Разметка страницы в ворде: Отображение линейки — Служба поддержки Office

Содержание

Параметры страницы — DigiPortfoolio OÜ печать на масках в Нарве

Параметры страницы задаются непосредственно перед началом форматирования и размещения в нем различных объектов. Вы можете задать эти параметры и в конце работы над документом, но учтите что, например, при больших значениях полей, внешний вид документа может существенно измениться. Параметры страницы более всего сравнимы с фундаментом здания, и поэтому должны задаваться первыми, ведь все выравнивания в документе привязаны к ориентации страницы и ее полям. Также вы можете осуществлять настройку параметров в общем или по категориям.

Поля документа

Поля документов можно быстро настроить, используя готовые шаблоны. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» — щелкните кнопку «Поля» и выберите один из вариантов полей.
Если вам необходимо провести «ручную» настройку полей, сделайте следующее:

«Разметка страницы» — в группе «Параметры страницы» щелкните «Поля» и в раскрывшемся окне щелкните «Настраиваемые поля». Откроется окно «Параметры страницы» на вкладке «Поля»;

В областях положения полей задайте их величину, размер переплета в области «Переплет» и положение переплета в одноименной области;

Щелкните по значку открытия диалогового окна «Параметры страницы» при открытой вкладке «Разметка страницы» в группе «Параметры страницы».

Ориентация страницы

Для того чтобы задать ориентацию страницы:

Вкладка «Разметка страницы» — в группе «Параметры страницы» щелкните кнопку «Ориентация» и выберите нужный вариант;

«Разметка страницы» — группа «Параметры страницы» — щелкните по значку открытия диалогового окна «Параметры страницы» и выберите нужную в области «Ориентация»;

Двойной щелчок по линейке.

Размер бумаги

«Разметка страницы» — в группе «Параметры страницы» щелкните кнопку «Размер» и выберите одну из 13-ти присутствующих заготовок.

Для более тонкой настройки:

«Разметка страницы» — группа «Параметры страницы» — «Размер» — «Другие размеры страниц»;

«Разметка страницы» — в группе «Параметры страницы» щелкните по значку открытия окна «Параметры страницы» и перейдите на вкладку «Размер бумаги»;

Двойной щелчок по линейке – вкладка «Размер бумаги».

Окно «Параметры страницы»
Окно параметры страницы имеет три вкладки: «Поля», «Размер бумаги» и «Источник бумаги».

Вкладка «Поля»

В области «Поля» задаем четыре поля документа. Для стандартных официальных документов значения полей равны: левое – 2,5см (1 дюйм), правое – 1,25-1,5 см (около полдюйма), верхнее и нижнее 1,5 – 2см (в некоторых документах нижнее поле больше верхнего), а максимальные значения полей равны: для левого – 3см, для остальных – 2см.

В списке «Переплет» выбирается расположение переплета – слева или вверху. Переплет часто применяется при подготовке брошюр, календарей, справочников, а в обычных документах он, как правило, не задается.

Если в рамках одного документа необходимо разместить два документа по вертикали, откройте список и в поле «Несколько страниц» и выберите пункт «2 страницы на листе».

В работе с двухсторонними документами используйте зеркальные поля. В этом случае левое и правое поле автоматически меняется местами на нечетных и четных страницах. Для этого в области «Страницы» в поле «Несколько страниц» из раскрывающегося списка выберите пункт «Зеркальные поля».

В области «Образец» в раскрывающемся списка «Применить» выберите вариант применения изменений.

«К текущему разделу» — внесенные изменения применяются только к текущему разделу;

«До конца документа» — от выделенного места до конца документа. Если вы измените, например, размер полей, это коснется только страниц, находящихся в поле выделенного участка;

«Ко всему документу» — изменения будут применены ко всему документу.

Вкладка «Размер бумаги»

В области «Размер бумаги», можно выбрать заданный размер бумаги по формату – А4, А3, А5 и т.д.

В полях «Высота» и «Ширина» задается произвольный размер.

В области «Подача бумаги» выбирается, как будет подаваться бумага на печать. Рекомендуется использовать значения по умолчанию.

Область «Образец» аналогична вышеописанной.

Вкладка «Источник бумаги»

В области «Раздел» в поле «Начать раздел» можно выбрать, откуда начнётся следующий раздел.
В области «Страница», можно выбрать выравнивание:

«По верхнему краю» — это значение по умолчанию, и используется оно чаще всего;

«По центру» – строки текста будут выравнены по центру документа, и текст будет равномерно заполняться от центра, вверх и вниз;

«По высоте» – есть определенное сходство с выравниванием текста по ширине, только в данном случае выравниваются строки по высоте страницы. Чем меньше строк на странице – тем больше расстояние между ними;

«По нижнему краю» — строки выравниваются по низу страницы. Часто используется в письмах и прологах к художественным новеллам.

В области «Различать колонтитулы» можно задать расстояние до верхнего и нижнего колонтитула, и то, как будут различаться колонтитулы – по первой странице или по четным/нечетным страницам. Более подробно о колонтитулах будет рассказано в следующих статьях.

В предыдущем уроке мы рассматривали открытие, сохранение и закрытие Word

В следующем уроке рассмотрим просмотр текста в Word

Как поставить разметку страницы в ворде

Разметка страниц позволяет значительно упростить процесс форматирования готовой документации. Данная операция дает возможность пользователю разграничивать текст и подгонять некоторые его составляющие под форматы печати.

Для запуска разметки страниц в текстовых редакторах Word до версии 2003 требуется использовать готовый или новый документ. В большинстве случаев данная функция запускается автоматически после начала работы. Но, если этого не произошло, то пользователь может запустить функцию через Вид-Разметка страниц или благодаря комбинации клавиш Alt+D и Alt+F.

В процессорах, начиная с версии Word 2007 соответствующую операцию можно запустить путем перехода к панели «Вид». Затем требуется кликнуть на позиции «Разметка страницы». Для отображения специального инструмента, например, «Линейки» нужно поставить маркер напротив одноименной позиции, находящейся в той же панели.

Удаление номера страницы с первой страницы

На вкладке Вставка нажмите кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул и выберите пункт Изменить верхний колонтитул или Изменить нижний колонтитул.

Установите флажок Особый колонтитул для первой страницы.

Примечание: Особый колонтитул для первой страницы можно применить не только к самой первой странице документа, но и к первой странице любого раздела в нем.

В области верхнего или нижнего колонтитула на первой странице вы увидите надпись Верхний колонтитул первой страницы. Выделите номер страницы и нажмите кнопку DELETE.

Для выхода нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов или клавишу ESC.

Совет: Чтобы нумерация второй страницы начиналась с 1 вместо 2, выберите Вставка > Номер страницы > Формат номеров страниц и присвойте параметру Начать с в разделе Нумерация страниц значение 0 вместо 1.

Начало нумерации страниц со страницы 3 — двусторонняя печать

Если первая страница в документе — титульная, вторая — оглавление, а на третьей странице должен отображаться номер 1, см. статью Начало нумерации страниц на странице 3 — двусторонняя печать.

Выберите вариант, наиболее соответствующий вашей ситуации.

Вам нужно, чтобы номер не отображался на титульной странице, а на второй странице отображался сразу номер 2.

Установите флажок Особый колонтитул для первой страницы.

В области верхнего или нижнего колонтитула на первой странице вы увидите надпись Верхний (нижний) колонтитул первой страницы. Выделите номер страницы и нажмите клавишу DELETE.

Для выхода нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов или клавишу ESC.

Начало нумерации страниц со страницы 3 — двусторонняя печать

Удаление номера страницы с первой страницы

Выберите Вставка > Колонтитулы.

Справа щелкните Параметры и выберите Особый колонтитул для титульной страницы.

Еще раз щелкните Параметры и выберите Удаление номеров страниц.

Чтобы посмотреть номера страниц и проверить, удалился ли номер с первой страницы, выберите Вид > Режим чтения.

Если удалены все номера страниц, нажмите Вставка > Колонтитулы и выберите слева Остальные страницы. Нажмите Вставка > Номер страницы и выберите расположение номера.

Дополнительные сведения о номерах страниц см. в статье Нумерация страниц в Word.

См. также

Шаблоны пустых документов с нумерацией страниц без номера на первой странице:

Во время работы в текстовом процессоре Microsoft Word, многие пользователи ищут ответ на вопрос, как пронумеровать страницы в Ворде, для того чтобы присвоить номера страницам документа. При наличии номера, в многостраничном документе легче найти нужную информацию, для этого потребуется перейти на определенную страницу.

Большинство пользователей обходится без нумерации страниц, потому что работают с документами небольшого размера. Если в документе имеется много страниц, нумерация поможет существенно облегчить навигацию и работу с документом.

Нумерация страниц в Word часто используется для следующих типов документов: курсовых, рефератов, дипломных, различных инструкций и руководств. Исходя из этого, у пользователей возникают вопросы, как пронумеровать страницы в разных случаях.

В программе Word имеется несколько способов для вставки номеров в документе. В этом руководстве находятся инструкции о нескольких способах вставки номеров в документе Word: автоматически пронумеровать страницы, пронумеровать страницы в Ворде без титульного листа, пронумеровать страницы начиная с определенного листа.

Информация их этой статьи работает в следующих версиях программы Word: MS Word 2019, MS Word 2016, MS Word 2013, MS Word 2010, MS Word 2007.

Как пронумеровать страницы в Word автоматически

Сначала рассмотрим, как сделать нумерацию страниц в Ворде самым простым способом. Это автоматический способ добавления нумерации на все страницы документа от начала до конца.

Выполните следующие действия:

Откройте нужный документ в программе Word.
Войдите во вкладку «Вставка».
В группе «Колонтитулы» нажмите на кнопку «Номер страницы».

В выпадающем контекстном меню доступны пункты для выбора расположения номеров на странице:

Вверху страницы.
Внизу страницы.
На полях страницы.
Текущее положение.

Необходимо выбрать подходящий вариант расположения номеров на листах документа. Для этого, нажмите на соответствующий пункт меню.
Откроется окно с примерами расположения номера на странице документа. Нажмите на подходящий шаблон.

На страницы документа Word добавятся номера, в соответствии с ранее выбранным расположением.

Нажмите на кнопку «Закрыть окно колонтитулов» для выхода из режима вставки.

Как в Ворде пронумеровать страницы начиная с определенного номера

Иногда, у пользователей возникают вопросы, как пронумеровать страницы начиная с определенного номера по порядку, а не с первого, как обычно принято выполнять нумерацию в большинстве случаев.

Необходимо выполнить следующие настройки:

В окне Microsoft Word войдите во вкладку «Вставка».
Нажмите на кнопку «Номер страницы», расположенную в группе «Колонтитулы».
Выберите расположение нумерации на странице документа.
В контекстном меню нажмите на пункт «Формат номеров страницы…».
В окне «Формат номера страницы», в параметре «Нумерация страниц» активируйте опцию «начать с:», а затем выберите подходящий номер страницы.

В этом случае, на месте первой страницы будет отображаться выбранный вами номер, и далее номера по порядку возрастания.

Как пронумеровать страницы в Ворде без титульного листа

Довольно часто, у пользователей возникает вопрос, как пронумеровать страницы без титульного листа. На титульном листе не ставится номер страницы, хотя он может входить в нумерацию документа Word.

При вставке номеров страниц нам нужно выполнить требование: пронумеровать страницы, начиная со 2 листа. Пройдите последовательные шаги:

Выполните нумеровку страниц в автоматическом режиме.
Щелкните два раза левой кнопкой мыши по цифре «1» на первом листе документа.
В меню «Конструктор», в группе «Параметры» поставьте флажок напротив пункта «Особый колонтитул для первой страницы».

Закройте окно колонтитулов.

После этого, с первой страницы документа исчезнет отображение номера, а на второй странице нумерация продолжится с номера «2».

Если на второй странице нужно продолжить нумерацию с номера «1», не учитывая титульный лист, выполните следующие шаги:

Войдите в меню «Вставка», перейдите в группу «Колонтитулы», нажмите на кнопку «Номер страницы».
В контекстном меню нажмите на «Формат номеров страниц…».
В окне «Формат номера страницы», в опции «Нумерация страниц», в параметре «начать с:» нужно выбрать «0».

Нажмите на кнопку «ОК», а затем закройте окно колонтитулов.

Как пронумеровать страницы с 3 листа или последующих листов — 1 способ

Встречаются ситуации, когда необходимо пронумеровать страницы с 3 листа или любого другого последующего листа. В начале документа часто находится титульный лист, оглавление, поэтому нумерация на этих страницах которых выглядит неуместной.

Мы используем следующий вариант решения проблемы с двумя вариантами действий:

В документе Word выполните автоматическую вставку номеров на страницы.
Щелкните курсором мыши внизу, после последней строки на первом листе документа.
Откройте вкладку «Макет» (в Word 2007 и в Word 2010 — вкладка «Разметка страницы»), в группе «Параметры страницы» нажмите на кнопку «Разрывы».
В меню «Разрывы страниц», в группе «Разрывы разделов» выберите «Следующая страница».

Перейдите на вторую страницу документа, поставьте курсор мыши в конец страницы, выберите «Разрывы», а затем «Следующая страница».
Повторите подобную операцию для тех страниц, на которых не должно быть номеров.
Перейдите на первую страницу документа, а затем щелкните в любом месте курсором мыши.
Войдите в меню «Вставка», в группе «Колонтитулы» нажмите на кнопку «Номера страниц».
В контекстном меню выберите пункт «Формат номеров страниц…».
В окне «Формат номера страницы», в настройке «Нумерация страниц», в опции «начать с:» поставьте цифру «0».

Перейдите на вторую страницу документа, проделайте тоже самое. Если нужно начать нумерацию с «4», «5» или другой страницы, выполните аналогичную операцию для каждой страницы.

В нашем документе на первых двух страницах находится цифра «0», а нумерация в Word начинается с третьей страницы, где сейчас расположена цифра «1». Нам необходимо убрать «0» с первых двух страниц документа.

Кликните два раза по цифре «0», на странице отобразится колонтитул.
Во вкладке «Конструктор», в группе «Параметры» выберите «Особый колонтитул для первой страницы».

Цифра «0» исчезнет со страницы документа. Повторите эти действия на второй странице документа Word.
В завершение, нажмите на кнопку «Закрыть окно колонтитулов».

В результате, на первой и второй страницах нет номеров, а нумерация начинается с третьего листа документа Word.

Для изменения порядка нумерации, например, если потребовалось, чтобы на третьей странице отображалась цифра «3», а не «1», измените порядок начала нумерации.

Щелкните по цифре «1».
Откройте меню «Вставка», нажмите на пункт «Номер страницы».
В открытом меню выберите «Формат номеров страниц…».
В разделе «Нумерация страниц», в настройке «начать с:» поставьте цифру «3», а затем сохраните изменения.

Как сделать нумерацию в Word с 3 страницы — 2 способ

Сейчас мы разберем похожий вариант действий:

Установите автоматически номера на страницы документа Word.
Кликните мышью после последней строки на первой странице документа.
Во вкладке «Макет» (в Word 2007 и в Word 2010 — «Разметка страницы»), нажмите на кнопку «Разрывы», расположенную в группе «Параметры страницы».
В контекстном меню «Разрывы страниц», в группе «Разрывы разделов» нажмите на «Следующая страница».
Дважды щелкните на 3 странице, где должна отображаться нумерация.
В группе «Переходы» нажмите на кнопку «Как в предыдущем разделе».
В группе «Параметры» снимите флажок напротив пункта «Особый колонтитул для первой страницы».

В группе «Колонтитулы» нажмите на «Номер страницы».
Выберите расположение элементов нумерации, а затем нажмите на пункт «Формат номеров страниц…».

В окне «Формат страницы», в параметрах нумерации «начать с:» поставьте цифру «1» или цифру «3», в зависимости от того, с какой цифры необходимо начать нумерацию на 3 странице документа.

Как сделать нумерацию с 3 страницы документа — 3 способ

При помощи данного простого способа можно удалить нумерацию с первых страниц документа, начав отображение номеров с 3 или последующей страницы. Мы используем функцию вставки фигур, которая закрывает цифры на странице документа.

Этот способ лучше использовать тогда, когда пользователь уже закончил редактирование документа, во избежание нарушения форматирования. Иначе, при дальнейшем редактировании, форматирование документа может измениться, из-за этого фигуры могут сместится в пространстве, а скрытые цифры могут снова станут видны.

В окне файла Word проделайте следующее:

Щелкните мышью по первому слову на странице документа.
Войдите в меню «Вставка», в группе «Иллюстрации» нажмите на «Фигуры».
В контекстно меню выберите прямоугольник.

Поместите контур фигуры (прямоугольник) вокруг цифры.
Нажмите на кнопку «Заливка фигуры».
В меню «Цвета темы» выберите белый цвет.

Цифра исчезнет, потому что она закрыта фигурой. На странице у нас остался контур фигуры, который необходимо скрыть.

Нажмите на кнопку «Контур фигуры», выберите белый цвет для контура.

Щелкните в окне документа Word.

На месте цифры появится пустое место. Мы скрыли цифру фигурой белого цвета.

Поделайте подобные действия для следующей, или для нескольких следующих страниц. В итоге, нумерация в документе будет отображаться с 3 или другой последующей страницы.

Как изменить формат цифр в нумерации страниц

При необходимости, пользователь может изменить формат цифр, используемый при нумерации страниц документа Word. По умолчанию, в программе используются обычные (арабские) цифры.

В приложении доступны римские цифры, строчные или прописные буквы латинского алфавита, которые можно использовать при нумерации страниц, вместо обычных цифр.

Согласно ГОСТ к нумерации документов предъявляют следующие требования:

используются арабские цифры;
цифры размещаются над текстом в верхней части страницы;
в состав нумерации входят приложения и список литературы.

В отдельных учреждениях и организациях применяются другие правила для оформления нумерации страниц в Ворде.

Для изменения формата цифр, выполните следующие шаги:

Откройте вкладку «Вставка», в группе «Колонтитулы» нажмите на «Номер страницы».
В открывшемся меню выберите «Формат номеров страниц…».
В окне «Формат номера страницы», в параметре «Формат номера:» подберите нужный формат, а затем нажмите на кнопку «ОК».

Выводы статьи

В программе Word многие пользователи делают нумерацию страниц. Пронумеровать страницы документа можно несколькими способами, в зависимости от предпочтительного порядка вывода номеров: с первого листа документа, пропуская нумерацию титульного листа, или с произвольного листа документа.

как сделать альбомный лист, изменить размер бумаги и полей

Изменение формата страниц в Ворде на желаемый

Документы бывают разных форм и размеров, как принято говорить более профессиональным языком – форматов. Одни подходят для юридических задач, другие предназначены под брошюры, третьи листы можно использовать для открыток и так далее… Сегодня всю номенклатуру макулатуры создают в Word – это удобно! Но не каждый знает, что все многообразие форматов, подходящих под каждый из типов документов, можно создать в этом мощном виртуальном инструменте.
Смотрите также

Как сохранить документ Word в формате JPEG и PDF в JPEG: инструкция
Но как изменить формат бумаги (рабочего поля, в котором мы печатаем текст) в соответствии с типом документа, над которым вы работаете? Или, скажем, изменить формат бумаги по умолчанию для всех новых документов? Не знаете? А это полезно знать любому пользователю! Мы поможем в этом разобраться, это просто.

Как включить разметку страницы в Word

Текстовый редактор Microsoft Word версий 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 и более ранних, разработан для составления документов по определенным параметрам. В связи с этим, включение режима разметки страницы, при первом открытии документа, не требуется, он установлен по умолчанию.

Все же, бывают случаи, когда пользователь открывая документ не видит ни полей, ни линейки, ни других параметров, позволяющих настроить параметры страницы.

Чтобы включить режим разметки, требуется перейти во вкладку «Вид» и выбрать «Разметка страницы».

Кстати, кроме этой команды, на выбор представлены:

Режим чтения;
Разметка страницы;
Веб-документ;
Структура;
Черновик.

Про каждую расскажем в отдельной статье.

В этой же вкладке, пользователь может либо включить, либо отключить:

линейку;
сетку;
область навигации.

Изменение формата страниц документа в Word

Итак, перед вами стоит задача изменить формат страницы в файле Word. Вот что для этого необходимо сделать: откройте документ и в «Панели быстрого доступа» (расположена на синем фоне сверху) перейдите на вкладку «Макет» («Page Setup» в англоязычной версии). Здесь, в «Параметрах страницы» («Layout»), нажмите кнопку «Размер» («Size»).

Появится раскрывающееся меню, в котором вы увидите список форматов страниц. Далее просто выберите искомый формат из списка для изменения размера документа.* Готово!

*Способ рассчитан на использование в современных версиях «Ворд». Ранее вкладка, отвечавшая за изменение формата, называлась «Разметка страницы».

Выбор размера полей из стандартного списка

В текстовом редакторе Word есть несколько способов изменения размера полей. Самый простой вариант, это выбрать подходящий размер из списка предложенных. Для этого нужно открыть вкладку «Макет» (или вкладку «Разметка страницы» если у вас старая версия программы) и нажать на кнопку «Поля», которая находится в левой верхней части окна.

После нажатия на кнопку «Поля» откроется список стандартных размеров полей. Здесь доступны такие варианты как: обычные, узкие, средние, широкие и зеркальные поля. Также здесь можно выбрать «Последние пользовательские поля», которые повторяют последние настройки пользователя, а также «Настраиваемые поля», но их мы рассмотрим позже.

Итак, основными размерами полей, которые здесь доступны, являются:

Обычные – стандартный размер, используется программой Word по умолчанию. Данные поля отступают 2 см. сверху, 2 см. снизу, 3 см. слева и 1.5 см. справа.
Узкие – минимальный размер, данные поля со всех сторон страницы отступают по 1.27 см.
Средние – средний размер, данные поля отступают 2.54 см. сверху, 2.54 см. снизу, 1.91 см. слева и 1.91 см справа.
Широкие – максимальный размер, данные поля отступают 2.54 см. сверху, 2.54 см. снизу, 5.08 см. слева и 5.08 см. справа.
Зеркальные – поля с одинаковым отступом от правого и левого края страницы, применяются для печати документа в виде книги. Данные поля отступают 2.54 см. сверху, 2.54 см. снизу, 3.18 см с внутренней стороны страницы и 2.54 см. с внешней стороны страницы.

Для того чтобы изменить текущий размер полей на один из предложенных вариантов нужно просто выбрать его в данном списке. После этого поля страницы будут автоматически изменены согласно выбранным настройкам.

Изменение размера страницы в Ворде под другой формат

Тем не менее иногда может потребоваться использовать в одном документе несколько разных форматов листов. Вы их также можете легко создать всего за несколько шагов.

Для этого:

Убедитесь, что курсор мыши находится на том месте, где вы желаете начать новый формат страниц. Если курсор будет стоять в середине страницы, изменения вступят в силу на новой странице после выбора нового размера.

Затем вернитесь в группу «Макет» («Page Setup»), «Макет» («Layout») и снова нажмите кнопку «Размер» («Size»). На этот раз, однако, вместо выбора варианта из списка нажмите кнопку «Другие размеры бумаги» («More Paper Sizes») в нижней части меню.

Здесь, на вкладке «Размер бумаги» («Paper») диалогового окна «Параметры страницы» («Page Setup»), выберите нужный формат.

В нижней части диалогового окна щелкните стрелку выпадающего списка рядом с надписью «Применить к» («Apply to»), нажмите кнопку «до конца документа» (This Point Forward), а затем нажмите кнопку «ОК».

Место, в котором был установлен курсор, теперь отображается на новой странице с новым размером бумаги.

Вкладка Главная

Оформление документов требует также соблюдения таких параметров как: междустрочный интервал, абзацный отступ и выравнивание текста на странице. Оказывается, многие до сих пор делают это как на печатной машинке, то есть при помощи клавиши «пробел».

Абзац

Для этих настроек нужно пройти во вкладку «Разметка страницы», открыть диалоговое окно «Абзац», нажав на этот значок. В открывшемся окне установить требуемые параметры: отступы строк, отступы первой строки (абзацный отступ), междустрочные интервалы и интервалы между абзацами.

Так в Word Office можно настроить параметры страницы и другие настройки оформления документов. Здесь описаны способы работы с меню инструментов в версии 2007 года.

Пользовательский размер страницы

Для изменения по своему вкусу воспользуйтесь параметрами в диалоговом окне «Пользовательский размер страницы». Далее:

На вкладке «Макет страницы» в группе «Параметры страницы» нажмите кнопку «Размер».

Выберите команду «Создать новый размер страницы».

После создания пользовательский размер страницы отобразится в поле «Настраиваемый» в меню «Размер».

Например, щелкните Letter (книжная ориентация) 21,59×27,94 см. Если не отображается нужный размер, щелкните «Дополнительные готовые размеры страниц» или выберите «Создать новый размер страницы», чтобы создать свой.

Параметры страницы

Чтобы установить данные настройки в Word 2003 необходимо зайти в меню Файл и выбрать одноименный пункт. В версии 2007 и более поздних нужно перейти в меню Разметка страницы и нажать на стрелку, расположенную внизу.

Поля страницы

Диалоговое окно, дающее возможность поменять поля в Microsoft Word 2003, появится после нажатия пункта Параметры страницы вышеупомянутым способом. Его примерный вид показан на фотографии. Таким образом, в этом окне устанавливаются размеры верхнего, левого, нижнего и правого полей, переплета. При желании меняют книжную ориентацию на альбомную и наоборот. Данные изменения можно применить ко всему документу или к его текущей странице.

В версии 2007 и выше все устанавливается аналогичным способом.

Размер бумаги

Размер устанавливается, если будет необходимо распечатать документ на листе с форматом, отличающимся от листа А4. Последний установлен по умолчанию. Важно, чтобы формат бумаги поддерживался печатающим устройством. Как видно по скриншоту ниже, пользователь программы пытается установить формат А5, А6 или В5. Для его удобства указаны размеры каждого вида бумаги.

Также существует возможность установить параметры принтера. Регулируется подача бумаги и подобно параметрам полей, настройки применяются для всего документа или для текущего положения. Для удобства выбора, в окне показан образец распечатываемого листа.

Установка степени в Word

В Office 2007 и выше размер настраивается с иной последовательностью шагов:

Заходите в меню Разметка страницы;
Выбираете пункт размер;
Щелкаете на интересующую позицию в появившейся рамке;

Колонки

Как правило, пишутся тексты из одной колонки, но бывают ситуации, скажем в газетах или журналах, когда их пишут в нескольких колонках. Иногда это актуально при наполнении вебсайтов содержимым.

Выбор количества колонок в версии от 2003 года происходит таким образом:

Выбираете в верхней части окна меню Формат;
Затем кликаете на пункт Колонки;
Появится окно;
Выбираете количество колонок, их ширину и область применения.

Можно применить ко всему документу, либо до конца документа.

Работая с Офис 2007 или 2010 действуем иначе. Нужно зайти в меню Разметка страницы. Затем выбирается пункт Колонки. Здесь настраивается число колонок и их расположение. Их можно сдвинуть влево или вправо.

Перенос слов

В Word 2003 настройка переноса слов делается так;

выбираете меню Сервис;
переходите к пункту Язык;
жмете на команду Расстановка переносов;
проводите настройки в новом окне.

Если текст уже набран и нужно автоматически сделать переносы, то ставится маркер в соответствующем поле. Если нужно переносить аббревиатуры или иные слова с прописными буквами, то выбирается подходящая настройка. При необходимости отрегулировать расстояние от последнего символа до правого края вносят изменения в пункт Широта зоны переноса. При желании можно воспользоваться принудительным методом.

В версии 2007 года, настройка делается иначе. Сначала необходимо зайти в упомянутое меню разметки и выбрать команду Расстановка переносов. Если выбрать Авто, то они расставятся сами. При ручной опции будут предложены варианты переносов в выделенном слове. Решение принимает человек. Для выбора особых настроек служит команда Параметры расстановки переносов. Они аналогичны опциям в Word 2003.

Межстрочный и межсимвольный интервал в Microsoft Word

Ориентация страницы.

Работая с пакетом от 2003 года, заходим в уже знакомый нам пункт с полями из меню Параметры страницы. Будет указано два варианта ориентации: книжная и альбомная. Текущая ориентация будет выделена рамкой. Чтобы её поменять, нужно поставить отметку у другого пункта.

Её можно применить как ко всему документу, так и до конца документа. Для первого варианта выбираем соответствующий пункт. При работе с пакетом от 2007 года для смены ориентации нужно зайти в меню Разметка страницы и выбрать пункт Ориентация. Будут предложены те же варианты.

Как изменить параметры документа по умолчанию в Ворд » Помощь по Word и Excel

Во всех версиях Microsoft Word есть набор настроек по умолчанию, которые касаются шрифтов, стилей, отступов и многого другого. Их можно менять так, чтобы при создании нового документа не нужно было каждый раз вручную выставлять необходимые параметры. Есть несколько способов сделать это. Первый – изменить настройки шаблона Normal, на основе которого создаются все документы. Если вы не меняли их предварительно, то при создании нового документа Microsoft Word, будет открыт именно он. Как поменять настройки? Для этого открываем параметры каждого из разделов. Например, для того, чтобы задать другие настройки шрифта по умолчанию, нажимаем на маленькую иконку в соответствующем разделе
. Выбираем подходящий размер, начертание и шрифт и нажимаем
«По умолчанию».
Далее нужно выбрать второй вариант
«Всех документов, основанных на шаблонеNormal».
После применения программу можно закрыть, даже не сохраняя изменения. При создании нового пустого документа Microsoft Word будут использоваться заданные вами параметры. Стоит отметить, что новые настройки автоматически применяются к стилю «Обычный». Если вы захотите вернуться к нему в будущем, рекомендуем создать новый стиль. Это и есть второй способ задания новых настроек по умолчанию. Нажмите на иконку раскрытия всех стилей и кликните на
«Создать стиль».
После этого нажмите на него правой кнопкой и выберете
«Изменить».
В открывшемся окне укажите нужные параметры. Не нужно путать шаблон и стиль. Шаблон задает большое количество настроек, которые всегда будут открываться, если вы укажите, какие из них нужны по умолчанию. Стиль влияет лишь на некоторые визуальные элементы. Его можно использовать для того, чтобы изредка менять шрифт, начертание и другие незначительные детали в едином ключе. После изменения шаблона Normal, примененные вами параметры будут считаться таковыми по умолчанию. Если вы поменяли многое и хотите вернуться назад, эту задачу можно упросить. Перейдите по следующему пути в вашем проводнике: «C:\Users\user\AppData\Roaming\Microsoft\Templates» и удалите шаблон Normal. При следующем создании нового документа Microsoft Word, он будет создан заново с изначальными настройками. Ничего, кроме параметров документа по умолчанию это не затронет.

Вы также можете создавать дополнительные копии шаблона Normal в папке Templates, чтобы не менять настройки каждый раз. Аналогичным образом можно поменять почти все параметры документа Ворд в окнах с настройками которых будет кнопка «По умолчанию». Для версии Microsoft Word 2003 алгоритм действий такой же. Открываете
детальные настройки
любого параметра: от шрифта до стиля, указываете изменения и нажимаете
«По умолчанию».
Выбираете
«Применить для шаблонаNormal»
и жмете ОК.

microsoft-help.ru

Формат номера страницы

Если мы в «Номерах страницы» нажмем на «Формат номера страницы», то перед нами откроется это окно, где можно выбрать требуемый формат номера.

Формат номеров страниц

Изменить размер и шрифт номера страницы, можно дважды щелкнув мышкой и выделив его (номер). Выделенный номер можно изменять так же, как и основной текст, то есть изменить шрифт и его размер, цвет шрифта и т.д. Двойным же щелчком по номеру можно вызвать и мини-панель инструментов, которая будет отображена над номером страницы. Эта панель также служит для изменения выделенного фрагмента, то есть в этом случае номера страницы.

Мини-панель редактирования. Здесь можно изменить шрифт номеров страниц

Вставка номера страницы

Для вставки нумерации страниц в открытый документ нужно в главном меню войти во вкладку «Вставка» и в разделе «Колонтитулы» нажать «Номер страницы» (блок А на скриншоте).

Сохраненные шаблоны нумерации страниц

В выпавшем списке нужно выбрать положение номера страницы, обычно вверху или внизу страницы. При наведении мыши (курсора) на него всплывает коллекция номеров, где выбираем положение номера (слева, справа или по середине) и его оформление (блок Б). После нажатия на выбранный вариант оформления на все страницы документа автоматически будут вставлены номера. В дальнейшем, если мы будем добавлять или сокращать текст, текущая нумерация сохранится.

Продолжить или начать с…

В окне «Формат номера страницы» изменяется и порядок нумерации страниц. Это делается очень просто: если нужно продолжить нумерацию, нажимаем «продолжить», если хотим, чтобы нумерация начиналась со страницы, например, пять, то в соответствующем окошке выбираем «5». Если в документ вставляется титульная страница, то она по умолчанию имеет первый номер. Если же требуется чтобы под номером 1 значилась следующая за титульной страница, то в окошке «начать с» ставим ноль.

О том, как пронумеровать только часть страниц документа, например, без нумерации оставить страницы титульного листа и оглавления, а остальные пронумеровать можно прочитать в статье “Нумерация с 3 страницы”.

Как использовать Формат по образцу в Excel

Применение инструмента Формат по образцу в Excel почти ничем не отличается от использования его в Word. Отличие состоит в том, что перед нажатие кнопки Формат по образцу на панели инструментов, необходимо выделить ячейку, у которой хотите скопировать формат. Далее очень похоже — выделяете диапазон ячеек, к которым хотите применить скопированный формат.

«Фокус» с двойным щёлчком на кнопке формата по образцу в Excel также работает.

Стоит отметить, что, в отличие от Word, в Excel нельзя скопировать формат у текста внутри ячейки. Во всём остальном использование кнопки с кисточкой аналогично Word.

Пример, приведённый выше, вы можете посмотреть в видеоролике.

Как опустить поля в ворде

Также статьи о работе со страницами в Ворде:

По правилам оформления документации на каждой странице должен быть отступ от края, и далее мы рассмотрим, как изменить поля страницы в Ворде. Для этого необходимо перейти на вкладку «Разметка страницы», выбрать пункт меню «Поля» и выбрать в появившемся списке необходимый вариант.

Если ни один вариант не подходит, выбираем «Настраиваемые поля» и задаем все значения вручную.

Как правило в официальный документах требуется еще поле для переплета, позволяющее подшить листы в папку документации, что также можно настроить в дополнительном меню. А также есть возможность создания зеркальных полей для четных и нечетных страниц и возможностью создания брошюры с соответствующими внутренними полями.

Если нет необходимости точного задания полей страницы в Ворде, то изменить их можно даже на самой линейке, меняя размер серой области простым перетаскиванием мышкой.

Для этого необходимо навести мышку на границу поля и после появления соответствующего значка двойной стрелки нажать левую кнопку мыши и перетаскивать в нужном направлении.

Настройка полей в текстовом редакторе Word является одним из базовых навыков, которым должен овладеть человек, чтобы достичь хотя бы среднего уровня мастерства во владении данной программой. Как правило, проблема с полями встаёт в полный рост, когда вы заканчиваете непосредственную работу с текстом и переходите на стадию его редактирования либо правки. Если вы, например, работаете в офисе или являетесь студентом, то вам, скорее всего, нужно придерживаться определённых норм, касающихся визуального оформления набранных вами документов или студенческих работ.

Разумеется, после открытия текстового редактора Ворд вы можете обнаружить, что все размеры полей уже по умолчанию настроены, однако настройка программы по умолчанию обычно не удовлетворяет большинство работающих с утилитой пользователей, поэтому нелишним будет знать, как устанавливать размеры полей в Word.

Процесс настройки

Если вы ещё не начали набирать текст

Чтобы сделать нужный вам размер полей или убрать лишнее, выполните следующую последовательность действий:

В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Если вас интересует набор настроек, заранее прописанных в программе, и вы не хотите делать поля при помощи ручного метода, то найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
В открывшемся списке выберите тот набор настроек, параметры которого лучше всего подходят для осуществления ваших целей. Примените набор настроек, просто кликнув по нему с помощью левой кнопки вашей мыши. Убедитесь, что к набранному вами тексту были выставлены именно те поля, которые вам необходимы. В противном случае воспользуйтесь иным набором предустановленных настроек.

Во многих случаях наборов настроек по умолчанию в редакторе Word вам будет вполне достаточно. Поэтому не спешите искать и применять другие способы, а сначала воспользуйтесь этим.

Разумеется, что бывают особые случаи, когда вам необходимо оформить ваш текст по каким-либо уникальным требованиям, которые просто-напросто не прописаны в предустановленных наборах настроек параметров листа Word, поэтому в таких обстоятельствах приходится прибегать к ручному способу. Для этого пройдите полностью следующую последовательность шагов:

В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
В этом списке, а именно в нижней его части, вы сможете обнаружить пункт, который называется «Настраиваемые поля». Кликните по нему.
В открывшемся окне ручных настроек от вас потребуется передвигать ползунки возле интересующих вас пунктов, чтобы изменить, например, размер левой либо нижней границы и т.д. Если наличие границ на листе вам вовсе не нужно, то вы с лёгкостью можете убрать их. Как только вы закончите редактирование, не поленитесь и обратите своё внимание на нижнюю часть окна ручных настроек. Там вы можете посмотреть на графическое представление того, как будет выглядеть лист после утверждения ваших размеров полей.
Чтобы окончательно установить интересующие вас параметры, нажмите с помощью левой кнопки вашей мыши на «OK».

Если нужно изменить размер полей уже набранного текста

В этом случае у вас нет необходимости удалять полностью все набранные вами символы, выставлять новые границы и затем заново печатать в утилите нужный вам текст. Просто воспользуйтесь советами, приведёнными в разделе выше, и в вашем документе будут установлены новые размеры полей.

А что делать, если необходимо применить новые границы к какому-либо отдельному фрагменту или абзацу текста? Выполните следующие действия:

Чтобы изменения касались только определённого фрагмента или абзаца, требуется выделить этот текст с помощью мыши или комбинации клавиш (курсор размещается в начале выделяемого абзаца, нажимается и удерживается Shift и с помощью клавиш со стрелками выделяется необходимый текст).
В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
В этом списке, а именно в нижней его части, вы сможете обнаружить пункт, который называется «Настраиваемые поля». Кликните по нему.
В открывшемся окне ручных настроек от вас потребуется передвигать ползунки возле интересующих вас пунктов, чтобы изменить, например, размер левой либо нижней границы и т.д. Если наличие границ на листе вам вовсе не нужно, то вы с лёгкостью можете убрать их. Как только вы закончите редактирование, не поленитесь и обратите свой взор на нижнюю часть окна ручных настроек. Там вы можете посмотреть на графическое представление того, как будет выглядеть лист после утверждения ваших размеров.
В нижней части окна обратите внимание на слово «Применить» и на выпадающий список рядом с ним. Кликните по этому выпадающему списку и выберите «К выделенному тексту».
Чтобы закрепить произведённые изменения, нажмите «OK».

Нестандартные настройки

Если вы пишете статью, которую планируете напечатать в журнале, или собираетесь издать брошюру, то вы наверняка знаете, что в этом случае нужна специальная настройка полей, называемая зеркальной. Иными словами, параметры полей в ней выставлены так, что на 1 листе левое поле полностью совпадает в размерах полем с правой стороны следующего листа. Чтобы задать эту настройку полей, нужно выполнить следующие представленные ниже пункты:

В верхнем меню Word отыщите пункт, который называется «Разметка страницы», и кликните по нему.
Как только вы это сделаете, сразу же вашему взору откроются все параметры Word, с помощью которых вы можете устанавливать требующиеся вам настройки печатного листа. Найдите кнопку, которая называется «Поля», и установите курсор мыши на знак треугольника, означающий, что под этой кнопкой скрывается выпадающий список.
Найдите пункт, который называется «Зеркальное», и кликните по нему. Теперь нужные вам параметры заданы в отношении всего документа.

Спасибо за подробное разъяснение. Про зеркальную разметку впервые слышу, интересненько) Я вот только хотела уточнить: а разве обязательно надо нажимать «разметка страницы»? У меня ворд открывается и там сразу уже эта разметка видна, т.е. можно просто курсором всё быстренько подправить. Там линейка со всех сторон располагается. Или в ранних версиях не так?

При написании дипломной работы были строгие требования к оформлению. Черновую версию завернули из-за полей и межстрочного интервала. Пришлось редактировать в WORD. Стандартные разметки не принимались, а только зеркальные. В итоге все получилось. Просто и без заморочек.

Границами страниц я всегда пользуюсь стандартными. Но когда пришлось делать нестандартный текст, я столкнулась с тем, что совсем не понимаю как это делать. Прошуршав по настройкам, быстренько во всем разобралась. Все предельно просто.

Спасибо за инструкцию, все очень подробно, плюс автору за старания. Единственное замечание — на скриншотах старая версия MS Word и не всегда понятно, где находится тот или иной пункт в новых версиях. И хотелось бы узнать, можно ли как-нибудь скопировать параметры полей с одной части текста на другую?

А при распечатывании текста с «зеркальной» настройкой не возникнет каких-то дополнительных проблем? Хотим в нашем магазинчике сделать наборы праздничных брошюр к Новому году и так, чтобы не пришлось потом переделывать. По остальным пунктам все понятно, спасибо за доходчивую инструкцию.

Как же все сложно. Никогда не могла подумать, что существует столько способов установки полей. Нас еще в школе учили этому, но показывали только один способ, через разметку страницы. Для рефератов, курсовых и диплома этих знаний вполне хватило. Я поняла, что другие поля используют для статей в журналы и газеты, а для чего еще они могут пригодиться?

Наткнувшись на ваш сайт, я поняла что именно у вас буду искать все интресующие меня вопросы . Такого сайта, описывающего все так подробно, я не встречала нигде. Огромное спасибо. Но у меня есть маленький вопросик, скажите, если я уже набрала текст, то действовать по такому же алгоритму действий как и на пустом листе?

Этому учат еще в школе, на информатике. Вообще настоящий профессионал, может печатать в ворде без всяких полей. Лучше сходить на пару уроков информатике для тех,, кто хочет работать в ворде. Имею ввиду, не в школе, а пойти именно на курсы! Я так и сделала, теперь печатаю с закрытыми глазами и вообще владею вордом на сто процентов.

В этом курсе:

В Word можно настроить поля или выбрать для них готовые параметры. Word автоматически задает для каждой страницы поля размером один дюйм. Вы также можете задать поля для страниц в развороте, расширить их с внутреннего края документа для переплета, а также изменить единицы измерения для полей.

На вкладке Макет нажмите кнопку Поля.

Выберите нужную конфигурацию полей.

Если подходящая конфигурация полей отсутствует, выберите пункт Настраиваемые поля, чтобы настроить поля самостоятельно.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку Поля. Откроется коллекция «Поля».

Выберите нужный тип полей.

Примечание: Если документ содержит несколько разделов, новый тип полей будет применен только к текущему разделу. Если выбрано несколько разделов, новый тип будет применен к каждому из них.

Стандартные поля можно легко изменить. После этого новые параметры сохраняются в шаблоне, на котором основан документ. Во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, будет автоматически использоваться новые параметры полей.

Выберите новые поля, щелкните Поля и выберите Настраиваемые поля.

В диалоговом окне Параметры страницы нажмите кнопку По умолчанию.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку Поля. Откроется коллекция «Поля».

В нижней части коллекции выберите Настраиваемые поля.

В диалоговом окне Параметры страницы введите новые значения для полей.

Дополнительные сведения о полях

Чтобы изменить стандартные поля, выберите новые поля, щелкните Поля и выберите Настраиваемые поля. В диалоговом окне Параметры страницы нажмите кнопку По умолчанию. Новые параметры сохраняются в шаблоне, на котором основан документ. Во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, будет автоматически использоваться новые параметры полей.

Чтобы изменить поля для части документа, выделите соответствующий фрагмент текста, а затем введите новые значения для полей в окне Параметры страницы. В поле Применить выберите параметр к выделенному тексту. Microsoft Word автоматически вставит разрывы раздела до и после выделенного фрагмента. Если документ уже разбит на разделы, выберите нужные разделы, а затем измените значения полей.

Для большинства принтеров необходимо задать минимальную ширину полей, так как они не могут печатать текст вплоть до края листа. При попытке установить слишком узкие поля Word выведет сообщение Одно или несколько полей лежат вне области печати.

Чтобы автоматически увеличить ширину полей, нажмите кнопку Исправить. Если пропустить это сообщение и попытаться напечатать документ без изменений, Word выведет еще одно сообщение с запросом подтверждения.

Минимальные размеры полей зависят от принтера, драйвера принтера и размера бумаги. Сведения о минимальных размерах полей см. в руководстве пользователя принтера.

Для задания параметров страниц в развороте в документах с двусторонней печатью, например в книгах или журналах, используются зеркальные поля. При этом поля левой страницы являются зеркальным отражением полей на правой странице, то есть для страниц устанавливаются одинаковые внутренние и внешние поля.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля > Зеркальные.

Примечание: Для изменения ширины полей выберите пункт Настраиваемые поля в нижней части коллекции «Поля». Введите новые значения в полях Внутри и Снаружи.

Внешнее поле для переплета, которое можно разместить у бокового, верхнего или у внутренних полей документа, используется для выделения дополнительного места под переплет. Это гарантирует сохранность текста при брошюровке.

1. Внешнее поле для переплета

2. Зеркальные поля для разворота

Настройка внешнего поля для переплета

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля.

Щелкните Настраиваемые поля.

В поле Переплет введите значение ширины поля переплета.

В поле Положение переплета выберите значение Слева или Сверху.

Примечание: Поле Положение переплета недоступно, если выбраны параметры Зеркальные поля, 2 страницы на листе или параметр Брошюра. В этих случаях положение переплета определяется автоматически.

Границы текста в документе Word можно обозначить линиями.

На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры.

Нажмите кнопку Дополнительно, а затем установите флажок Показывать границы текста в разделе Показывать содержимое документа.

Поля отображаются в документе пунктирными линиями.

Примечание: Вы можете просмотреть их в режиме разметки или режиме веб-документа. Границы текста не обозначаются на печатных страницах.

В Microsoft Word предлагается несколько вариантов полей страниц. Вы можете использовать поля, заданные по умолчанию, или настроить собственные.

Добавление внешнего поля для переплета. С помощью внешнего поля для переплета можно увеличить боковое или верхнее поле документа, который вы планируете переплести. Это гарантирует сохранность текста при брошюровке.

1. Внешнее поле для переплета

2. Зеркальные поля для разворота

Настройка полей для разворота страниц. Для задания параметров страниц в развороте в документах с двусторонней печатью, например в книгах или журналах, используются зеркальные поля. При этом поля левой страницы являются зеркальным отражением полей на правой странице, то есть для страниц устанавливаются одинаковые внутренние и внешние поля.

Примечание: Вы можете добавить внешнее поле для переплета в документ с зеркальными полями, если требуется дополнительное место для переплета.

Создание брошюры. С помощью параметра Брошюра в диалоговом окне Параметры страницы можно создать брошюру. С помощью этого же параметра можно настроить меню, приглашение, программу мероприятия или любой другой документ со сгибом по центру.

1. Word вставляет один сгиб по центру

После создания брошюры можно работать с ней так же, как с любым другим документом, вставляя в нее текст, рисунки и другие графические элементы.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля.

Выберите нужный тип полей. Чтобы использовать наиболее распространенные значения ширины, щелкните Обычные.

Примечание: При выборе типа полей он автоматически применяется ко всему документу.

Вы также можете указать собственные параметры полей. Нажмите кнопку Поля, выберите команду Настраиваемые поля, а затем в полях Верхнее, Нижнее, Левое и Правое задайте требуемые размеры.

Чтобы изменить стандартные поля, выберите новые поля, щелкните Поля и выберите Настраиваемые поля. В диалоговом окне Параметры страницы нажмите кнопку По умолчанию, а затем нажмите кнопку Да. Новые параметры сохраняются в шаблоне, на котором основан документ. Во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, будет автоматически использоваться новые параметры полей.

Чтобы восстановить исходные настройки полей, нажмите кнопку Поля и выберите пункт Настраиваемые поля. Задайте в полях Сверху, Снизу, Слева и Справа значение 2,5 см. Затем нажмите кнопку По умолчанию и кнопку Да.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

Поля отображаются в документе пунктирными линиями.

При использовании зеркальных полей поля левой страницы являются зеркальным отражением полей на правой странице, то есть для страниц устанавливаются одинаковые внутренние и внешние поля.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля > Зеркальные.

Щелкните Поля > Настраиваемые поля и задайте нужные значения в полях Внутри и Снаружи.

Внешнее поле для переплета, которое можно разместить у бокового или верхнего полей документа, используется для выделения дополнительного места под переплет. Это гарантирует сохранность текста при брошюровке.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля > Настраиваемые поля.

В списке несколько страниц выберите значение Обычный.

В поле Переплет введите значение ширины поля переплета.

В поле Положение переплета выберите значение Слева или Сверху.

Щелкните созданную надпись, чтобы выделить ее.

Щелкните вкладку Формат на ленте.

Нажмите небольшую кнопку в левом нижнем углу группы Размер.

В окне Формат надписи откройте вкладку Надпись.

В разделе Внутренние поля можно задать нужный размер полей.

Нажмите кнопку ОК.

Если вы не нашли ответа на свой вопрос в этой статье, вы можете пообщаться с виртуальным агентом или сотрудником Майкрософт.

Занятие 5. Управление потоком текста в MS Word

Презентация

В пятом занятии курса будут рассмотрены возможности Word 2013 по управлению потоком текста. К данной теме относятся вопросы работы с макетом страницы, работа с разрывами в документе, а также, возможности Word в области разбивки текста на несколько колонок.

Навыки MOS 77-418

Название навыка	Номер навыка
Настройка параметров страницы	1.3.1
Предотвращение появления одиноких абзацев	2.3.1
Добавление разрывов для создания разделов	2.3.2
Разделение текста на несколько колонок	2.3.3
Добавление заголовков к колонкам	2.3.4
Управление разрывами страниц	2.3.5

Теория

Работа с макетом страницы

Видеоверсия

Текстовая версия

MS Word – это в первую очередь инструмент подготовки документов. В подавляющем большинстве случаев, документы имеют регламентированные требования не только к оформлению содержимого, но и к макету страницы.

Макет страницы включает настройку таких параметров, как: размеры страницы, границы содержимого в документе, ориентация страницы (книжная либо альбомная).

Размеры страницы

За настройку макета страницы в общем и размеры страницы в частности отвечает группа «Параметры страницы», которая находится на вкладке «Разметка страницы». MS Word представляет огромный выбор стандартных размеров бумаги, убедится в этом можно открыв выпадающее меню «Размер» обозначенной ранее группы. Кроме этого, если необходимый размер не был найден, во что, честно признаться, верится с трудом, можно выбрать пункт меню «Другие параметры страницы» и настроить произвольный размер страницы на вкладке «Размер бумаги».

Что касается размеров страницы, следует отметить, что количество предустановленных размеров зависит от установленного в системе принтера, ведь именно от принтера зависит, будет ли документ напечатан с заданным размером бумаги или нет. Именно по этой причине не рекомендуется без необходимости на то, увлекаться настройкой размеров страницы, а пользоваться стандартными размерами бумаги. Самым распространенным размером является формат А4 с размерами 21 см в ширину и 29,7 см. в длину.

Изменить настройки размера бумаги можно и через меню «Файл», пункт меню «Печать», здесь кроме самих настроек размера, можно выбрать принтер, в окне предварительного просмотра посмотреть, как будет выглядеть документ в целом при изменении размера бумаги, а также настроить другие параметры страницы.

Ориентация страницы.

В число других параметров входит изменение ориентации страницы. Всего существует две ориентации страницы: книжная и альбомная. Естественно, если настроить размеры ширины и высоты страницы одинаковыми, то ориентация будет одна.
Ориентацию можно быстро изменить из пункта меню «Печать» вкладки «Файл» либо из диалогового окна «Параметры страницы», вкладка «Поля».

Поля

Вкладка «Поля» отвечает за настройку границ документа или полей – части документа, которая, как правило, остается не заполненной. Поля необходимы по нескольким причинам: первой, но далеко не основной причиной является конструктивные ограничения принтера. Принтер имеет так называемую «область печати», именно в рамках такой области и будет осуществлена печать. Иногда, если установить слишком узкие границы документа, можно увидеть предупреждение о том, что документ будет напечатан не полностью.

Второй, и, пожалуй, основной причиной являются требования к документу в которых прописаны границы страницы. И дело даже не в том, что из-за границ документ более красиво выглядит и его легче читать, а в том, что слева или сверху может понадобится место для переплета, а справа, чтобы иметь возможность в руках держать документ и не закрывать его содержимое пальцами.

Word предоставляет широкие возможности настройки полей документа со всех четырех сторон. Кроме того, можно специально настроить место для переплета или настроить так называемые зеркальные поля, что бывает полезно при двусторонней печати документа.

В диалоговом «Параметры страницы» есть область предпросмотра, произведенных изменений, а также возможность выбрать к какой части документа обновленные настройки будут применяться.

Работа с разрывами в документе

Видеоверсия

Текстовая версия

Тема разрывов, наряду с темой табуляции, относится к разряду вспомогательных тем, однако это ни в коем случае не уменьшает ее важности.
Разрывы в документе – эффективный способ управления потоком содержимого документа, благодаря разрывам стало возможным уникализировать настройки отдельной части документа в общем потоке текста. Например, можно одну страницу в документе сделать в другой ориентации, со своими полями, благодаря разрывам, стало возможным делать разную нумерацию страниц в документе, например, перевернуть номер отдельной страницы на 90 градусов.

Глобально разрывы можно разделить на разрывы разделов и разрывы страниц. За вставку разрывов страницы в документ отвечает группа «Параметры страницы» вкладки «Разметка страницы». Для того, чтобы увидеть разрывы, которые присутствуют в документе, необходимо включить отображение непечатаемых символов, а удаляются разрывы стандартно, аналогично удалению обычных символов в тексте.

Разрывы страниц

Word в автоматическом режиме начинает новую страницу, когда текст доходит до границы текущей страницы, однако есть возможность в принудительном порядке начать новую страницу, таким образом, например, отделив титульную страницу от основной части материала.

В Word существует 3 вида разрывов страницы:

страница, собственно начало новой страницы;
колонка, если страница подана в виде колонок, то данным разрывом, в принудительном порядке, можно начать заполнение следующей колонки, в противном случае следующая колонка будет заполняться после того, как полностью будет заполнена первая;
обтекание текстом, создание обтекания текстом вокруг объектов на web-страницах, в подавляющем большинстве случаев, такие объекты представлены рисунками.

Как правило, при разрыве страницы подразумевают именно первый тип разрыва страницы. Разрывы колонок используются редко, как и оформление текста колонками. Установить разрыв страницы можно из вкладки «Разметка страницы» либо с вкладки «Вставка». В первом случае доступны все типы разрывов, во втором только первый тип разрыва страницы.

Установить стандартный разрыв страницы можно с помощью сочетания клавиш: Ctrl+Enter.

Разрывы разделов

Разрывы разделов используются для того, чтобы создать несколько разделов в пределах одного документа. Один раздел может содержать несколько страниц, также одна страница может содержать несколько разделов. Разделение текста на разделы необходимо для того, чтобы иметь возможность разным частям текста сделать разные настройки макета страницы, включая отступы, ориентацию, или, даже, размер.

Не стоит путать разделы, описанные здесь, представляющее собой различные настройки макета документа, с разделами в самом документе, создавая структуру документа. Несмотря на одинаковое название, это абсолютно разные инструменты.

Всего существует четыре вида разрыва разделов:

начало нового раздела со следующей страницы;
начало нового раздела на текущей странице;
начало нового раздела со следующей четной страницы;
начало нового раздела со следующей нечетной страницы.

Разрывы разделов используются для того чтобы настроить форматирование следующих элементов документа:

колонки;
сноски и концевые сноски;
колонтитулы;
нумерации строк;
границ страниц;
нумерации страниц;
размера страниц и ориентации;
вертикального выравнивания текста;
источника подачи документа для принтера.

Важно!

Когда вы удаляете раздел, автоматически удаляется форматирование, которое было применено к данному разделу.

Расстановка переносов

Word предоставляет пользователю возможность расставить переносы в документе. За расстановку переносов выступает одноименная команда в группе «Параметры страницы» вкладки «Разметка страницы». Всего существует три режима расстановки переносов: нет, авто, ручная.

Если первый и второй режимы в пояснениях не нуждаются, то в ручном режиме Word будет выводить в диалоговом окне «пограничные» слова с возможностью поставить перенос самостоятельно, либо согласится с предложенным вариантом.

В диалоговом окне дополнительных параметров переноса можно настроить максимальное количество переносов в документе, переносить ли слова, написанные в верхнем регистре, а также, для документов, созданных в предыдущих версиях Word, включая 2010, ширину зоны переноса слов.

Ширина зоны переноса слов – это часть документа, от границы документа до текста, которая резервируется для переноса слов, если зону уменьшить текст будет более ровным, если зону увеличить, то появится больше вариантов переноса слов. Функция не востребована и оставлена для совместимости со старыми версиями Word.

Нумерация строк

Нумерация строк используется, когда в тексте отображается, например, код программы, также строки можно пронумеровать при совместной работе над документом, тогда акцентировать внимание на нужно строке значительно легче, нежели назвать номер страницы, абзаца и т.д.

Нумерация строк находится в группе «Параметры страницы» вкладки «Разметка страницы» и имеет несколько вариантов нумерации: нет нумерации, непрерывная, постраничная, по разделам.

С помощью диалогового окна «Параметры страницы» можно установить дополнительные параметры: шаг, отступ от текста и начальное значение.

Неразрывный пробел

Иногда нужно в принудительном порядке запретить перенос слова после пробела на следующую страницу. Например, чтобы не отрывать инициалы от фамилии или телефонный номер от кода страны и оператора и т.д. В этом случае следует воспользоваться неразрывным пробелом, он устанавливается с помощью сочетания клавиш Ctrl+Shift+пробел, а чтобы увидеть неразрывный пробел в документе нужно отобразить непечатаемые символы. Стандартный пробел отображается точкой между словами, а неразрывный пробел – смещенной вверх окружностью с не закрашенным центром, которая немногим больше стандартной точки.

Неразрывный пробел можно вставить через диалоговое окно «Символ», вкладка «Специальные знаки» (вызывается из группы «Символы», вкладка «Вставка»). Здесь, кроме неразрывного пробела, есть и другие полезные знаки, а также горячее сочетание клавиш для них. Очень полезно будет запомнить такое сочетания, как длинное и короткое тире, а также неразрывный дефис.

Разрыв строки

Если существует необходимость начать новую строку без начала нового абзаца тогда следует вставить разрыв строки с помощью сочетания клавиш Shift+Enter. Знак разрыва строки, можно увидеть, отобразив непечатаемые символы, он похож на знак клавиши Enter, который нанесен на клавиатуре.

С помощью разрыва строки можно красиво оформить название раздела, ведь если оформить название раздела двумя абзацами, то программой Word они будут восприниматься как два раздела с соответствующими проблемами при построении оглавления и неразберихой в форматировании.

Разбивка текста на страницы

Очень важная функция разбивки текста на страницы находится в диалоговом окне «Абзац» на вкладке «Положение на странице».

Опция «запрет висячих строк» используется для того, чтобы при начале новой страницы на нее переносилось минимум две строки. Эта функция отмечена по умолчанию, поскольку запрет переноса одной строки на следующую страницу является нормой.

Опция «не отрывать от следующего» используется при необходимости держать вместе два абзаца. Будем часто пользоваться в дальнейшем при создании автоматических подписей рисунков, таблиц и т.д.

Опция «не разрывать абзац» перенесет на следующую страницу только абзац целиком. Такое может быть прописано в специфических требованиях к документу.

Опция «с новой страницы» позволяет автоматически начинать новую страницу для каждого абзаца у которого отмечена эта опция. Данную функцию будем часто использовать при создании структурированного документа и избавим себя от чрезмерного использования разрывов страниц. Если нужно, чтобы в тексте каждый новый раздел начинался с новой страницы, то отметка в данном чек боксе для конкретного стиля, существенно упростит жизнь при работе с большими документами.

Разбивка текста на несколько колонок

Видеоверсия

Текстовая версия

Колонки — это вертикальные блоки текста, в которых текст из нижней части одной колонки перетекает к началу следующей. По умолчанию весь текст в Word оформляется в виде одной колонки, однако, данную ситуацию можно исправить и создать несколько колонок на странице. Если правилами документа не запрещено, то оформление текста колонками может придать материалу определенную долю наглядности.

Для того, чтобы создать несколько колонок необходимо перейти на вкладку «Разметка страницы», группа «Параметры страницы», команда «Колонки» в выпадающем списке выбрать количество колонок или выбрать пункт меню другие колонки, вызвав диалоговое окно «Колонны» (скорее всего, это просто ошибка, а окно должно называться «Колонки»).

С помощью диалогового окна настройку колонок в тексте можно произвести более точно, в том числе, настроить разные размеры колонок.

Пользователь может оформить весь текст в виде колонок, либо определенный раздел (создание разделов в документе рассмотрено в предыдущем вопросе данного занятия).

Форматирование текста колонками

Оформим часть текста на странице в виде колонок, а также добавим к ним заголовки, верхняя часть текста, а также нижняя будет оформлена стандартно без колонок, кроме того, заголовок будет присутствовать у каждой отдельной колонки. Для части текста, разбитого на колонки установим альбомную ориентацию страницы. Общий вид документа, который должен получится в результате представлен на рисунке.

Первый разрыв раздела используется для того, чтобы была возможность следующую страницу в потоке страниц повернуть в альбомную ориентации. Один раздел, охватывающий страницу в альбомной ориентации, создан для того, чтобы текст был оформлен колонками. Отделение общего заголовка для колонок необходимо, чтобы разместить его над обоими колонками, в противном случае он будет выравниваться относительно первой колонки.

Заголовки для колонок представлены стилем с уровнем 2, также немного пришлось изменить размер колонок, чтобы текст из второй колонки не переносился на следующую страницу.

Добавление пустой страницы

Не всегда создание документа идет согласно вначале разработанного плана. Часто бывает, что часть идей появляется во время написания материала, а что-то приходится поменять местами и т.д. Другими словами, возникает необходимость вставить в уже созданный материал новую пустую страницу. Инструментарием MS Word предусмотрена возможность добавления пустых страниц в документ.

Вкладка «Вставка», группа «Страницы» позволит вставить разрыв страницы, пустую страницу, либо заготовленный вариант титульной страницы. На самом деле, вставка пустой страницы в документ представляет из себя вставку двойного разрыва страницы, поэтому, если необходимо быстро вставить пустую страницу в документ можно воспользоваться описанными командами на ленте, а можно быстро нажать дважды горячие сочетание клавиш Ctrl+Enter (вставка разрыва страницы).

Практика

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. Задание расписано по пунктам, поэтому выполнение не должно составить большого труда. После выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно.

Задание 1. Настройка макета страницы.

Открыть документ, который получился в результате выполнения практических заданий четвертого занятия.
Заполнить материалом 1й раздел и его подразделы (информацию взять с сайта). Копирование текста произвести в режиме сохранения только текста, без рисунков.
Установить размер страницы A4, в книжной ориентации с полями: верхнее 2 см., левое 2,5 см., нижнее 2 см., правое 1,5 см. Данный размер применить ко всему документу.
Сохранить документ под именем Практика 5

Посмотреть решение

Задание 2. Практическое использование разрывов в документе.

Открыть документ из предыдущего задания.
Одну страницу документа из третьего вопроса нужно расположить в альбомной ориентации, а на ней оформить текст колонками со своими заголовками, так, как показано на рисунке ниже.
Для этого необходимо: перейти в третий вопрос первого занятия и после первого рисунка добавить заголовок 3го уровня с названием » Использование существующего шаблона «, а после второго рисунка заголовок 3-го уровня с названием » Создание своего шаблона «. Дальше, вставить разрывы разделов с продолжением на следующей странице, после первого рисунка, а второй после третьего рисунка.
Страницу, на которой находятся подразделы, повернуть в альбомную ориентацию.
Сохранить документ.

Посмотреть решение

Задание 3. Оформление текста колонками.

Открыть документ из предыдущего задания.
Оформить подразделы, которые были созданы в предыдущем занятии, двумя колонками, при этом, заголовки должны находится в начале колонок.
Оформить заголовки 3-го уровня аналогично заголовкам 2-го, убрав, при этом, отступ первой строки абзаца.
Изменить настройки стиля «Обычный», установив шрифт Times New Roman 14пт, 1,5 интервал, отступы перед и после абзаца – нет.
Сохранить документ.

Посмотреть решение

Тест

Узнаем как сделать разметку страницы в Ворде

По умолчанию любой документ в «Ворде» имеет определенные параметры страниц, фон и отступы. Однако иногда нам может потребоваться изменение данных параметров для работы или учебы. В данной статье мы рассмотрим то, как сделать разметку страниц в «Ворде» для версий 2003, 2007 и 2010 годов.

Основные функции разметки

Практически для любой версии «Ворд» в разметку страницы входят: темы, параметры страницы, ее фон и абзацы. Разметку страниц в «Ворде» 2007 и 2010 сделать очень просто, поскольку все параметры находятся в одном месте, в то время как в «Ворде» 2003 придется покопаться, чтобы отыскать нужный пункт.

Темы

Во всех версиях «Ворда» есть пункт «Темы». В «Ворд» 2007 и 2010 годов он представлен во вкладке «Разметка страницы» в левом углу. При нажатии на кнопку «Темы» можно выбрать одну из представленных тем. Кроме того, рядом располагаются пункты «Цвета», «Шрифты» и «Эффекты», которые позволяют вручную настраивать тему для документа.

В «Ворд» 2003 года пункт «Тема» находится в меню «Формат». При нажатии на этом пункте меню появляется окошко «Тема», в котором можно выбрать необходимую тему, содержание представленных тем отличается от последующих версий текстового редактора. Кроме того, здесь отсутствует возможность изменять цвета, шрифты и добавлять эффекты.

Параметры страницы

Основными функциями разметки страницы являются пункты, определяющие параметры страницы. К таковым относятся: поля, ориентация, размер, колонки, разрывы, номера строк и расстановка переносов. В «Ворде» 2007 и 2010 года эти параметры находятся в одном месте, тоже во вкладке «Разметка страницы».

Рассмотрим то, как работать в «Ворде» 2003 года с этими параметрами, и где их искать. Например, основные параметры страницы (поля, ориентация, размер, колонки) можно найти во вкладке «Файл», если нажать на пункт «Параметры страницы».

При нажатии на этот пункт появится окно «Параметры страницы», в первой вкладке («Поля») которого можно выбрать поля, ориентацию. Можно применить внесенные изменения ко всему документу или до конца документа.

Размер можно изменить в этом же окне. Только нужно открыть вкладку «Размер бумаги».

«Колонки» находятся во вкладке «Формат». Там можно их настроить.

«Разрыв» располагается во вкладке «Вставка». Этот пункт позволяет вставить разрывы страниц в документ.

«Расстановку переносов» можно найти, открыв вкладку «Сервис». Далее в пункте «Язык» нужно выбрать меню «Расстановка переносов».

Также стоит отметить, что в «Ворде» 2003 нет возможности выставления номеров строк. Рассмотрим подробнее то, как работать в «Ворде» с некоторыми из этих пунктов.

Поля

В «Ворде» 2007 и 2010 годов в пункте «Поля» можно выбрать одно из представленных полей, к их числу относятся: обычные, узкие, средние, широкие, зеркальные и пользовательские. Пользовательское представляет собой последнее поле, настраиваемое вами вручную. Сделать это можно, нажав в пункте «Поле» на строку «Настраиваемые поля».

В появившемся окошке можно выбрать верхнее, нижнее, левое и правое поля, а также переплет и его положение. После внесенных изменений нажимаем «Ок», данные настройки применятся к документу и будут отражаться в пункте «Пользовательские». В «Ворде» 2003 года, как уже говорилось, поля можно настроить в меню «Параметры страницы» вкладки «Файл».

Ориентация

Теперь рассмотрим то, как сделать разметку страниц в «Ворде», например, с альбомной ориентацией. Для этого в «Ворде» 2003 года нужно во вкладке «Файл» войти в пункт «Параметры страницы» и в появившемся окошке выбрать «Альбомная». В «Ворде» 2007 и 2010 годов можно открыть такое же окошко, зайдя во вкладку «Разметка страницы», затем выбрав пункт «Поля» и строку «Настраиваемые поля». Однако нет необходимости в таких долгих действиях, поскольку можно просто нажать на пункт «Ориентация» и выбрать «Альбомная».

Размер

В «Ворде» любой версии можно выбирать размер страницы. В «Ворде» 2007 и 2010 года это можно сделать нажав пункт «Размер» во вкладке «Разметка страницы». Во всплывающем окне можно выбрать один из представленных вариантов или выбрать другой, нажав строку «Другие размеры страниц». В «Ворде» 2003 года можно сделать то же самое, открыв все те же «Параметры страницы» и перейдя во вкладку «Размер бумаги».

Колонки

Теперь рассмотрим то, как сделать разметку страниц в «Ворде», используя колонки. В «Ворде» 2007 и 2010 нужно всего лишь выбрать один из вариантов в пункте «Колонки» или нажать строку «Другие колонки», а затем настроить их по своему усмотрению. В «Ворде» 2003 года также можно настраивать колонки, но для этого нужно выбрать одноименный пункт во вкладке «Формат».

Фон страницы

Разметка страниц в «Ворде» 2010 и 2007 версии предусматривает возможность сделать подложку, цвет страницы и ее границы. Данные пункты также располагаются во вкладке «Разметка страницы».

То же самое можно сделать и в «Ворде» 2003 года. Подложка и цвет страницы находятся во вкладке «Формат» при выборе строки «Фон». Границы страниц можно найти в этой же вкладке, нажав на строку «Границы и заливка».

Абзац

В «Ворде» 2007 и 2010 года можно сделать отступы и интервалы для абзацев. Все это можно найти во вкладке «Разметка страницы».

То же самое можно сделать и в «Ворде» 2003 года, нажав на вкладку «Формат» и выбрав строку «Абзац».

В заключение

Мы рассмотрели то, какие бывают виды разметки и как сделать разметку страниц в «Ворде», если использовать самые основные параметры. Для более удобной работы лучше использовать «Ворд» 2007 или 2010 года, поскольку здесь все необходимые пункты располагаются в одном месте и удобны в использовании.

Вставка разрыва страницы

Word автоматически вставляет разрыв страницы при достижении конца страницы.

Вставить разрыв страницы в другом месте можно вручную, либо настроив правила в Word для вставки автоматического разрыва страницы в месте, определенном пользователем. Это особенно полезно при работе с длинным документом.

Вставка принудительного разрыва страницы

Щелкните место, откуда следует начать новую страницу.

На вкладке Вставка в группе Страницы выберите команду Разрыв страницы.

Управление авторазбиением на страницы в Word

При ручной расстановке разрывов страниц в документе большого объема может потребоваться перенос разрывов по мере редактирования документа. Во избежание этого можно задать параметры, определяющие, где автоматически будут вставляться разрывы страниц.

Запрет вставки разрыва страницы в середине абзаца

Выберите абзац, для которого необходимо запретить вставку разрыва страницы.

На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку вызова диалогового окна Абзац, а затем перейдите на вкладку Положение на странице.

Установите флажок Не разрывать абзац.

Запрет вставки разрыва страницы между абзацами

Выделите абзацы, которые необходимо разместить на одной странице.

На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку вызова диалогового окна Абзац, а затем перейдите на вкладку Положение на странице.

Установите флажок Не отрывать от следующего.

Добавление разрыва страницы перед абзацем

Щелкните абзац, перед которым необходимо вставить разрыв страницы.

На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку вызова диалогового окна Абзац, а затем перейдите на вкладку Положение на странице.

Установите флажок С новой страницы.

Размещение по меньшей мере двух строк абзаца вверху или внизу страницы

В профессионально оформленном документе страница не завершается первой строкой из нового абзаца и не начинается последней строкой из абзаца предыдущей страницы. Такие строки называются висячими.

Выделите абзацы, в которых необходимо запретить висячие строки.

На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку вызова диалогового окна Абзац, а затем перейдите на вкладку Положение на странице.

Установите флажок Запрет висячих строк.

Примечание По умолчанию этот режим включен.

Запрет разрыва строк таблицы при переносе на новую страницу

Щелкните строку страницы, разрыв которой требуется запретить. Если таблица должна быть размещена на одной странице, выделите всю таблицу.

Примечание Если размер таблицы больше страницы, ее перенос запретить нельзя.

На вкладке Работа с таблицами выберите Макет.

В группе Таблица нажмите кнопку Свойства.

Перейдите на вкладку Строка и снимите флажок Разрешить перенос строк на следующую страницу.

Удаление разрыва страницы

Нельзя удалить разрывы страниц, которые вставляются автоматически.

Можно удалить все разрывы страниц, вставленные вручную.

Нажмите кнопку Черновик.

Выберите разрыв страницы, щелкнув на границе рядом с пунктирной линией.

Нажмите клавишу DELETE.

Word 2016: отслеживание изменений и комментариев

Урок 26: Отслеживание изменений и комментариев

/ ru / word2016 / проверка орфографии и грамматики / содержание /

Введение

Допустим, кто-то просит вас вычитать документ или совместно работать над ним. Если у вас была распечатанная копия, вы можете использовать красную ручку, чтобы зачеркивать предложения, отмечать орфографические ошибки и добавлять комментарии на полях. Word позволяет делать все это в электронном виде с помощью функций Track Changes и Comments .

Необязательно: загрузите наш практический документ.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о отслеживании изменений и комментариях.

Понимание изменений отслеживания

Когда вы включаете Отслеживать изменения , каждое изменение, которое вы вносите в документ, будет отображаться как цветная разметка . Если вы удалите текст, он не исчезнет — вместо этого текст будет перечеркнутым из . Если вы добавите текст, он будет подчеркнутым .Это позволяет вам увидеть изменения, прежде чем они станут постоянными.

При наличии нескольких рецензентов каждому человеку будет назначен свой цвет разметки.

Для включения отслеживания изменений:

На вкладке Просмотр щелкните команду Отслеживать изменения .
Track Changes будет включен. С этого момента любые изменения, которые вы вносите в документ, будут отображаться в виде цветных пометок.

Рассмотрение изменений

Отслеживаемые изменения — это просто предлагаемые изменения.Чтобы стать постоянными, они должны быть приняты . С другой стороны, первоначальный автор может не согласиться с некоторыми из отслеживаемых изменений и выбрать отклонить их.

Чтобы принять или отклонить изменения:

Выберите изменение, которое вы хотите принять или отклонить.
На вкладке Просмотр щелкните команду Принять или Отклонить .
Разметка исчезнет, и Word автоматически перейдет к следующему изменению.Вы можете продолжать принимать или отклонять каждое изменение, пока не просмотрите их все.
Когда вы закончите, щелкните команду Отслеживать изменения , чтобы выключить Отслеживать изменения.

Чтобы принять все изменения сразу, щелкните стрелку раскрывающегося списка Принять , затем выберите Принять Все . Если вы больше не хотите отслеживать свои изменения, вы можете выбрать Принять все и Прекратить отслеживание .

Опции просмотра изменений трека

Если у вас много отслеживаемых изменений, они могут отвлекать вас, если вы пытаетесь прочитать документ.К счастью, Word предоставляет несколько способов настроить отображение отслеживаемых изменений:

Простая разметка : Показывает окончательную версию без встроенных разметок. Красные маркеры появятся на левом поле, чтобы указать, где было сделано изменение.
Вся разметка : Здесь показана окончательная версия со встроенными разметками.
Без разметки : Показывает окончательную версию и скрывает все разметки.
Оригинал : показывает исходную версию и скрывает все пометки.

Чтобы скрыть отслеживаемые изменения:

На вкладке Просмотр щелкните команду Показать для просмотра . Команда «Показать для просмотра» расположена справа от команды «Отслеживать изменения».
Выберите нужный вариант из раскрывающегося меню. В нашем примере мы выберем Без разметки , чтобы предварительно просмотреть окончательную версию документа перед принятием изменений.

Вы также можете щелкнуть маркер на левом поле, чтобы переключиться между Простая разметка и Все Разметка .

Помните, что скрытие изменений отслеживания — это не то же самое, что просмотр изменений . Вам все равно нужно будет принять или отклонить изменения перед отправкой окончательной версии вашего документа.

Чтобы показать исправления в выносках:

По умолчанию большинство ревизий отображаются в строке , что означает, что сам текст отмечен. Вы также можете выбрать отображение исправлений в выносках , которые перемещают большинство исправлений на правое поле.Удаление встроенных разметок может облегчить чтение документа, а всплывающие подсказки также предоставят вам более подробную информацию о некоторых разметках.

На вкладке Просмотр щелкните Показать разметку > Выноски > Показать исправления в позициях .
Большинство исправлений будет отображаться в правом поле, хотя любой добавленный текст по-прежнему будет отображаться в строке.

Чтобы вернуться к встроенным разметкам , вы можете выбрать Показать все версии встроенными или Показать только комментарии и форматирование в выносках .

Иногда вам может потребоваться добавить комментарий для обратной связи вместо редактирования документа. Хотя он часто используется в сочетании с отслеживанием изменений, вам не обязательно включать отслеживание изменений, чтобы добавлять комментарии.

Чтобы добавить комментарий:

Выделите текст или поместите точку вставки в том месте, где должен отображаться комментарий.
На вкладке Проверить щелкните команду Новый комментарий .
Введите свой комментарий. Когда вы закончите, вы можете закрыть поле для комментариев, нажав клавишу Esc или щелкнув в любом месте за пределами поля для комментариев.

Удалить комментарии:

Выберите комментарий, который хотите удалить.
На вкладке Просмотр щелкните команду Удалить .
Комментарий будет удален.

Чтобы удалить все комментарии, щелкните стрелку раскрывающегося списка Удалить и выберите Удалить все комментарии в документе .

Сравнение документов

Если вы редактируете документ без отслеживания изменений, по-прежнему можно использовать функции просмотра, такие как Принять и Отклонить . Это можно сделать, сравнив двух версий документа. Все, что вам нужно, это исходный документ и исправленный документ (документы также должны иметь разные имена файлов).

Для сравнения двух документов:

На вкладке Просмотр щелкните команду Сравнить , затем выберите Сравнить в раскрывающемся меню.
Появится диалоговое окно. Выберите свой Исходный документ , щелкнув стрелку раскрывающегося списка и выбрав документ из списка. Если файла нет в списке, нажмите кнопку Обзор , чтобы найти его.
Выберите документ Revised , затем щелкните OK .
Word сравнит два файла, чтобы определить, что было изменено, а затем создаст новый документ. Изменения будут отображаться в виде цветных разметок , как и Track Changes .Затем вы можете использовать команды Принять и Отклонить , чтобы завершить работу над документом.

Вызов!

Откройте наш практический документ.
Включите Track Changes и покажите All Markup .
В группе Отслеживание выберите Показать исправления в позициях .
В первом абзаце отредактируйте второе предложение так, чтобы оно читалось как Было приятно встретиться с вами и совершить поездку по объекту .
Во втором абзаце измените слово методов на стратегий .
Измените шрифт буквы на Cambria, 12 pt .
В третьем абзаце выберите слова Спасибо, и вставьте комментарий , в котором написано . Поместите это в ту же строку, что и «Качественная меблировка».
На этом этапе ваше письмо должно выглядеть примерно так ( Примечание: Цвет разметки может отличаться):
Щелкните стрелку раскрывающегося списка Accept и выберите Accept All Changes and Stop Tracking .

/ ru / word2016 / проверка-и-защита-документов / содержание /

Печать только измененных страниц (Microsoft Word)

Сунил имеет документ Word на 100 страниц.На некоторых страницах есть изменения, отмеченные флажком «Отслеживать изменения». Сунил задается вопросом, можно ли распечатать только те страницы, на которых есть изменения.

Короткий ответ — нет, вы не можете распечатать только эти страницы автоматически. Вы можете вручную определить, на каких страницах есть изменения, а затем выбрать печать только этих страниц, введя номера страниц в диалоговом окне «Печать», но это может оказаться утомительным.

Альтернативой печати только страниц с разметкой является печать списка разметки.Это дает вам документ, в котором перечислены все изменения и страница, на которой это изменение происходит. Чтобы распечатать такой список, откройте диалоговое окно «Печать» и используйте раскрывающийся список «Что печатать», чтобы выбрать «Список разметки».

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word.
(Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.)
Этот совет (3842) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.

Автор Биография

Аллен Вятт

Аллен Вятт — всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнать больше о Allen …

Конкатенация диапазонов ячеек

Сложить содержимое двух ячеек легко.Сложнее собрать содержимое множества ячеек, так как …

Узнать больше

Что такое непечатаемые символы

Даже символы, которые ничего не печатают, по-прежнему занимают место в документе. Такие символы, как табуляторы, пробелы, разрывы и …

Узнать больше

Печать и выход из Word в макросе

Когда вы печатаете документ, Word остается в фоновом режиме, пока печать не будет завершена.Если вы попытаетесь завершить программу …

Узнать больше

Удаление столбцов таблицы при включенном отслеживании изменений

Если вы редактируете документ с включенным отслеживанием изменений, Word не позволит вам удалить столбец в таблице и получить его …

Узнать больше

Выбрать все изменения, сделанные конкретным рецензентом

Функция отслеживания изменений в Word позволяет вам и другим редакторам легко сотрудничать при разработке документа.Если …

Узнать больше

Изменение способа внесения изменений в Word

Хотите изменить способ изменения пометок Word в документе? Это легко сделать, в зависимости от вашей версии Word.

Узнать больше

5 советов и приемов, чтобы исправить изменения в Microsoft Word

Если вы когда-либо открывали документ Microsoft Word, который содержит больше красных чернил, чем обычный шрифт с 12 пунктами, вы работали с отслеживанием изменений.Но насколько хорошо вы освоили этот мощный инструмент повышения производительности?

Поскольку отслеживание изменений может хорошо работать для опытных пользователей, но полностью подавлять новичков, мы решили собрать несколько наших любимых советов и уловок для навигации в этом широко используемом инструменте редактирования. Не позволяйте путанице добавлений, удалений и комментариев сбивать вас с толку — вместо этого, с этими стратегиями в руках, продолжайте действовать спокойно и сотрудничать как профессионал.

( Примечание: следующие советы наиболее точно применимы к Microsoft Word 2013.Более старые или новые версии могут включать несколько иные процедуры.)

Для включения и выключения отслеживания изменений можно использовать сочетание клавиш Ctrl + Shift + E или просто добавить отслеживание изменений в строку состояния:

Щелкните правой кнопкой мыши строку состояния в нижней части окна Word, где вы можете добавить или удалить ряд индикаторов состояния, включая отслеживание изменений.
После добавления в статусе отслеживания изменений будет автоматически отображаться статус отслеживания изменений (включен или выключен), поэтому вам не нужно будет нажимать вкладку «Обзор», чтобы узнать.
Щелчок по этому индикатору состояния также включает и выключает отслеживание изменений.

После получения и открытия документа, который необходимо отредактировать,

Нажмите Обзор
Нажмите Отследите изменения
Затем выберите Отслеживать изменения из раскрывающегося списка. Если выбрано Вся разметка , в отслеживаемом документе отображаются все изменения, внесенные каждым пользователем, причем правки каждого пользователя отображаются разным цветом.

Если вы видите изменение, которое вам не нравится,

Наведите курсор на отмеченное изменение,
Нажмите Отклонить ,
Затем выберите Отклонить изменение из списка.
По завершении нажмите Принять> Принять все изменения , чтобы принять все оставшиеся изменения.

Если вы не согласны с большинством включенных изменений, отмените процесс:

Щелкните Принять на тех, которые вы хотите сохранить,
Затем выберите Принять это изменение из списка.
Когда вы закончите, выберите Отклонить все изменения , чтобы массово отклонить все оставшиеся изменения.

Просмотр документа, в котором отображаются все изменения, может доминировать над вашим представлением и превратить дальнейшие раунды редактирования в кошмар.Выберите «Простая разметка» — в Microsoft Word 2013 это параметр по умолчанию, когда вы включаете «Отслеживать изменения». Простая разметка отображает красную вертикальную линию дорожки рядом с каждой строкой текста, содержащей изменения. Просматривая документ, щелкните линию дорожки, чтобы переключиться между Все разметки, отображаемые серой линией, и Простые разметки, отображаемые красным цветом.

При просмотре документа, отредактированного с помощью функции отслеживания изменений, вы часто будете видеть расширенные комментарии на боковой панели. Они могут быть необходимы для объяснения или предложения редактирования, а также могут быть полезны при объяснении запросов на форматирование для макета, графического дизайна или сотрудника типографии.

Чтобы добавить комментарии, сначала решите, как вы хотите их отображать:

Показать изменения в выносках, при котором комментарии отображаются в выноске справа от документа.
Показать все редакции в строке, который выделяет рассматриваемый текст внутри абзаца между вертикальными линиями, за которыми следуют инициалы редактора.
Или «Показать только комментарии и форматирование в выносках», при котором текст комментария отображается справа, соединенный пунктирными линиями.

Вы можете изменить формат в любое время, но выберите тот, который вам удобен, и используйте его.После того, как вы выбрали формат,

Наведите указатель мыши на текст, в который вы хотите вставить комментарий,
Нажмите кнопку New Comment на вкладке Review,
Панель экрана обзора Complete Word, которая связывает выделенный текст с полем комментариев.
Введите свои комментарии и нажмите Esc, когда закончите.

Чтобы отредактировать или ответить на другой комментарий,

Щелкните подключенную выноску в правой части страницы рядом с выделенным текстом, внесите любые обновления и закройте.
Чтобы ответить, щелкните значок загиба страницы на панели инструментов, введите свой ответ, а затем щелкните значок X , чтобы закрыть.

Детали отслеживания изменений могут быть трудными для понимания, особенно для новых пользователей. Но если потратить время на понимание этого важного инструмента совместной работы, это может принести продуктивные результаты. Есть еще вопросы о передовых методах использования Microsoft Office? Ищете другие способы повышения эффективности и производительности? Свяжитесь с CMIT Solutions сегодня.

Как работает «Отслеживание изменений в Microsoft Word»?

На этой странице рассказывается, как работает отслеживание изменений в Word 2010 и более ранних версиях.

Если вы используете более новую версию Word:
Для получения обновленной статьи, охватывающей Word 2013, Word 2016, Word 2019 и Word для Microsoft 365 , см. Статью Лене Фредборг

Отслеживание изменений в Word — как это работает

Есть четыре шага для отслеживания изменений:

Скажите Word, чтобы отслеживать изменения.
Скажите Word, чтобы отобразить отслеживаемые изменения.
Сообщите Word , как отображать отслеживаемые изменения.
Скажите Word принять или отклонить изменения.

Содержание этой страницы

Что такое отслеживание изменений и зачем мне его использовать?

Q: Что такое отслеживание изменений?

Track Changes — это способ для Microsoft Word отслеживать изменения, которые вы вносите в документ. Затем вы можете принять или отклонить эти изменения.

Допустим, Билл создает документ и отправляет его своему коллеге Ли для обратной связи.Ли может редактировать документ с включенным отслеживанием изменений. Когда Ли отправляет документ обратно Биллу, Билл может видеть, какие изменения внес Ли.

Отслеживать изменения также называют красной линией или красной линией. Это связано с тем, что некоторые отрасли традиционно рисуют вертикальную красную линию на полях, чтобы показать, что текст был изменен.

В. Что мне нужно знать, чтобы использовать отслеживание изменений?

Чтобы использовать Отслеживание изменений, вам необходимо знать, что существует три полностью отдельных вещей, которые могут происходить в любой момент времени:

Во-первых, когда-то в прошлом (на прошлой неделе, вчера, одну миллисекунду назад) Word мог отслеживать внесенные вами изменения.Это произошло потому, что вы включили отслеживание изменений. Затем Word запомнил изменения, внесенные в документ, и сохранил изменения в документе.
Во-вторых, если Word сохранил информацию об изменениях, внесенных вами в документ, вы можете выбрать отображение этих изменений или их скрытие. Их сокрытие не заставит их уйти. Он просто скрывает их от глаз. (Единственный способ удалить отслеживаемые изменения из документа — принять или отклонить их.)
В-третьих, в этот самый момент Word может отслеживать изменения, которые вы вносите в свой документ.

Для краткости:

Word может отслеживать внесенные вами изменения, а может и нет.
В то же время Word может сохранить или не сохранить изменения, которые вы внесли в документ в какой-то момент в прошлом.
И в то же время Word может отображать или не отображать эти отслеживаемые изменения. Отключение (т. Е. Скрытие) отслеживаемых изменений не удаляет их. Он их просто прячет. Чтобы удалить отслеживаемые изменения из документа, вы должны принять или отклонить их

Как включить и выключить отслеживание изменений

В. Как мне сообщить Word, что нужно отслеживать изменения, которые я вношу в свой документ?

Чтобы включить отслеживание изменений (то есть, чтобы программа Word отслеживала каждое изменение, внесенное в документ), выполните одно из следующих действий:

Во всех версиях Word: Ctrl + Shift + e
В Word 2007 и Word 2010: в строке состояния щелкните «Отслеживать изменения: Выкл.», Чтобы включить отслеживание изменений.Если вы не видите «Отслеживать изменения» в строке состояния, щелкните строку состояния правой кнопкой мыши и выберите «Отслеживать изменения».
В Word 2007 и Word 2010: Обзор> Отслеживание изменений. Когда кнопка выделена, Word отслеживает изменения.
В Word 2003 и более ранних версиях: дважды щелкните текст TRK в строке состояния внизу экрана. Если TRK черный, Word отслеживает изменения.
В Word 2002 и 2003: Инструменты> Отслеживать изменения.
В Word 2000 и более ранних версиях: Инструменты> Отслеживать изменения> Выделить изменения.Отметьте «Отслеживать изменения» во время редактирования.

В. Как узнать, отслеживает ли Word изменения в моем документе?

Посмотрите на строку состояния внизу экрана. В Word 2003 и более ранних версиях: найдите «TRK». Если он черный, Word отслеживает изменения. Если он неактивен, Word не отслеживает изменения. В Word 2007 и Word 2010 найдите «Отслеживание изменений: Вкл.» Или «Отслеживание изменений: Выкл.». Если вы не видите «Отслеживать изменения» в строке состояния, щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите «Отслеживать изменения».

Но… включение или выключение Track Changes не влияет на то, можете ли вы видеть отслеживаемые изменения. Итак, читайте дальше…

Как отобразить отслеживаемые изменения

Q: Я хочу видеть отслеживаемые изменения в моем документе. Как включить отображение отслеживаемых изменений?

Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от того, что вам нужно:

В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Обзор» используйте небольшие меню в группе «Отслеживание». Финал: Показать разметку или Оригинал: Показать разметку покажет, какие изменения вы внесли.Но проверьте выбранные элементы в меню «Показать разметку», чтобы убедиться, что Word показывает вам то, что нужно.
В Word 2002 и 2003 на панели инструментов «Рецензирование» выберите «Окончательный с разметкой» или «Исходный с разметкой». Это покажет вам, какие изменения были внесены. Если вы используете всплывающие подсказки для отображения изменений отслеживания (информация о всплывающих подсказках ниже), то:
Исходный файл с разметкой отображает вставки в выносках.
Окончательное отображение разметки отображает удаления в выносках.
В Word 2000 и более ранних версиях выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Выделить изменения». Установите флажок «Выделить изменения на экране».

Q: Как мне контролировать , как Word отображает отслеживаемые изменения?

Word 2003 и более ранние версии

Сделайте Инструменты> Параметры. Щелкните вкладку «Отслеживание изменений». Здесь вы выбираете, как отображать отслеживаемые изменения при отображении отслеживаемых изменений.

Чтобы узнать больше о том, как Word отображает отслеживаемые изменения в Word 2002 и Word 2003, см. Как использовать панель инструментов просмотра в Microsoft Word 2002 и Word 2003.

[Напомним: Включите отображение отслеживаемых изменений, выбрав Окончательный с разметкой или Исходный с разметкой. Включив дисплей, сообщите Word , как отображать отслеживаемые изменения, используя Инструменты> Параметры> Отслеживаемые изменения.]

Word 2007 и Word 2010

В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Обзор» щелкните нижнюю половину большой разделенной кнопки «Отслеживать изменения» и выберите «Изменить параметры отслеживания». (На мой взгляд, название этого пункта меню неверно.Варианты не про , трекинг . Они о том, как отобразить эффекты отслеживания. Это небольшая разница, но за эти годы многие люди попали в горячую воду!)

[Напомним: Включите отображение отслеживаемых изменений, выбрав Final: Show Markup или Original: Show Markup. Уточните выбор того, что показывать, используя меню «Показать разметку». Включив отображение, сообщите Word , как отображать отслеживаемые изменения, используя «Обзор»> «Отслеживать изменения»> «Параметры отслеживания изменений».]

Как скрыть (но не удалить) отслеживаемые изменения

Не распространяйте случайно документы, содержащие отслеживаемые изменения!

В Word 2002 и 2003 выберите Инструменты> Параметры. На вкладке «Безопасность» убедитесь, что вы отметили два важных поля.

Установите флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, содержащего отслеживаемые изменения или комментарии».
Установите флажок «Сделать скрытую разметку видимой при открытии или сохранении».

В Word 2007: Файл> Параметры Word.В Word 2010: Файл> Параметры. Как в Word 2007, так и в Word 2010: в диалоговом окне «Параметры Word» щелкните «Центр управления безопасностью», а затем — «Параметры центра управления безопасностью». В диалоговом окне «Центр управления безопасностью» щелкните «Параметры конфиденциальности». А теперь, измученный долгим путешествием по лабиринту диалоговых окон, установите флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, содержащего отслеживаемые изменения или комментарии»

Выключение их сродни извлечению батареи из дымовой пожарной сигнализации в вашем доме.

Q: Я хочу скрыть отслеживаемые изменения в моем документе.Как отключить отображение отслеживаемых изменений?

Это можно сделать несколькими способами, в зависимости от того, что вам нужно:

В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Рецензирование» в группе «Отслеживание» выберите «Окончательный». Это отображает ваш документ так, как если бы вы приняли все отслеживаемые изменения в документе. Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.
В Word 2007 и 2010 на вкладке «Рецензирование» в группе «Отслеживание» выберите «Исходный». Это отображает ваш документ так, как если бы вы отклонили все отслеживаемые изменения в документе.Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.
В Word 2002 и 2003 на панели инструментов «Рецензирование» выберите «Окончательный». Это отображает ваш документ так, как если бы вы приняли все отслеживаемые изменения в документе. Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.
В Word 2002 и 2003 на панели инструментов «Рецензирование» выберите «Оригинал». Это отображает ваш документ так, как если бы вы отклонили все отслеживаемые изменения в документе.Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.
В более ранних версиях Word выберите Инструменты> Отслеживать изменения> Выделить изменения. Снимите флажок «Выделить изменения на экране». Это отображает ваш документ так, как если бы вы приняли всех отслеживаемых изменений. Он скрывает (но не удаляет) отслеживаемые изменения.

Но… если вы выключите отображение отслеживаемых изменений, это не значит, что их там нет. Отслеживаемые изменения просто скрыты. Кто угодно может открыть ваш документ и выбрать для просмотра отслеживаемые вами изменения.Чтобы удалить отслеживаемые изменения из документа, прочтите…

Как удалить отслеживаемые изменения

Q: Как мне удалить отслеживаемые изменения из моего документа?

Чтобы удалить отслеживаемое изменение, примите его или отклоните.

В. Как мне принять или отклонить одно отслеживаемое изменение?

В любой версии Word щелкните отслеживаемое изменение правой кнопкой мыши и выберите «Принять вставку» или «Отклонить удаление», «Принять изменение» или «Отклонить изменение формата» и т. Д.
Меню, которое вы видите при щелчке правой кнопкой мыши по тексту, зависит от контекста.Обычно (хотя и не всегда), если вы щелкните правой кнопкой мыши отслеживаемое изменение, которое Word считает орфографической ошибкой, вы получите меню, соответствующее орфографическим ошибкам, а не меню, соответствующее отслеживаемым изменениям. В этом случае используйте меню или ленту, чтобы принять или отклонить отслеживаемое изменение.
В Word 2007 и Word 2010, чтобы принять или отклонить одно отслеживаемое изменение, щелкните внутри изменения и на вкладке «Обзор» нажмите «Принять» или «Отклонить».
Чтобы принять одно отслеживаемое изменение в Word 2002 или Word 2003, щелкните внутри изменения, а затем на панели инструментов «Просмотр» нажмите кнопку «Принять изменение» (она отмечена синей галочкой).Чтобы отклонить (т.е. удалить) одно отслеживаемое изменение в Word 2002 или Word 2003, на панели инструментов «Просмотр» нажмите кнопку «Отклонить изменение» (она отмечена красным крестом).
В Word 2000 и более ранних версиях выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Принять или отклонить изменения». Нажмите одну из кнопок «Найти» (с зеленой стрелкой), чтобы просмотреть изменения одно за другим. Примите или отклоните изменение.

Включите отслеживание изменений, прежде чем вносить какие-либо серьезные изменения в документ

Если вы собираетесь внести в документ действительно серьезные изменения, включите отслеживание изменений, а затем внесите их.

Если вам не нравится результат вашего изменения, вы сможете легко отклонить его.

Например, AppScout [Лене Фредборг, 14 июня 2020 г .: удаленная устаревшая ссылка] предлагает включить отслеживание изменений перед глобальным поиском и заменой тегов HTML.

В. Как принять или отклонить все отслеживаемые изменения в документе за один шаг?

Word 2007 и Word 2010

Чтобы принять все изменения в документе, на вкладке «Обзор» нажмите нижнюю половину кнопки «Принять» и выберите «Принять все изменения в документе».

Чтобы отклонить все изменения в документе, на вкладке «Обзор» нажмите нижнюю половину кнопки «Отклонить» и выберите «Отклонить все изменения в документе».

Word 2002 и Word 2003

Чтобы принять все изменения в Word 2002 или Word 2003: на панели инструментов «Просмотр» наведите указатель мыши на кнопку «Принять изменение» (с синей галочкой). Щелкните стрелку справа от кнопки. Выберите «Принять все изменения в документе».

Чтобы отклонить (или удалить) все изменения в Word 2002 или Word 2003: на панели инструментов «Проверка» наведите указатель мыши на кнопку «Отклонить изменение» (с красным крестом).Щелкните стрелку справа от кнопки. Выберите Отклонить все изменения в документе.

Примечание. Если у вас есть Word 2002 или 2003 и вам понравилось старое поле «Принять или отклонить изменения» из более ранних версий, вы можете восстановить его. Разумное место для размещения этой кнопки — панель инструментов «Рецензирование». Инструменты> Настроить. Щелкните вкладку Панели инструментов. Убедитесь, что установлен флажок Reviewing. Теперь щелкните вкладку Команды. В списке «Категории» выберите «Все команды». В списке команд найдите ToolsReviewRevisions.Перетащите его на панель инструментов «Рецензирование». Нажмите «Закрыть», чтобы закрыть диалоговое окно «Настройка». Теперь на панели инструментов просмотра появится новая кнопка под названием «Принять или отклонить изменения». Если позже вам будет предложено сохранить Normal.dot, скажите «да».

Word 2000 и более ранние версии

В Word 2000 и более ранних версиях выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Принять или отклонить изменения». Вы можете принять или отклонить все изменения в документе.

Печать отслеживаемых изменений

В. Как распечатать документ с отслеженными изменениями?

Word 2002 и более ранние версии: Инструменты> Отслеживать изменения> Выделить изменения.Установите флажок «Выделить изменения в распечатанном документе».

Word 2002 и 2003: Файл> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Документ с разметкой».

Word 2007: Круглая кнопка Office> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Документ с разметкой».

Word 2010: Файл> Печать. В разделе «Настройки» нажмите первую кнопку (вероятно, с надписью «Печатать все страницы»). В следующем меню выберите «Печать разметки». См. Рисунок 1.

Рисунок 1. В Word 2010 распечатайте разметку с помощью меню «Печать».Нажмите первую кнопку в разделе «Настройки» (вероятно, «Печатать все страницы»). В меню отметьте печать разметки.

В: Как мне распечатать мой документ без , показывающего отслеживаемые изменения?

Word 2002 и более ранние версии: Инструменты> Отслеживать изменения> Выделить изменения. Снимите флажок «Выделить изменения в распечатанном документе

Word 2002 и 2003: Файл> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Документ».

Word 2007: Круглая кнопка Office> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Документ».

Word 2010: Файл> Печать. В разделе «Настройки» нажмите первую кнопку (вероятно, с надписью «Печатать все страницы»). В следующем меню снимите отметку «Печать разметки». См. Рисунок 1.

Q: Как мне распечатать список отслеживаемых изменений в моем документе?

Word 2000 и более ранние версии: эта функция недоступна в Word 2000 или более ранних версиях. Но вы можете распечатать только комментарии. Файл> Печать. В поле «Что для печати» выберите Комментарии.

Word 2002 и 2003: Файл> Печать.В поле «Что для печати» выберите «Список разметки».

Word 2007: Круглая кнопка Office> Печать. В поле «Что для печати» выберите «Список разметки».

Word 2010: Файл> Печать. В разделе «Настройки» нажмите первую кнопку (вероятно, с надписью «Печатать все страницы»). В следующем меню отметьте «Список разметки».

СОВЕТ: Бесплатная надстройка Word DocTools
ExtractData позволяет автоматически экспортировать все вставки и
удаления в документе в новый документ. Экспортированные данные
установить в таблице.Для каждой вставки и удаления вы найдете номер страницы, номер строки, тип изменения, исправленный текст, имя автора и
Дата проверки. Расширенная надстройка Word
DocTools ExtractChanges Pro позволяет полностью экспортировать вставки, удаления и комментарии.
контекст, включая заголовки и подзаголовки. Кроме того, надстройка
включает в себя несколько других функций. Для получения подробной информации о комментариях,
см. статью Как работают комментарии в Word.

Работа с несколькими авторами или рецензентами: кто что сделал?

Терминологическая ловушка!

Давным-давно Microsoft изобрела «Отслеживание изменений».«Авторы» вносят «изменения» в свои документы.

Совсем недавно «Рецензенты» вносят «исправления» в свои документы. А «исправления» — это один из видов «разметки».

В Word 2002 и более поздних версиях вы отображаете работу «Рецензента», но вы можете сделать это, выбрав цвет «По автору».

Вы можете принять или отклонить «Изменение», отобразить список «Исправлений» на панели «Рецензирование», но распечатать список «Разметки». И все они одно и то же.

Q: Как узнать, какие изменения были внесены каким автором (также известным как рецензент)?

Если несколько авторов рецензировали документ, пока было включено отслеживание изменений, вы можете идентифицировать автора (или рецензента) несколькими способами:

В любой версии Word наведите указатель мыши на отслеживаемое изменение.Появится всплывающее окно с именем автора.
В Word 2002 или более поздних версиях, если вы используете всплывающие подсказки для отображения отслеживаемых изменений, наведите указатель мыши на всплывающее окно.
В Word 2002 и Word 2003 на панели инструментов «Рецензирование» нажмите кнопку «Панель рецензирования». Теперь вы можете увидеть панель в нижней части экрана, которая идентифицирует автора каждого изменения.
В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку «Область рецензирования». В левой части экрана отображается панель, на которой указывается автор каждого изменения.Или щелкните маленькую стрелку рядом с кнопкой панели рецензирования, чтобы выбрать отображение области рецензирования в нижней части экрана.

Q: Как отобразить изменения каждого автора разным цветом?

В Word 2003 и более ранних версиях: Инструменты> Параметры. Щелкните вкладку «Отслеживание изменений». В любом из цветных полей выберите «По автору».

В Word 2007 и Word 2010: на вкладке «Обзор» нажмите нижнюю половину кнопки «Отслеживать изменения» и выберите «Изменить параметры отслеживания».В диалоговом окне «Параметры отслеживания изменений» в любом цветовом поле выберите «По автору».

В. Как Word выбирает, какой цвет назначить какому автору?

Вы можете выбрать отображение отслеживаемых изменений любым из 16 цветов. Но если вы хотите, чтобы Word отображал редакции разных рецензентов разными цветами (то есть, если вы выбрали отображение с использованием цвета «По автору»), то Word предоставляет только 8 цветов, с помощью которых можно различать авторов.

Теоретически Word распределяет цвета среди рецензентов в следующем порядке: красный, синий, зеленый, фиолетовый, темно-красный, бирюзовый, темно-желтый и серый.Для 9-го и последующих рецензентов документа Word снова переключает цвета. Но на практике, когда рецензенты приходят и уходят (по мере того, как их редакции принимаются или отклоняются), распределение цветов рецензентам оказывается, по сути, случайным.

Вы можете проверить это, изменив имя пользователя, включив отслеживаемые изменения и внося некоторые изменения в свой документ. Чтобы изменить имя пользователя, в Word 2003 и ранее используйте Инструменты> Параметры> Информация о пользователе. В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Обзор» щелкните нижнюю половину кнопки «Отслеживать изменения» и выберите «Изменить имя пользователя».

В: Могу ли я назначить каждому автору определенный цвет?

Нет. Word выделяет авторам (которых также называют рецензентами) цвета.

Q: Если исправления Фреда отображаются красным цветом на моей машине, будут ли они также красными на чужой машине?

Может быть, а может и нет. Не полагайтесь на то, что редакции одного автора будут отображаться в определенном цвете изо дня в день или от машины к машине. Word любит быть креативным, и вы не можете контролировать его творческие порывы!

Q: Откуда Word взял имя автора?

Word приписывает отслеживаемое изменение имени автора, указанному в меню «Инструменты»> «Параметры»> «Информация о пользователе» (в Word 2003 и более ранних версиях) или «Обзор»> «Отслеживать изменения»> «Изменить имя пользователя» (в Word 2007 и Word 2010).

В: Как мне отобразить только изменения (или исправления), внесенные одним автором (или рецензентом)?

В Word 2007 или Word 2010 на вкладке «Рецензирование» в меню «Показать разметку» выберите «Рецензенты», а затем отметьте или снимите отметку с имен, чтобы выбрать рецензентов, изменения которых вы хотите видеть.

В Word 2002 или 2003 на панели инструментов «Рецензирование» выберите «Показать»> «Рецензенты» и отметьте или снимите отметку с имен, чтобы выбрать рецензентов, изменения которых вы хотите видеть.

В более ранних версиях Word нет эквивалентных функций.

Проблемы безопасности с отслеживанием изменений

Q: Я слышал, что использование отслеживания изменений представляет собой угрозу безопасности. Это правильно?

Ну… да и нет. Электричество мощно и опасно. Только не суй палец в розетку. Использование Track Changes — это мощно и опасно. Просто не отправляйте по электронной почте и не публикуйте документы, содержащие отслеживаемые изменения, которые вы бы не хотели, чтобы мир увидел.

К сожалению, многие люди совершили эту ошибку. Не походи на одного из этих людей.

Достаточно сбалансированный обзор проблем безопасности и отслеживания изменений, сделанный Донной Пейн, был опубликован на сайте law.com в августе 2006 года.

В. Как узнать, есть ли в моем документе отслеживаемые изменения?

В Word 2000 и более ранних версиях выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Принять или отклонить изменения». Нажмите одну из кнопок поиска (с зеленой стрелкой). Если ничего не находит, то и искать нечего. ¹
В Word 2002 и Word 2003 на панели инструментов «Рецензирование» нажмите кнопку «Далее» (кнопка с синей стрелкой).Если в окне сообщения написано «Документ не содержит комментариев или отслеживаемых изменений», значит, нет никаких комментариев или отслеживаемых изменений. В противном случае точка вставки переместится к первому отслеживаемому изменению в документе.
В Word 2007 и Word 2010 на вкладке «Рецензирование» нажмите кнопку «Далее». Если в сообщении говорится: «Документ не содержит комментариев или отслеживаемых изменений», то комментариев или отслеживаемых изменений нет. В противном случае точка вставки переместится к первому отслеживаемому изменению в документе.
Word 2007 и Word 2010 также имеют инспектор документов.
Чтобы проверить документ:
Вы получите отчет о своем документе, в котором будут указаны исправления (также известные как отслеживаемые изменения). Если в документе есть отслеживаемые изменения, Word выдаст вам кнопку «Удалить все».
На мой вкус, это немного безжалостно. Мне кажется, что единственная причина, по которой вы будете использовать Document Inspector для поиска отслеживаемых изменений, — это то, что вы не знаете, какие отслеживаемые изменения в документе.И если я не знаю, что там, я не хочу нажимать кнопку, которая удалит участок одним махом. Он даже не говорит мне, означает ли «удалить» «принять» или «отклонить». (Это означает «принять».)
Если я знаю, какие отслеживаемые изменения содержатся в документе, тогда инструменты на вкладке «Обзор» предоставят мне больше информации и больше возможностей, чем Инспектор документов.
Я абсолютный фанатик безопасности и конфиденциальности. Но Инспектор документов иногда выдает сообщения, похожие на «Предупреждение! В вашем доме есть окна! Удалить все?».

Вопрос: Как убедиться, что Word всегда отображает отслеживаемые изменения при открытии документа.

Word 2007 и Word 2010: в Word 2007 начните с круглой кнопки Office> Параметры Word. В Word 2010 начните с «Файл»> «Параметры». В обеих версиях в диалоговом окне «Параметры Word» выберите «Центр управления безопасностью»> «Параметры центра управления безопасностью»> «Параметры конфиденциальности». В разделе «Параметры документа» установите флажок «Сделать скрытую разметку видимой при открытии или сохранении».

В Word 2003 выберите Инструменты> Параметры> Безопасность. Установите флажок «Сделать скрытую разметку видимой при открытии или сохранении».

Эта функция недоступна в более ранних версиях Word.

В. Может ли Word предупредить меня перед отправкой по электронной почте документа, содержащего отслеживаемые изменения?

Word 2007 и Word 2010: в Word 2007 начните с круглой кнопки Office> Параметры Word. В Word 2010 начните с «Файл»> «Параметры». В обеих версиях в диалоговом окне «Параметры Word» выберите «Центр управления безопасностью»> «Параметры центра управления безопасностью»> «Параметры конфиденциальности».В разделе «Параметры документа» установите флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, который содержит отслеживаемые изменения или комментарии».

В Word 2003 и Word 2002 выберите Инструменты> Параметры> Безопасность. Установите флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, содержащего отслеживаемые изменения или комментарии».

Эта функция недоступна в более ранних версиях Word.

Q: Я хочу отправить свой документ за пределы компании. Я хочу оставить отслеживаемые изменения в документе, но я не хочу, чтобы кто-либо видел , кто внес отслеживаемые изменения, или , когда они были сделаны .Как мне это сделать?

Word 2002 и более ранние версии

В Word 2002 и ранее вы не можете. Информация об авторе (или рецензенте) и информация о дате постоянно прикрепляются к редакции, когда редакция отслеживалась. Вы не можете их изменить даже в коде макроса.

Word 2003

В Word 2003 выберите Инструменты> Параметры> Безопасность. Установите флажок «Удалять личную информацию из свойств файла при сохранении». Несмотря на название, это не просто удаление информации из свойств файла.Если этот флажок установлен, Word удаляет имя автора отслеживаемого изменения и удаляет дату и время внесения изменения при сохранении документа. Но это оставляет само отслеживаемое изменение. Все отслеживаемые изменения и комментарии теперь будут относиться к анонимному «автору».

В Word 2007 и Word 2010

Для одного документа за раз вы можете удалить личную информацию об отслеживаемых изменениях. Для этого:

В Word 2007: Круглая кнопка Office> Подготовить> Проверить документ> Проверить.
В Wor 2010: «Файл»> «Информация»> «Проверить наличие проблем»> «Проверить документ»> «Проверить».

После того, как Инспектор выполнит свою работу, вы увидите несколько кнопок «Удалить все».

Кнопка «Удалить все» для комментариев, исправлений и т. Д. удаляет комментарии и принимает все отслеживаемые изменения .
Кнопка «Удалить все» для свойств документа и личной информации просто присваивает имя «Автор» отслеживаемым изменениям и удаляет дату и время отслеживаемого изменения .Это то, что вам нужно, если вы хотите сохранить отслеживаемые изменения, но удалить имя автора, а также дату и время внесения отслеживаемого изменения.

Кнопка «Удалить все» в свойствах документа и личной информации устанавливает для документа параметр «Удалить личную информацию из свойств файла при сохранении». Поэтому в следующий раз, когда вы сохраните, ваше имя снова будет удалено из отслеживаемых изменений. Если вы этого не хотите, то:

В Word 2010 выберите Файл> Информация. В разделе «Подготовка к публикации» вы увидите примечание о том, что личная информация будет удалена при сохранении.Нажмите «Разрешить сохранение этой информации в вашем файле», чтобы отключить эту настройку.
В Word 2007 и Word 2010 этот параметр можно отключить в настройках конфиденциальности в центре управления безопасностью. Этот параметр неактивен и отключен, если (а) у вас есть документ, созданный в более ранней версии Word, в которой использовался этот параметр, или (б) вы запустите инспектор документов из меню «Файл» (или кнопки Office) и не выберете удаление свойств документа. и личная информация.

В: Как я могу быть абсолютно уверен в том, что в моем документе не осталось информации об отслеживаемых изменениях?

[ПРИМЕЧАНИЕ: устаревшие ссылки в этом абзаце удалены Лене Фредборг, 12 июля 2016 г.] Один из способов сделать это — использовать инструмент удаления скрытых данных Microsoft.Вы можете загрузить надстройку для Office 2003 / XP: средство удаления скрытых данных
. Однако имейте в виду Известные проблемы с инструментом удаления скрытых данных .

Инструмент скрытых данных превратился во встроенный инспектор документов в Word 2007 и Word 2010. Для проверки документа:

Какая еще информация может быть сохранена в моем документе?

Ваши документы могут содержать различного рода скрытую информацию, которая может поставить под угрозу вашу безопасность. Microsoft использует термин «метаданные» (то есть данные о данных) для обозначения такого рода информации.Вот ссылки на информацию о том, как минимизировать количество метаданных в ваших документах:

Word 97: статья базы знаний Microsoft 223790

Word 2000: статья базы знаний Microsoft 237361

Word 2002: статья базы знаний Microsoft 2

Word 2003: статья базы знаний Microsoft 825576

Word 2007: удаление скрытых данных и личной информации из документов Office

Word 2010: удаление скрытых данных и личной информации путем проверки документов

Как скопировать текст, содержащий отслеживаемые изменения

Q: Как скопировать текст в другой документ без копирования изменений дорожки?

В донорском документе поверните на Отслеживание изменений.(В Word 2003 и более ранних версиях убедитесь, что TRK в строке состояния не светится. В Word 2007 и Word 2010 убедитесь, что в строке состояния написано «Отслеживать изменения: Вкл.».)

В документе получателя отключите от Отслеживать изменения. (В Word 2003 и более ранних версиях убедитесь, что TRK в строке состояния неактивен. В Word 2007 и Word 2010 убедитесь, что в строке состояния написано «Отслеживать изменения: выключено».)

Теперь скопируйте и вставьте.

Q: Как скопировать текст в другой документ с отслеживаемыми изменениями?

В документе-доноре отключите от Отслеживание изменений. (В Word 2003 и более ранних версиях убедитесь, что TRK в строке состояния неактивен. В Word 2007 и Word 2010 убедитесь, что в строке состояния написано «Отслеживать изменения: выключено».)

Теперь скопируйте и вставьте.

Однако Клэр обнаружила, что если у вас есть таблица, содержащая отслеживаемые изменения, и вы выбираете только таблицу, то отслеживаемые изменения не будут копироваться в новый документ.

Обходной путь — выбрать абзац до или после таблицы, а также саму таблицу. Убедитесь, что отслеживание изменений отключено, а затем скопируйте. Теперь отслеживаемые изменения будут скопированы вместе с текстом.

Другие проблемы с отслеживанием изменений

В. Когда я использую отслеживаемые изменения, нумерация моих подписей путается. В нумерации субтитров пропущены некоторые цифры. Как мне это остановить?

Если отслеживание изменений включено и вы удаляете подпись к рисунку, Word помечает подпись для удаления.Он ждет, пока вы примете или отклоните это изменение, прежде чем действительно удалит текст из вашего документа. Таким образом, пока идет смена треков, нумерация кажется неправильной. Если подумать, Word делает именно то, что вам нужно. Когда вы принимаете или отклоняете все изменения, нажмите Ctrl-A, затем нажмите F9. Это обновит все поля в документе, и номера заголовков будут исправлены.

На этой странице рассказывается, как работает отслеживание изменений в Word 2010 и более ранних версиях.

Благодарность

Спасибо MVP Microsoft Office Бет Мелтон за напоминание мне о некоторых функциях безопасности Word 2003 и нескольким читателям, которые указали на опечатки на странице.

^1. Да, Джефф. Я знаю, что вы не можете доказать нулевую гипотезу. Дай мне отдохнуть!

Связанные темы

Обмен документами

Для пользователей

Word 2000 Word 2002 Word 2003 Word 2007 Word 2010

Создано в январе 2004 г. Последнее обновление 3 сентября 2010 г.

Как оставаться в здравом уме при использовании отслеживания изменений в Word

Если вы работаете в юридической конторе, то наверняка знакомы с совместной работой над документами с помощью функции отслеживания изменений в Word.

Сегодня, когда почти все юридические письма предполагают какое-то сотрудничество, это очень ценный и полезный инструмент. Однако по мере того, как растет клубок разноцветной разметки и перекрывающихся комментариев, это также может быть невероятно разочаровывающим.

Учитывая доминирование Word (в то время как Документы Google становятся все популярнее, Microsoft по-прежнему используется более чем в 80% офисов), стоит научиться правильно отслеживать изменения.

Кстати, все инструкции и скриншоты сделаны в Word 2016.

Основные сведения

Как повернуть следите за изменениями на

Функция отслеживания изменений находится на вкладке Review ленты в верхней части экрана. Чтобы включить отслеживание изменений, просто щелкните значок Отслеживать изменения . При включении он станет серым.

Если вы не видите статус отслеживания изменений в строке состояния в нижней части Word, возможно, вы захотите включить эту функцию. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и там, где написано Отслеживать изменения , убедитесь, что рядом с ним стоит галочка.Поверьте мне, если отслеживаются изменения, вы хотите знать.

Кто вносил правки?

Конечно, важно иметь возможность идентифицировать каждого человека, вносящего изменения и добавляющего комментарии к документу. Полезно то, что в Word есть опция, в которой вы можете персонализировать, как вы хотите, чтобы ваше имя пользователя отображалось рядом с любыми изменениями, которые вы вносите.

По умолчанию это будет то же имя, под которым зарегистрирован компьютер. Что делать, если вы — юридический секретарь, редактирующий документ на основе рукописной разметки, которую вам передал поверенный? Используя эту функцию, вы можете сделать так, чтобы изменения выглядели так, как если бы они были добавлены поверенным.

Откройте меню Файл и выберите Параметры . Откроется диалоговое окно Параметры Word . В General справа вы можете изменить имя, связанное с вашим экземпляром Word.

Различные виды смены треков

Когда вы используете отслеживание изменений, у вас есть четыре варианта их отображения. Если отслеживание изменений включено и в вашем документе есть правки, вы хотите убедиться, что включена либо вся разметка (где видны все изменения), либо минимальная простая разметка (где слева появляются линии, указывающие, где есть изменения) на

Выбор варианта Без разметки (чистая версия, предполагающая, что все изменения приняты) или Оригинал (документ в том виде, в каком он существовал до каких-либо изменений) может быть полезным, но вы должны быть хорошо осведомлены о том, что эти параметры включены.Случайно поделиться документом, который все еще содержит изменения и комментарии, которые вы не хотите, чтобы другие видели, — не лучший вариант!

Добавление / просмотр комментариев

При просмотре документов добавление комментариев может быть одной из самых полезных функций Word. Чтобы добавить комментарий, просто выберите текст, который вы хотите прокомментировать, и нажмите Новый комментарий на вкладке Обзор . Введите свой комментарий во всплывающей подсказке, и это очень просто.

Но будьте осторожны. Комментарии — одна из потенциально проблемных частей метаданных.Если вы публикуете окончательную версию документа, не забудьте выполнить действия, описанные в нашей статье о метаданных, прежде чем считать, что работа над черновиком завершена.

Отключите воздушные шары и другие раздражающие функции

Я никогда не встречал никого, кто предпочитал бы видеть бесчисленные перекрывающиеся всплывающие подсказки в правой части документа, а не четкие встроенные изменения (где удаленные отображаются зачеркнутыми, а добавленный текст отображается новым цветом). По умолчанию в последних версиях Word используются всплывающие подсказки.

Однако вы можете быстро вернуться к встроенной разметке. Просто перейдите на вкладку Review и выберите Show Markup > Balloons. Затем вы увидите возможность отменить выбор варианта разметки всплывающего окна в пользу встроенной разметки.

Пока вы работаете, вы можете отключить отслеживание изменений форматирования. В большинстве случаев эти изменения (например, добавление межстрочного интервала или корректировка отступа цитаты и т. Д.) В любом случае несущественны, делая разметку изменения дорожки более раздражающей, чем что-либо еще.Отключите его, сняв флажок Форматирование в меню Параметры разметки .

Сравните черновики, чтобы убедиться, что все в порядке

Если вы обмениваетесь длинными документами с адвокатом противной стороны, вы можете дважды проверить, правильно ли отслеживаются все изменения. Правовая функция черной линии, которая сравнивает два документа и отображает только то, что изменилось между ними в третьем документе, делает именно это.

Чтобы использовать эту функцию, откройте два документа, которые вы хотите сравнить.На вкладке Просмотр в группе Сравнить щелкните Сравнить. Теперь найдите исходный и исправленный документы, которые вы хотите сравнить. Нажмите ОК. Откроется третий документ, показывающий различия между ними.

Знайте, как «заблокировать» готовый документ

При желании вы можете ограничить возможность внесения изменений в документ с помощью пароля. Просто щелкните значок Restrict Editing на вкладке Review .Выберите желаемый уровень защиты и нажмите Да, применить защиту . Вам будет предложено выбрать пароль, который необходимо будет ввести для внесения дополнительных изменений в документ.

***

Отслеживание изменений, комментариев и сравнение документов в Microsoft Word

Примечание о версиях Word

Эта глава изначально была написана для Word 97-2000. Это действительно для всех
версии Word после этого, но упомянутые меню и панели инструментов были
заменена вкладкой «Рецензирование» в Word 2007 и последующих версиях.

(это
содержание руководства) ——- (MS
Word часто задаваемые вопросы для новых пользователей)

Использование отслеживания изменений

Использование отслеживания изменений в Word позволяет делать в электронном виде то, что вы
раньше делал вручную. Больше никаких красных отметок на распечатанном документе; больше не надо
текст в кружке со стрелками, указывающими ходы.

Track Changes состоит из двух частей.Первый — это просмотр правок в
документ по мере внесения изменений, а второй — сравнение двух документов,
часто называют «красной чертой».

Параметры отслеживания изменений

Двойной щелчок по TRK (однократный щелчок по отслеживанию изменений на ленте).
версий) в строке состояния на
в нижней части окна Word включает или выключает отслеживание изменений. Они были
включен в первой строке состояния ниже.

2003

2007

2010 г.

В верхней части строки состояния отображается состояние отслеживания изменений.В ленте
версий, вы можете включить или выключить этот дисплей, щелкнув правой кнопкой мыши на
Строка состояния и выбор того, что вы хотите увидеть. Рекомендуется, чтобы вы
всегда включать отображение статуса отслеживаемых изменений в любом
установка того, где в документе может находиться конфиденциальная информация.

В вариантах
97-2003, выбрав Инструменты> Отслеживать изменения> Выделить изменения, вы получите доступ
Отслеживать изменения. (вкладка «Обзор» в версиях с лентой) Вы также можете получить доступ
для этого включите панель инструментов Reviewing или (дважды) щелкнув TRK в
строка состояния внизу окна.В версиях до Word 2007
панель инструментов для просмотра всплывает автоматически, когда вы включаете Отслеживание изменений, но
может быть закрыт пользователем.

Чтобы установить параметры, которые вы хотите изменить, выберите Инструменты> Параметры.
> Вкладка «Отслеживание изменений» (Word 97-2003) или щелкните правой кнопкой мыши TRK
статус в строке состояния и выберите Параметры. В более поздних версиях используйте Обзор
вкладка, чтобы перейти к параметрам.

(Word 97-2000 Параметры отслеживания изменений указаны выше)

(Параметры отслеживания изменений Word 2002-2003 указаны выше)

(Параметры отслеживания изменений Word 2007-2013 указаны выше)

СК
ПРИМЕЧАНИЕ : Начиная с Word 2002,
по умолчанию автоматически отображались отслеживаемые изменения и другие
Комментарии при открытии документа.Пользователь может отключить это для
их собственный компьютер, но не компьютер получателя. Вот страница,
объясняет это для Word 2002–2007.

Текст разметки может появиться снова, когда вы открываете или сохраняете документ в Word This
действительно применяется ко всем версиям Word с 2002 года. Вот доверенность
Центральный диалог для версий ленты:

Как юрист, я обычно рекомендую людям уйти хотя бы
«Сделать скрытую разметку видимой» или «Предупредить перед печатью»… «проверил.
Скрытая разметка — один из очень важных источников так называемых метаданных, которые могут
раскрывать конфиденциальную или внутреннюю работу, которую вы не хотите раскрывать. Ты
хочу знать об этом.

В
Word 2002+, изменения часто отображаются в всплывающих подсказках . Это меняет вашу
отображение и печать форматирования резко (когда отображаются изменения). Вы можете превратить это
выкл в треке меняет опции. Отключение этого параметра также для отслеживаемых изменений
отключает его для комментариев.

В ленточных версиях Word вы можете получить доступ к параметрам
диалоговое окно под кнопкой «Отслеживать изменения» на вкладке «Обзор».

(конец примечания CK)

Практика: настройка параметров и отслеживание изменений

Откройте документ для редактирования.
Дважды щелкните TRK в строке состояния (щелкните Отслеживать изменения в
Статус бар).
Выберите параметры по вашему выбору в диалоговом окне Параметры и нажмите
ХОРОШО.
Инструменты> Параметры> Отслеживать изменения в версиях меню
Вкладка «Обзор»> «Отслеживать изменения»> «Параметры в версиях ленты»
Удалите текст.
Добавьте текст.
Изменить форматирование слова или абзаца.
Наведите курсор на изменения в документе, чтобы узнать, когда и когда
кем они были сделаны.
Сохраните документ.

Просмотр отслеживаемых изменений (Word
97-2003 Word 2007+)

При получении документа с изменениями у вас есть несколько вариантов для
просмотр изменений и принятие или отклонение их.

В Word 97-2003 , чтобы получить доступ к этим параметрам, включите панель инструментов «Рецензирование».
поочередно щелкнув любую панель инструментов и выбрав Просмотр или , выберите
Отслеживание изменений в меню «Инструменты». или (дважды) щелкните TRK в
Строка состояния.

Выше раскрывающийся список параметров отслеживания изменений на панели инструментов просмотра.

Ниже представлены варианты внешнего вида панели инструментов.

Наведите курсор на любое отмеченное изменение, и появится всплывающая подсказка.

Если вы не хотите, чтобы ваши изменения отмечались, отключите отслеживание изменений с помощью
двойной щелчок по TRK (однократный щелчок по отслеживанию изменений) в строке состояния. Если вы не можете выключить его,
документ защищен паролем.

Чтобы гарантировать, что все рецензенты отслеживают свои изменения, защищают и
добавить пароль к документу.

Защита документа от отслеживаемых изменений

Word 97-2003

Откройте документ, который нужно защитить.
Выберите Инструменты> Защитить документ.
Выберите «Отслеживаемые изменения» и введите пароль, который обязательно нужно ввести.
запомните в поле «Пароль» и нажмите «ОК».
Подтвердите пароль, введя его в диалоговом окне подтверждения пароля
коробка.
Нажмите ОК.

Word 2007-2013

Используйте кнопку «Ограничить редактирование» на вкладке «Обзор» или
Вкладка разработчика.
Выберите «Отслеживаемые изменения» в качестве типа ограничения редактирования.
Нажмите кнопку, чтобы начать принудительное исполнение.
Введите пароль и подтвердите его.
Нажмите ОК

Сравнение документов

ВАЖНОЕ ПРИМЕЧАНИЕ: Microsoft рекомендует
большинство юридических фирм используют сторонние решения для сравнения документов, например
CompareRite от Lexis-Nexis или Deltaview от Workshare.См. Главу о
сторонние решения для получения дополнительной информации об этих продуктах. Microsoft
Функции сравнения документов Word работают с относительно простыми документами
которые не содержат слишком сложного форматирования. Из-за сложного
характер большинства юридических документов, функция сравнения документов Word не
дают такой же хороший результат, как и упомянутые выше сторонние продукты.
В настоящее время Microsoft работает над устранением этого недостатка, но в
тем временем рекомендуются сторонние решения.

СК
ПРИМЕЧАНИЕ : дюйм
Word 2000, есть ошибка, которая появляется, когда документ включает один или
больше таблиц. В базе знаний дано обходное решение для этой ситуации.
статья Q246486.
Обходной путь — использовать панель инструментов просмотра, а не диалоговое окно.
принять или отклонить изменения. Если вы используете диалоговое окно и в строке есть
изменения в более чем одной ячейке, только первое изменение в строке будет
обработаны, все остальные будут пропущены.

CK ПРИМЕЧАНИЕ: Рекомендуемый метод сравнения комплекса
документы в Word. Преобразуйте один или оба в текстовые файлы и используйте Word для
сравните текстовые файлы. Вы не получите изменений форматирования, но выберете
все изменения в вашем тексте.

Функция сравнения документов позволяет Word сравнивать один документ с
другой и отметьте различия между ними. Эти заметные изменения
появляются на экране в текущем документе.Если вы хотите сохранить
изменения в этом отмеченном документе, выберите Файл> Сохранить как. Если вы этого не сделаете
необходимо сохранить этот «сравниваемый» документ, его можно распечатать и закрыть
без сохранения изменений.

См. Также:

Просматривайте и сравнивайте документы в Word для параллельного сравнения.

В
ленточные версии Word, это делается с помощью кнопки «Сравнить» в окне «Обзор».
Табл.

Вам откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать два документа для
в сравнении.

Word предоставит вам отчетный документ, в котором будут показаны элементы из обоих документов и
отмечая изменения. Используя элемент управления Track Changes, вы можете
документ сравнения и принять или отклонить изменения. Это новый документ,
любые изменения вносятся в новый документ, а не в оригиналы.

Практика: сравнение документов

Откройте новый пустой документ и введите Это оригинальный патент
применение.
Сохраните документ как оригинальный патент. Doc.
Пока документ открыт, измените слово «оригинал» на
«исправлено».
Добавьте слова Дата подачи (сегодняшняя дата).
Выберите «Файл»> «Сохранить как» и назовите документ «Измененный Pat.doc».
Не закрывая этот файл, выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Сравнить».
Документы.

Это диалоговое окно откроется, и вы можете выбрать исходный документ,
двойной щелчок.

Изменения появятся в документе.
Щелкните Файл> Сохранить как и назовите новый документ Compared Pat.doc.

Слияние документов

Прежде всего следует помнить, что это не слияние почты! Документ
Слияние — это мощная функция Word, позволяющая создавать документ.
который был просмотрен рядом людей и быстро включился или
объединить эти правки с исходным документом.

Каждая редакция редактора отмечена отдельным цветом. Если есть
задействовано более восьми человек, цвета будут повторяться. После вас
объединить изменения с оригиналом, затем вы можете принять или отклонить каждое
изменять.

Практика слияния документов

Защитите документ, щелкнув Инструменты> Защитить документ.
Выберите «Отслеживаемые изменения» и добавьте пароль.
Помните, что пароль чувствителен к регистру!
После того, как документ будет защищен, сообщите другим, что он готов к
обзор.Документ можно отправить всем рецензентам по электронной почте или на
дискета.
После того, как он был просмотрен и отредактирован, изменения могут быть объединены
в исходный документ.
Откройте исходный документ.
Выберите Инструменты> Объединить документы.
Выбрать файл для слияния с текущим документом
Дважды щелкните один из документов, содержащих изменения, или нажмите «Открыть».
Повторяйте шаг седьмой, пока все изменения не будут объединены.
Теперь у вас есть единый документ (ваш оригинал) со всеми объединенными
изменения.
Выберите «Инструменты»> «Отслеживать изменения»> «Принять или отклонить изменения».
Щелкайте стрелки поиска, чтобы перемещаться по документу и выбирать
Принять, Отклонить, Принять все или Отклонить все, чтобы включить эти изменения
в ваш документ.

Другие способы сравнения документов

Если вы использовали CompareRite для создания сравниваемых документов в
прошлого, вы можете продолжать использовать его в Word 97 и Word 2000. Это
доступно в LEXIS-NEXIS. Еще один продукт, который произвел фурор
юридический рынок — это DeltaView от Workshare Technologies. В это время
На момент написания этой статьи существует загружаемая пробная версия DeltaView по адресу http: //www.workshare.сеть/.
Информацию о CompareRite можно получить в LEXIS-NEXIS по адресу http://www.lexisnexis.com/. Как
упоминалось выше, Microsoft рекомендует пока при сравнении сложных
документы, эти сторонние продукты следует использовать вместо Microsoft
Встроенные документы сравнения Word.

CK Раздел:

Вставка комментариев в документ

Вы можете вставить комментарии в документ и либо распечатать, либо скрыть их.

Вставить => Комментарий.

В Word 97-2000 при вставке комментария отображается предыдущий
текст (но выделение не печатается) и наведение курсора мыши на
в выделенной области комментарий отображается на экране в виде всплывающей подсказки.

В Word 2002 — комментарии отображаются на расширенном поле в выносках,
по умолчанию. Это не только отображает, но и печатает. Вы можете изменить это обратно на
метод Word 97 в параметрах отслеживания изменений.

Инструменты => Параметры => Отслеживать изменения (вкладка)

Скажите Word, что вы хотите, чтобы воздушные шары отображались Никогда.

При наведении курсора на комментарий в тексте или выноске вы увидите
имя человека, который прокомментировал, а также дату и время для этого. Этот
информация не распечатывается. Вот скриншоты для балуна и встроенного
отображение комментариев.

Комментарий отображается в выноске. При наведении курсора мыши на воздушный шар
больше информации.

Комментарий отображается в строке. Отметка комментария при наведении указателя мыши дает
больше информации.

Устранение неисправностей: Изменения в треке

Почему включено «Отслеживание изменений», когда я только что открыл документ для редактирования?

Он был включен при последнем закрытии документа. Повернуть это
выключено, дважды щелкните TRK в строке состояния. Если это не выключит,
вероятно, есть пароль, и он защищен.

Документ редактировали четыре человека. Как я могу узнать, кто что сделал
правки?

Наведите курсор на правку, и вы увидите автора, дату,
и время редактирования. Каждый новый редактор (до 8 человек) получает новый цвет,
поэтому, как только вы узнаете, какой человек использует какой цвет редактирования, вы можете
быстро сказать, кто что редактировал.

Мне нужно отправить этот документ клиенту. Как мне избавиться от всех
редактирование отметок?

Вы можете принять все изменения, отклонить все изменения или пройти через них одно
по одному и отметьте, чтобы принять или отклонить их индивидуально.

Могу ли я использовать Word’s Track Changes, а затем использовать CompareRite или
DeltaView?

Это не лучшая идея, так как документ может быть поврежден в любом случае.
какой из них используется первым.

Track Changes не замечает изменений в Case, когда выполняется через
Сочетание клавиш Shift + F3.

Нет. Это верно в Word 95-Word 2019. Document Compare улавливает
изменить, хотя.

Я хочу, чтобы отслеживание изменений включалось в каждый документ, который я открываю или создаю.Как
я могу это сделать?

Я этого не рекомендую. Однако это можно сделать с помощью макросов в
Обычный шаблон.

См.

В этой ветке форума вы найдете набор макросов, которые это сделают.

Групповое редактирование и рецензирование в документах Word

При работе с документом Word группам часто требуется просматривать и редактировать изменения. Если вы хотите отслеживать, кто какие изменения вносит, функция отслеживания изменений может быть очень полезной.Вы можете увидеть, кто какие изменения хочет, а затем принять / отклонить изменения. (Примечание. Если у вас включена защита документа, вам нужно будет перейти на вкладку «Обзор», щелкнуть «Ограничить редактирование», а затем выбрать «Остановить защиту». Если есть пароль, вам нужно ввести его, и тогда вы сможете доступ к функции отслеживания изменений.)

Включить отслеживание

Чтобы включить отслеживание, откройте файл Word и перейдите на вкладку «Рецензирование». Нажмите кнопку «Отслеживать изменения» в группе «Отслеживание».См. Рис. 1. Кнопка представляет собой сегментированную кнопку, поэтому вы хотите щелкнуть верхнюю половину кнопки. Если вы выберете нижнюю часть кнопки, вы получите раскрывающееся меню, и тогда вам нужно будет щелкнуть Отслеживание изменений в этом меню.

Рисунок 1

Вы также можете добавить индикатор в строку состояния в нижней части окна Word. Просто щелкните правой кнопкой мыши строку состояния и выберите «Отслеживать изменения». См. Рисунок 2.

Рисунок 2

Отображение отслеживаемых изменений

Щелкните вкладку Review и используйте раскрывающийся список Display for Review (справа от кнопки Track Changes), чтобы выбрать из:

Финал: Показать разметку
Финал
Оригинал: Показать разметку
Оригинал

См. Рисунок 1.Final отобразит ваш документ так, как если бы вы приняли все изменения. В исходном документе ваш документ будет выглядеть так, как если бы вы отклонили все изменения. И Исходный, и Окончательный скрывают отслеживаемые изменения, но не удаляют их из документа. Вы должны пройти через процесс принятия или отклонения каждого изменения, чтобы от него избавиться. Когда вы нажимаете кнопку «Принять» или «Отклонить» на вкладке «Обзор», у вас действительно есть возможность отклонить или принять все изменения в документе.

Параметры дисплея

Ранее мы нажимали верхнюю половину сегментированной кнопки «Отслеживать изменения».Если вы нажмете нижнюю половину кнопки, вы сможете получить доступ к параметрам отслеживания изменений. См. Рис. 3. Вы можете настроить отображение каждой пометки и форматирование всплывающих подсказок, которые сообщают вам, кто какие изменения внес.

Рисунок 3

Печать отслеживаемых изменений

Чтобы распечатать документ с отслеженными изменениями, щелкните вкладку «Файл» и выберите «Печать». В разделе «Параметры» щелкните раскрывающийся список «Печатать все страницы» и убедитесь, что рядом с ним установлен флажок «Разметка для печати».Если это не так, нажмите кнопку «Печать разметки», чтобы включить эту функцию. См. Рис. 4. Чтобы печатать без отображения отслеживаемых изменений, убедитесь, что флажок Print Markup does не установлен. В раскрывающемся списке «Печатать все» вы также найдете возможность распечатать список пометок.

Рисунок 4

Изменить имя пользователя

На вкладке «Обзор» нажмите нижнюю половину кнопки «Отслеживать изменения» и выберите «Изменить имя пользователя». Откроется окно параметров Word, в котором вы сможете изменить свое имя пользователя, если оно не было заблокировано системным администратором.См. Рисунок 5.

Рисунок 5

Выберите рецензентов

На вкладке «Рецензирование» щелкните раскрывающийся список «Показать разметку» и выберите «Рецензенты». Отметьте или снимите отметку с рецензентов. См. Рисунок 6.

Рисунок 6

Выберите позиции наценки

На вкладке «Обзор» используйте раскрывающийся список «Показать разметку», чтобы выбрать, какие типы пометок вы хотели бы видеть. См. Рисунок 6 выше. Вы можете выбрать из «Комментарии», «Рукописный ввод», «Вставки и удаления» и «Форматирование».В большинстве случаев все это отображается, и мне не нужно вносить какие-либо изменения. В этом же раскрывающемся списке убедитесь, что выбран пункт «Выделить обновления».

Выберите шары редактирования

На вкладке «Рецензирование» в раскрывающемся списке «Показать разметку» вы можете выбрать отображение ваших исправлений в всплывающих окнах, отображение всех исправлений в тексте (это вместе с текстом) или отображение только комментариев и форматирования в всплывающих окнах. По умолчанию при редактировании выноски отображаются только комментарии и форматирование в выносках.См. Рисунок 7.

Рисунок 7

Панель обзора

Чтобы включить панель рецензирования, перейдите на вкладку «Рецензирование» и щелкните раскрывающийся список «Панель рецензирования». На рисунке 8 показан пример того, как выглядит вертикальная панель просмотра. Вертикальная панель появится в левой части экрана Word. Горизонтальная панель появится под вашим документом. Мне действительно нравится эта панель. Я могу понять, почему некоторые люди воспринимают это как слишком много информации.Он действительно предоставляет данные о внесенных изменениях, поэтому полезно знать, что он доступен, если вам это нужно. Чтобы отключить панель рецензирования, просто щелкните раскрывающийся список «Панель рецензирования» и выберите ту же панель, которую вы показываете, и она отключится.

Рисунок 8

Отслеживание изменений — выключение

Перед тем, как выключить эту функцию, вы захотите принять или отклонить изменения, которые были сделаны с помощью этих кнопок в группе «Изменения» на вкладке «Обзор».См. Рис. 1. Затем вы можете перейти на вкладку «Обзор» и нажать кнопку «Отслеживать изменения». (Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши строку состояния и выбрать «Отслеживать изменения», чтобы отключить эту функцию.)

Одна из вещей, которая однажды меня поймала, — это отправка документа без отключения отслеживаемых ревизий. Как только получатель открыл документ и включил возможность отслеживания своих изменений, он мог видеть ВСЕ исправления и зачеркивания. Вы можете включить предупреждение, чтобы при попытке отправить документ по электронной почте из меню Word оно сообщало, что у вас все еще включено отслеживание изменений.Перейдите в «Файл», «Параметры» и «Центр управления безопасностью». Нажмите кнопку Настройки центра управления безопасностью справа. Затем выберите категорию настроек конфиденциальности слева. Установите флажок «Предупреждать перед печатью, сохранением или отправкой файла, который содержит отслеживаемые изменения или комментарии». См. Рисунок 9.

Рисунок 9

Изображение предоставлено: https://www.