройки, которые вы хотите.

Примечания:

Word не сохраняет настройки масштабирования в документах.Вместо этого он открывает документ с последним использованным уровнем масштабирования.
Excel в Интернете не поддерживает сохранение уровня масштабирования, поскольку на вкладке View нет группы Zoom , поэтому для изменения уровня масштабирования необходимо использовать строку состояния. В качестве обходного пути рассмотрите возможность открытия файла на рабочем столе Excel, чтобы сохранить уровень масштабирования, используя следующую процедуру.

Откройте презентацию или рабочий лист, который вы хотите сохранить, с определенной настройкой масштаба.
На вкладке Вид в группе Масштаб щелкните Масштаб .
Выберите нужный параметр.
Нажмите Сохранить .
Сочетание клавиш: Ctrl + S

Как работать с разными видами в Microsoft Word

Вы можете изменять представления в Word, чтобы упростить просмотр документов и работу с ними.Ознакомьтесь с вашими вариантами и узнайте о преимуществах каждого из них.

Изображение: iStockphoto / rvolkan

Вы можете сохранить Microsoft Word в основном в режиме макета печати, который отображает ваш документ так, как он будет выглядеть при печати, с полями, разрывами страниц и другими визуальными элементами. Но это не единственное мнение, которое предлагает Word. В представлении «Веб-макет» документы отображаются без полей и разрывов страниц.В режиме чтения документ отображается в виде столбцов для облегчения чтения. Черновой режим и вид структуры также имеют определенные преимущества.

Есть и другие варианты, такие как вид сбоку, просмотр одной страницы, просмотр нескольких страниц и разделенный вид, каждая из которых дает определенные преимущества в зависимости от того, как вы хотите просматривать документ и работать с ним. Давайте подробнее рассмотрим ваши варианты. (Я использую последнюю версию Word через Microsoft Office 365, но процесс просмотра документов работает так же, как и в предыдущих версиях Word.)

SEE: 10 универсальных сочетаний клавиш для повышения эффективности Word (бесплатный PDF) (TechRepublic)

Откройте документ в Word. Если вы используете Word так, как я, то по умолчанию вы, скорее всего, выберете макет для печати. Для подтверждения щелкните значок «Просмотр». На ленте «Просмотр» должна быть выделена кнопка «Макет печати»; если это не так, щелкните этот значок.

Основным преимуществом макета для печати является то, что вы можете видеть, как будет выглядеть ваш документ после печати, поэтому вы можете лучше оценить поля, интервалы, разрывы страниц и другие визуальные элементы и при необходимости скорректировать любые из них.Но даже если вы не собираетесь печатать документ, Print Layout может показать вам, где и как настроить его, чтобы облегчить чтение на экране (, рис. A, ).

Рисунок A

Если вы обнаружите, что поля, интервалы, разрывы страниц и другие элементы слишком отвлекают или мешают, нажмите кнопку «Веб-макет» ( Рисунок B ). Представление «Веб-макет» предназначено для того, чтобы показать вам, что нужно вашему документу, если вы собираетесь опубликовать его как веб-страницу. Он также служит для отображения компактной версии вашего документа без полей и разрывов страниц, чтобы вы могли одновременно просматривать больше содержимого на экране.В режиме просмотра веб-макета вы можете продолжать редактировать и изменять свой документ, поэтому вам не нужно постоянно переключаться между этим режимом и макетом для печати.

Рисунок B

Если вы предпочитаете читать документ, как если бы это была печатная книга, щелкните значок для режима чтения. Ваш документ отображается в компактной форме в двух столбцах, но с текстом, достаточно большим, чтобы его можно было легко увидеть и прочитать на экране ( Рисунок C ).

Рисунок C

Вы не можете редактировать свой документ в режиме чтения, поскольку он больше предназначен для готовых документов.Если вам нужно отредактировать его, нажмите «Просмотр» и выберите «Редактировать документ», чтобы вернуться в режим макета печати. Чтобы настроить внешний вид и макет режима чтения, щелкните «Просмотр» и перейдите к параметру «Ширина столбца». Здесь вы можете изменить макет с двух столбцов по умолчанию на узкий вид из четырех столбцов или широкий вид из одного столбца. Перейдите к Цвету страницы, и вы можете переключить цвет на Сепия или Инверсный (белый на черном). Перейдите в «Макет» и выберите «Макет бумаги», чтобы переключиться в режим просмотра с большим одним столбцом.

Другие параметры доступны в меню «Просмотр».Слоги разделяют каждое слово на слоги. Интервал текста добавляет интервал между каждой буквой, словом и строкой. Функция «Читать вслух» читает ваш документ вслух. Чтобы выйти из режима чтения, щелкните меню «Просмотр» и выберите «Редактировать документ» или просто нажмите клавишу Esc.

Контурное представление полезно, если вы хотите просмотреть только основные заголовки, подзаголовки и текст документа без изображений или других визуальных элементов. Чтобы выйти из этого вида, щелкните значок, чтобы закрыть контурный вид (, рис. D ).

Рисунок D

Вернувшись на ленту «Просмотр», щелкните значок «Черновик».В этом представлении отображается только текст документа без полей и разрывов страниц, а также без изображений и других визуальных элементов ( Рисунок E ).

Рисунок E

В некоторых режимах просмотра, таких как Макет печати, вы можете уменьшить масштаб для просмотра нескольких страниц на экране. Щелкните значок Side to Side, чтобы отобразить документ на двух страницах одновременно (, рис. F ).

Рисунок F

В режиме бокового обзора щелкните значок «Миниатюры», чтобы просмотреть маленькие миниатюры каждой страницы документа.Этот вид полезен, если вам нужен вид вашего документа с высоты птичьего полета или вы хотите перейти к определенной странице в длинном документе. Щелкните значок эскизов еще раз, чтобы вернуться к предыдущему виду ( Рисунок G ).

Рисунок G

Вы можете переключаться между различными уровнями масштабирования, используя различные значки масштабирования. Одна страница отображает всю вашу текущую страницу. На нескольких страницах одновременно отображаются две или более страниц. А «Ширина страницы» отображает края и поля документа.Отсюда вы можете выбрать 100%, чтобы увеличить документ. Какая часть документа вы видите на 100%, зависит от размера вашего монитора и размера вашего окна для Word. Вы можете точно настроить уровень масштабирования, нажав кнопку «Масштаб» и выбрав или введя определенный процент (, рис. H, ).

Рисунок H

Вы можете просматривать две отдельные области документа одновременно; это удобно, если вам нужно обратиться к двум разным областям и вы не хотите продолжать прокрутку вверх и вниз, или если вам нужно скопировать и вставить содержимое из одной области в другую.Щелкните значок «Разделить», чтобы разделить документ на отдельные представления. Вы можете работать и перемещаться по каждой из двух панелей независимо. Перетащите разделительную полосу, чтобы изменить длину одной панели по сравнению с другой. Щелкните значок, чтобы удалить разделение, или дважды щелкните полосу разделения, чтобы вернуться к нормальному виду (, рис. I, ).

Рисунок I

Еженедельный бюллетень Microsoft

Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и шпаргалки по Windows и Office.Доставка по понедельникам и средам.

Зарегистрироваться Сегодня

См. Также

Word 2016: макет страницы

/ ru / word2016 / hyperlinks / content /

Введение

Word предлагает множество вариантов макета страницы и форматирования, которые влияют на то, как содержимое отображается на странице.Вы можете настроить ориентацию страницы , размер бумаги и поля страницы в зависимости от того, как вы хотите, чтобы ваш документ выглядел.

Необязательно: загрузите наш практический документ.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о макете страницы в Word.

Ориентация страницы

Word предлагает два варианта ориентации страницы: альбомная и книжная . Сравните наш пример ниже, чтобы увидеть, как ориентация может повлиять на внешний вид и расстояние между текстом и изображениями.

Альбомная означает, что страница ориентирована по горизонтали .
Книжная означает, что страница ориентирована по вертикали .

Чтобы изменить ориентацию страницы:

Выберите вкладку Макет .
Щелкните команду Orientation в группе Параметры страницы.
Появится раскрывающееся меню. Щелкните Книжная или Альбомная , чтобы изменить ориентацию страницы.
Ориентация страницы документа будет изменена.

Размер страницы

По умолчанию размер страницы нового документа составляет 8,5 на 11 дюймов. В зависимости от вашего проекта вам может потребоваться изменить размер страницы документа. Важно отметить, что перед изменением размера страницы по умолчанию вы должны проверить, какие размеры страницы поддерживает ваш принтер.

Чтобы изменить размер страницы:

Word имеет предустановленных размеров страницы на выбор.

Выберите вкладку Layout , затем щелкните команду Size .
Появится раскрывающееся меню. Текущий размер страницы будет выделен. Щелкните желаемый предопределенный страница размер .
Размер страницы документа будет изменен.

Чтобы использовать нестандартный размер страницы:

Word также позволяет настраивать размер страницы в диалоговом окне Page Setup .

На вкладке Макет щелкните Размер . В раскрывающемся меню выберите Дополнительные размеры бумаги .
Появится диалоговое окно Page Setup .
Настройте значения для Ширина и Высота , затем нажмите ОК .
Размер страницы документа будет изменен.

Поля страницы

Поле — это пространство между текстом и краем документа. По умолчанию поля нового документа установлены на Нормальный , что означает, что между текстом и каждым краем есть расстояние в один дюйм.В зависимости от ваших потребностей Word позволяет вам изменять размер полей вашего документа.

Для форматирования полей страницы:

Word имеет предустановленных размеров полей на выбор.

Выберите вкладку Макет , затем щелкните команду Поля .
Появится раскрывающееся меню. Щелкните предопределенный размер поля , который вам нужен.
Поля документа будут изменены.

Для использования настраиваемых полей:

Word также позволяет настраивать размер полей в диалоговом окне Page Setup .

На вкладке Макет щелкните Поля . В раскрывающемся меню выберите Custom Margins .
Появится диалоговое окно Page Setup .
Настройте значения для каждого поля, затем щелкните ОК .
Поля документа будут изменены.

Кроме того, вы можете открыть диалоговое окно Параметры страницы, перейдя на вкладку Макет и щелкнув маленькую стрелку в нижнем правом углу группы Параметры страницы .

Вы можете использовать удобную функцию Word Set as Default для , чтобы сохранить всех форматирования изменений, которые вы сделали, и автоматически применить их к новым документам. Чтобы узнать, как это сделать, прочитайте нашу статью об изменении настроек по умолчанию в Word.

Challenge!

Откройте наш практический документ.
Измените ориентацию страницы с на Книжная .
Измените размер страницы на Legal .Если размер Legal недоступен, вы можете выбрать другой размер, например A5 .
Измените полей на Узкий .
Когда вы закончите, ваш документ должен состоять из одной страницы, если используется формат Legal. Это должно выглядеть примерно так:

/ ru / word2016 / Printing-documents / content /

Как освоить настройки масштабирования в Word 2016 для Windows

Когда вы впервые начинаете работать с Word, все ваши документы, новые и старые, открываются с настройками просмотра по умолчанию: Макет печати с 100-процентным масштабированием.Если вы используете большой внешний дисплей или просто не хотите прищуриваться, глядя на страницу, вы можете увеличить масштаб. Или, если у вас супер зрение или по какой-то особой причине вам просто нравится работать с крошечными страницами, вы также можете соответственно уменьшите масштаб.

Параметры просмотра

Word позволяют увеличивать страницы, чтобы сами документы становились больше или меньше, и вы можете разместить несколько страниц на одном экране для более эффективной навигации. Однако следует отметить, что масштабирование отличается от простого увеличения или уменьшения размера шрифта.Для получения дополнительной информации о том, как настроить параметры шрифта Word, прочтите:

Как изменить настройки шрифта по умолчанию в Microsoft Word 2016 для Windows

К сожалению, Microsoft в настоящее время не позволяет изменять или сохранять значения по умолчанию для уровня масштабирования. Однако Word «запоминает» эти настройки, поэтому любые новые документы, которые вы создаете или открываете, должны отображаться с вашими последними настройками просмотра и масштабирования.

VPN-предложения: пожизненная лицензия за 16 долларов, ежемесячные планы за 1 доллар и более

Вот как освоить параметры просмотра и масштабирования в Word 2016.

Как увеличить или уменьшить масштаб документа Word

Увеличивать и уменьшать масштаб документов Word очень просто.

Вы можете просто перетащить горизонтальный ползунок в правом нижнем углу дисплея влево и знак минус, чтобы уменьшить размер страницы, или перетащите ползунок вправо в сторону знака плюс, чтобы увеличить его.
Щелкните вкладку View в верхней части экрана Word.
В третьем поле слева, обозначенном Масштаб , щелкните увеличительное стекло , чтобы открыть всплывающее окно, а затем выберите нужный процент масштабирования.

Word также предоставляет ряд дополнительных способов просмотра страниц документа. Например, Режим чтения показывает две страницы рядом, как в книге, с элементами горизонтальной навигации. Word Web Layout отображает текст документа на одной длинной странице, такой как веб-страница, которую вы можете прокрутить вниз для просмотра.

Как освоить расширенные настройки просмотра и масштабирования Word

Чтобы включить или выключить режим чтения , щелкните значок полностью слева от ползунка «Масштаб» в правом нижнем углу экрана Word.Похоже на открытую книгу.
Чтобы включить или выключить Web Layout , щелкните значок непосредственно слева от ползунка «Масштаб» в правом нижнем углу экрана Word. Это похоже на документ за крошечным глобусом.

Вы также можете настроить уровни масштабирования Word, используя некоторые другие параметры просмотра.

Щелкните увеличительное стекло в поле «Масштаб» вкладки «Просмотр» в верхней части экрана Word или процентное значение рядом с ползунком «Масштаб» в правом нижнем углу экрана, чтобы открыть всплывающее окно настроек масштабирования. коробка вверх.
В окне «Параметры масштабирования» выберите параметр « Ширина страницы », чтобы автоматически масштабировать Word для определения процента масштабирования, который лучше всего подходит для всей страницы по ширине экрана независимо от ее размера.
Выберите параметр Ширина текста , чтобы автоматически масштабировать Word, чтобы найти процент масштабирования, который лучше всего подходит для всей ширины текста на вашей странице. на вашем дисплее.
Выберите параметр Вся страница , чтобы автоматически масштабировать Word для определения максимального процента масштабирования, при котором можно просматривать всю страницу сверху вниз без прокрутки.Обычно это означает, что страницы становятся меньше.
Наконец, параметры Многие страницы позволяют просматривать несколько страниц документа на одном экране в строках, хотя документы часто довольно малы. И вы можете настроить параметр для отображения страниц в нескольких различных формах, таких как 1×4 (высота одного документа на ширину четырех документов, чтобы соответствовать вашему дисплею), 1×3, 1×2 и 1×1 или 2×4 (две строки документов высотой шириной четырех документов, чтобы соответствовать вашему дисплею), 2×3, 2×2 и 2×1.
Чтобы включить настройку Многие страницы и выбрать свою формацию, выберите кружок рядом с опцией и затем щелкните значок (он выглядит как старый электронно-лучевой дисплей) во всплывающем окне настроек масштабирования.Появится еще один оверлей, который позволит вам выбрать желаемую схему.

Чтобы отключить любой из перечисленных выше параметров просмотра, просто измените процент масштабирования, используя слайд в правом нижнем углу экрана Word или поле «Масштаб» на вкладке «Просмотр слов».

Дополнительные ресурсы по теме:

Мы можем получать комиссию за покупки, используя наши ссылки. Выучить больше.

Узнайте, что нового!

Новая предварительная сборка Windows 11 включает в себя чат Teams и многое другое

Новая предварительная сборка Windows 11 была выпущена для инсайдеров на канале разработчиков.Новая сборка включает в себя чат Microsoft Teams, новый дизайн уведомлений, возможность быстрого доступа к настройкам помощи Focus и многое другое. Вот все, что вам нужно знать о сборке 22000.100.

Празднуйте Майнкрафт

Лучшие игрушки и подарки Майнкрафт 2021 года

Minecraft — самая большая игра в мире, а это значит, что в ней также есть один из самых больших вариантов товаров, игрушек и подарков. Вот полный список лучших игрушек и подарков Minecraft для любого фаната.

25 невероятно полезных советов и рекомендаций по работе с Документами Google

Когда вы работаете в текстовом редакторе, каждая секунда, которую вы сохраняете, имеет значение. И хотя на первый взгляд Документы Google могут показаться простыми, они практически переполнены невидимыми функциями, которые помогут вам сделать больше с меньшими усилиями.

Лучшая часть? Они все уже здесь и просто ждут, чтобы их обняли. Все, что вам нужно сделать, это найти их, а затем не забыть использовать их. Вот и начало.

(Обратите внимание, что перечисленные ниже элементы в основном относятся к версии Документов для настольных браузеров.Если не указано иное, они не применяются к мобильным приложениям.)

Редактируйте как профессионал

1. В следующий раз, когда вам понадобится переместить текст в документе, пропустите вырезание и вставку и сместите текст быстрее : Просто выделите абзац, который вы хотите переместить, а затем щелкните и перетащите его мышью или, что еще более эффективно, поместите курсор в любое место внутри абзаца, одновременно удерживая Alt и Shift, а затем используйте клавиши со стрелками для переместите его куда хотите.

2. Хотите, чтобы текст был немного больше или меньше? В Документах есть пара супер-удобных сочетаний клавиш, которые изменяют размер шрифта на лету. : удерживайте Ctrl (или Cmd) и Shift, а затем нажмите клавишу точки, чтобы увеличить размер шрифта на одну точку, или клавишу запятой, чтобы увеличить размер шрифта. толкни это вниз.

3. С помощью всего нескольких быстрых щелчков мышью Документы могут скопировать форматирование из одной области текста и применить его к другой . Уловка заключается в значке валика в верхнем левом углу панели инструментов Документов (прямо справа от значка печати).Наведите курсор на текст с нужным форматированием, щелкните валик для рисования, а затем щелкните абзац, к которому нужно применить форматирование. Шрифт, размер, стиль и цвет должны отображаться мгновенно.

Если вы хотите применить форматирование к нескольким областям текста, дважды щелкните малярный валик в начале процесса. Это заставит его оставаться активным через множество приложений.

Вы можете мгновенно перейти к любой функции Google Документов, используя команду поиска в меню программы.

4. Избавьтесь от необходимости копаться в меню Документов, чтобы найти то, что вам нужно, и вместо этого используйте сочетание клавиш Alt- / для быстрого поиска всех доступных функций . Скажем, вы хотите преобразовать текст в регистр заголовка. Вместо того, чтобы копаться в меню «Формат», вы можете просто выделить нужный текст, нажать Alt, а затем /, набрать «ti» — а затем, когда «Заголовок» появится в верхней части, нажмите Enter, чтобы применить его.

5. Документы могут автоматически организовывать ваши документы , чтобы их было легче перемещать: откройте меню «Вид» и выберите «Показать структуру документа» — или просто нажмите Ctrl-Alt-H (или Cmd-Alt-H) — и приложение создаст полный контур в левой части экрана, где каждая строка текста заголовка представляет раздел.Затем вы можете щелкнуть любой из этих разделов, чтобы перейти непосредственно к этой части документа. (Этот также доступен в мобильных приложениях Docs; просто найдите параметр «Структура документа» в главном меню приложений.)

6. Дайте пальцам отдохнуть и позвольте Docs превратить ваши произносимые слова в текст : Пока на вашем компьютере есть микрофон, все, что вам нужно сделать, это открыть меню «Инструменты» и выбрать «Голосовой ввод» или нажать Ctrl-Shift-S (или Cmd-Shift-S), а затем говорить. Документы будут использовать стандартную систему преобразования голоса в текст Google, чтобы понять, что вы говорите (во всяком случае, в большинстве случаев), и разместить это на странице.

7. Функция преобразования голоса в текст в Документах также позволяет произносить команды для распространенных форм пунктуации и форматирования абзацев . Вы можете произносить такие вещи, как «точка», «запятая» и «знак вопроса», или давать инструкции, например, «новая строка» или «новый абзац». Если вы хотите сделать перерыв, скажите «перестань слушать», а затем скажите «возобновить», когда будете готовы продолжить.

8. Помимо записи текста, режим голосового набора в Документах позволяет выполнять расширенное редактирование с помощью голосовой команды .Система поддерживает огромный набор функций — выбор определенных слов, фраз или абзацев; применение к тексту различных типов форматирования; вырезание, копирование и вставка; и даже прокрутка документа или переход к определенным частям страницы. Вы можете найти полный список доступных команд здесь.

9. Функция диктовки в Docs хороша не только для обычного написания и редактирования: каждый раз, когда у вас есть какой-то звук, который нужно преобразовать в текст — из записанного интервью, подкаста или в любом другом случае, — найдите тихую комнату на компьютере, запустите режим голосового ввода Документов и позвольте воспроизвести звук.Документы предоставят полную расшифровку записанного вами аудио , никаких специальных услуг или сборов не требуется.

Расширьте свои документы

Функция «Обзор» в Документах открывает мир исследований прямо в вашем текстовом редакторе.

10. Docs позволяет проводить все ваши исследования, не покидая текстовый процессор — как на рабочем столе, так и на мобильном устройстве. Откройте инструмент «Обзор» в Документах Google, просмотрев меню «Обзор» (или нажав Ctrl-Alt-Shift-I или Cmd-Alt-Shift-I) на сайте для ПК или выбрав пункт «Обзор» в главном меню мобильных приложений ( пока вы фактически редактируете документ).Документы откроют для вас серию веб-результатов, изображений и связанных документов из вашей предыдущей работы. Вы также можете выполнять новый поиск прямо в этом окне — и когда вы найдете что-то, что хотите включить в текущий документ, вы можете добавить это и даже прикрепить цитату в сноске одним щелчком мыши или касанием.

11. Внимание, пользователи Google Фото: Документы упрощают добавление изображений из вашей коллекции фотографий непосредственно в документы . Щелкните меню «Вставка» и выберите «Изображение», чтобы найти параметр.Вы также можете добавить изображение из хранилища Google Диска, по URL-адресу или выполнив поиск в Интернете из той же области.

12. В Документах есть собственный инструмент, позволяющий обрезать или редактировать изображения. : Просто щелкните изображение в документе, затем щелкните меню «Формат» и выберите «Изображение». Там вы найдете команду обрезки, а также более широкий выбор «Параметры изображения», который содержит функции для изменения цвета и настройки прозрачности, яркости и контрастности изображения.

13.Не уверены в значении слова? Нажмите Ctrl-Shift-Y (или Cmd-Shift-Y), пока курсор наведен на слово. Документы откопают для вас определение и покажут его вам в правой части экрана.

14. Если вы используете Google Keep как средство записи заметок, вы можете получить доступ к своим заметкам во время работы с документом и даже вставить целую заметку на свою текущую страницу. Найдите параметр «Сохранить блокнот» в меню «Инструменты», чтобы открыть боковую панель «Сохранить». Оказавшись там, вы можете просматривать и редактировать свои заметки. Если вы хотите выгрузить содержимое заметки в свой документ, наведите указатель мыши на заметку и нажмите появившийся значок меню с тремя точками.

Сотрудничайте и делитесь информацией

15. Не позволяйте языковому барьеру мешать общению. В Документах есть собственная система, которая может переводить целые документы на другие языки. : щелкните меню «Инструменты», затем выберите «Перевести документ». После этого вы сможете выбрать нужный язык и указать новое имя для переведенного файла. Фасил, нет?

16. Никогда не узнаешь, но Документы Google позволяют помечать других пользователей, чтобы привлечь их внимание во время совместной работы.Просто начните писать комментарий — щелкнув круглый значок, который появляется при наведении курсора на правую сторону документа на рабочем столе, или нажав значок плюса и затем выбрав «Комментарий» в мобильном приложении, а затем введите @ или +, а затем по первым буквам имени человека. Документы начнут предлагать варианты из вашего списка контактов Google. А если вы хотите добавить кого-то, кого нет в вашем списке контактов, просто используйте адрес электронной почты вместо имени. Система тегов

Документов Google может сделать совместную работу более эффективной и действенной.

Если выбранный вами человек уже имеет доступ к документу, он получит электронное письмо с уведомлением об упоминании. Если они этого не сделают, Документы предложат вам предоставить им доступ к документу, прежде чем продолжить.

17. Вы также можете отправить по электронной почте любое сообщение, которое хотите соавторам, вместе с вложением документа прямо из Документов. Чтобы начать работу, найдите в меню «Файл» пункт «Отправить по электронной почте». (Ваше сообщение будет отправлено с основного адреса электронной почты, связанного с вашей учетной записью Google.)

18. Возможно, вы хотите, чтобы отправил копию вашего документа кому-то по электронной почте без добавления в качестве соавтора — например, чтобы предоставить файл клиенту или поделиться им с кем-то за пределами вашей организации для обзора. Документы могут это сделать: просто откройте меню «Файл» и выберите «Отправить по электронной почте как вложение». Вы сможете выбрать один из множества форматов или даже включить текст в тело письма.

19. Документы могут превратить любой документ в живую, работающую веб-страницу , которую вы затем можете поделиться или встроить по своему усмотрению.См. Параметр «Опубликовать в Интернете» в меню «Файл», чтобы изучить возможность.

20. Если вы хотите указать людям на определенный раздел документа, используйте функцию закладок Документов , чтобы создать прямую ссылку на любую часть текста . Поместите курсор в то место, где вы хотите разместить ссылку, затем откройте меню «Вставка» и выберите «Закладка». Появится всплывающее окно со ссылкой, хотя вам все равно нужно будет предоставить доступ к документу надлежащим образом (либо с людьми, которым вы хотите иметь возможность просматривать его, либо публично, если вы хотите, чтобы все могли получить к нему доступ), прежде чем он будет работать для кого-либо, кроме вас.

21. Хотите, чтобы отправил кому-нибудь ссылку на PDF-версию вашего документа ? Скопируйте полный URL-адрес в адресную строку браузера при редактировании документа, а затем измените «/ edit» в самом конце на «/ export? Format = pdf» (без кавычек). Если у людей, которым вы отправляете, есть доступ к документу, они получат PDF-файл с вашей работой, как только откроют ссылку.

22. Вы можете использовать аналогичный трюк, чтобы превратить ваш документ в шаблон для постоянного использования другими людьми. : Еще раз скопируйте полный URL-адрес в адресной строке браузера, пока вы редактируете документ — но на этот раз измените «/ edit» в конце «/ copy» (опять же, без кавычек).Отправьте эту ссылку всем, с кем вы поделились файлом, и когда они откроют его, им будет предложено сделать копию в своем собственном хранилище Docs, а затем работать с ней оттуда.

Расширьте свои горизонты обработки текста

23. Документы Google могут помочь вам с дизайном с помощью встроенной галереи шаблонов: откройте галерею, чтобы просмотреть доступные варианты — от резюме до проектных предложений и даже некоторые расширенные форматы деловых и юридических документов — а затем выберите любой элемент, чтобы открыть его в Документах и использовать его в качестве отправной точки.

7.1. Предварительный просмотр. Видеосамоучитель создания реферата, курсовой, диплома на компьютере

Читайте также

Просмотр

7.1. Предварительный просмотр

Глава 1 Предварительный проектный анализ

Browser Preview (Предварительный просмотр в браузере)

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр

Предварительный просмотр фильма

6.1. Предварительный просмотр

Просмотр результатов

13.11.1. Предварительный просмотр

4.6.1. Предварительный просмотр и печать документа в Word 2007

4.6.2. Предварительный просмотр и печать документа в Word 2010

Предварительный обзор ОС Android 3.0 Honeycomb Евгений Лебеденко, Mobi

Предварительный просмотр публикуемой графики

Предварительный этап развертывания PKI

Работа в Microsoft Word 2010

Microsoft Word 2010 | KoldunBlog

Вступление

Вкладка «Файл»

Лента

Панель быстрого доступа

Текстовое поле

Полосы прокрутки

Горизонтальная и вертикальная линейки

Строка состояния

Заключение

Разработка отчетов

Разработка отчета на основе запроса

Контрольные вопросы

Введение

1.3 Создание отчета

Интерфейс Excel 2010 – Allinweb

Упражнение

Упражнение

СОВет

Упражнение

Создать

ВНИМАНИе

Открыть

Сохранить

Сохранить как

Печать

Сведения

Доступ

Закрыть

Упражнение

ПРИМеЧАНИе

Упражнение

ПРИМеЧАНИе

Упражнение

ПРИМеЧАНИе

Способы создания отчета в Microsoft Office Access. Создание отчета как объекта базы данных

36 Способы создание отчетов в ms Access 2007.

37 Конструктор отчетов в ms Access 2007

В этой статье

Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой

Создание отчета с группировкой при помощи мастера отчетов

Запуск мастера отчетов

Группировка записей при помощи мастера отчетов

Сортировка записей и подведение итогов по ним

Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете

Добавление группировки, сортировки и итогов

Сортировка по одному полю

Сортировка по нескольким полям

Группировка по полю

Добавление итогового значения в поле

Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги»

Отображение области «Сортировка, группировка и итоги»

Изменение параметров группировки

Изменение приоритета уровней группировки и сортировки

Удаление уровней группировки и сортировки

Создание сводного отчета (без сведений о записях)

Список горячих клавиш word

Общие горячие клавиши программы

Перемещение в документе

Выбор текста

Редактирование текста

Применение форматирования символов