Программа ms access предназначена для: Microsoft Access для чайников – что это за программа и как ей пользоваться

Назначение Access — Базы данных Access

Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.
База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ.
Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц.

Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office Access (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями Access являются:
• определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой:
• обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией;
• управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.
Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы:
• режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия;
• режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью;
• режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:
• таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете;
• формы, используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде;
• отчёты, используемые для отображения информации, содержащейся в базе данных;
• запросы, являющиеся средством извлечения информации из базы данных;
• модули, содержащие VBA-код. используемый для написания процедур обработки событий.
В этом уроке вы узнали основное Назначение Access. Если было интересно, то крайне рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

10 причин использования Access с Excel

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в SharePoint списках. Excel обеспечивает подключение только для чтения (в одну сторону) к связанным SharePoint спискам; в то время как Access позволяет читать и записывать (двунавязные) данные в связанных SharePoint списках. Списки access и SharePoint хорошо работают друг с другом. Такие типы данных Access и SharePoint, как RICH TEXT, только при добавлении (для поддержки отслеживания истории редакций в поле memo), вложения, автономная нумерация, подытожки и поля с несколькими значениями, можно без проблем интегрирования, а также некоторые (если есть) несоответствия данных.

После связываия данных списка SharePoint с базой данных Access вы даже можете отключить данные списка SharePoint в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint, чтобы отправить изменения. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, обрабатываются мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, основаны на одинаковых данных, но связаны с SharePoint списками.

Excel ниже точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Публикация Excel в Службы Excel и отображение данных и работа с ними с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-части.

4. Импорт (соединение) данных в книгу Excel с серверов OLAP, баз данных SQL Server Access и неровных файлов.

Ниже точки интеграции с сервером SharePoint Access.

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. Связывать данные между таблицами Access и списком SharePoint, создавая постоянное двухстолевное подключение. (Обновленные данные списка видны в таблице Access; обновленные данные таблицы Access — в списке.)

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Основные понятия MS Access — Информатика

MS Access – это система управления базами данных под управлением  Windows. MS Access входит в пакет Microsoft Office.

Запуск MS Access 

Пуск/Программы/MicrosoftAccess

Объектом обработки  MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение    .mdb

Объекты MS Access

• таблицы
• формы
• запросы
• отчеты

Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями.

Макрос – набор специальных макрокоманд (открыть форму,  напечатать отчет).

Модуль – это программа, написанная на специальном языке.

Таблица является базовым  объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

  Форма не является самостоятельным объектом MSAccess, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции. Запрос – объект БД, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.Отчет – объект БД, предназначенный для печати данных.

С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) оперативный  режим – когда просматривается, изменяется, выбирается информация;

2) режим конструктора – когда создается, изменяется макет, структура объекта.

Кроме того, в файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно – Схема данных. В этом окне создают, просматривают, изменяют и разрывают связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

 Ознакомление с элементами окна приложения MS Access и окна БД

Если выбрана вкладка Таблицы, в окне этой вкладки отображается список  существующих таблиц данной БД.

1) Чтобы открыть существующую таблицу, нужно выделить ее имя в этом  списке и нажать кнопку Открыть.

2) Чтобы включить в БД новую  таблицу, надо нажать кнопку Создать.

3) Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя и нажать кнопку Конструктор.

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access.

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно.

Любой объект можно создавать либо вручную (Новая таблица), либо с помощью мастера.

Базы данных Microsoft Access 2007

Авторский курс лекций Владимира Ткаченко

2.4. Microsoft Access 2007

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных. В Access 2007 используются логически связанные таблицы. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов.
Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница «Приступая к работе с Microsoft Access 2007», представленная на Рис. 1.

Рис. 1. Новая начальная страница

При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый template на странице «Приступая к работе с Microsoft Access 2007» из «Категории шаблонов» или шаблоны «Из Microsoft Office Online». При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).

Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) — Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке «Открыть/закрыть границу области переходов».

Далее >>> Раздел: 2.4.1. Начало работы с приложением СУБД Access 2007

Что такое база данных? Отличие Access от Excel. Разница между Microsoft Excel и Microsoft Access

Сложно сделать выбор между Access и Excel? Неудивительно. На первый взгляд эти программы похожи друг на друга. Ведь они используются для хранения данных, и можно вводить данные в сетку ячеек. Как же сделать правильный выбор? Один из способов — ответить на несколько простых вопросов о том, как требуется организовать данные, а также на родственные вопросы, например, об объеме данных, которые нужно хранить и обрабатывать.

Ответы на эти вопросы могут помочь добиться большего за меньшее время, поэтому стоит попробовать.

Важный вопрос: каким образом организовать данные?

Если при выборе между Access и Excel возникают затруднения, попробуйте ответить на важный вопрос: данные должны быть организованы в виде реляционной структуры или в виде плоской структуры? Это довольно заумные термины, но не стоит их бояться. Выбрать тип структуры не так уж сложно. В следующих разделах будет описан каждый из этих типов структур данных и даны рекомендации по выбору между ними.

Пока что нужно запомнить, что программа Access предназначена для работы с реляционными данными, а приложение Excel лучше подходит для работы с данными в виде плоской структуры.

«Реляционными» называются данные, которые хранятся в нескольких таблицах

В реляционных структурах данные разделены на части, связанные друг с другом.В реляционной структуре данные логически разделены на части, каждая из которых помещена в отдельную таблицу. Это совсем несложно.Например, в базе данных по продажам сведения о клиентах — имена, адреса и другие важные данные — обычно хранятся в одной таблице, а сведения о том, что эти клиенты покупают, — в другой таблице.Такая организация данных обеспечивает их эффективное использование.

Преимущества реляционных структур

Реляционная структура данных обладает несколькими преимуществами.

• С ее помощью можно получить ответы на важные деловые вопросы, например: кто купил наибольшее (или наименьшее) количество товаров на прошлой неделе. На рисунке выше показано, как это можно сделать.
• Более того, использование отдельных таблиц позволяет упростить работу с данными, поскольку в каждой таблице хранится только часть данных.
• И наконец, реляционная структура обеспечивает поддержку точности данных, поскольку можно предотвратить внесение данных пользователями не в ту таблицу.

В плоской структуре все данные хранятся вместе

Обычные (плоские) данные находятся в одной таблице.В отличие от реляционной структуры данных плоская структура представляет собой простой список, который не связан с другими данными. Например, список бакалейных товаров, как и список чьих-либо друзей и родственников, является плоским файлом. Создать плоскую структуру данных легко. Поддерживать такую структуру также несложно, но только до тех пор, пока данных не слишком много.

Для работы с простыми списками прекрасно подходит приложение Excel. Эта программа фактически предназначена для создания и обслуживания плоских файлов.Можно отметить, что каждая таблица в реляционной структуре также является плоским файлом. Например, в обычной базе данных по продажам в одной таблице содержится список клиентов, а в другой — список заказов.

Единственное существенное отличие между типами структур заключается в том, что при использовании плоской структуры не нужно связывать данные из одного списка с данными в другом списке. Каждый список полезен сам по себе.

Связывать или не связывать?

Для действий и повторяющихся данных нужна реляционная структура.

Клиент Кирилов Антон…

И еще один заказ 10 июля. Один клиент — много действий. Для повторений такого типа требуется реляционная структура.

Больше вопросов, больше ясности

Основания для использования каждой из программ.

Хотя тип структуры данных имеет большое значение, это не единственное основание для выбора между приложениями Access и Excel. Чтобы сделать правильный выбор, имеет смысл рассмотреть несколько дополнительных вопросов.

• Во-первых, нужно ли хранить данные и управлять ими или анализировать данные? Если основной задачей является хранение данных, следует использовать Access, а для анализа понадобится Excel.
• Во-вторых, велик ли объем данных? Например, таблица Excel достигла таких размеров, что с ней стало трудно работать? Если это так, то даже при работе с плоскими данными в Access будет проще найти нужные сведения.
• Данные в основном текстовые или числовые? В приложении Access можно хранить большой объем текста — до двух гигабайт в одной базе данных, а Excel предназначен для хранения чисел и выполнения сложных вычислений.

Access — это более легкий доступ к данным

Ниже перечислены еще несколько причин для использования приложения Access.

• Необходимость упростить ввод данных пользователями. Например, некоторым пользователям довольно сложно вводить данные в сетку ячеек. В программе Access эту проблему можно устранить путем создания форм для ввода данных, которые облегчают точный ввод данных.
• Необходимость отчетов для пользователей. В приложении Access можно создать отчеты, которые пользователи смогут запустить в любое время.
• Кроме того, лучше выбрать программу Access в случае, когда необходимо обеспечить возможность одновременной работы с данными нескольких пользователей. В Access запись блокируется только в момент изменения ее пользователем, поэтому несколько пользователей могут одновременно работать с одними и теми же данными. Можно предоставить общий доступ к книге Excel нескольким пользователям, но лучше, чтобы пользователи изменяли данные в Excel в разное время.
• Если нужно подключиться к различным источникам данных и изменять данные непосредственно в этих источниках, следует выбрать приложение Access. В Excel можно просматривать внешние данные, но изменить их невозможно.

Для анализа данных и работы с числами следует выбрать Excel

Программа Excel незаменима при работе с числами. С ее помощью можно строить сложные модели «что-если» и выполнять анализ затрат и выгод, что невозможно в приложении Access.

Предполагается использование отчетов сводных таблиц? Это интерактивные таблицы, в которых можно менять местами строки и столбцы и просматривать различные сводные данные. В Excel проще работать с отчетами сводных таблиц, а также с отчетами сводных диаграмм — диаграмм, основанных на этих таблицах.

Если необходимо визуальное представление данных с использованием диаграмм или гистограмм, программа Excel — это лучший выбор.

Наконец, приложение Access есть не у всех, и не каждый умеет с ним работать. Ваши сотрудники могут отдать предпочтение программе Excel.

Выбор между реляционными и плоскими структурами данных

• Велик ли объем данных? Даже если это плоские данные, с помощью Access можно значительно упростить их использование и управление ими.
• В данных присутствует в основном текст или числа? В Access можно хранить большие объемы текста, к тому же значительно упрощается работа с такими данными. В Excel удобнее хранить и использовать числовые данные в виде плоской структуры.

Веские причины для использования каждой из программ

Современная цивилизация остро нуждается в постоянной обработке и сохранении больших объемов различных данных. Также постоянно возникает необходимость в отслеживании влияния их изменений на другие информационные массивы. Удобнее всего организовать все эти процессы в виде базы данных. Удобным инструментом для такой организации может стать популярная программа СУБД Access.

Что такое СУБД

Различные данные принято представлять и хранить в виде таблиц. Часто бывает так, что в нескольких таблицах находится информация, которая связана между собой каким-то образом. Совокупность таких взаимозависимых таблиц представляет собой базу данных.

Для того чтобы имеет возможность в полной мере оперировать данными из базы, необходимо также выполнять запросы. А для того чтобы облегчить заполнение базы первоначальной информацией, обычно используют специально разработанные формы. Для автоматизации процесса в некоторых случаях приходится дополнительно применять макросы. Совокупность и дополнительных инструментов образует систему, называемую СУБД — система управления базой данных. Примером могут быть Foxpro, Oracle, СУБД Microsoft Access.

Основные функции СУБД

СУБД Access выполняет следующие важные функции:

Осуществление необходимых и формулами;

Налаживание связей между таблицами и массивами данных;

Возможность добавления запросов.

Весь набор инструментальных средств, который имеется в арсенале СУБД предназначается для полноценного обслуживания двух основных направлений в ходе функционирования информационной системы. Это организация проектирования и модификации структуры и различные необходимые манипуляции с данными.

Основные отличия СУБД Access

От многих других которые используются программистами для автоматизации работы с базами данных, СУБД Access отличается простотой в освоении. Поскольку данная платформа русифицирована, а также имеет стандартный для всех программ MS Office интерфейс, даже неопытные пользователи не ощутят никаких неудобств во время ее освоения.

В то же время Access является полноценной программой управления массивами данных со всеми необходимыми атрибутами. Созданную систему можно использовать не только на отдельном компьютере, но и в разветвленной локальной сети.

Возможности Access

Эта программа дает возможность создавать исходные объекты в виде таблиц с полями разнообразных типов, например, числовыми, текстовыми, графическими, даже полями OLE.

Более того, обеспечивается связь между таблицами, при этом поддерживается каскадное обновление данных и каскадное удаление при необходимости.

Выполняются все основные операции с данными, такие как ввод, просмотр, хранение, обновление, сортировка, фильтрация, получение выборок. Также осуществляется индексация по выбранным полям, контроль введенной информации.

При заполнении полей могут использоваться вычисления с помощью различных формул.

СУБД Access — удобная и понятная программа, которая обладает всеми возможностями подобных профессиональных приложений.

Access 2010 — это программа создания и управления базами данных. Чтобы понять Access, вы должны сначала понять базы данных.

На этой статье вы узнаете о базах данных и о том, как они используются. Вы познакомитесь с различиями между управлением данными в Access и Microsoft Excel.

Что такое база данных?

База данных представляет собой набор данных, которые хранятся в компьютерной системе. Базы данных позволяют своим пользователям быстро и легко вводить, получать доступ и анализировать свои данные. Они — такой полезный инструмент, что вы их постоянно видите. Вы когда-нибудь ждали, пока регистратор врача ввел вашу личную информацию в компьютер или наблюдали, как сотрудник магазина использует компьютер, чтобы узнать, есть ли товар на складе? Затем вы видели базу данных в действии.

Самый простой способ понять, что такое база данных это подумать о ней, как о наборе списков. Подумайте об одной из упомянутых выше баз данных: базе данных о пациентах в кабинете врача. Какие списки содержатся в такой базе данных? Ну, для начала, есть список имен пациентов. Затем есть список прошлых встреч, список с историей болезни для каждого пациента, список контактной информации и т. д.

Это относится ко всем базам данных — от самых простых до самых сложных. Например, если вы хотите испечь печенье, то вы можете сохранить базу данных, содержащую рецепты, которые вы знаете как сделать, и друзей, которым вы даете эти рецепты. Это одна из самых простых баз данных. Он содержит два списка: список ваших друзей и список рецептов выпечки печенья.

Однако, если бы вы были профессиональным пекарем, у вас было бы еще много списков, которые нужно было бы отслеживать: список клиентов, список проданных продуктов, список цен, список заказов… это можно продолжать. Чем больше добавленных списков, тем сложнее будет база данных.

В Access списки немного сложнее, чем те, которые вы пишете на бумаге. Access сохраняет свои списки данных в таблицах, что позволяет хранить еще более подробную информацию. В приведенной ниже таблице список людей в базе данных пекаря любителя был расширен, чтобы включить другую соответствующую информацию о друзьях.

Если вы знакомы с другими программами в пакете Microsoft Office, это может напоминать вам Excel, что позволяет организовать данные аналогичным образом. Фактически, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel.

Зачем использовать базу данных?

Если база данных по существу представляет собой набор списков, хранящихся в таблицах, и вы можете создавать таблицы в Excel, зачем вам нужна настоящая база данных? В то время как Excel отлично справляется с хранением и упорядочиванием номеров, Access намного более эффективен при обработке не числовых данных, таких как имена и описания. Нечисловые данные играют значительную роль практически в любой базе данных, и важно иметь возможность сортировать и анализировать ее.

Однако то, что действительно делают базы данных, кроме любого другого способа хранения данных, — это подключение. Мы называем базу данных, как те, с которыми вы будете работать, в Access реляционной базой данных. Реляционная база данных может понимать, как списки и объекты внутри них связаны друг с другом. Чтобы изучить эту идею, вернемся к простой базе данных с двумя списками: именами ваших друзей и рецепты печенья, которые вы знаете как делать. Вы решили создать третий список, чтобы отслеживать партии печенья, которые вы делаете, и для кого они предназначены. Поскольку вы только делаете их, вы знаете рецепт, и вы только передадите их своим друзьям, этот новый список получит всю свою информацию из списков, которые вы сделали ранее.

Посмотрите, как третий список использует слова, которые появились в первых двух списках? База данных способна понять, что Иван Иваныч и Печенье на сметане в списке — это те же вещи, что и Иван Иваныч и Печенье на сметане в первых двух списках. Эти отношения кажутся очевидными, и человек сразу поймет это. Однако книга Excel не сможет.

Отличие Access от Excel

Excel рассматривал бы все эти вещи как отдельные и несвязанные фрагменты информации. В Excel вам нужно будет вводить каждую отдельную информацию о человеке или типе печенья каждый раз, когда вы упомянули об этом, потому что эта база данных не будет относительной, как база данных Access. Проще говоря, реляционные базы данных могут распознавать, что может сделать человек: если одни и те же слова появляются в нескольких списках, они ссылаются на одно и то же.

Тот факт, что реляционные базы данных могут обрабатывать информацию таким образом, позволяет вам вводить, искать и анализировать данные более чем в одной таблице за раз. Все эти вещи было бы трудно сделать в Excel, но в Access даже сложные задачи могут быть упрощены и сделаны достаточно удобными для пользователя.

При использовании продуктов семейства Office, если вы используете Excel или используете Access для управления табличными данными? Сопутствующая статья с помощью Access или Excel для управления данными , обсуждаются преимущества каждого продукта и их содержимое в таблице. Но зачем выбирать между одним или другим? Если вы храните данные в Access и подключаетесь к ней из Excel, вы получаете преимущества обоих типов. Ниже приведены десять причин, по которым приложение Excel и доступ к ним работают очень удобно.

Причина 1: Access предназначен для всех видов пользователей

Несмотря на то, что Excel не является базой данных, он широко используется для хранения данных, и часто используется для решения простых проблем с базами данных. Однако Excel — это плоская база данных, а не реляционная база данных. Когда простые таблицы необходимо развивать в несколько таблиц связанных данных, Microsoft Access является первым выбором для сотрудников, которые должны быстро создать приложение для работы с базами данных. Access всегда получил замечательную «информационную панель данных» для сбора и консолидации разрозненных данных в масштабах всего предприятия, большая часть которых находится в книгах Excel. Когда данные будут находиться в Access, вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, предоставлять общий доступ к данным и обновлять их среди многих пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.

В отличие от простого макета электронной таблицы в Excel, Access организован по-разному с использованием нескольких взаимосвязанных объектов, которые могут показаться на первый взгляд. Но вам не нужно быть экспертом для использования Access. Access предназначен для всех видов пользователей, и вы можете сделать это только так, как нужно.

Поменяйте одновременный доступ к слою.

1. использовать Access можно тремя способами: в качестве отдельного пользователя, опытного пользователя или разработчика.

2. таблицы, запросы, формы и отчеты строится на основе друг друга и составляют основу приложения для работы с базами данных.

3. пользователи с случайными возможностями имеют мастеры, построители свойств, элементы пользовательского интерфейса Office Fluent и функции, подобные Excel, чтобы быстро приступить к работе.

4. опытные пользователи имеют макросы, область свойств, выражения и средства проектирования баз данных для углубленного углубления и многое другое.

5. разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений для баз данных и развертывания приложений среды выполнения.

Причина 2: копирование листа Excel в таблицу Access

Чтобы начать работу, скопируйте данные из Excel в Access. Вы можете создать таблицу Access и отобразить ее в режиме таблицы, который похож на лист Excel. В режиме таблицы можно выполнять стандартные задачи по созданию таблиц, например определять тип данных, имя поля или новое поле. Например, если ввести дату в пустое поле, в Access задается тип данных «Дата/время» для этого поля. При вводе текста, такого как имя, Access применяет к полю Тип данных Text. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните его и перетащите.

При копировании данных из Excel и вставке их в Access даже не нужно создавать таблицу в первую очередь или открыть таблицу в режиме таблицы. Access автоматически предложит вам, есть ли у вас заголовки, и создаст таблицу Access. Это было бы проще.

Дополнительные сведения см. в разделе Открытие пустой таблицы .

Причина 3: совместное использование данных путем связывания с листом Excel из Access

Одним из простейших способов наследования преимуществ Excel и Access является связывание листа Excel с таблицей Access. Используйте ссылку Access, когда планируете хранить данные в Excel, но при этом регулярно используйте некоторые функции Access, например отчеты и запросы. Связывание данных из Access, а не из Excel.

Access поддерживает два фундаментальных способа создания таблиц базы данных. Пользователи могут создавать собственные собственные таблицы для хранения данных в базе данных Access, а также создавать связи с существующими данными за прев базе данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и работают множеством способов, как и в собственных таблицах. Мастер связанных таблиц помогает отследить, найти и обновить лист Excel или другой источник данных при перемещении и разрыве связи.

При связывании с листом Excel или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, связанную с данными Excel. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внесите изменения в Excel и обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако содержимое таблицы в Access изменить нельзя. При использовании данных, связанных с Excel, в Access можно создавать отчеты, запросы и формы, доступные только для чтения.

Дополнительные сведения см. в статье Импорт или связывание данных в книге Excel .

Причина 4: перемещение данных путем импорта данных из Excel в Access

Если вы решили вырезать шнур данных, вы можете перенести данные в Excel, импортировав их в Access. Обратите внимание на то, что в приложении » Импорт
слов» есть два разных значения для Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы можете создать постоянное подключение к данным, которые можно обновить. В Access при импорте данные переносятся в Access один раз, но без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет данные в новой или существующей таблице, не изменяя данные в Excel. В Access можно импортировать все или все листы в книге Excel за одну операцию.

Мастер импорта поможет вам выполнить действия по импорту и помогает принять важные решения по изменению типов данных и добавлению заголовков. Если при импорте данных возникают ошибки, Access предупреждает вас и сохраняет ошибки в таблице, чтобы можно было быстро находить и устранять их. Например, в столбце, который вы считали, можно использовать буквенно-цифровые почтовые индексы, или же для поля первичного ключа обнаружен повторяющийся идентификатор. Вы можете внести изменения в книгу Excel и повторно импортировать данные или внести изменения в новую таблицу Access. По завершении операции вы можете сохранить использованные действия и даже создать задачу Outlook, чтобы напомнить вам, когда вы регулярно выполняете операцию импорта.

После импорта данных он становится встроенным в Access, и вы можете добавлять, изменять и удалять данные с помощью таблиц и форм. После импорта данных можно решить, нужно ли удалять данные из Excel. Обычно рекомендуется использовать только одно расположение для обновления данных.

Примечание:
Импорт данных из Excel в Access не импортирует формулы, а только результаты этих формул.

Причина 5: подключение к данным Access из Excel

Вы также можете снова подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, часто хранящееся в файле подключения к данным Office (ODC), в базе данных Access и извлеките все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным можно также автоматически обновлять (или обновлять) книги Excel из исходной базы данных при каждом обновлении базы данных.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 6: использование отчетов Access с данными Excel

После того как данные в Access будут доступны, вы можете воспользоваться преимуществами массива марвелаус средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет с несколькими щелчками? Используйте мастер отчетов. Вы хотите разрабатывать и изменять макет отчета в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных, добавлять и удалять поля, а также сразу же видеть изменения при их создании? Используйте режим макета. Вы хотите взаимодействовать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки динамических данных? Используйте представление отчета. Хотите добавить кнопки, Номера страниц, изображения, гиперссылки и профессионально оформленные стили? В группе элементы управления
и Макет
на вкладке конструктор
на ленте используйте многие мастера и коллекции элементов управления. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, групповые и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подчиненные отчеты.

После создания отчета используйте Access для распространения отчета по электронной почте. Например, вы можете отправить отчет с помощью сообщения электронной почты или сохранить его в различных форматах, например в снимке Access или в PDF-файле, чтобы добавить его на страницу или на сайт SharePoint.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 7: использование форм Access с данными Excel

Когда данные будут находиться в Access, вы можете воспользоваться многими инструментами для создания и настройки форм. Хотите создать форму с несколькими щелчками? Используйте мастер форм. Вы хотите разрабатывать и изменять макет формы в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных, добавлять и удалять поля, а также сразу же видеть изменения при их создании? Используйте режим макета. Хотите добавить кнопки, списки, поля со списком, группы параметров, изображения, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и профессионально оформленные стили? В группе элементы управления
и Макет
на вкладке конструктор
на ленте используйте многие мастера и коллекции элементов управления. С помощью Access можно легко создавать простые формы, формы с вкладками, непрерывные формы, всплывающие формы, модальные диалоговые окна и подчиненные формы.

В Access можно легко создать разделенную форму, в которой отображается синхронизированное представление таблицы и формы, чтобы можно было получить наилучшие результаты. После создания формы с возможностью прокрутки можно легко выполнять в ней поиск, фильтровать и даже искать данные, находящихся за пределами формы, используя стандартные кнопки навигации и поле поиска в нижней части формы.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 8: Фильтрация, сортировка и запросы в Access похожи на Excel

В зависимости от того, какой продукт вы используете, вы выполняете фильтрацию данных для работы с подмножеством данных и сортируете данные, чтобы упорядочить их так, как нужно. В Access пользователи Excel могут фильтровать и сортировать данные в режиме таблицы без необходимости повторного знакомства с совершенно новым пользовательским интерфейсом. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи, независимо от того, работаете ли вы с текстом, числами, датами или пробелами. Вы даже можете сохранять фильтры и выполнять сортировку вместе с представлением таблицы.

Можно создать запрос в Access и даже не знать, что означает SQL. Четыре мастера запросов, с помощью которых можно создавать простые запросы, находить дубликаты, обнаруживать несовпадающие записи и создавать перекрестные запросы. Вам даже не придется создавать запросы; просто отфильтруйте данные и отсортируйте их так, как вы хотите, чтобы они были сохранены вместе с таблицей.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 9: слияние или создание наклеек

Теперь, когда ваша семья увеличилась, ваш список поздравительных открыток оказался больше, и вам необходимо следить за гораздо большим количеством дней рождения и юбилеев. Не проблема. Вы можете использовать таблицу или запрос Access в качестве источника данных для слияния и создавать операции слияния с помощью мастера слияния Word для писем, карточек, сообщений электронной почты и конвертов. Если вам нужно просто создать почтовые наклейки, используйте мастер наклеек в Access для создания и печати наклеек из созданного отчета. Можно также автоматически добавить штрихкод, соответствующий каждому адресу клиента.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 10: объединение Excel и Access с помощью технологий SharePoint

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках SharePoint. Excel предоставляет доступ только для чтения (одностороннее) подключение к связанным спискам SharePoint; в то время как Access позволяет читать и записывать (двусторонние) данные в связанных списках SharePoint. Access и списки SharePoint прекрасно работают вместе. Типы данных Access и SharePoint, такие как форматированный текст, только добавление (для поддержки отслеживания журнала изменений в поле MEMO), вложения, счетчиков, подстановок и многозначные поля — делают их несогласованными, если таковые имеются.

После связывания данных списка SharePoint с базой данных Access вы можете даже перевести их в автономный режим в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint для отправки изменений. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, будут обработаны мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, базируются на одних и тех же данных, но связаны со списками SharePoint.

Excel предоставляет следующие точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Опубликуйте книги Excel в службы Excel и выведите на экран и работайте с данными с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-частей.

4. Импорт данных в книгу Excel из серверов OLAP, баз данных SQL Server и Access и неструктурированных файлов.

Access предоставляет следующие точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. Связывание данных между таблицами Access и списком SharePoint путем создания постоянного двустороннего подключения. (Обновленные данные списка могут отображаться в таблице Access; обновленные данные таблицы Access можно просмотреть в списке.)

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Дальнейшие действия: получение доступа к опытному пользователю

Вы можете создавать сложные приложения баз данных для настольных систем, даже не записывая одну строку кода VBA. Каждый объект Access обладает широким набором свойств и событий, доступных на странице свойств, которые помогут вам настроить решение. У каждого объекта есть подробные конструкторы, которые показывают все доступные вам функции. Дополнительные шаблоны баз данных доступны в Office Online. Шаблоны полей и таблиц позволяют быстро создавать и настраивать новые таблицы. Создать новую базу данных можно с нуля с помощью встроенных средств проектирования баз данных.

Макросы Access используют декларативную среду, не требующую написания кода VBA, поэтому не нужно быть разработчиком. Каждое Макрокоманда выполняет задачу, например открытие формы, запуск запроса, Поиск записей или отображение сообщения. Макросы можно внедрять в любое событие отчета, формы или элемента управления. У большинства макросов есть аргументы, и вы можете добавить условную логику для их выполнения. Вы даже можете определять переменные и выполнять проверку ошибок, опять же не записывая код VBA.

Создайте прототип и запустите его в отделе ИТ. Создавайте решение для своей группы, когда оно потребуется КМР, и выполняйте его в Шоестринг с помощью несамостоятельных сотрудников. Следите за билетами, проданными для компаний, следите за сроком хранения производственных материалов или напечатайте Теги приема для деталей. Отслеживание задач, проблем и конечных результатов в командных проектах. Создание базы данных конвейера продаж для отслеживания потенциальных продаж в небольшой группе специалистов по продажам.

Два продукта Microsoft Office – Access и Excel – часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты. Чтобы с минимальными затратами времени и труда решить поставленные задачи, стоит определить, какая из программ для этого подходит больше.

Понятие о Microsoft Excel и Microsoft Access

Microsoft Excel
– программа для работы с таблицами данных, созданная компанией Microsoft и входящая в пакт программ Microsoft Office.

Microsoft Access
– реляционная система управления базами данных, входящая в пакет Microsoft Office.

Сравнение Microsoft Excel и Microsoft Access

Как видим из определений, ключевая разница между Access и Excel – в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access – с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных. Последовательность данных в одной строке в Access называется записью.

Excel выполняет задачу организации данных внутри одной таблицы, Access выполняет сложные запросы данных, обращаясь к совокупности таблиц. Поэтому таблица Excel представляет собой нереляционную совокупность данных, а Access – реляционную, в которой у каждого конкретного объекта имеются связи в других таблицах. В Excel каждая ячейка таблицы имеет уникальный идентификатор, составленный из номера строки и буквы столбца, в Access запись снабжена уникальным идентификационным ключом.

Access целесообразно использовать, если массив данных очень большой, а связи между ними сложны. В этом случае взаимодействие таблиц внутри реляционной базы данных обеспечит быстрое управление. Excel соответствует задачам расчетов и статистических сравнений небольшого объема данных. Если данные преимущественно числовые, то удобнее работать с Excel, если же среди них много текстовых значений – Access.

Если с базой данных предполагается многопользовательская работа, а также предстоит постоянная и множественная ее доработка, то в Access не будет никаких проблем при решении такого рода задач. Excel рассчитан на одного пользователя и относительно статичное содержание.

Отличие Microsoft Excel от Microsoft Access

1. Excel работает с таблицами данных, Access – с табличными базами данных.

2. В Access выполняют более сложные запросы.

3. Excel – нереляционная совокупность данных, Access – реляционная.

4. Уникальный идентификатор Excel зависит от названий столбцов и строк, в Access идентификационный ключ автономен.

5. Access предназначена для работы с большими массивами данных.

6. Excel работает преимущественно с числовыми данными.

7. В Access доступна многопользовательская работа.

Объекты Microsoft Access

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица.
Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным. Данный объект в базе данных является основным.

2. Запрос.
Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма.
Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет.
Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос.
Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль.
Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа.
Страницы – служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 2.

Рис. 2
Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Поля и записи БД

В базе данных все представлено в виде таблиц, слудовательно поле — это столбец, а запись – строка. Поле — это простейший объект базы данных, предназначенный для хранения значений параметра реального объекта или процесса. Поле может характеризоваться следующими параметрами: имя, формат данных, тип оформления.

Запись базы данных — это строка таблицы, содержащая набор значений свойств, размещенный в полях базы данных.

ЛЕКЦИЯ 7 Программа Microsoft Access.

1 ЛЕКЦИЯ 7 Программа Microsoft Access.

2 План занятия: Введение База данных. Структура БД. Создание БД с помощью программы Microsoft Access. Рабочий интерфейс и основное меню Microsoft Access. Заполнение первых строк созданных таблиц данными. Связывание таблиц по типу «один ко многим».

3 Введение Что такое база данных? База данных представляет собой компьютерный аналог организованной информации. Обычно элементы информации объединяет общая тема или назначение, как, например, список сотрудников, приведенный ниже: Код Фамилия Имя Должность Дата найма Список организован в виде столбцов и строк, называемых полями и записями. Каждому сотруднику соответствует отдельная запись, а каждое поле содержит определенную характеристику сотрудника: имя, фамилию, дату поступления на работу и тому подобное. Внешне база данных, которая содержит только одну таблицу, похожа на обычный список, представленный на бумаге. Но поскольку информация хранится в электронном формате, ее можно сортировать и отображать различными способами, используя с максимальным эффектом.

4 Так, например, с помощью телефонной книги можно найти любой телефон, если известна фамилия абонента или название организации, поскольку информация в телефонной книге организована в соответствии с этими критериями. По сравнению с книжным изданием телефонный справочник на электронном носителе занимает гораздо меньше места, легко копируется и распространяется. Однако основное преимущество базы данных состоит не в хранении информации, а в способности быстро извлекать именно те сведения, которые требуются.

5 База данных. Структура БД. Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс.

6 С появлением ЭВМ и использованием их для обработки информации появилась возможность автоматизировать решение многих информационно — справочных и расчетных задач.

7 Постепенно с развитием программного обеспечения ЭВМ появились идеи создания управляющих систем, которые позволяли бы накапливать, хранить и обновлять взаимосвязанные данные по целому комплексу решаемых задач, например при автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. Эти идеи нашли свое воплощение в системах управления базами данных (СУБД).

8 СУБД взаимодействуют не с локальными, а взаимосвязанными по информации массивами, называемыми базами данных. С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки табличной информации. Они являются инструментальным средством проект ирования банков данных при обработке больших объемов информации.

9 Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

10 Загрузка программы Microsoft Access.

11 Создание БД с помощью программы Microsoft Access. Создание структур таблиц в базе данных в режиме «Конструктор» Для создания БД необходимо воспользоваться рабочим интерфейсом данной программы который имеет следующий вид (рис. 1).

12

13 Рабочий интерфейс данной программы состоит из следующий элементов: — Заголовка программы; — Основное меню программы; — Панели инструментов; — Рабочее поле данной программы; — Дополнительное меню для создания объектов с помощью данной программы; — Строка состояние.

14 Для создания БД в виде «Таблицы», «Запросов», «Формы», «Отчеты», «Страницы» можно использовать режимы: «Конструктора», «Мастера», «Ввода данных».

15 Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы.

16 Чтобы создать таблицу в режиме конструктора: 1. Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данных можно, нажав клавишу «F11». 2. Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку «Создать». Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении. 3. В окне Новая таблица выбрать элемент «Конструктор».

17 4. Определить в таблице каждое поле. Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств «Формат поля», «Маска ввода» и «Подпись» определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку «Добавить» строки на панели инструментов. В столбец Имя столбца ввести имя поля; в столбце «Тип данных» выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый). В столбце «Описание» можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.

18 5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать. 6. Для сохранения таблицы нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.

19 Заполнение первых строк созданных таблиц данными. Все данные таблицы хранятся в строках, каждая из которых содержит порции информации в столбцах, определенных в структуре таблицы. Данные та часть таблицы, к которой обычно должны иметь доступ пользователи приложения (например, данные таблицы могут выводиться в элементах управления, размещенных в формах и отчетах, либо предоставляться в режиме таблицы). В данной базе данных, таблицы легче заполнять через форму, т.к. открывать и заполнять все четыре таблицы нецелесообразно-трудоемкий процесс.

20 Связывание таблиц по типу «один ко многим» Связывание (присоединение) таблиц — установление связи с данными, сохраняемыми в таблицах другого приложения, позволяющей просматривать и изменять данные и в исходном приложении, и в Microsoft Access. Допускается также связывание таблиц из других приложений Microsoft Access, позволяющее использовать их без открытия исходной базы данных.

21 Линия связи показывает, определена ли связь между двумя таблицами и тип этой связи. Для изменения связи установите указатель на линию связи и дважды нажмите кнопку мыши.

22 Если наложены условия целостности данных, то на каждом конце линии связи появляются следующие символы: 1. Сторона «один» отношения. 2. Сторона «многие» отношения.

23 Связывание таблиц служит для того, чтобы получить из всех связанных таблиц единую виртуальную таблицу из которой в дальнейшем можно будет выбирать любые сочетания полей, которые будет давать необходимую информацию.

24 Связывание таблиц Осуществляется открытием окна схемы данных, позволяющее просматривать, изменять и определять связи между таблицами или запросами.

25 Для того чтобы связать таблицу нужно сделать следующее. — Нажмите кнопку «Схема данных» на панели инструментов. — Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно «Добавление таблицы». Если необходимо добавить таблицы до определения связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нажмите кнопку «Добавить таблицу» на панели инструментов.

26 Дважды щелкните имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закройте диалоговое окно «Добавление таблицы». Для связывания полей выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице. Для связывания сразу нескольких полей переместите их при нажатой клавише CTRL.

27 В большинстве случаев связывают ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных (из этого правила существует два исключения) и иметь содержимое одного типа. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля (FieldSize). Существуют следующие два исключения из правила: поле счетчика можно связывать с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Длинное целое»; а также поле счетчика можно связать с числовым, если для обоих полей в свойстве Размер поля (FieldSize) задано значение «Код репликации».

28 В диалоговом окне Схема данных, отображенном на экране, проверьте имена полей, представленные в двух колонках. В случае необходимости внесите изменения.

29 Теперь переходим к связыванию выше созданных таблиц. Для этого нужно сделать следующее: находясь в главном диалоговом окне «КАДРЫ2: база данных» на панели инструментов нажимаю кнопку «Схема данных». Появляется диалоговое окно «добавление таблицы» состоящее из трех вкладок: «Таблицы», «Запросы», «Таблицы и запросы». Выбираю вкладку «Таблицы» ниже находятся список созданных таблиц, выбрав нужные таблицы нажимаю кнопку «Добавить» и закрываю окно. Появившемся окне «схема данных» с помощью перетягивания, перетягиваю с окошко ADRESA поле NOMER в окошко FIO на поле «NOMER» и т. д.

30 Появляется диалоговое окно «Связи» с пунктами «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных полей». И в этом окне отмечаю галочкой «обеспечение целостности данных» нажимаю кнопку «создать». Закрываю окно схема данных, обязательно сохранив данные.

Тест с ответами по информатике на тему Программы и Данные

Для чего предназначена программа Microsoft Access
редактирование текста
создание электронных таблиц
работа с файлами
навигация по файловой системе
создание баз данных +

Какое расширение имеют файлы Microsoft Access
xls
sta
mdb +
doc
txt

При помощи чего легче всего создать таблицу в базе данных Microsoft Access
мастер таблиц +
конструктор
MS Excel
MS Word
нет верного ответа

В базе данных Microsoft Access может быть
только одна таблица
только несколько таблиц
может быть и одна, и несколько+
только две талицы
нет верного ответа

При помощи чего легче всего создать форму в базе данных Microsoft Access
мастер форм+
конструктор
MS Excel
MS Word
нет верного ответа

Какого типа данных не существует для полей Microsoft Access
текстовый
числовой
поле MEMO
денежный
процентный +

Какой тип данных используется для ввода коротких (до 255 символов) текстовых значений
Текстовый +
числовой
поле MEMO
денежный
дата/время

Определять тип данных при создании таблицы нужно, если мы пользуемся
Конструктором +
мастером форм
MS Excel
MS Word
нет верного ответа

Ключевое поле является
Уникальным+
повторяющимся
не обязательным
только числового формата
только текстового формата

Значение, автоматически добавляемое в поле для новой записи, определяется свойством поля
размер поля
формат поля
подпись поля
значение по умолчанию +
условие на значение
Создание баз данных осуществляется в программе:
Microsoft Windows;
Microsoft Word;
Dos Navigator;
AVP;
Microsoft Access. +

В данной таблице столбец «Название» – это

Название

Цена

Количество

Сумма

Проценты

1

аспирин

20 р

40

80 р

35%

2

анальгин

30 р

50

150 р

65%

запись
поле +
тип данных
размер данных
формат данных

Какой тип данных используется для ввода числовых значений
текстовый
числовой +
поле MEMO
денежный
дата/время

Какой тип данных используется для ввода значений дата/время
текстовый
числовой
поле MEMO
денежный
дата/время +

Определять тип данных при создании таблицы нужно, если мы пользуемся
Конструктором +
мастером форм
MS Excel
MS Word
нет верного ответа

При создании формы с помощью конструктора элементы формы связываются
с запросами
с модулями
с полями таблицы +
с записями
нет верного ответа

Максимальное количество знаков для ввода в поле определяется свойством поля
размер поля +
формат поля
подпись поля
значение по умолчанию
условие на значение

Сортировку данных можно произвести в меню:
Записи > Сортировка +
Формат
Сервис > Репликация
Правка
Записи > Фильтр

Замену какого либо элемента в таблице производят с помощью меню:
Записи
Формат
Сервис
Правка +
Вид

Для вывода на странице только то подмножество записей, которое интересует пользователя существует команда:
Макрос
Архивариус
Расширенный фильтр +
Автоформа
Сортировка
Определять тип данных при создании таблицы нужно, если мы пользуемся
Конструктором +
мастером форм
MS Excel
MS Word
нет верного ответа

В каком меню Microsoft Access можно просмотреть связи между таблицами
сервис защита
сервис репликация
сервис анализ
сервис схема данных +
нет верного ответа

При создании формы с помощью конструктора элементы формы связываются
с запросами
с модулями
с полями таблицы +
с записями
нет верного ответа

Запросы в Microsoft Access можно создать при помощи
сервис защита
сервис репликация
сервис анализ
сервис схема данных
конструктор запросов +

В каком меню Microsoft Access можно установить связи между таблицами базы данных
сервис защита
сервис репликация
сервис анализ
сервис схема данных +
конструктор запросов

Для модифицирования существующих объектов баз данных используется кнопка:
Конструктор; +
Создать;
Просмотр;
Запуск;
Удалить;

Отчёт это объект предназначенный для…
подачи на экран и печать формы из таблицы или запроса в зависимости от определённого пользователем формата; +
автоматизации наиболее часто выполняемых действий по работе с базой данных на основе указанных пользователем команд и событий;
вывода на экран информации из таблицы или запроса, основываясь на указанном пользователем формате;
осуществления интерфейса между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере;
помещения определенных данных из базы данных в отдельную таблицу запроса;

Макросы это объект предназначенный для…
вывода на экран и печать формы из таблицы или запроса в зависимости от определённого пользователем формата;
осуществления интерфейса между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере;
автоматизации наиболее часто выполняемых действий по работе с базой данных на основе указанных пользователем команд и событий;+
вывода на экран информации из таблицы или запроса, основываясь на указанном пользователем формате;
алгоритмизации внесения тира данных в поля в режиме конструктора;

Для того, чтобы открыть существующую таблицу (запрос или форму) необходимо…
сделать двойной щелчок по её имени или выделить её имя и щёлкнуть по кнопке «Открыть»; +
сделать двойной щелчок по её имени или выделить её имя и щёлкнуть по кнопке «Просмотр»;
сделать двойной щелчок по её имени или выделить её имя и щёлкнуть по кнопке «Запуск»;
сделать двойной щелчок по её имени или выделить её имя и щёлкнуть по кнопке «Конструктор»;
сделать двойной щелчок по её имени или выделить её имя и щёлкнуть по кнопке «Результаты»;

Объекты, которые размещаятся на форме или отчёте, называются:
предопределёнными формами;
элементами управления;
полями формы или отчёта; +
разделами формы или отчёта;
электронными листами;

Дизайн базы данных Microsoft Access — нажатие клавиши

Индивидуальное программирование Microsoft Access / Приложения Microsoft Access / Дизайн базы данных Microsoft Access

Программирование или разработка Microsoft Access предполагает использование Microsoft Access в качестве основного инструмента или платформы разработки для разработки программного приложения или программы. Microsoft Access — это приложение для реляционной базы данных, разработанное Microsoft и входящее в состав пакета приложений Microsoft Office.MS Access сочетает в себе механизм реляционной базы данных, графический пользовательский интерфейс и инструменты разработки программного обеспечения, чтобы обеспечить удобную для пользователя среду быстрой разработки приложений (RAD). Microsoft Access — одно из малоизвестных приложений в пакете приложений Office, и в результате многие пользователи упускают из виду его возможности и пытаются использовать более популярный MS Excel в качестве средства сбора, хранения и создания отчетов по данным. Хотя Excel является очень мощным инструментом для манипулирования данными, его чаще всего неправильно заставляют действовать как систему базы данных, а не как приложение для работы с электронными таблицами.Когда демонстрируются возможности MS Access, большинство пользователей поражаются возможностям, простоте использования и сложности программ, которые можно разработать с помощью Microsoft Access. Чрезвычайно универсальная система Access может использоваться для удовлетворения самых основных потребностей базы данных, таких как простая инвентаризация офиса, до продвинутых многопользовательских приложений баз данных ERP. По умолчанию MS Access хранит данные в собственном файловом формате, но он предлагает гибкость для подключения к более надежным и мощным базам данных, таким как Microsoft SQL Server.Access позволяет пользователям и разработчикам разрабатывать полные приложения, включая таблицы базы данных, запросы, формы / экраны пользовательского интерфейса и отчеты. Как и все приложения Microsoft Office, он использует возможности Visual Basic для приложений для более продвинутой разработки программ, но также предлагает удобный конструктор макросов для решения более простых задач. Хотя Access — очень мощный и универсальный инструмент, он подходит не для всех приложений. По мере увеличения масштаба и сложности приложения переход на.Приложение Net / SQL может быть лучшим выбором. Независимо от того, есть ли у вас приложение Access или вы хотите удовлетворить потребности вашей организации в базе данных, свяжитесь с Keypress, чтобы узнать, подходит ли вам Microsoft Access или любая из других наших платформ разработки.

Изучите MS Access с примером

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — это система управления базами данных, предлагаемая Microsoft. Он использует ядро ​​базы данных Microsoft Jet и входит в состав пакета приложений Microsoft Office.

Microsoft Access предлагает функциональность базы данных и возможности программирования для создания удобных для навигации экранов (форм). Он помогает анализировать большие объемы информации и эффективно управлять данными.

Важные термины и основные объекты

Теперь в этом руководстве по Microsoft Access мы узнаем о некоторых важных терминах и основных объектах в MS Access:

Файл базы данных:

Это файл, в котором хранится вся база данных. Файл базы данных сохраняется на ваш жесткий диск или другие устройства хранения.

Типы данных:

Типы данных — это свойства каждого поля. Каждое поле имеет один тип данных, например текст, число, дату и т. Д.

Стол

• Таблица — это объект, который хранит данные в формате строк и столбцов для хранения данных.
• Таблица обычно связана с другими таблицами в файле базы данных.
• Каждый столбец должен иметь Уникальное имя
• Мы также можем определить первичный ключ в таблице.

Запрос

• Запросы отвечают на вопрос путем выбора, сортировки и фильтрации данных на основе критериев поиска.
• Запросы показывают выборку данных на основе заданных вами критериев (ограничений).
• Запросы могут извлекаться из одной или нескольких связанных таблиц и других запросов.
• Типы запросов: SELECT, INSERT, UPDATE, DELETE.

Форма

• Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса для приложения базы данных.
• Forms помогают отображать данные в реальном времени из таблицы. В основном он используется для облегчения процесса ввода или редактирования данных.

Отчет

• Отчет — это объект в настольных базах данных, который в основном используется для форматирования, расчета, печати и обобщения выбранных данных.
• Вы даже можете настроить внешний вид отчета.

Макросы

Макросы — это миниатюрные программные конструкции компьютера. Они позволяют вам настраивать команды и процессы в ваших формах, например, поиск, переход к другой записи или выполнение формулы.

Модулей:

Модули

— это процедуры (функции), которые вы можете писать с помощью Visual Basic для приложений (VBA).

Типы данных Microsoft Access

Общие типы данных MS Access перечислены ниже:

Различия между Access и Excel

Microsoft Access и Excel очень похожи, но очень разные. Вот некоторые важные различия между ними обоими —

Преимущества MS Access

Теперь в этом руководстве по MS Access мы узнаем о плюсах и преимуществах использования приложения MS Access:

• Access предлагает полнофункциональную систему управления реляционными базами данных за считанные минуты.
• Легко импортировать данные из нескольких источников в Access
• Вы можете легко настроить доступ в соответствии с личными и корпоративными потребностями.
• Microsoft Access Online хорошо работает со многими языками разработки, которые работают в ОС Windows
• Это надежный и гибкий, он может выполнять любые сложные офисные или промышленные задачи баз данных.
• MS-Access позволяет связывать данные в существующем местоположении и использовать их для просмотра, обновления, запросов и отчетов.
• Позволяет создавать таблицы, запросы, формы и отчеты, а также подключаться с помощью макросов.

Макросы

• в Access — это простая программная конструкция, с помощью которой вы можете добавлять функциональные возможности в свою базу данных.
• Microsoft Access Online может выполнять разнородные соединения между различными наборами данных, хранящимися на разных платформах.

Недостатки MS Access

Вот минусы использования MS Access

• База данных Microsoft Access полезна для предприятий малого и среднего бизнеса.Однако для крупных организаций это бесполезно.
• Недостаточная надежность по сравнению с системами dbms, такими как MS SQL Server или Oracle
• Вся информация из вашей базы данных сохраняется в одном файле. Это может замедлить работу отчетов, запросов и форм.
• Технический лимит — 255 одновременных пользователей. Однако реальный предел составляет всего от 10 до 80 (в зависимости от типа приложения, которое вы используете).
• Требуется гораздо больше обучения и подготовки по сравнению с другими программами Microsoft.

Как запустить Microsoft Access

Примечание. Предполагается, что у вас установлена ​​последняя версия Microsoft Access, которая поставляется в комплекте с пакетом Microsoft Office 365.

Есть два способа запустить MS Access.

1. В Windows нажмите кнопку «Пуск».
2. На рабочем столе щелкните правой кнопкой мыши> «Создать».

Теперь в этом руководстве по Microsoft Access давайте посмотрим, как запустить MS Access двумя способами:

Вариант 1) В Windows нажмите кнопку «Пуск».

Шаг 1) Щелкните значок «Windows». Вы найдете список установленных программ.

Шаг 2) Установите флажок и щелкните значок доступа.

Шаг 3) Появится окно приложения MS Access

Шаги 4) Нажмите «Esc»

Результат: откроется приложение MS Access для Windows

Вариант 2) С рабочего стола, «Новый» вариант.

Шаг 1) Щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе и выберите «New»

Шаг 2) Щелкните «Microsoft Access Database Option»

Шаг 3) Под окном приложения MS Access появится

Шаг 4) Нажмите «Esc»

Результат: откроется приложение MS Access для Windows

Как создать базу данных

Прежде чем мы создадим базу данных, давайте быстро поймем целостную картину того, что такое база данных, с особым упором на MS Access.

Давайте начнем с нескольких реальных примеров баз данных Microsoft Access:

• У нас есть книжный шкаф, где хранятся книги,
• У нас есть i-pods, в которых есть коллекция музыки, и бесчисленное множество футляров.

Точно так же у нас есть база данных MS Access, которая является своего рода домом для всех ваших таблиц, запросов, форм, отчетов и т. Д. В MS Access, которые связаны между собой.

Технически база данных хранит данные в хорошо организованном виде для облегчения доступа и поиска.

Есть два способа создать базу данных в SQL Access:

1. Создать базу данных из шаблона
2. Создание пустой базы данных

Давайте подробно рассмотрим каждый:

Создать базу данных из шаблона

• Есть много ситуаций, когда нам нужно начать с готового шаблона базы данных для заданных требований.
• MS Access предоставляет множество готовых к использованию шаблонов для таких типов требований к базам данных, где структура данных уже определена.
• Вы можете продолжить настройку структуры шаблона в соответствии с нашими требованиями.
• Пример базы данных MS Access включает Контакты, Студент, Отслеживание времени и т. Д.

Шаги по созданию базы данных из шаблона

Шаг 1) В открытом приложении MS Access щелкните Файл .

Результат : Появится окно, показанное ниже. Все шаблоны базы данных показаны ниже.

Шаг 2) Мы можем выбрать любой шаблон, щелкнув по нему. Щелкните на шаблоне контакта для дальнейшего ознакомления.

Шаг 3) Появится поле имени файла с именем файла по умолчанию.

Шаг 4) Введите новое имя .

Шаг 5) Щелкните «Создать».

Результат: Guru99_Contact База данных создана и появится окно ниже.

Шаг 6) При желании вы можете щелкнуть любой из объектов на левой панели навигации и открыть этот объект для дальнейших ссылок и работы.

Например, при нажатии на форму «Контактная информация» откроется форма «Контактная информация», как показано ниже.

Создание пустой базы данных

Шаг 1) В открытом приложении MS Access щелкните Файл> Новый

.

Шаг 2) Щелкните «Пустая база данных».

Шаг 3) Появится поле имени файла с именем файла по умолчанию.

Шаг 4) Введите новое имя .

Шаг 5) Щелкните «Создать».

Результат: База данных Guru99 создана, и появится окно ниже.

Как создать таблицу

Первым шагом в этом руководстве по Microsoft Access для хранения данных в базе данных является создание таблицы, в которой будут храниться данные. После создания таблицы мы можем продолжать вставлять строки в таблицу.

Есть два способа создать базу данных в MS Access

1. Создание таблицы из представления «Дизайн»
2. Создание таблицы из просмотра таблицы

Создать таблицу — Просмотр таблицы

Шаг 1) Сначала щелкните Создайте вкладку .Затем в группе Таблицы щелкните Таблица .

Шаг 2) Система отобразит таблицу по умолчанию, созданную с именем «Таблица1».

Шаг 3) в Переименуйте столбец , дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя столбца.

Обратите внимание, что тип данных Course_ID — ‘AutoNumber. «Следовательно, это также уникальный ключ таблицы.

Шаг 4 ) Вы можете Добавить столбец , щелкнув любую категорию из группы «Добавить и удалить» .Кроме того, вы также можете добавить столбец, нажав «Нажмите, чтобы добавить»

Например, нажмите «Краткий текст» из группы « Добавить и удалить».

Шаг 5) Столбец будет добавлен с именем по умолчанию «Поле1».

Шаг 6) Щелкните заголовок и переименуйте его в «COURSE_NAME».

Шаг 7) Нажмите Ctrl + S и введите новое имя таблицы, чтобы сохранить таблицу.

Шаг 8) Вы также можете сохранить новое имя, подпись и краткое описание для любого столбца, щелкнув « Name and Caption». Щелкните по нему

Шаг 9) Появится диалоговое окно . Добавьте следующее и нажмите «ОК»

• «Имя» — это фактическое имя столбца.
• «Заголовок» — это имя столбца в представлении пользователя.
• «Описание» — это краткое описание имени столбца.

Результат: Имя, подпись и описание теперь существуют.

Создание таблицы — просмотр «Дизайн»

Шаг 1) Сначала щелкните вкладку «Создать». Затем в группе «Таблицы» щелкните «Таблица».

Шаг 2) Появится диалоговое окно таблицы. Для каждого поля введите Имя файла, Тип данных и Описание.

Шаги 3) Чтобы добавить Course_ID в качестве первичного ключа, выберите его и нажмите «Первичный ключ».’Course_Id будет предшествовать КЛЮЧЕВОЙ ЗНАЧОК, как показано ниже:

Шаги 4) Нажмите Ctrl + S. Введите имя таблицы и нажмите OK

Результат:

Как переключаться между видами таблицы и дизайна

Теперь в этом руководстве по MS Access мы узнаем, как переключать представления между таблицей данных и дизайном:

Для переключения представлений между таблицей данных (представлением электронной таблицы) и представлением «Дизайн» нажмите кнопку «Вид» в верхнем левом углу ленты доступа (отображается на вкладках «Главная» / «Справка» / «Дизайн»).И нажмите на вид, который нужно отобразить.

Например: Предположим, вы хотите переключиться на вновь созданную таблицу «Course_strength» из «Design view» в «Data Sheet».

Шаг 1) Нажмите на Datasheet View

Результат:

MS Access — Добавление данных

• Вы создали таблицы Course и Course_Strength.
• Есть два способа добавить данные. Один из них — это таблица данных, а другой — из формы.В этом разделе мы научимся добавлять данные из режима таблицы.
• Нет необходимости сохранять данные вручную. Когда вы щелкаете другие строки, Access автоматически сохраняет данные.
• Единственное, о чем вам нужно позаботиться при добавлении данных, это ввести правильный тип данных, т.е. если столбец определен как Number, мы можем добавлять только число, а не текст.

Давайте добавим данные в вашу таблицу, открыв базу данных Access, которую вы создали ранее.

Шаг 1) Выберите таблицу «Курс»

Шаги 2) Выберите на ленте опцию Datasheet view и добавьте некоторых данных, введя значения в нем. Обновленные данные будут автоматически сохранены.

Теперь предположим, что вы хотите удалить 4 строки ^и с «My SQL» в качестве названия курса.

Шаг 3) Выберите строку, щелкнув крайний левый столбец и щелкнув строку правой кнопкой мыши.Появится меню параметров с опцией

«Удалить запись».

Шаг 4) Появится всплывающее окно для подтверждения удаления записи. Нажмите ‘OK’

Результат:

Суммируя просмотров:

Просмотр таблицы данных:

Отображается в представлении, которое позволяет вводить необработанные данные в таблицу базы данных.

Вид дизайна:

Отображает представление, которое позволяет вводить поля, типы данных и описания в таблицу базы данных.

Формы в MS Access

• Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса для приложения базы данных.
• В основном используется для облегчения процесса ввода или редактирования данных.
• Данные в форме можно выбрать из одной или нескольких таблиц.

Формы

• также можно использовать для управления доступом к данным, например, какие поля или строки данных видны каким пользователям.
• Формы имеют вид формы.
• Помогает отображать данные в реальном времени с легким созданием новых данных.

Чтобы понять форму, давайте сначала создадим две новые записи в таблице контактов (из предварительно созданной базы данных контактов, обсуждаемой здесь)

Шаг 1) Выберите таблицу «Контакт» в левой части навигации.

Шаг 2) Создайте две строки, введя соответствующие данные в две строки.

создайте форму, а затем мы увидим, как формы можно использовать для удобного отображения, редактирования и создания новых данных.

Как создать форму

Существует четыре основных способа создания формы, как указано ниже:

• Мастер форм
• Форма
• Несколько элементов
• Раздельная форма

Давайте рассмотрим каждый вариант создания формы один за другим:

1.Создать с помощью мастера форм

Этот параметр позволяет пользователю создать форму с помощью мастера и выбрать столбец из доступного списка формы столбца в устаревшем формате окна выбора.

Шаг 1) Щелкните «Мастер форм».

Шаг 2) Система отобразится под экраном.

Шаг 3) Выберите столбцы, которые должны быть там в окончательной форме.

Результат: ID выбран

Шаг 4) Продолжайте выбирать все необходимые столбцы, как описано в шаге 3 выше, а затем нажмите «Далее».’

Шаг 5) Появится окно выбора макета, которое позволяет пользователю выбрать другой тип макета формы. Нажмите «ДАЛЕЕ»

.

Шаг 6) Введите имя формы как «Contact_Form» и нажмите «Готово».

Результат: Contact_Form теперь существует со всеми отображаемыми столбцами, которые есть на шаге 4 в списке выбранных столбцов.

2. Создание с использованием формы

Это самый простой способ создать форму, которая будет:

• По умолчанию заполнить все столбцы из выбранной таблицы в «представлении формы»,
• Пользователь может удалить ненужный столбец вручную

Шаг 1) Выберите таблицу, для которой мы хотим создать форму, и нажмите «Форма».’

Шаг 2) Появится окно ниже.

Шаг 3) Щелкните правой кнопкой мыши любую ячейку, которая не должна быть частью окончательных форм, и нажмите «Удалить».

Результат: поле « Номер факса » сейчас не существует.

Шаг 4) Нажмите Ctrl + S и введите новое имя формы как «Contact_Form2». Щелкните «ОК».

Результат: Новая форма с именем «Contact_Form2» существует в разделе «Формы».

3. Создайте форму «Несколько элементов».

Это другой тип, в котором все уже созданные записи будут отображаться в форме с возможностью добавления новой записи.

Шаг 1) На вкладке «Создать». Щелкните «Дополнительные формы» и выберите «Несколько элементов».

Результат: Ниже нескольких строк появится окно

Шаг 2) Нажмите Ctrl + S.Введите новое имя формы и нажмите «ОК».

Результат: Новая форма с именем «Contact_Form_Multiple_Item» существует в разделе «Формы».

4. Создайте форму с помощью «Разделить из».

Это сочетание простой формы и разделенной формы таким образом, что эта форма обеспечивает представление формы и таблицы в разделенном окне.

Все, что пользователь вводит в форму, сразу отображается непосредственно в представлении таблицы, и наоборот.

Шаг 1) На вкладке «Создать» нажмите «Другие формы» и выберите «Разделить форму».

Результат: Ниже появится окно с формой и таблицей данных вместе.

Шаг 2) Нажмите Ctrl + S и введите новое имя формы. Нажмите «ОК».

Результат: Новая форма с именем «Contact_Form_Split» существует в разделе «Формы».

Отредактируйте существующую запись через форму.

• Одной из особенностей форм является то, что мы можем редактировать значения и данные прямо из формы.
• Он более удобен для пользователя, потому что по сравнению с форматом строки в таблице формы лучше видят выбранные поля, и пользователь может выполнять прямые обновления.
• Эти значения, обновленные из форм, также будут немедленно отражены в исходных таблицах.

Давайте посмотрим, как редактировать значение из формы:

Шаг 1) Нажмите «Contact_Form»

Шаг 2) Обновите некоторые значения в значении «Contact_Form»

Шаг 3) Дважды щелкните по таблице «Контакт».

Результат: Обновленное значение присутствует в исходной записи таблицы.

Добавить запись в форму.

• Формы также дают возможность добавлять записи.
• Опять же, это удобный и привлекательный способ добавления записей по сравнению с добавлением записей в виде строки.
• Здесь мы возьмем пример базы данных Microsoft Access для Split из «Contact_Form_Split», созданного выше.

Шаг 1) Откройте «Contact_Form_Split»

Шаг 2) Чтобы добавить запись, нажмите «Значок новой (пустой) записи».

Результат: Новое окно записи появляется в:

1. Просмотр формы и
2. Просмотр таблицы.

Шаг 3) Вручную заполните данные из формы. Обратите внимание, что в разделенной форме все данные будут автоматически отражены в таблице данных ниже.

Шаг 4) Дважды щелкните по таблице «Контакт».

Результат: Новая запись обновлена ​​в таблице «Контакт», добавленной из формы «Contact_Form_Multiple_Item»

Отчет

• Отчет — это объект в MS Access, предназначенный для упорядоченного форматирования, расчета и печати выбранных данных.
• Он содержит информацию из таблиц, а также информацию, которая есть в дизайне отчета.

Отчеты

• полезны, поскольку они позволяют вам представить всю информацию вашей базы данных в удобном для чтения формате.

Давайте возьмем пример базы данных MS Access с отчетом по умолчанию «Контакт» БД — «Телефонная книга».

Шаг 1) Нажмите «Телефонная книга» в разделе «Отчет». Система откроет встроенный отчет «Телефонная книга».

Отображается контактное имя, домашний, служебный и мобильный имя

за каждую имеющуюся запись.

Шаг 2) Теперь предположим, что мы хотим изменить заголовок отчета с «Home» на «Home Number». Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Design View».

Система откроет отчет в режиме конструктора.

Шаг 3) Отредактируйте имя, которое хотите обновить, и нажмите Ctrl + S.

Шаг 4) Дважды щелкните «Телефонная книга» под отчетами

Результат: Ярлык изменен с «Домашний» на «Домашний телефон».’

Макрос

• Макрос в MS Access — это функция экономии времени, позволяющая добавлять функциональные возможности или автоматизировать простые задачи.
• Часто используемые шаги можно автоматизировать с помощью макроса
• Он может добавить быстрый и простой подход для связывания всех других объектов вместе для создания простого приложения базы данных.

Рассмотрим пример базы данных Microsoft Access «Контакт» Макрос БД по умолчанию — «AutoExec.’

Шаг 1) Нажмите «AutoExec» в разделе «Отчет». Система откроет встроенный макрос «Добро пожаловать». Он будет отображать приветственную записку и другие данные, относящиеся к базе данных контактов, код которой по умолчанию является макросом «AutoExec»

.

Шаг 2) Если вы хотите увидеть код этого макроса, щелкните правой кнопкой мыши.

Результат:

Модуль

• Это набор пользовательских функций, объявлений, операторов и процедур, которые хранятся вместе как единое целое.
• Возможно, это отдельный объект с функциями, которые можно вызывать из любой точки базы данных Access.

Пример базы данных MS Access из БД «Контакт»

Шаг 1) Нажмите «modMapping»

Результат:

Сводка

• Microsoft Access — это система управления базами данных, предлагаемая Microsoft.
• Позволяет создавать таблицы, запросы, формы и отчеты, а также подключаться с помощью макросов.
• MS-Access позволит вам связать данные в его существующем местоположении и использовать их для просмотра, обновления, запросов и отчетов.
• Access состоит из четырех основных объектов базы данных : таблиц, запросов, форм и отчетов.
• Существует двух способов с по создать базу данных в SQL Access :
• Создать базу данных из шаблона
• Создать пустую базу данных
• Существует двух способов создания базы данных с по в MS Access
• Создание таблицы из «Дизайн»
• Создание таблицы из просмотра таблицы
• Вы можете переключаться между таблицей данных и представлением дизайна, просто нажав кнопку «Просмотр» в верхнем левом углу программы Access.
• Форму можно создать с помощью мастера форм, формы, нескольких элементов, разделенной формы

Макрос

• в базе данных MS Access — это функция экономии времени, позволяющая добавлять функциональные возможности или автоматизировать простые задачи.
• Отчет — это объект в MS Access, предназначенный для упорядоченного форматирования, расчета и печати выбранных данных.
• Модуль — это набор определяемых пользователем функций, объявлений, операторов и процедур, которые хранятся вместе как единое целое.

Что такое Microsoft Access? Что вы должны знать

• Microsoft Access — это система управления базами данных (СУБД), используемая для хранения и управления данными.
• Access является частью пакета Microsoft 365 и предназначен для бизнес-пользователей и корпоративных пользователей.
• Хотя обе они связаны с отслеживанием данных, Access и Excel — очень разные программы.
• Чтобы узнать больше, посетите техническую библиотеку Insider .

Идет загрузка.

Microsoft Access является членом семейства приложений Microsoft 365 и представляет собой мощный инструмент повышения производительности, созданный для бизнес-пользователей и корпоративных пользователей.

Как и Microsoft Excel, Access позволяет просматривать и редактировать данные. Но Access более мощный, чем Excel, и может одновременно обрабатывать гораздо больше данных.

Вот все, что вам нужно знать о Microsoft Access.

Чем Microsoft Access отличается от Excel

Для хранения данных можно использовать Microsoft Excel и Access, поэтому они могут казаться похожими. Но на самом деле они совсем другие.

Excel — это программа для работы с электронными таблицами, которая в основном используется для отдельных проектов и для выполнения кратких расчетов.Большинство пользователей Excel одновременно работают только с несколькими десятками или сотнями ячеек данных. Excel отлично подходит для построения графиков и диаграмм этих вычислений и точек данных.

Microsoft Access, с другой стороны, предназначен для хранения и управления огромными объемами данных в форме, которая упрощает их извлечение и использование в различных приложениях. В то время как пользователи Excel вводят текст непосредственно в свои электронные таблицы, для работы с базами данных Access используются готовые формы и запросы. Большинство предприятий также подключают Access к другим приложениям, поэтому, когда эти другие приложения генерируют данные, они автоматически переносятся в Access.

Как используется Microsoft Access

Вот обзор основных элементов Access и способов их использования.

• Таблицы : Access хранит свои данные в таблицах. Вы можете создать единую базу данных, включающую все данные для всего проекта — ее часто называют «плоской» базой данных.
• Реляционные базы данных : Тем не менее, почти всегда проще создать множество таблиц, каждая из которых содержит элементы данных, которые необходимо отслеживать для проекта (например, компания может вести отдельные таблицы для данных о продуктах, заказах, клиентах). , и информацию о доставке).Каждая из таблиц может быть взаимосвязана и связана друг с другом — это называется реляционной базой данных, которая позволяет разработчикам создавать множество относительно простых баз данных и связывать их друг с другом.

Базы данных Access можно совместно использовать и редактировать с нескольких компьютеров.Студия Яги / Getty Images

• Формы: Разработчики баз данных часто создают формы, которые позволяют пользователям вводить информацию в базу данных без использования электронной таблицы. Избегая необходимости вводить данные в таблицу, похожую на электронную таблицу, вероятность ошибки при вводе данных значительно снижается.
• Запросы : Запросы — еще один распространенный элемент в базах данных Access.Программа поддерживает сложные запросы для поиска информации в базе данных, что может быть важно, когда база данных может содержать тысячи записей.
• Отчеты : Access позволяет пользователям быстро и легко создавать собственные отчеты. Мастер отчетов упрощает сортировку, группировку и маркировку данных для удобной печати и обмена.

Взятые вместе, эти компоненты позволяют предприятиям и организациям управлять большими объемами данных, которые им необходимо хранить, и понимать их.

Например, компания может использовать Access для отслеживания своих запасов и продаж, в то время как школа может использовать Access для отслеживания своих учеников, их личной информации, оценок, успеваемости, курсовых работ и данных учителей. Доступ можно использовать в определенных проектах, например, для управления коллегами, задачами, достижениями, сроками и последующими действиями.

Дэйв Джонсон

Писатель-фрилансер

Ключевые преимущества базы данных Microsoft Access

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в сентябре 2018 года и недавно был обновлен и исправлен для обеспечения точности и полноты.

Microsoft Access — более умная старшая сестра Excel, которая считает, что у нее всегда есть лучший способ. В некоторых случаях она может быть права. У Microsoft Access есть преимущества помимо простой электронной таблицы, позволяющей быстро анализировать, извлекать и обмениваться данными как полезной информацией.

Access, следующий шаг в Excel

Программа для работы с электронными таблицами, такая как Microsoft Excel, является прекрасным инструментом для хранения и расчета небольших наборов информации. Excel прост для понимания и использования.Вы можете легко и быстро сортировать, фильтровать и форматировать данные. Таблицы идеально подходят для одноразового анализа, они становятся проблематичными по мере роста и развития данных с течением времени. Таблицы не идеальны для обработки сотен записей при создании важного файла для клиента, контактного лица или руководителя. В таблице очень легко сделать ошибки, что значительно усложняет анализ, суммирование и составление отчетов.

Не уверены в своих навыках Excel или Access? Воспользуйтесь нашей бесплатной оценкой здесь >>

Microsoft Access — это инструмент управления информацией или реляционная база данных, которая помогает хранить информацию для справок, отчетов и анализа.Access также может преодолеть ограничения, обнаруженные при попытке управлять большими объемами информации в Excel или других приложениях для работы с электронными таблицами.

Семь основных преимуществ базы данных Microsoft Access

Стоимость разработки

Одна из причин, по которой Microsoft Access неизменно является предпочтительной базой данных, заключается в том, что это менее дорогая альтернатива более крупным системам баз данных, таким как Oracle или SQL Server, которые требуют огромных затрат на установку и обслуживание.

Интеграция программного обеспечения

Поскольку Access является продуктом Microsoft Office, он был разработан для хорошей интеграции с другими продуктами в Microsoft Office Suite, Access является настолько широко используемой системой баз данных, что другие производители программного обеспечения с большей вероятностью предоставят возможность напрямую взаимодействовать с Access, чем любая другая настольная система баз данных.

ODBC (открытое подключение к базе данных)

Access может использовать данные, хранящиеся в Access / Jet, Microsoft SQL Server, Oracle и других контейнерах данных, совместимых с ODBC, включая MySQL и PostgreSQL.Разработчики программного обеспечения и архитекторы данных использовали Access для упрощения разработки прикладного программного обеспечения. Непрограммисты, также известные как «опытные пользователи», могут использовать Access для создания простых приложений. Хотя поддерживаются некоторые объектно-ориентированные методы, он не является полностью объектно-ориентированным инструментом разработки.

Устаревшие данные

Access имеет возможность легко импортировать многие форматы данных, чтобы ваши существующие данные не были потеряны. Эта функция может не только сэкономить 100 часов времени ввода, но и исключить потенциальную ошибку ввода, которую может совершить человек.

Распределение

Одним из преимуществ использования Microsoft Access является его формат базы данных Jet, который содержит не только приложение, но и данные в одном файле. Возможность хранить приложение и данные в одном файле делает чрезвычайно удобным распространение всего приложения среди различных пользователей, которые могут запускать приложение в отключенных средах.

Масштабируемость

Если ваша компания растет, одним из преимуществ Microsoft Access является возможность обновления.Если размер вашей базы данных постоянно увеличивается и ваша производительность начинает ухудшаться, вы можете легко перейти на SQL Server вместе с проектом Access Data Project (ADP).

Уникальный идентификатор

Каждой части информации присваивается уникальный идентификатор. Это чрезвычайно важно, поскольку позволяет контролировать ввод каждой части информации только один раз и устранять человеческие ошибки и ошибки дублирования.

Что нового в Microsoft Access 2016?

Access дает вам возможность максимально эффективно использовать информацию, даже если вы не являетесь экспертом в области баз данных.А благодаря недавно добавленным веб-базам данных Access расширяет возможности ваших данных, упрощая отслеживание, составление отчетов и обмен с другими.

• Новые темы и шаблоны
• Увеличить диалоговое окно Показать таблицу
• Поле запросов для быстрого поиска инструментов и функций Access
• Возможность экспорта информации о связанных источниках данных в Excel

Независимо от того, являетесь ли вы крупной корпорацией, владельцем малого бизнеса, некоммерческой организацией или просто ищете более эффективные способы управления своей личной информацией, Access упрощает выполнение ваших задач быстрее и эффективнее. гибкость и лучшие результаты.Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше об обучении Microsoft Access для поддержки проектов вашей организации.

Преимущества использования Microsoft Access в вашем бизнесе

Access и его язык программирования VBA известны многим разработчикам, программистам и разработчикам программного обеспечения. Это означает, что если вы создадите систему с помощью Microsoft Access, вы не будете зацикливаться на человеке, который создал ее для вас. Так что, если они уедут или уйдут на пенсию, вы не останетесь в одиночестве. Однако здесь следует отметить один важный момент — вы должны убедиться, что у вас есть исходные файлы.Это будут файлы .mdb или .accdb; Файлы .mde или .accde не являются исходными файлами и не могут быть проверены или изменены другим программистом. Уважаемый разработчик всегда позаботится о том, чтобы у вас были исходные файлы и вы их знали! Еще один момент, который следует здесь отметить, заключается в том, что, поскольку Microsoft Office и VBA настолько широко известны, ставки программистов ниже, чем для других языков программирования, что опять же способствует более низкой стоимости для вас.

Мы создаем системы в Access с 1994 года, и Access уже существовал раньше.Он всегда был частью Microsoft Office, и в ближайшее время он не исчезнет! Компании, выбравшие Access еще в 1994 году, все еще имеют систему, которая не устарела, и не так много других компаний могут сказать то же самое. Если вам нужна долговечная система, Access — отличный выбор.

Простыми примерами здесь являются объединение писем в Word, получение имен и адресов (и всего, что вам нравится) из вашей базы данных Access, а затем отправка почтового снимка по электронной почте с помощью Outlook.И это уровень интеграции, доступный обычному пользователю, без какого-либо программирования или чего-то еще! Аналогичным образом можно экспортировать данные и отчеты в Excel для специального анализа или преобразовать отчет Access в PDF-файл и прикрепить его к электронному письму с помощью стандартных меню в Access. С помощью программирования мы можем экспортировать данные в определенные макеты файлов или шаблоны для удовлетворения требований других систем; запускать электронные письма от действий, предпринятых в базе данных; связывать и импортировать данные из внешних файлов автоматически в базу данных Access; и так далее.Вы не найдете другой столь доступный пакет баз данных с такой функциональностью.

7. Возможности Access постоянно улучшаются — теперь с хорошей веб-интеграцией.

С каждой новой версией Microsoft Office Access развивается, привнося новые возможности. Например, благодаря улучшениям, внесенным в списки SharePoint, и их интеграции с Access, теперь вы можете связать свое полнофункциональное настольное приложение Access с данными в облаке.Это может быть чрезвычайно полезно для некоторых предприятий, и вы можете прочитать больше о некоторых примерах здесь.

8. Часто включается в существующую лицензию Microsoft Office — по крайней мере, для бизнес-пользователей.

Если у вас уже есть бизнес-версия Microsoft Office, возможно, у вас уже есть Access. Это означает, что вы можете запускать и редактировать приложение Access, уже используя существующее программное обеспечение на вашем компьютере.Более того, пользователям даже не нужна лицензия на Access, чтобы запускать созданную в нем систему. Для этой ситуации от Microsoft доступна бесплатная рабочая версия. Однако имейте в виду, что система должна включать для пользователей во время выполнения несколько дополнительных функций, которые в противном случае разработчик не мог бы включить. И у этих пользователей не будет встроенных функций, которые предоставляются бесплатно с лицензией на полный доступ.

9. Масштабируемая интеграция для больших систем и расширения.

В адрес Access иногда высказывается критика за то, что он «мелкий» и не подходит для «больших мальчиков». Это основано на неоспоримом факте, что он имеет базовый движок базы данных. Если мы обнаружим, что нам необходимо создать систему, в которой ее будут использовать более 10 пользователей одновременно, или где имеется очень большое количество записей (несколько сотен тысяч плюс), мы будем придерживаться Access для файлы пользовательского интерфейса, но перенесет данные в SQL Server.Существует бесплатная версия SQL Server, доступная от Microsoft, и Access включает мастера для перемещения данных. На практике нам не нужно было часто идти по этому пути, но когда мы это сделали, это сработало. И он предоставил клиенту все перечисленные выше преимущества использования Access, в то же время используя мощный механизм базы данных SQL Server.

Знаете ли вы, что у Software-Matters есть канал YouTube, содержащий обучающие видеоролики по Access и Excel?

Просто перейдите по ссылке выше, чтобы посмотреть.

Если вам понравилась эта статья или вы нашли ее полезной, почему бы не рассказать об этом другим?

Software-Matters — это британская группа разработчиков программного обеспечения в Гиллингеме, Дорсет, недалеко от границ графства Хэмпшир, Уилтшир и Сомерсет. Города Бристоль, Бат, Борнмут, Пул, Саутгемптон и Солсбери находятся неподалеку.

Связаться

Мы всегда рады ответить на любые ваши вопросы.

Центр поддержки и программирования для разработчиков Microsoft Access, который поможет вам стать лучшим дизайнером и программистом VBA от FMS в Вене, Вирджиния

FMS предлагает 12 продуктов, специально разработанных для Microsoft Access.

Эти продукты особенно важны для разработчиков Microsoft Access и обязательно повысят качество вашей разработки:

Автоматический анализ баз данных для передового опыта

Для автоматического анализа ваших баз данных воспользуйтесь нашей программой Total Access Analyzer, которая предназначена для проверки
подробно о каждом объекте в вашей базе данных, предоставьте документацию, которая поможет вам понять, что
в нем рассказывается о том, как взаимодействуют объекты, и предлагаются предложения по применению Microsoft Access
Лучшие практики.Он находит сотни типов ошибок, предложений и советов по производительности, характерных для ваших объектов базы данных.

База данных Microsoft Access и надстройка сравнения объектов

Во время разработки, если у вас есть несколько копий, несколько разработчиков или другие пользователи вносят изменения, возникают различия, и их необходимо отслеживать.
Total Access Detective сравнивает любые две базы данных MS Access или два объекта на предмет различий. Найди именно то, что
изменяются с помощью свойств, полей, элементов управления, строк кода макроса и модуля и даже данных между таблицами или запросами.

Библиотека исходного кода Microsoft Access

Зачем писать весь код самостоятельно? Получите нашу библиотеку кода Total Visual SourceBook с более чем 100 000 бесплатных строк кода, которые вы можете вставить в свой
Проекты Access, Office / VBA и VB6. Написанный исключительно для этой профессиональной библиотеки кода, здесь есть код, который вы больше нигде не найдете.

Дополнительная информация о коде модуля Microsoft Access.

Упростите написание, принятие и доставку кода модуля VBA

Если вы хотите написать лучший код VBA и сделать это за меньшее время, узнайте о нашей программе Total Visual CodeTools, которая работает с Access, Office и
VB6.Total Visual CodeTools включает в себя построители кода, инструменты для стандартизации существующего кода (отступы, имена переменных, добавление обработки ошибок и т. Д.) И
инструменты для предоставления более надежных решений. Узнайте больше о наших инструментах кодирования Microsoft Access.

Эти продукты также являются частью наших апартаментов:

Дизайн Microsoft Access | Профессиональный дизайн базы данных

Услуги по проектированию баз данных Access

Специалисты по дизайну Microsoft Access в Winning Solutions, Inc.(WSI) имеют многолетний опыт проектирования и разработки баз данных. Независимо от того, нужна ли вам полная база данных или оптимизировано всего несколько таблиц, дизайнеры WSI — правильный выбор, чтобы разработать вашу базу данных вовремя и в рамках бюджета.

Winning Solutions, Inc. (WSI) участвует
с настраиваемыми базами данных Microsoft Access, так как
самая первая версия Access вышла на рынок.
Эти длительные отношения с MS Access позволили
WSI станет одним из ведущих пользовательских приложений MS Access
компании по прикладному программированию в стране.

Обширные знания WSI в области MS
Программирование доступа позволяет нам
быстро и стоить
эффективно поднять вас и
работает с вашим доступом
Заявка. Ли
вам нужна полная система
построено, есть существующий
доступ к базе данных, которая вам нужна
обновлены или просто нужны
помочь с некоторыми конкретными
проблемы в вашей системе, WSI
это программистская компания
чтобы помочь вам достичь ваших
цели.

WSI разрабатывает
индивидуальные решения для баз данных
для компаний любого размера
и встречаться с нашими разработчиками
работали с более чем
1000 компаний создают
индивидуальные решения для баз данных
для Интернета, рабочего стола,
интранет и многое другое
повысить эффективность и
продуктивность.Будь ты
базируется в Айове, Флорида или
за пределами штата / страны, наши
команда программистов Access
может построить для вас систему.

Чтобы получить бесплатный
цитата для вашего Microsoft
Требуется программист доступа к базам данных.
Узнать больше
о цитировании WSI
процесс.