Запрос на создание таблицы в access: Создание запроса на создание таблицы

Содержание

Создание запроса на создание таблицы

В этой статье объясняется, как создать и выполнить запрос таблицы в Access. Вы можете воспользоваться запросом на создание таблицы, чтобы скопировать данные в таблицу, архивировать их или сохранить результаты запроса в виде таблицы.

Чтобы изменить или обновить часть данных в существующем наборе записей, например одно или несколько полей, вы можете использовать запрос на обновление. Дополнительные сведения о запросах на обновление см. в статье Создание и выполнение запроса на обновление.

Чтобы добавить записи (строки) в существующую таблицу, вы можете использовать запрос на добавление. Дополнительные сведения о запросах на добавление см. в статье Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.

В этой статье

Общие сведения о запросах на создание таблиц

Запрос на сделайте так, чтобы он извлекал данные из одной или нескольких таблиц, а затем загружал полученный набор в новую таблицу. Новая таблица может находиться в открытой базе данных или создать ее в другой базе данных.

Как правило, запросы на создание таблицы используются, если нужно скопировать или архивировать данные. Например, предположим, что у вас есть таблица (или несколько таблиц) с данными о продажах, которые используются в отчетах. Суммы продаж не меняются, так как транзакции выполнялись по крайней мере один день назад, а постоянное выполнение запроса для извлечения данных может занимать время, особенно если вы применяете сложный запрос к крупному хранилищу данных. Чтобы снизить рабочую нагрузку и получить удобный архив, вы можете загрузить данные в отдельную таблицу и использовать ее в качестве источника. При этом не забывайте, что данные в новой таблице — это моментальный снимок: они не связаны с исходными таблицами и не подключены к ним.

Создание запроса на создание таблице включает следующие основные этапы:

Включите базу данных, если она не подписана или не находится в надежном расположении. В противном случае не удастся выполнять запросы на изменение (добавление, обновление и создание таблиц).

В конструкторе запросов создайте запрос на выборку и настройте его так, чтобы он возвращал нужные записи. Вы можете выбрать данные из нескольких таблиц данных и выполнить денормализацию данных. Например, можно поместить данные клиентов, грузоотправителей и поставщиков в одну таблицу, что вы никогда не стали бы делать в рабочей базе данных с нормализованными таблицами. Вы также можете использовать условия в запросе для дальнейшей настройки или ограничения результирующего набора.

Дополнительные сведения о нормализации данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Преобразуйте запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выберите расположение для новой таблицы и выполните запрос.

Не путайте запрос на создание таблицы с запросом на обновление или на добавление. Используйте запрос на обновление, когда вам нужно добавить или изменить данные в отдельных полях. Запрос на добавление нужен, чтобы добавлять новые записи (строки) в существующий набор записей в существующей таблице.

К началу страницы

Создание запроса на создание таблицы

При составлении запроса на создание таблицы следует сначала создать запрос на выборку, а затем преобразовать его в запрос на создание таблицы. В запросе на выборку можно использовать вычисляемые поля и выражения, чтобы он возвращал нужные данные. Ниже описано, как создать и преобразовать запрос. Если нужный запрос на выборку уже создан, переходите непосредственно к инструкциям по преобразованию запроса на выборку и выполнению запроса на создание таблицы.

Создание запроса на выборку

Примечание: Если запрос на выборку, возвращающий нужные данные, уже создан, перейдите к следующему действию.

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

Дважды щелкните таблицы, из которых вы хотите получить данные. Каждая таблица отображается в верхней части конструктора запросов. Завершив добавление таблиц, нажмите кнопку Закрыть.

В каждой таблице дважды щелкните поля, которые вы хотите использовать в запросе. Каждое поле появится в пустой ячейке в строке Поле на бланке. На рисунке показан бланк с несколькими добавленными полями таблицы.

При необходимости добавьте выражения в строку Поле.

Вы также можете добавить любые условия в строку Условие отбора на бланке.

Нажмите кнопку

выполнить, чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в таблицу.

Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать данные, которые вы хотите поместить в новую таблицу.

Преобразование запроса на выборку

Откройте запрос на выборку в Конструкторе или перейдите в Конструктор. В Access это можно сделать несколькими способами:
- Если запрос открыт в режиме таблицы, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа запроса и выберите пункт Конструктор.
- Если запрос закрыт, щелкните его правой кнопкой мыши в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Создание таблицы.

Откроется диалоговое окно Создание таблицы.

В поле Имя таблицы введите имя новой таблицы.

или

Щелкните стрелку вниз и выберите имя существующей таблицы.

Выполните одно из указанных ниже действий.

К началу страницы

Дополнительные сведения об условиях запроса и выражениях

Ранее в статье упоминались условия запроса и выражения. Условие запроса — это правило, служащее для определения записей, которые должен возвращать запрос. Условия используются, если вам нужны не все записи в наборе данных. Такое условие, как «Воронеж» OR «Рязань» OR «Москва», возвращает только записи для этих городов.

Дополнительные сведения об использовании условий см. в статье Примеры условий запроса.

Выражение — это сочетание математических или логических операторов, констант, функций и имен полей, элементов управления и свойств, результатом вычисления которого является одно значение. Выражения используются для получения данных, которые не хранятся непосредственно в таблице. Например, выражение [ЦенаЗаЕдиницу]*[Количество] умножает значение в поле «ЦенаЗаЕдиницу» на значение в поле «Количество». Выражения можно использовать различными способами, и процесс их создания и работы с ними может быть довольно сложным.

К началу страницы

Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. в статье Создание выражений.

Предотвращение блокировки запроса режимом отключения

По умолчанию при открытии базы данных, которая не сохранена в надежном расположении или не является доверенной, Access не позволяет выполнять никакие запросы на изменение (запросы на добавление, обновление, удаление и создание таблиц).

Если при попытке выполнения запроса на изменение ничего не происходит, проверьте, не появляется ли в строке состояния Access следующее сообщение:

Данное действие или событие заблокировано в режиме отключения.

Если выводится это сообщение, сделайте следующее:

На панели сообщений (сразу под лентой) нажмите кнопку Включить содержимое.

Выполните запрос еще раз.

К началу страницы

Запрос на создание таблицы Access

Сегодня поговорим на тему «Запрос на создание таблицы Access «. Запрос на создание таблицы Access используется для сохранения результата запроса. Этот вид запроса основан на запросе на выборку, но, в отличие от него, сохраняет таблицу с результатами запроса.

Сформируем запрос на создание таблицы на примере ранее полученного запроса на выборку с групповыми вычислениями Число отгрузок по договорам (см. рис. 4.15, 4.16).
В области навигации выделите названный запрос и с помощью команды контекстного меню откройте его в режиме конструктора.
Преобразуйте этот запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выполнив команду Создание таблицы (Make Table) в группе Тип запроса (Query Type) на вкладке конструктора или выбрав команду контекстного меню запроса Тип запроса | Создание таблицы (Query Type | Make Table Query).
В окне Создание таблицы (Make Table) введите имя создаваемой таблицы Число отгрузок (рис. 4.42).

Для того чтобы просмотреть, какие записи будут помещены в новую таблицу, щелкните по кнопке Режим (View) на ленте конструктора запросов в группе Результаты (Results).
Выполните запрос, чтобы таблица Число отгрузок была сохранена в базе данных. Теперь эту таблицу можно увидеть в списке таблиц области навигации.
Перейдите в режим SQL. Эквивалентная запросу на создание таблицы инструкция SELECT … INTO будет записана следующим образом:
SELECT НАКЛАДНАЯ.НОМ_ДОГ, Count(НАКЛАДНАЯ.НОМ_ДОГ AS [Count-НОМ_ДОГ] INTO [Число отгрузок]
FROM НАКЛАДНАЯ
GROUP BY НАКЛАДНАЯ.НОМ_ДОГ;

Инструкция SELECT … INTO аналогично SELECT выполняет выборку данных, но, в отличие от нее, для сохранения выбранных данных создает новую таблицу, имя которой указывается в предложении INTO. Новая таблица включает перечисленные в SELECT поля таблиц, указанных в предложении FROM. Допустимо использование предложения GROUP BY, определяющего поле группировки. При этом список полей новой таблицы включает поле, вычисляемое с помощью статистической функции Count. Если перед предложением GROUP BY поместить предложение WHERE, группы будут формироваться из записей, отобранных в соответствии с условиями, заданными в предложении WHERE.
Для закрепления смотрим видеоурок:

Запрос на создание таблицы — З

Запрос на создание таблицы

Запрос на создание таблицы создает новую базовую таблицу (имена базовых таблиц указаны на вкладке Таблицы в окне базы данных) на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен для выполнения следующих действий.
• Создание таблицы для экспорта в другую базу данных Microsoft Access. Например, требуется создать таблицу, содержащую несколько полей из таблицы СОТРУДНИКИ, а затем экспортировать эту таблицу в базу данных, используемую отделом кадров.
• Создание резервной копии таблицы.
• Создание архивной таблицы, содержащей старые записи. Например, можно создать таблицу, сохраняющую все старые заказы, прежде чем удалить их из текущей таблицы.

Создание запроса на создание новой таблицы.
1. Создать новый запрос, включив в него таблицы, содержащие записи, которые следует поместить в новую таблицу.
2. В режиме Конструктор нажать кнопку Тип запроса на панели инструментов и выбрать Создание таблицы. Будет открыто диалоговое окно Создание таблицы.
3. В поле Имя таблицы ввести имя таблицы, которую необходимо создать.
4. Выбрать переключатель В текущей базе данных, чтобы поместить таблицу в открытую в данный момент базу данных, или переключатель В другой базе данных и ввести имя базы данных, в которую требуется поместить новую таблицу. Нажать кнопку OK.
5. Переместить мышью из списка полей таблиц поля, которые нужно поместить в новую таблицу.
6. Для полей, по которым нужно выполнить отбор записей, ввести условия отбора.
7. Для запуска процедуры создания таблицы нажать кнопку Запуск на панели инструментов.
8. Результат выполнения запроса – новая таблица, имя которой появляется на вкладке Таблицы в окне базы данных.

Ключевые слова: база данных access; бд access; субд access; базы данных access; access пример; программирование access; готовая база данных; создание база данных; база данных СУБД; access курсовая; база данных пример; программа access; access описание; access реферат; access запросы; access примеры; скачать бд access; объекты access; бд в access; скачать субд access; база данных ms access; субд access реферат; субд ms access; преимущества access; базу данных; скачать базу данных на access; базы данных; реляционная база данных; системы управления базами данных; курсовая база данных; скачать базу данных; база данных access скачать; базы данных access скачать; реферат база данных; реляционная; с база данных; создание СУБД; скачать базу данных; базой данных; нормализация данных; примеры СУБД; база данных примеры; курсовые работы по СУБД; нормализация; базе данных; структура БД; пример БД; база запросов; учебная база данных; проектирование БД; данных; описание БД; субд реферат; создать БД; база данных по; использование БД; курсовая работа база данных; готовая; использование СУБД; таблица БД; база данных 2003 скачать; базу.

Как сделать таблицу из запроса в access?

Сформируем запрос на создание таблицы на примере ранее полученного запроса на выборку с групповыми вычислениями Число отгрузок по договорам (см. рис. 4.15, 4.16).
В области навигации выделите названный запрос и с помощью команды контекстного меню откройте его в режиме конструктора.
Преобразуйте этот запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выполнив команду Создание таблицы (Make Table) в группе Тип запроса (Query Type) на вкладке конструктора или выбрав команду контекстного меню запроса Тип запроса | Создание таблицы (Query Type | Make Table Query).
В окне Создание таблицы (Make Table) введите имя создаваемой таблицы Число отгрузок (рис. 4.42).

Для того чтобы просмотреть, какие записи будут помещены в новую таблицу, щелкните по кнопке Режим (View) на ленте конструктора запросов в группе Результаты (Results).
Выполните запрос, чтобы таблица Число отгрузок была сохранена в базе данных. Теперь эту таблицу можно увидеть в списке таблиц области навигации.
Перейдите в режим SQL. Эквивалентная запросу на создание таблицы инструкция SELECT … INTO будет записана следующим образом:
SELECT НАКЛАДНАЯ.НОМ_ДОГ, Count(НАКЛАДНАЯ.НОМ_ДОГ AS INTO FROM НАКЛАДНАЯ
GROUP BY НАКЛАДНАЯ.НОМ_ДОГ;

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

Конструктор запросов.
Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

Простой.
Перекрестный.
Записи без подчиненных.
Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

Опубликовано в Таблицы teacher Октябрь 15, 2015

Перед тем, как рассмотреть создание таблиц в Access, определим некоторые важные понятия.

Таблица — основное место, где хранятся данные в базе. Перед ее созданием спланируйте структуру базы на бумаге, так вы избежите дублирования информации, сможете четко понять, сколько и какие таблицы вам нужны, что именно будет в каждой из них.

Самые важные моменты, которые нужно знать про таблицы:

Таблица состоит из полей и записей.
Создание таблиц в access
Поле — это столбец, категория информации о каком-либо объекте. Например, в таблице «Данные о студентах» есть поле «Возраст», т.е. в нем хранится определенная категория данных об объекте «Студент»
Запись — строка таблицы, содержит данные об одном объекте. Например, запись о конкретном студенте содержит данные о нем.
В таблице всегда есть Ключ — Поле, содержащее в себе уникальную информацию об объекте, по этому полю его можно будет однозначно определить. Например, в таблице «Студенты» это номер студенческого билета. Он всегда уникальный и соответствует только одному студенту. Или, например, в налоговой — это номер идентификационного кода человека. Он тоже уникален для каждого.
Каждое поле может быть определенного типа, т.е. мы должны заранее сообщить программе, какие именно данные собираемся там хранить, числа, текст, дату? Так потом проще будет работать с этими полями, фильтровать и выполнять поиск. Вам же проще будет искать человека, если Вам известна его дата рождения или цвет волос? Подробнее о типах данных будет описано в другой статье.

Основные способы создания таблиц в Access следующие:

Таблица в режиме конструктора
Таблица в режиме ввода данных

Создание таблицы с помощью конструктора позволяет:

настроить количество и типы данных полей
установить различные настройки для каждого отдельного поля
добавить описание поля, которое будет выводиться в качестве подсказки при его заполнении
НЕ ПОЗВОЛЯЕТ заполнять таблицу данными, только создает структуру, пример, когда Вы переезжаете или вселяетесь в новую квартиру, Вы же не сваливаете все книги в кучу в углу комнаты? А ставите полочки, шкафчики, и лишь потом распределяете по ним книги.

В режиме ввода данных Вы можете:

заполнить таблицу данными
добавить или удалить поля
переименовать поля

В этих же двух режимах Вы можете работать с таблицей и в дальнейшем, выполнять настройку полей, вводить, редактировать данные и так далее. Если говорить о режиме ввода данных, то здесь все просто, достаточно заполнять табличку, обращу лишь Ваше внимание, что это нужно делать слева направо. То есть, если мы говорим о студентах, то заполнять последовательно информацию о каждом студенте, а не вводить сначала все фамилии, все имена и так далее.

Отдельно требуется рассказать о том, как работает конструктор.

Создание таблиц в access в режиме конструктора

Для этого откройте программу, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Конструктор таблиц»

способы создания таблиц в access

У Вас откроется окно, разделенное на 4 области

Access окно конструктора таблиц

Имя поля — здесь Вы вносите имена полей, т.е. будущие названия столбцов таблички. Именно сверху вниз, а не как в привычном нам виде таблиц — слева направо. Помните, здесь данные мы не заполняем, только подготавливаем для них «почву», строим шкафчики и стеллажи.
Тип данных — здесь нужно выбрать из списка тип данных, который подходит лучше всего для этого поля. Подробней о типах данных в другой статье.
Описание — поле необязательно для заполнения. Здесь Вы можете вписать подсказку для человека, который будет заполнять табличку.
Свойства поля — набор инструментов в этой части будет меняться в зависимости от того, какой тип данных Вы установили для поля. Самые интересные и полезные свойства:
- размер поля — можно заранее ограничить размер поля, если Вам известно, что, например, номер студенческого билета состоит из 6 цифр и не более. Зачем это нужно? Если говорить понятным языком, при открытии таблички по умолчанию на каждое поле в оперативной памяти будет зарезервировано столько места, сколько по максимуму может быть символов в этом поле. Чем меньше места — правильно, меньше занято оперативной памяти — и, снова правильно — быстрее будет работать база.
- формат поля — позволяет установить, например целое число или дробное, способ написания даты — все цифры или месяц будет прописью
- маска ввода в access — обращали внимание, когда Вы вводите номер телефона на сайтах, там чаще всего уже есть скобочки и дефисы, Вам остается лишь внести цифры. Так вот, это и есть маска, трафарет. Все символы, которые будут повторяться для каждой записи, Вы можете ввести, а вместо заполняемых пользователей поставить «решеточки». Например, маска ввода для телефона будет выглядеть так (###) ###-##-##.
- значение по умолчанию — например, Вы знаете, что большинство Ваших студентов живет в Киеве, поэтому в поле «Город проживания» в качестве значения заранее можно внести «Киев». При заполнении это позволит значительно сэкономить время.
- обязательное поле — если поле проигнорируют при заполнении, программа просто не даст сохранить таблицу.

Итак, Вы последовательно заполняете окошко конструктора:

задаете имена полей
устанавливаете тип
выбираете нужные Вам свойства

Затем нужно задать Ключевое поле таблицы. То самое, уникальное и неповторимое. Для этого поставьте курсор в это самое поле и нажмите на панели инструментов кнопку «Ключевое поле».

Затем сохраните таблицу с помощью кнопки с изображением дискеты.

Кто еще помнит, что такое дискета, и как она выглядит?:) Буду рада услышать в комментариях, как и другие Ваши вопросы и замечания по статье!

От автора

teacher

С помощью этого вида запроса вы можете выбрать нужные данные из уже существующей таблицы с помощью обычного запроса на выборку, а затем поместить их в новую таблицу, структура которой определяется структурой записей результирующего множества запроса. Таким образом, процесс создания таблицы с помощью запроса состоит из трех шагов:

Создать запрос на выборку.
Преобразовать запрос на выборку в запрос на изменение, задав параметры размещения новой таблицы.
Выполнить запрос на изменение, тем самым поместив отобранные записи в новую таблицу.

Созданию различных запросов на выборку мы уделили достаточно внимания в гл. 4. Оставшиеся два этапа описаны ниже на примере запроса на выборку «Холодные клиенты», созданного в базе данных «Борей» при описании внешнего соединения в гл. 4.

Откройте запрос «Холодные клиенты» в режиме Конструктора, выделив его имя в списке запросов в окне базы данных и нажав кнопку Конструктор (Design).
Добавьте в бланке запроса критерий выборки: Is Null в столбце «КодЗаказа».
Сбросьте флажок Вывод на экран (Output) для этого поля.

Замечание

Это нужно сделать, чтобы поле не попало в новую таблицу. Поле «КодЗаказа» в таблице «Заказы» определено как Счетчик и не может иметь значение Null. Это свойство наследуется новой таблицей, поэтому если флажок не сбросить, то при выполнении запроса будет выдаваться сообщение об ошибке.

Создание запросов в базе данных Access 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рис. 1.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Рис. 2.

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

Рис. 3.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Рис. 4.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Рис. 5.

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Рис. 6.

Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Рис. 7.

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

Рис. 8.

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

Далее >>> Раздел: 2.4.6. Создание форм для ввода данных в таблицы базы данных Access 2007

Запрос на создание новой таблицы в access

Запрос на создание таблицы Access

Сформируем запрос на создание таблицы на примере ранее полученного запроса на выборку с групповыми вычислениями Число отгрузок по договорам (см. рис. 4.15, 4.16).
В области навигации выделите названный запрос и с помощью команды контекстного меню откройте его в режиме конструктора.
Преобразуйте этот запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выполнив команду Создание таблицы (Make Table) в группе Тип запроса (Query Type) на вкладке конструктора или выбрав команду контекстного меню запроса Тип запроса | Создание таблицы (Query Type | Make Table Query).
В окне Создание таблицы (Make Table) введите имя создаваемой таблицы Число отгрузок (рис. 4.42).

Для того чтобы просмотреть, какие записи будут помещены в новую таблицу, щелкните по кнопке Режим (View) на ленте конструктора запросов в группе Результаты (Results).
Выполните запрос, чтобы таблица Число отгрузок была сохранена в базе данных. Теперь эту таблицу можно увидеть в списке таблиц области навигации.
Перейдите в режим SQL. Эквивалентная запросу на создание таблицы инструкция SELECT … INTO будет записана следующим образом:
SELECT НАКЛАДНАЯ.НОМ_ДОГ, Count(НАКЛАДНАЯ.НОМ_ДОГ AS [Count-НОМ_ДОГ] INTO [Число отгрузок] FROM НАКЛАДНАЯ
GROUP BY НАКЛАДНАЯ.НОМ_ДОГ;

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

В этой статье

Общие сведения о запросах на создание таблиц

Запрос на создание таблицы получает данные из одной или нескольких таблиц и затем загружает результирующий набор в новую таблицу. Новая таблица может находиться в открытой базе данных или ее можно создать в другой базе данных.

Создание запроса на создание таблице включает следующие основные этапы:

Включите базу данных, если она не подписана или не находится в надежном расположении. В противном случае не удастся выполнять запросы на изменение (добавление, обновление и создание таблиц).

В конструкторе запросов создайте запрос на выборку и настройте его так, чтобы он возвращал нужные записи. Вы можете выбрать данные из нескольких таблиц данных и выполнить денормализацию данных. Например, можно поместить данные клиентов, грузоотправителей и поставщиков в одну таблицу, что вы никогда не стали бы делать в рабочей базе данных с нормализованными таблицами. Вы также можете использовать условия в запросе для дальнейшей настройки или ограничения результирующего набора.

Дополнительные сведения о нормализации данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Преобразуйте запрос на выборку в запрос на создание таблицы, выберите расположение для новой таблицы и выполните запрос.

Создание запроса на создание таблицы

Создание запроса на выборку

Примечание: Если запрос на выборку, возвращающий нужные данные, уже создан, перейдите к следующему действию.

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицы, из которых нужно получить данные. Каждая таблица отображается в верхней части конструктора запросов. Завершив добавление таблиц, нажмите кнопку Закрыть.

В каждой таблице дважды щелкните поля, которые вы хотите использовать в запросе. Каждое поле появится в пустой ячейке в строке Поле на бланке. На рисунке показан бланк с несколькими добавленными полями таблицы.

При необходимости добавьте выражения в строку Поле.

Вы также можете добавить любые условия в строку Условие отбора на бланке.

Нажмите кнопку выполнить , чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы.

Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать данные, которые вы хотите поместить в новую таблицу.

Преобразование запроса на выборку

Откройте запрос на выборку в Конструкторе или перейдите в Конструктор. В Access есть несколько способов выполнения описанных ниже действий.

Если запрос открыт в режиме таблицы, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа запроса и выберите пункт Конструктор.

Если запрос закрыт, щелкните его правой кнопкой мыши в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Тип запроса нажмите кнопку Создание таблицы.

Откроется диалоговое окно Создание таблицы.

В поле Имя таблицы введите имя новой таблицы.

Щелкните стрелку вниз и выберите имя существующей таблицы.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Помещение новой таблицы в текущую базу данных

Выберите параметр Текущая база данных, если он еще не выбран, и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку выполнить и нажмите кнопку Да , чтобы подтвердить операцию.

Примечание: При замене существующей таблицы эта таблица сначала удаляется, при этом запрашивается подтверждение удаления. Нажмите кнопку Да, а затем нажмите кнопку Да еще раз, чтобы создать новую таблицу.

Помещение новой таблицы в другую базу данных

Щелкните элемент В другой базе данных.

В поле Имя файла введите расположение и имя файла другой базы данных.

Нажмите кнопку Обзор, в новом диалоговом окне Создание таблицы укажите расположение другой базы данных и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть первое диалоговое окно Создание таблицы.

Нажмите кнопку выполнить и нажмите кнопку Да , чтобы подтвердить операцию.

Дополнительные сведения об условиях запроса и выражениях

Ранее в статье упоминались условия запроса и выражения. Условие запроса — это правило, служащее для определения записей, которые должен возвращать запрос. Условия используются, если вам нужны не все записи в наборе данных. Такое условие, как «Воронеж» OR «Рязань» OR «Москва», возвращает только записи для этих городов.

Дополнительные сведения об использовании условий см. в статье Примеры условий запроса.

Выражение — это сочетание математических или логических операторов, констант, функций и имен полей, элементов управления и свойств, результатом вычисления которого является одно значение. Выражения используются для получения данных, которые не хранятся непосредственно в таблице. Например, выражение [ ЦенаЗаЕдиницу ]*[Количество] умножает значение в поле «ЦенаЗаЕдиницу» на значение в поле «Количество». Выражения можно использовать различными способами, и процесс их создания и работы с ними может быть довольно сложным.

Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. в статье Создание выражений.

Предотвращение блокировки запроса режимом отключения

Данное действие или событие заблокировано в режиме отключения.

Если выводится это сообщение, сделайте следующее:

На панели сообщений (сразу под лентой) нажмите кнопку Включить содержимое.

Очередь просмотра

Очередь

Удалить все
Отключить

YouTube Premium

Хотите сохраните это видео?

Пожаловаться на видео?

Выполните вход, чтобы сообщить о неприемлемом контенте.

Понравилось?

Не понравилось?

Текст видео

Если вы не знаете, как создать запрос на создание таблицы в базе данных Microsoft Access, то посмотрите это видео. Продолжаем работать с базой данных Access «Интернет магазин».
Запрос на создание таблицы Access используется для сохранения результата запроса. Этот вид запроса основан на запросе на выборку, но, в отличие от него, сохраняет таблицу с результатами запроса.

В этом скринкасте на простейшем примере мы разберем, как работает запрос на создание таблицы в БД Access.

Убедитесь, что программа Microsoft Access очень проста и не требует дополнительных знаний в освоении.

Microsoft Access

Одним из основных инструментов обработки данных в СУБД Access являются запросы. В Access имеется удобное для пользователя средство формирования запроса по образцу, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление или удаление записей.

В Access может быть создано несколько видов запроса:

* Запрос на выборку;

* Запрос на создание таблицы;

* Запросы на обновление, добавление, удаление.

Запрос на выборку играет особую роль, так как на его основе строятся запросы другого вида. Запрос на выборку позволяет выбирать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде временной таблицы. Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну таблицы БД.

Разработка запроса производится в режиме Конструктор запросов. Для создания запроса надо в окне БД выбрать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор. В окне Добавление таблицы нужно выбрать таблицы данные из которых используются в запросе и нажать кнопку Добавить. Затем кнопкой Закрыть выйти из окна Добавление таблицы.

В результате появится окно Конструктора запросов : запрос на выборку. Окно Конструктора разделено на две панели. Верхняя панель содержит выбранные таблицы со списками полей. Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который надо заполнить.

Каждый столбец бланка запроса относится к одному полю. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки по ним, а также для задания условий отбора записей.

При заполнении бланка запроса необходимо:

* В строку Поле включить имена полей, используемых в запросе;

* В строке Вывод на экран отметить поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу;

* В строке Условия отбора задать условия отбора записей;

* В строке Сортировка выбрать порядок сортировки записей в результирующей таблице.

Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблиц, на которых строится запрос. Кроме того, здесь может размещаться вычисляемое поле, значение которого вычисляется на основе других полей. Для включения нужных полей из таблиц можно воспользоваться следующими приемами;

* В первой строке бланка запроса Поле щелчком мыши вызвать кнопку списка и, нажав ее, выбрать из списка нужное поле;

* Перетащить нужное поле из списка полей таблицы в строку Поле бланка запроса.

В списке полей каждой таблицы на первом месте стоит символ «*», который означает все поля таблицы. Этот пункт выбирается, если в запрос включаются все поля таблицы.

Конструирование запроса на создание таблицы

Запрос на создание таблицы используется для сохранения результата запроса. Необходимость в сохранении результатов запроса возникает, например, когда невозможно построить запрос непосредственно на другом запросе.

Для создания такого запроса нужно в окне базы данных вызвать нужный запрос в режиме Конструктора. Преобразовать этот запрос в запрос на создание таблицы можно, нажав кнопку Создание таблицы. В окне Создание таблицы нужно ввести имя создаваемой таблицы и нажать ОК.

Конструирование запроса на обновление

Запрос на обновление можно построить на основе таблицы созданной запросом на создание таблицы. Для формирования запроса нужно сначала создать запрос на выборку из таблицы. Преобразование этого запроса в запрос на обновление осуществляется нажатием кнопки на Панели инструментов Обновление.

В бланке запроса на обновление в строке Обновление нужно ввести имя поля из обновляемой таблицы в квадратных скобках.

В запросах на обновление можно использовать вычисляемые выражения. Для этого в строке Обновление бланка запроса нужно ввести выражение в виде [поле1] знак действия [поле2].

Конструирование перекрестных запросов

Перекрестный запрос позволяющий получить данные в форме, подобной электронной таблице, можно построить в режиме Конструктора. Построение такого запроса начинается с запроса на выборку, после чего на Панели инструментов надо нажать кнопку Перекрестный.

Разновидностью перекрестного запроса является запрос на основе другого запроса. Для этого используются данные из ранее созданного запроса на равном основании с данными из таблиц.

Вернуться на главную
В начало

Создание таблиц в Access — создание таблиц реляционной базы данных

Как создавать таблицы в Access: обзор

В этом уроке показано, как создавать таблицы в Access. Таблица — это организованная структура, в которой хранится информация. Он состоит из «полей» информации, в которые вы вводите «записи» таблицы. Поле — это отдельный столбец в таблице, состоящий из одной категории информации. Запись — это набор связанных полей , которые описывают отдельный элемент, содержащийся в строке в таблице.

Один из способов создания таблиц в Access — создание таблиц в режиме «Дизайн». Чтобы создать таблицы в Access в режиме «Дизайн», щелкните вкладку «Создать» на ленте. Затем нажмите кнопку «Дизайн таблиц» в группе «Таблицы». После этого новая таблица отобразится в области документов с вкладками.

В режиме «Дизайн» вы увидите , а не , фактические данные, хранящиеся в вашей таблице. Вы увидите только представление структуры таблицы. Это дает вам больше контроля над свойствами полей по сравнению с использованием «Просмотр таблицы» для создания таблицы.

Это окно разделено на две части. Во-первых, вверху находится «сетка дизайна», куда вы вводите имена полей и типы данных. Затем под ним находится раздел «Свойства». В «сетке дизайна» в верхней части представления таблицы есть небольшой прямоугольник в дальнем левом конце каждого поля. Это кнопка «выбора строки». Вы можете щелкнуть этот маленький квадрат, чтобы выделить всю строку. Вам нужно часто делать это в Access, поэтому обратите внимание на расположение этого объекта.

Создание таблиц в Access — Учебное пособие: изображение пользователя, создающего новую таблицу и назначающего тип данных полю в представлении «Дизайн» в Access 2016.

В режиме «Дизайн» вы создаете таблицы в Access, вводя имена полей в столбец «Имя поля». Имена полей должны быть уникальными в пределах таблицы и должны быть краткими, но описательными. Вы также должны учитывать , а не , размещая пробелы в именах полей. При желании можно принять соглашение, например использовать заглавную букву каждого слова в имени поля или использовать символ подчеркивания вместо буквального пробела между словами в имени поля. Кроме того, порядок полей в этом столбце — это порядок, в котором они отображаются слева направо в «представлении таблицы» таблицы.«Представление таблицы» — это представление, которое позволяет вам видеть фактические данные в таблицах.

Затем для каждого поля, которое вы создаете при создании таблиц в Access, вы должны назначить ему тип данных. Для этого используйте раскрывающийся список, который появляется, когда вы щелкаете столбец «Тип данных» справа от имени поля. При создании таблиц в Access каждому полю в таблице должен быть назначен тип данных. Это сообщает Access, какие данные вы будете хранить в поле. «Краткий текст» — это тип данных по умолчанию для новых полей в Access 2013 или более поздней версии.В реляционных базах данных чем больше разнообразных типов данных существует в таблице, тем быстрее можно индексировать и запрашивать эти таблицы. Так что не стесняйтесь менять тип по мере необходимости. Просмотрите различные типы данных, которые вы можете назначить полям в таблицах.

Типы данных полей, которые можно назначить при создании таблиц в Access 2013 или более поздней версии

Типы данных в доступе
Имя:	Описание:
Краткий текст	Содержит текст или комбинацию текста, чисел и другой информации.Максимальная длина — 255 символов. Когда вы создаете таблицы в Access в режиме «Дизайн», это тип поля по умолчанию, назначаемый новым полям.
Длинный текст	Более длинная версия текстового поля. Максимальная длина — 65 535 символов.
Номер	Может содержать только числовые данные, по которым вы хотите производить вычисления, НЕ телефонных номеров или почтовых индексов. Поскольку вы не выполняете вычисления с этими числами, они являются текстовыми полями.
Дата / время	Содержит код даты или времени. Полезно для расчетов даты и времени.
Валюта	Аналогичен типу данных Number в функции, но отформатирован как валюта. Использует вычисление с фиксированной запятой, что быстрее, чем вычисление с плавающей запятой, используемое в числовых полях.
Автономер	Назначает уникальный числовой идентификатор всем записям, внесенным в таблицу. Полезно как поле первичного ключа.
Да / Нет	Хранит логические типы данных: «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл / Выкл», «-1/0.”Используется, когда в поле могут существовать только два возможных значения.
OLE Object (только для настольных ПК)	Подключается к объектам в приложениях Windows. Вы можете использовать типы данных OLE Object для объектов ActiveX, изображений, календарей и других типов файлов. Используется только в файлах базы данных рабочего стола.
Гиперссылка	Содержит гиперссылку на адрес во всемирной паутине.
Вложение (только для настольных ПК)	Позволяет прикрепить любой тип поддерживаемого файла, например изображения или электронные таблицы.Обеспечивает большую гибкость вложений, чем поле объекта OLE, а также более эффективно использует пространство хранения, чем поля OLE.
Вычислено	Позволяет создать вычисляемое поле, которое содержит значение, полученное путем выполнения функции в других полях таблицы с использованием созданного вами выражения.
Мастер поиска…	Помогает вам настроить поле подстановки, которое затем будет содержать значения из другой таблицы, запроса или значения, которые вы вводите вручную.Полезно для полей со списком и списков в формах.
Изображение (только веб-приложение)	Используется для хранения данных изображения. Используется только в веб-приложениях.

Создание таблиц в Access — Учебное пособие: изображение таблицы в представлении «Дизайн» в Access, показывающее имена полей, типы данных и первичный ключ.

Под сеткой дизайна находится раздел «Свойства поля», в котором вы устанавливаете свойства текущего выбранного поля в таблице.В этой области свойства текущего выбранного поля отображаются на вкладках «Общие» и «Поиск». Здесь вы можете редактировать или устанавливать свойства поля, при необходимости изменяя отображаемые значения.

Когда закончите, вам просто нужно установить первичный ключ для таблицы, а затем сохранить его. Поле первичного ключа — это поле, которое однозначно идентифицирует каждую запись таблицы. Часто это поле естественным образом присутствует в данных. Если нет, вы можете добавить поле «AutoNumber» в таблицу, чтобы создать поле первичного ключа.Чтобы пометить поле как поле первичного ключа, щелкните селектор строки в левом конце строки, содержащей поле, которое вы хотите установить в качестве «первичного ключа» для таблицы. Затем щелкните вкладку «Дизайн» на контекстной вкладке «Работа с таблицами» на ленте. Затем нажмите кнопку «Первичный ключ» в группе «Инструменты».

Чтобы сохранить таблицу, когда вы закончите, нажмите кнопку «Сохранить» на панели инструментов быстрого доступа. Затем введите имя новой таблицы в появившемся диалоговом окне. Затем нажмите кнопку «ОК».

Создание таблиц в Access с помощью «представления дизайна»: инструкции

Для создания таблиц в Access с помощью «Представления« Дизайн » щелкните вкладку« Создать »на ленте.
Затем нажмите кнопку «Дизайн таблиц» в группе «Таблицы».
Новая таблица появится в области документов с вкладками.
Введите имя поля в столбец «Имя поля».
Затем нажмите «Tab» на клавиатуре, чтобы перейти к следующему столбцу справа.
Затем используйте раскрывающееся меню в столбце «Тип данных», чтобы назначить полю тип данных.
Нажмите «Tab» на клавиатуре, чтобы перейти к столбцу «Описание».
При желании введите описание данных, хранящихся в этом поле.
Затем нажмите «Tab» на клавиатуре, чтобы перейти к следующей строке.
Повторяйте шаги с 4 по 9, пока не создадите все необходимые поля таблицы.
Щелкните переключатель строки в левом конце строки, содержащей поле, которое вы хотите установить в качестве «первичного ключа» для таблицы.
Щелкните вкладку «Конструктор» на контекстной вкладке «Работа с таблицами» на ленте.
Затем нажмите кнопку «Первичный ключ» в группе «Инструменты».
Нажмите кнопку «Сохранить» на панели инструментов быстрого доступа.
Затем введите имя новой таблицы в появившемся диалоговом окне.
Затем нажмите кнопку «ОК».

Как создавать таблицы в Access: видеоурок

В следующем видеоуроке под названием «Создание таблиц реляционной базы данных» показано, как создавать таблицы в Access. Этот видеоурок взят из нашего полного руководства по Access под названием «Освоение Access Made Easy v.2016-2013 гг. »

Создание таблицы и добавление полей

При создании базы данных Access данные хранятся в таблицах — тематических списках, содержащих строки и столбцы. Например, вы можете создать таблицу «Контакты» для хранения списка имен, адресов и номеров телефонов или таблицу «Товары» для хранения информации о продуктах. В этой статье объясняется, как создать таблицу, добавить поля в таблицу, установить первичный ключ таблицы и как установить свойства поля и таблицы.

Прежде чем создавать таблицы и добавлять поля, убедитесь, что вы понимаете основные концепции. Для получения дополнительной информации см. Введение в таблицы.

В этой статье

Создание таблицы

Простая база данных, такая как список контактов, может использовать только одну таблицу. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. Когда вы создаете новую базу данных, вы создаете новый файл на своем компьютере, который действует как контейнер для всех объектов в вашей базе данных, включая ваши таблицы.

Вы можете создать таблицу, создав новую базу данных, вставив таблицу в существующую базу данных или импортировав или установив ссылку на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Excel, документ Microsoft Word, текстовый файл, или другая база данных. Когда вы создаете новую пустую базу данных, автоматически добавляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести данные в таблицу, чтобы приступить к определению полей.

Верх страницы

Создать новую таблицу в новой базе данных

Щелкните Файл > Новый , а затем выберите Пустая база данных рабочего стола .
В поле Имя файла введите имя файла для новой базы данных.
Чтобы перейти в другое место и сохранить базу данных, щелкните значок папки.
Щелкните Создать .
Откроется новая база данных, и будет создана новая таблица с именем Таблица1, которая откроется в режиме таблицы.

Верх страницы

Создать новую таблицу в существующей базе данных

Щелкните Файл > Открыть и щелкните базу данных, если она указана в списке Недавние . Если нет, выберите один из вариантов обзора, чтобы найти базу данных.
В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, которую вы хотите открыть, а затем нажмите Открыть .
На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Таблица .
Новая таблица будет вставлена в базу данных, и таблица откроется в режиме таблицы.

Верх страницы

Импорт или связывание для создания таблицы

Вы можете создать таблицу, импортировав или связав данные, которые хранятся в другом месте.Вы можете импортировать или связывать данные в листе Excel, списке SharePoint, XML-файле, другой базе данных Access, папке Microsoft Outlook и т. Д.

При импорте данных вы создаете копию данных в новой таблице в текущей базе данных. Последующие изменения исходных данных не повлияют на импортированные данные, а изменения импортированных данных не повлияют на исходные данные. После подключения к источнику данных и импорта его данных вы можете использовать импортированные данные без подключения к источнику.Вы можете изменить дизайн импортированной таблицы.

Когда вы связываете данные, вы создаете связанную таблицу в текущей базе данных, которая представляет собой действующую ссылку на существующую информацию, которая хранится в другом месте. Когда вы изменяете данные в связанной таблице, вы изменяете их в источнике. Каждый раз при изменении данных в источнике это изменение отображается в связанной таблице. У вас должна быть возможность подключиться к источнику данных всякий раз, когда вы используете связанную таблицу. Вы не можете изменить дизайн связанной таблицы.

Примечание: Вы не можете редактировать данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного пути импортируйте исходные данные в базу данных Access, а затем подключитесь к базе данных из Excel.

Верх страницы

Создать новую таблицу путем импорта или связывания с внешними данными

Щелкните Файл > Открыть .
В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу.
На вкладке External Data в группе Import & Link щелкните один из доступных источников данных.
Следуйте инструкциям в диалоговых окнах, которые появляются на каждом этапе.
Access создаст новую таблицу и отобразит ее в области навигации.

Верх страницы

Используйте сайт SharePoint для создания таблицы

Вы можете создать таблицу в своей базе данных, которая будет импортировать из или ссылаться на список SharePoint.Вы также можете создать новый список SharePoint, используя предопределенный шаблон. Предопределенные шаблоны в Access включают контакты, задачи, проблемы и события.

Щелкните Файл > Открыть .
В диалоговом окне Открыть выберите базу данных, в которой вы хотите создать новую таблицу, а затем нажмите Открыть .
На вкладке Создать в группе Таблицы щелкните Списки SharePoint .
Выполните одно из следующих действий:
Создайте список SharePoint на основе шаблона
1. Щелкните Контакты , Задачи , Проблемы или События .
2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
3. Введите имя для нового списка и его описание в полях Укажите имя для нового списка и Описание .
4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).
Создать собственный список
1. Щелкните Custom .
2. В диалоговом окне Create New List введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
3. Введите имя для нового списка и его описание в полях Укажите имя для нового списка и Описание .
4. Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по завершении (установлен по умолчанию).
Импортировать данные из существующего списка
1. Щелкните Существующий список SharePoint .
2. В диалоговом окне Get External Data введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит данные, которые вы хотите импортировать.
3. Нажмите Импортировать исходные данные в новую таблицу в текущей базе данных , а затем нажмите Далее .
4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, который нужно импортировать.
Ссылка на список
1. Щелкните Существующий список SharePoint .
2. В диалоговом окне « Get External Data — SharePoint Site » введите URL-адрес сайта SharePoint, который содержит список, на который вы хотите создать ссылку.
3. Щелкните Связать с источником данных, создав связанную таблицу , а затем щелкните Далее .
4. Установите флажок рядом с каждым списком SharePoint, на который вы хотите создать ссылку.

Верх страницы

Использование веб-службы для создания таблицы

Вы можете создать таблицу в своей базе данных, которая подключается к данным на веб-сайте, который предоставляет интерфейс веб-службы.Таблицы веб-сервисов доступны только для чтения.

На вкладке External Data в группе Import & Link щелкните More , а затем щелкните Data Service s.
Если соединение, которое вы хотите использовать, уже установлено, перейдите к шагу 5. В противном случае перейдите к следующему шагу.
Нажмите Установить новое соединение .
Выберите файл подключения, который вы хотите использовать, а затем нажмите ОК .
В диалоговом окне Create Link to Web Service Data разверните соединение, которое вы хотите использовать.
Выберите таблицу, к которой вы хотите добавить ссылку. Access отображает поля в правой части диалогового окна.
При необходимости введите имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки . Access будет использовать это имя для связанной таблицы в области навигации.
Нажмите ОК . Access создаст связанную таблицу.

Верх страницы

Установить свойства таблицы

Помимо настройки полей свойств, вы также можете установить свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.

Выберите таблицу, свойства которой вы хотите установить.
На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .
На вкладке Design в группе Показать / скрыть щелкните Property Sheet .
Отображается лист свойств таблицы.
На странице свойств щелкните вкладку Общие .

Щелкните поле слева от свойства, которое вы хотите установить, и введите параметр для свойства.

Не забудьте нажать CTRL + S, чтобы сохранить изменения.

Используйте это свойство таблицы	С по
просмотров на сайте SharePoint	Укажите, могут ли представления, основанные на таблице, отображаться на сайте SharePoint. Примечание: Эффекты этого параметра зависят от значения свойства Отображать все представления на сайте SharePoint базы данных.
Дополнительная таблица данных расширена	Раскройте все подтаблицы при открытии таблицы.
Дополнительная таблица Высота	Выполните одно из следующих действий: Если вы хотите, чтобы окно подтаблицы расширялось для отображения всех строк, оставьте для этого свойства значение 0 «. Если вы хотите управлять высотой подтаблицы, введите желаемую высоту в дюймах.
Ориентация	Установите ориентацию просмотра в зависимости от того, читается ли ваш язык слева направо или справа налево.
Описание	Дайте описание таблицы.Это описание появится во всплывающих подсказках к таблице.
Вид по умолчанию	Установите Datasheet , PivotTable или PivotChart в качестве представления по умолчанию при открытии таблицы. Параметры сводной таблицы и сводной диаграммы были удалены из Access, начиная с Access 2013.
Правило проверки	Введите выражение, которое должно быть истинным при добавлении или изменении записи.
Текст подтверждения	Введите сообщение, которое отображается, когда запись нарушает выражение в свойстве Правило проверки .
Фильтр	Определите критерии для отображения только совпадающих строк в режиме таблицы.
Заказать по	Выберите одно или несколько полей, чтобы указать порядок сортировки строк по умолчанию в режиме таблицы.
Имя подтаблицы	Укажите, должна ли подтаблица отображаться в представлении таблицы, и если да, то какая таблица или запрос должны предоставлять строки в подтаблице.
Ссылка на дочерние поля	Перечислите поля в таблице или запросе, которые используются для подтаблицы, которые соответствуют свойству Link Master Fields , указанному для таблицы.
Поля Master Link	Перечислите поля в таблице, которые соответствуют свойству Связать дочерние поля , заданному для таблицы.
Фильтр под нагрузкой	Автоматически применять критерии фильтрации в свойстве Фильтр (задав значение Да, ), когда таблица открыта в режиме таблицы.
Заказ по загрузке	Автоматически применять критерии сортировки в свойстве Упорядочить по (задав значение Да, ), когда таблица открыта в режиме таблицы.

Совет Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра в поле свойств, нажмите SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .Если вы устанавливаете для свойства Правило проверки выражение и вам нужна помощь в его создании, щелкните

рядом с полем свойства ValidationRule , чтобы отобразить построитель выражений.

Верх страницы

Сохранить таблицу

После создания или изменения таблицы необходимо сохранить ее дизайн. Когда вы сохраняете таблицу в первый раз, дайте ей имя, описывающее данные, которые она содержит.Вы можете использовать до 64 буквенно-цифровых символов, включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу «Клиенты», «Запасные части» или «Продукты».

Access дает вам большую гибкость, когда дело доходит до именования ваших таблиц; однако следует помнить о некоторых ограничениях. Имя таблицы может содержать до 64 символов, может включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов, кроме точки (.), Восклицательного знака (!), Квадратных скобок ([]), начального пробела, начального равнозначного числа. знак (=) или непечатаемый символ, например возврат каретки.Имя также не может содержать следующие символы: `/ \:; *? «‘<> | # {}% ~ &.

Совет: Вы должны выбрать соглашение об именах для объектов в вашей базе данных и использовать его последовательно.

Выберите Файл > Сохранить или нажмите CTRL + S.
Если вы сохраняете таблицу впервые, введите имя таблицы и нажмите ОК .

Верх страницы

Установка первичного ключа

Если у вас нет особой причины не делать этого, вы должны указать первичный ключ для таблицы. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что может помочь повысить производительность базы данных. Access также гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и что это значение всегда уникально. Уникальные значения имеют решающее значение, потому что в противном случае невозможно надежно отличить конкретную строку от других строк.

Когда вы создаете новую таблицу в режиме таблицы, Access автоматически создает для вас первичный ключ и присваивает ему имя поля ID и тип данных AutoNumber.

В представлении «Дизайн» вы можете изменить или удалить первичный ключ или установить первичный ключ для таблицы, у которой его еще нет.

Верх страницы

Определите, какие поля использовать в качестве первичного ключа

Иногда у вас уже могут быть данные, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.Например, у вас могут быть существующие идентификационные номера ваших сотрудников. Если вы создаете таблицу для отслеживания информации о сотрудниках, вы можете решить использовать существующий идентификатор сотрудника в качестве первичного ключа для таблицы. Или, возможно, идентификатор сотрудника уникален только в сочетании с идентификатором отдела, что требует использования обоих полей вместе в качестве первичного ключа. Хороший кандидат на первичный ключ имеет следующие характеристики:

Каждая запись имеет уникальное значение для поля или комбинации полей.
Поле или комбинация полей никогда не могут быть пустыми или нулевыми — всегда есть значение.
Значения не меняются.

Если не существует подходящих данных для использования в качестве первичного ключа, вы можете создать новое поле для использования в качестве первичного ключа. Когда вы создаете новое поле для использования в качестве первичного ключа, установите для него тип данных AutoNumber, чтобы убедиться, что оно соответствует трем характеристикам из предыдущего списка.

Верх страницы

Установить или изменить первичный ключ

Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите установить или изменить.
На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .
В сетке конструктора таблицы выберите поле или поля, которые вы хотите использовать в качестве первичного ключа.
Чтобы выбрать одно поле, щелкните селектор строк для нужного поля.
Чтобы выбрать более одного поля, удерживайте нажатой клавишу CTRL, а затем щелкните селектор строк для каждого поля.
На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .
Индикатор ключа появляется слева от поля или полей, которые вы указываете в качестве первичного ключа.

Верх страницы

Удалить первичный ключ

Выберите таблицу, первичный ключ которой вы хотите удалить.
На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем щелкните Design View .
Щелкните селектор строк для текущего первичного ключа.Если первичный ключ состоит из нескольких полей, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните селектор строк для каждого поля.
На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Первичный ключ .
Индикатор ключа удаляется из поля или полей, которые вы ранее указали в качестве первичного ключа.

Когда вы сохраняете новую таблицу без установки первичного ключа, Access предлагает вам создать новое поле для первичного ключа.Если вы нажмете Да , Access создаст поле идентификатора, которое использует тип данных AutoNumber для предоставления уникального значения для каждой записи. Если ваша таблица уже включает поле AutoNumber, Access использует его в качестве первичного ключа. Если вы нажмете Нет , Access не добавит поле и не будет установлен первичный ключ.

Верх страницы

Добавление полей

Чтобы сохранить новый фрагмент данных о чем-то, для чего у вас уже есть таблица Access, рассмотрите возможность добавления поля в таблицу.Например, предположим, что у вас есть таблица, в которой хранятся фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого из ваших клиентов. Если вы хотите начать отслеживать предпочтительные способы связи каждого клиента, вы добавляете поле для хранения этих данных.

Вы сохраняете каждую часть данных, которую хотите отслеживать, в поле. Например, в таблице контактов вы создаете поля для фамилии, имени, номера телефона и адреса. В таблице продуктов вы создаете поля для названия продукта, идентификатора продукта и цены.

Каждое поле имеет определенные важные характеристики, такие как имя, которое однозначно идентифицирует поле в таблице, тип данных, который определяет характер данных, операции, которые могут быть выполнены с данными, и сколько места для хранения следует выделить для каждого значения.

Прежде чем создавать поля, попробуйте разделить данные на мельчайшие полезные части. Позднее объединить данные намного проще, чем разделить их. Например, вместо поля полного имени рассмотрите возможность создания отдельных полей для фамилии и имени.Затем вы можете легко искать или сортировать по имени, фамилии или обоим. Если вы планируете составлять отчеты, сортировать, искать или вычислять элемент данных, поместите этот элемент в отдельное поле.

После создания поля вы также можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением. Например, свойство Format определяет, как данные отображаются в таблице или форме, содержащей это поле.

Верх страницы

Добавить поле путем ввода данных

При создании новой таблицы или открытии существующей таблицы в режиме таблицы вы можете добавить поле в таблицу, введя данные в столбец Добавить новое поле таблицы (1) .Access автоматически назначает тип данных для поля в зависимости от введенного вами значения. Если ваш ввод не подразумевает другой тип данных, Access устанавливает тип данных как текст, но вы можете изменить тип данных.

Для ввода данных в столбец Добавить новое поле :

Создайте или откройте таблицу в режиме таблицы, щелкнув правой кнопкой мыши нужную таблицу в области навигации, а затем выбрав Просмотр таблицы в контекстном меню.
В столбце Добавить новое поле введите имя поля, которое вы хотите создать.
Используйте описательное имя, чтобы поле было легче идентифицировать.
Введите данные в новое поле.

Верх страницы

Добавить поле с помощью шаблона поля

Иногда проще выбрать из предварительно определенного списка полей, которые соответствуют вашим потребностям, чем создавать поле вручную.Вы можете использовать список Дополнительные поля для выбора из списка шаблонов полей. Шаблон поля — это предопределенный набор характеристик и свойств, описывающих поле. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, настройку для свойства Формат поля и другие свойства поля.

На вкладке Home в группе Views щелкните View , а затем нажмите Datasheet View .
На вкладке Поля в группе Добавить и удалить щелкните Дополнительные поля .
Выберите поле в списке Дополнительные поля , чтобы вставить новый столбец. Access помещает поле справа от столбца, в котором в данный момент находится курсор. Если вы выберете один из вариантов поля под заголовком «Быстрый старт», например «Адрес», Access создаст несколько полей в вашей таблице, в которых будут содержаться различные части адреса.

Верх страницы

Настройка свойств поля

После создания поля вы можете установить свойства поля, чтобы управлять его внешним видом и поведением.

Например, задав свойства поля, вы можете:

Управление появлением данных в поле
Помогите предотвратить неправильный ввод данных в поле
Укажите значения по умолчанию для поля
Помогите ускорить поиск и сортировку по полю

Вы можете установить некоторые из доступных свойств поля во время работы в режиме таблицы.Иметь доступ и настраивать полный список свойств поля; однако вы должны использовать представление «Дизайн».

Свойства, которые вы можете установить, зависят от типа данных поля.

Верх страницы

Установить свойства поля в режиме таблицы

Вы можете переименовать поле, изменить его тип данных, изменить его свойство Format и изменить некоторые другие свойства поля во время работы в режиме таблицы.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую хотите открыть.
В контекстном меню выберите Таблица данных .

Верх страницы

Переименовать поле

Когда вы добавляете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access автоматически присваивает полю общее имя.Access присваивает имя «Поле1» первому новому полю, «Поле2» — второму новому полю и т. Д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где отображается поле, например, заголовок столбца в таблице. Переименование полей так, чтобы они имели более информативные имена, помогает упростить их использование при просмотре или редактировании записей.

Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое вы хотите переименовать (например, Поле1).
В контекстном меню нажмите Переименовать поле .
Введите новое имя в заголовок поля.
Имена полей могут содержать до 64 символов (букв или цифр), включая пробелы.

Верх страницы

Изменить тип данных поля

Когда вы создаете поле, вводя данные в режиме таблицы, Access проверяет эти данные, чтобы определить соответствующий тип данных для поля.Например, если вы введете 1/1/2017 , Access распознает эти данные как дату и установит для поля тип данных «Дата / время». Если Access не может окончательно определить тип данных, по умолчанию устанавливается тип данных Текст (Краткий текст, если вы используете Access 2016).

Тип данных поля определяет, какие другие свойства поля вы можете установить. Например, вы можете установить только свойство Только добавление для поля, которое имеет тип данных гиперссылки или тип данных Memo (длинный текст, если вы используете Access 2016).

Могут быть случаи, когда вы хотите вручную изменить тип данных поля. Например, предположим, что у вас есть номера комнат, которые напоминают даты, например 10/2017. Если вы введете 10/2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных «Дата / время». Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, они должны использовать тип данных Text. Используйте следующую процедуру, чтобы изменить тип данных поля.

На ленте щелкните вкладку Поля .
В списке Тип данных в группе Форматирование выберите нужный тип данных.
Какие типы данных доступны?
Полный список доступных типов данных в базах данных Access см. В разделе Типы данных для настольных баз данных Access.
Советы по типам данных
- Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 гигабайта.
- Для оптимизации производительности при создании текстового или числового поля следует использовать наиболее подходящий размер поля . Например, если вы планируете хранить почтовые индексы предсказуемой длины, укажите эту длину в качестве размера поля. Вы можете указать размер поля, установив значение в поле свойства Размер поля . Дополнительные сведения см. В разделе «Настройка других свойств поля».
- Для телефонных номеров, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число.Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать.

Верх страницы

Изменить формат поля

Помимо определения типа данных нового поля, Access может также установить для поля свойство Формат , в зависимости от того, что вы вводите. Например, если вы введете 10:50, Access установит тип данных «Дата / время», а для свойства Format — «Среднее время».Чтобы вручную изменить свойство Формат поля, выполните следующие действия:

На ленте щелкните вкладку Поля .
В списке Формат в группе Форматирование введите нужный формат.
Примечание: Список Формат может быть недоступен для некоторых полей (например, Текст), в зависимости от типа данных поля.

Верх страницы

Установить другие свойства поля

В режиме таблицы щелкните поле, для которого вы хотите установить свойство.
На вкладке Поля в группах Свойства , Форматирование или Проверка поля выберите нужные свойства.

Верх страницы

Установка свойств поля в режиме конструктора

Вы можете установить любое свойство поля при работе с таблицей в режиме конструктора. В представлении «Дизайн» вы устанавливаете тип данных поля в сетке конструктора таблицы, а другие свойства устанавливаете на панели Свойства поля .

В области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши.
В контекстном меню выберите Конструктор .

Верх страницы

Изменить тип данных поля

Вы можете изменить различные аспекты поля после его создания.

Предупреждение: Вы также можете изменить эти аспекты поля, которое вы не только что создали. Однако, если данные уже существуют в поле, некоторые действия будут недоступны или могут привести к потере данных.

В сетке дизайна таблицы найдите поле, для которого вы хотите установить тип данных.
В столбце Data Type выберите тип данных из списка.
Какие типы данных доступны?
Полный список доступных типов данных в базах данных Access см. В разделе Типы данных для настольных баз данных Access.
Советы по типам данных
- Максимальный размер файла базы данных Access составляет 2 гигабайта.
- Для телефонных номеров, номеров деталей и других номеров, которые вы не собираетесь использовать для математических вычислений, следует выбрать тип данных Текст вместо типа данных Число. Числовое значение, которое хранится в виде текста, можно более логично сортировать и фильтровать, но его нелегко использовать в вычислениях.
- Для типов данных «Текст» и «Число» можно более точно указать размер поля или тип данных, задав значение в поле свойства Размер поля .

Верх страницы

Установить другие свойства поля

Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала установите тип данных, а затем, если необходимо, задайте формат.

В сетке дизайна таблицы выберите поле, для которого вы хотите установить свойства.Access отображает свойства этого поля на панели Свойства поля .
Тип данных поля определяет свойства, которые вы можете установить.
На панели «Свойства поля » введите требуемые параметры для каждого свойства или нажмите F6, а затем используйте клавиши со стрелками для выбора свойства.
Какие свойства поля доступны?
Полный список свойств полей, доступных для каждого типа данных в базах данных Access, см. В разделе Введение в типы данных и свойства полей.
Примечание. Не все свойства доступны для каждого поля. Тип данных поля определяет, какие свойства у него есть.
Чтобы предоставить больше места для ввода или редактирования параметра свойства в поле свойств, нажмите клавиши SHIFT + F2, чтобы отобразить поле Zoom .
Совет: Если вы вводите маску ввода или выражение проверки и хотите получить помощь в его создании, щелкните
рядом с полем свойств, чтобы отобразить соответствующий конструктор.
Чтобы сохранить изменения, нажмите CTRL + S.

Верх страницы

Переместить поле

Чтобы переместить поле, перетащите его в нужное место. Чтобы выбрать несколько смежных полей для перемещения, щелкните первое поле, удерживайте нажатой клавишу SHIFT, а затем щелкните последнее поле. Затем вы можете перетащить выбранную группу полей в новое место.

Перетаскивание поля изменяет его положение в таблице, но не меняет порядок полей в дизайне таблицы. При программном доступе к полям применяется исходный порядок. Например, если вы перетащите поле на новое место в таблице данных, а затем создадите форму из таблицы с помощью кнопки «Форма», поле будет в исходном положении.

Верх страницы

См. Также

Добавить вычисляемое поле в таблицу

Добавить поле в форму или отчет

Создание запроса таблицы создания

Информация в этой статье объясняет, как создать и выполнить запрос таблицы создания в Access.Вы используете запрос make table, когда вам нужно скопировать данные в таблицу, заархивировать данные или, возможно, сохранить результаты запроса в виде таблицы.

Если вам нужно изменить или обновить часть данных в существующем наборе записей, например одно или несколько полей, вы можете использовать запрос на обновление. Дополнительные сведения о запросах на обновление см. В статье Создание и выполнение запроса на обновление.

Если вам нужно добавить записи (строки) в существующую таблицу, вы используете запрос на добавление. Дополнительные сведения о запросах на добавление см. В статье Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление.

Что ты хочешь сделать?

Понимание запросов к таблицам make

Запрос make table извлекает данные из одной или нескольких таблиц, а затем загружает набор результатов в новую таблицу. Эта новая таблица может находиться в базе данных, которую вы открыли, или вы можете создать ее в другой базе данных.

Обычно вы создаете запросы к таблицам, когда вам нужно скопировать или заархивировать данные. Например, предположим, что у вас есть таблица (или таблицы) прошлых данных о продажах, и вы используете эти данные в отчетах.Цифры продаж не могут измениться, потому что транзакциям не менее одного дня, а постоянное выполнение запроса для извлечения данных может занять время, особенно если вы выполняете сложный запрос к большому хранилищу данных. Загрузка данных в отдельную таблицу и использование этой таблицы в качестве источника данных может снизить рабочую нагрузку и обеспечить удобный архив данных. По мере продвижения помните, что данные в вашей новой таблице — это строго моментальный снимок; он не имеет отношения или связи со своей исходной таблицей или таблицами.

Процесс создания запроса таблицы make состоит из следующих общих шагов:

Включите базу данных, если она не подписана или не находится в надежном расположении. В противном случае вы не сможете выполнять запросы действий (добавлять, обновлять и создавать запросы к таблицам).
В представлении «Дизайн запроса» создайте запрос на выборку, а затем измените этот запрос, пока он не вернет нужные записи. Вы можете выбрать данные из более чем одной таблицы и, по сути, вы можете денормализовать свои данные.Например, вы можете поместить данные о клиентах, отправителях и поставщиках в одну таблицу, чего вы не сделали бы в производственной базе данных с правильно нормализованными таблицами. Вы также можете использовать критерии в запросе для дальнейшей настройки или сужения набора результатов.
Дополнительные сведения о нормализации данных см. В статье Основы проектирования баз данных.
Преобразуйте запрос выбора в запрос создания таблицы, выберите расположение для новой таблицы, а затем выполните запрос, чтобы создать таблицу.

Не путайте запрос создания таблицы с запросом на обновление или добавление. Вы используете запрос на обновление, когда вам нужно добавить или изменить данные в отдельных полях. Вы используете запрос на добавление, когда вам нужно добавить записи (строки) к существующему набору записей в существующей таблице.

Верх страницы

Создать запрос таблицы создания

Вы создаете запрос на создание таблицы, сначала создавая запрос на выборку, а затем преобразуя его в запрос на создание таблицы.Ваш запрос select может использовать вычисляемые поля и выражения, чтобы помочь вернуть нужные данные. Следующие шаги объясняют, как создать и преобразовать запрос. Если у вас уже есть запрос на выборку, который соответствует вашим потребностям, вы можете сразу перейти к шагам по преобразованию запроса на выбор и выполнению запроса на создание таблицы.

Создать запрос выбора

Примечание: Если у вас уже есть запрос на выборку, который производит необходимые данные, переходите к следующим шагам.

На вкладке Create в группе Queries щелкните Query Design .
Дважды щелкните таблицы, из которых вы хотите получить данные. Каждая таблица отображается в виде окна в верхней части конструктора запросов. Нажмите Закрыть , когда закончите добавлять таблицы.
В каждой таблице дважды щелкните поле или поля, которые вы хотите использовать в своем запросе.Каждое поле отображается в пустой ячейке в строке Поле сетки проекта. На этом рисунке показана сетка проекта с добавленными несколькими полями таблицы.
При желании добавьте любые выражения в строку Поле .
При желании добавьте любые критерии в строку Критерии сетки проекта.
Нажмите Выполните
для выполнения запроса и отображения результатов в таблице.
При желании измените поля, выражения или критерии и повторно запустите запрос, пока он не вернет данные, которые вы хотите поместить в новую таблицу.

Преобразовать запрос выбора

Откройте выбранный запрос в представлении «Дизайн» или переключитесь в представление «Дизайн». В Access есть несколько способов сделать это:
- Если запрос открыт в таблице, щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для своего запроса и выберите Design View .
- Если запрос закрыт, в области навигации щелкните запрос правой кнопкой мыши и выберите Design View в контекстном меню.
На вкладке Design в группе Тип запроса щелкните Make Table .
Появится диалоговое окно Make Table .
В поле Table Name введите имя для новой таблицы.
-или-
Щелкните стрелку вниз и выберите имя существующей таблицы.
Выполните одно из следующих действий:

Верх страницы

Подробнее о критериях запроса и выражениях

В шагах этой статьи упоминаются критерии и выражения запроса. Критерий запроса — это правило, которое определяет записи, которые вы хотите включить в запрос, и вы используете критерии, когда не хотите видеть все записи в заданном наборе данных.Например, критерий > 25 И <50 возвращает значения больше 25 и меньше 50. Такой критерий, как «Чикаго» ИЛИ «Париж» ИЛИ «Москва» возвращает только записи для этих городов.

Дополнительные сведения об использовании критериев см. В статье Примеры критериев запроса.

Выражение — это комбинация математических или логических операторов, констант, функций и имен полей, элементов управления и свойств, вычисляющая одно значение.Вы можете использовать выражение, когда вам нужны данные, которые не находятся непосредственно в таблице. Например, выражение [ UnitPrice ] * [Quantity] умножает значение в поле UnitPrice на значение в поле Quantity. Вы можете использовать выражения по-разному, и процесс их создания и использования может стать довольно сложным.

Верх страницы

Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. В статье Создание выражения.

Остановить отключенный режим от блокировки запроса

По умолчанию, если вы открываете базу данных, которая не сохранена в надежном расположении, или если вы не выбрали доверие к базе данных, Access предотвращает все запросы действий — добавление, обновление, удаление или создание таблицы — от Бег.

Если вы пытаетесь выполнить запрос действия и кажется, что ничего не происходит, проверьте строку состояния Access на наличие следующего сообщения:

Это действие или событие заблокировано отключенным режимом.

Когда вы увидите это сообщение, сделайте следующее:

Верх страницы

Access 2013: создание форм

Урок 16. Создание форм

/ ru / access2013 / Modifying-tables / content /

Введение

Создание форм для вашей базы данных может сделать ввод данных более удобным. Создавая форму, вы можете спроектировать ее так, чтобы она работала с вашей базой данных и была понятна вам.

В этом уроке вы узнаете, как создать и изменить формы . Вы также узнаете, как использовать параметры формы, такие как элементы управления и свойства формы , чтобы убедиться, что ваша форма работает именно так, как вы хотите.

<br />

В этом руководстве мы будем использовать образец базы данных. Если вы хотите продолжить, вам необходимо загрузить нашу базу данных образца Access 2013. Для открытия примера на вашем компьютере должен быть установлен Access 2013.

Для создания формы:

Access позволяет легко создать форму из любой таблицы в базе данных. Любая форма, которую вы создаете из таблицы, позволит вам просмотреть данные , которые уже находятся в этой таблице, а добавить новые данные . Создав форму, вы можете изменить ее, добавив дополнительные поля и элементы управления дизайном , такие как поля со списком.

В области навигации выберите таблицу, которую вы хотите использовать для создания формы. Стол открывать не нужно.
Выберите вкладку Create , найдите группу Forms и щелкните команду Form . Использование команды Form для создания формы с использованием таблицы клиентов
Ваша форма будет создана и открыта в Layout view .Новая форма
Чтобы сохранить форму , щелкните команду Сохранить на панели инструментов быстрого доступа . При появлении запроса введите имя для формы, затем щелкните OK .Название и сохранение формы

О подчиненных формах

Если вы создали форму из таблицы, записи которой связаны с другой таблицей, ваша форма, вероятно, включает в себя подчиненную форму .Подчиненная форма — это форма таблицы , которая отображает связанные записи в табличном формате. Например, подформа, включенная в форму Клиенты , которую мы только что создали, отображает связанные заказы клиентов .

Вероятно, нам не нужно включать эту подчиненную форму, потому что мы просто хотим использовать форму «Клиенты» для ввода и просмотра контактной информации. Если вы обнаружите, что вам не нужна подчиненная форма, вы можете легко удалить ее . Для этого просто щелкните по нему и нажмите клавишу Delete на клавиатуре.

Ненужная подформа в нашей форме для клиентов

Однако подформы часто бывают весьма полезными. В зависимости от содержимого и источника вашей формы вы можете обнаружить, что подчиненная форма содержит полезную информацию, как в примере ниже. В нашей форме Orders подчиненная форма содержит название, количество и цену каждого элемента, содержащегося в заказе, что является всей полезной информацией.

Наша форма заказов, которая включает полезную подформу

Добавление дополнительных полей в форму

Когда вы используете команду Form для существующей таблицы, все поля из таблицы включаются в форму.Однако, если вы позже добавите в таблицу дополнительные поля, эти поля , а не будут автоматически отображаться в существующих формах. В подобных ситуациях вы можете добавить в форму дополнительных полей.

Чтобы добавить поле в форму:

Выберите вкладку Design , затем найдите группу Tools с правой стороны ленты.
Щелкните команду Добавить существующие поля . Щелкните команду Добавить существующие поля
Появится панель Список полей .Дважды щелкните нужное поле (поля). Выбор поля из исходной таблицы
Поле будет добавлено. Добавленное поле

Вы также можете использовать описанную выше процедуру для добавления полей в полностью пустую форму. Просто создайте форму , щелкнув команду Blank Form на вкладке Create , затем выполните указанные выше действия, чтобы добавить нужные поля.

Щелчок по команде «Пустая форма»

Чтобы добавить поле из другой таблицы:

Вы также можете добавить в форму поля из различных таблиц вашей базы данных.

На панели Список полей щелкните Показать все таблицы .
Щелкните значок «плюс» + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить, затем дважды щелкните нужное поле. Выбор поля из другой таблицы
Новое поле будет добавлено.

Добавление элементов управления дизайном

Элементы управления дизайном устанавливают ограничения на поля в ваших формах. Это помогает лучше контролировать ввод данных в формы, что, в свою очередь, помогает поддерживать согласованность базы данных.

Комбинированные блоки

Поле со списком — это раскрывающийся список, который можно использовать в форме вместо поля. Поля со списком ограничивают данных, которые пользователи могут вводить, заставляя их выбирать только опций , которые вы указали.

Поля со списком полезны для полей, которые имеют ограниченное количество возможных действительных ответов. Например, вы можете использовать поле со списком, чтобы убедиться, что люди вводят только действительный штат США при вводе адреса или что они выбирают только те продукты, которые уже существуют в вашей базе данных, при размещении заказа.

Для создания поля со списком:

В представлении Form Layout выберите вкладку Design , затем найдите группу Controls .
Выберите команду Combo Box , которая выглядит как раскрывающийся список. Щелчок по команде Combo Box
Выберите желаемое место для поля со списком. Появится линия, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком. В нашем примере мы поместим его между полем City и полем Add to Mailing List? полей.Выбор местоположения нового поля со списком
Появится диалоговое окно мастера Combo Box Wizard . Выберите Я введу значения, которые мне нужны , затем щелкните Далее . Диалоговое окно мастера поля со списком
Введите варианты, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке. Каждый выбор должен быть в отдельной строке.
В нашем примере мы создаем поле со списком для Добавить в список рассылки? в нашей форме, поэтому мы введем все возможные допустимые ответы для этого поля.Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из готового поля со списком: Нет , Да — Еженедельно и Да — Особые события и предложения . Выбор количества столбцов для включения в раскрывающийся список поля со списком и введите параметры, которые появятся в этом списке.
При необходимости измените размер столбца, чтобы весь текст был виден. Когда вы будете удовлетворены своим списком, нажмите Next . Измените размер столбца, который появится в поле со списком
Выберите Сохраните это значение в этом поле , затем щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите поле где вы хотите, чтобы выбор из поля со списком записывался.Сделав выбор, нажмите Next . Выбор поля, на которое будет влиять поле со списком — выбор, сделанный при использовании поля со списком, будет записан в это поле.
Введите метку — или имя — это будет рядом с полем со списком. Как правило, рекомендуется использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге. Назовите поле со списком
Нажмите Готово . Поле со списком появится в форме. Если вы создали поле со списком, чтобы заменить существующее поле, вы должны удалить первое поле.В нашем примере вы могли заметить, что теперь у нас есть два поля с одинаковым именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому они оба нам не нужны. Мы удалим без поля со списком. Удалив поле, которое поле со списком заменит
Переключитесь на Form view to test your combo box. Просто щелкните стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что в списке указаны правильные варианты. Теперь поле со списком можно использовать для ввода данных. Тестирование поля со списком в представлении формы

Если вы хотите включить раскрывающийся список с длинным списком параметров и не хотите вводить их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере поля со списком, . Я хочу получить значения из другой таблицы или запроса .Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля таблицы.

Поле со списком, которое принимает значения из таблицы

Некоторые пользователи сообщают о сбоях в работе Access при работе с формами. Если у вас возникли проблемы с выполнением любой из этих задач в режиме макета, попробуйте переключиться в режим просмотра «Дизайн».

Настройка параметров формы с помощью страницы свойств

Лист свойств — это панель, содержащая подробной информации о вашей форме и каждом из ее компонентов.На странице свойств вы можете вносить изменения в каждую часть формы, как с точки зрения функций, так и с точки зрения внешнего вида.

Лучший способ познакомиться со списком свойств — это открыть и выбрать различных вариантов. При выборе параметра Access отобразит краткое описание параметра в нижнем левом углу границы окна программы.

Выбор параметра страницы свойств, чтобы узнать, что он делает

Обратите особое внимание на изменение формы и ее полей.С помощью Листа свойств можно внести незначительные изменения. Поскольку существует так много вариантов, иногда бывает трудно вспомнить, какой из них вы использовали для изменения каждого аспекта вашей формы.

Изменение настроек формы

На странице свойств слишком много вариантов, чтобы их все подробно обсуждать. Здесь мы рассмотрим два полезных: , скрывающих поля , и установка полей с датами с по автоматически заполняет текущую дату . Практика этих процедур также должна дать вам представление о том, как работать с другими настройками окна свойств.

Чтобы скрыть поле:

В виде Layout или Design выберите вкладку Design , затем найдите группу Tools . Щелкните команду Property Sheet . Щелчок по команде Property Sheet
На панели справа появится Property Sheet . В форме выберите поле, которое вы хотите скрыть. В нашем примере мы скроем поле Customer ID , потому что мы не хотим, чтобы кто-либо из наших пользователей пытался его редактировать.Выбор поля, которое мы хотим скрыть.
На странице свойств щелкните вкладку Все , затем найдите параметр Visible в пятой строке.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка в столбце справа, затем выберите № . Выбор «Нет» из раскрывающегося списка в параметре «Видимый»
Переключитесь в представление формы , чтобы убедиться, что поле скрыто .

Чтобы настроить поле для автозаполнения текущей датой:

В виде Layout или Design выберите вкладку Design , затем найдите группу Tools .Щелкните команду Property Sheet .
Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите автоматически заполнить текущей датой. Это должно быть полем с типом данных дата . В нашем примере мы выберем поле Pickup Date в нашей форме Orders . Выбор поля Pickup Date
В Property Sheet щелкните вкладку Data , затем выберите поле Default Value в четвертом ряду.Нажмите кнопку «Построитель выражений » , которая появляется в столбце справа. При нажатии кнопки «Построитель выражений» для параметра «Значение по умолчанию»
откроется диалоговое окно «Построитель выражений » . В списке Expression Elements щелкните слова Common Expressions .
В списке Expression Categories дважды щелкните Current Date . Диалоговое окно Expression Builder
Будет добавлено выражение для Current Date .Щелкните OK . Выражение текущей даты
Переключитесь в представление Form , чтобы убедиться, что выражение работает. Когда вы создаете новую запись с помощью этой формы, поле даты, которое вы изменили, автоматически заполнит текущую дату. Текущая дата автоматически вводится в поле Дата получения при создании новой записи

Вызов!

Откройте существующую базу данных Access . Если вы хотите, вы можете использовать нашу базу данных образца Access 2013.
Создайте форму из таблицы Клиенты .
Удалите подчиненную форму.
Создать поле со списком .
- Store the value пометьте поле со списком NC City List .Щелкните Finish , когда закончите работу с мастером Combo Box Wizard.
Переключитесь на вид Form и щелкните стрелку раскрывающегося списка в созданном вами поле со списком. Вы должны увидеть список городов.

/ ru / access2013 / formatting-forms / content /

Как создать таблицу из запроса

Создать новую таблицу из данных из запроса Make Table

Мы также можем создать таблицу с помощью запроса Make Table. В этом практическом руководстве я покажу, как работать с таблицей, используя запрос кросс-таблицы и запрос создания таблицы вместе.В качестве примера ниже у меня есть таблица клиентов из файла NorthWind Access. Я хочу создать таблицу JobTitle из поля Job Title таблицы клиентов, в котором есть повторяющееся название должности в списке. У клиентов может быть одно и то же название должности, но мы хотим, чтобы в новой таблице отображалось только одно время.

Пошаговое создание таблицы из запроса Make Table

Шаг # 1 Под строкой меню,

Нажмите «Создать»
Дизайн запроса клика
Вставить таблицу клиентов
Вставить поле Должность в список

Step # 2 Щелкните View Query datasheet.Вы увидите список должностей с дублированными названиями.

Шаг № 3 Вернитесь в представление конструктора запросов, затем

Щелкните Перекрестная таблица. Теперь, если вы нажмете на представление таблицы, вы увидите только шесть названий должностей в списке без дублированного имени
Щелкните значок «Создать таблицу»
Назовите новую таблицу «tblJobTitle» и нажмите «ОК».
Нажмите «Выполнить», чтобы создать новую таблицу

Step # 4 Появится всплывающее сообщение.Вам будет предложено подтвердить создание новой таблицы. Щелкните Да, чтобы создать новую таблицу.

Шаг № 5 После нажатия Да для подтверждения вы увидите новую таблицу «tblJobTitle» в списке под таблицей объекта доступа.

Шаг № 6 Щелкните правой кнопкой мыши таблицу tblJobTitle, чтобы открыть представление «Дизайн». Добавьте другое поле для идентификатора или первичного ключа для названия должности и назовите его как TitleID с типом данных как AutoNumber.

Step # 7 Переместите поле TitleID вверх и щелкните значок первичного ключа, чтобы сделать это поле полем первичного ключа.

Шаг № 8 Просмотрите таблицу для этой таблицы. Вы можете переместить поле TitleID на передний план, захватив столбец TitleID на передний план. Теперь завершено. У вас будет новая таблица с новым первичным ключом, готовая к использованию в качестве таблицы поиска для другой таблицы. Вам не нужно вручную вводить все таблицы вакансий на пустой таблице.

1. Создание вашей первой базы данных

Глава 1. Создание вашей первой базы данных

Хотя Microsoft и не признает этого, Access может быть пугающим — достаточно пугающим, чтобы вызвать холодный пот у самого уверенного в себе офисного работника.Несмотря на то, что Microsoft потратила миллионы долларов на упрощение использования Access, большинство людей по-прежнему считают его самой сложной программой Office на рынке. Наверное, они правы.

Access кажется более сложной задачей, чем любая другая программа Office, из-за того, как работают базы данных. Проще говоря, базам данных нужно строгих правил . Другие программы не такие навязчивые. Например, вы можете запустить Word и сразу же начать вводить букву. Или вы можете запустить Excel и сразу перейти к финансовому отчету.Но Access далеко не так свободен. Прежде чем вы сможете ввести набор информации в базу данных Access, вам необходимо создать структуру этой базы данных . И даже после того, как вы определите эту структуру, вы, вероятно, захотите потратить больше времени на создание других полезных инструментов, таких как удобные процедуры поиска и удобные формы, которые можно использовать для упрощения поиска и ввода данных. Вся эта настройка требует усилий и хорошего понимания того, как работают базы данных.

В этой главе вы преодолеете любое сопротивление доступу, которое у вас есть, и научитесь создавать простую, но функциональную базу данных.Попутно вы познакомитесь с приятным пользовательским интерфейсом Access и узнаете, что именно можно хранить в базе данных. После этого вы будете готовы заняться изящным искусством проектирования баз данных, которое подробно рассматривается в этой книге.

Общие сведения о базах данных Access

Как вы уже знаете, база данных — это набор информации. В Access каждая база данных хранится в одном файле. Этот файл содержит объектов базы данных , которые являются компонентами базы данных.

Объекты базы данных являются основными игроками в базе данных Access. Всего у вас есть шесть различных типов объектов базы данных:

Таблицы хранят информацию. Таблицы — это сердце любой базы данных, и вы можете создать столько таблиц, сколько вам нужно для хранения различных типов информации. База данных фитнеса может отслеживать ваш ежедневный журнал бега, ваш инвентарь для упражнений и количество молочных коктейлей с высоким содержанием белка, которые вы употребляете каждый день, в виде трех отдельных таблиц.
Запросы позволяют быстро выполнить действие над таблицей. Обычно это действие включает в себя выбор некоторой информации (например, 10 самых продаваемых продуктов питания в Ed’s Roadside Diner или все покупки, которые вы сделали за один день). Однако вы также можете использовать запросы для применения изменений.
Формы — это привлекательные окна, которые вы создаете, располагаете и раскрашиваете. Формы предоставляют простой способ просмотра или изменения информации в таблице.
Отчеты помогает распечатать часть или всю информацию в таблице. Вы можете выбрать, где будет отображаться информация на печатной странице, как она будет сгруппирована и отсортирована, а также как она будет отформатирована.
Макросы — это мини-программы, автоматизирующие пользовательские задачи. Макросы — это простой способ получить индивидуальные результаты, не становясь программистом.
Модули — это файлы, содержащие код Visual Basic. Вы можете использовать этот код для чего угодно — от обновления 10 000 записей до отправки электронного письма.

Гуру Access называют все эти компоненты базы данных объектами, потому что вы управляете ими практически одинаково. Если вы хотите использовать конкретный объект, вы добавляете его в свою базу данных, даете ему имя, а затем настраиваете его. Позже вы можете просматривать свои объекты, переименовывать их или удалять те, которые вам больше не нужны.

Примечание

Проектирование базы данных — это процесс добавления и настройки объектов базы данных. Для тех, кто ведет счет, база данных Access может содержать до 32 768 отдельных объектов.

В этой главе вы рассмотрите только самый фундаментальный тип объекта базы данных: таблиц . Но сначала вам нужно создать пустую базу данных, с которой вы можете работать.

При запуске Access вы начинаете со страницы приветствия. Оттуда вы всего в нескольких щелчках мыши от создания собственной базы данных.

В этой главе вы создадите довольно простую базу данных. Этот пример предназначен для хранения списка призовых кукол-болванов. (Для тех, кто не в курсе, кукла-болванчик — это игрушечная фигурка с огромной головой на пружине, отсюда и характерное «качающееся» движение.Куклы Bobblehead обычно напоминают знаменитостей, политиков, спортсменов или вымышленных персонажей.)

Вот как создать новую пустую базу данных:

Start Access .
Access начинает вас с того, что для Microsoft является заметно упрощенным окном (рис. 1-1). Здесь вы можете создать новую базу данных или открыть существующую.
Рисунок 1-1. Когда вы запускаете Access, вы видите эту страницу приветствия, состоящую из двух частей. Слева — список недавно открытых баз данных (если они есть).Справа находится список шаблонов, которые можно использовать для создания новой базы данных.
Совет
Если у вас уже открыт Access и вы работали с другой базой данных, просто выберите «Файл» → «Создать», чтобы создать новую базу данных. Вы получите тот же список шаблонов, что и при первом запуске Access.
Щелкните шаблон «Пустая база данных рабочего стола».
Когда вы выбираете создание пустой базы данных, это именно то, что вы получаете — новый пустой файл базы данных без таблиц или других объектов базы данных.Начать с нуля — лучший способ узнать о Access. Это также излюбленный выбор экспертов по базам данных, которые предпочитают создавать все сами, чтобы все было именно так, как им нравится.
Другие шаблоны позволяют создавать базы данных, предварительно настроенные для определенных сценариев и определенных типов данных. В рамке «Шаблоны: один размер подходит некоторым» содержится дополнительная информация.
Классный шаблон «Пользовательское веб-приложение» — особый случай. Он позволяет создать базу данных с подключением к Интернету, работающую в SharePoint.Вы изучите эту новую функцию (и ее ограничения) в главе 20.
Независимо от того, какой шаблон вы щелкнете, Access откроет новое окно, в котором вы сможете выбрать имя и расположение для вашей новой базы данных (рис. 1-2). .
Введите имя файла для базы данных, которую вы собираетесь создать .
Access хранит всю информацию о базе данных в одном файле с расширением .accdb (что означает «База данных Access»). Не используйте имя, которое Access выбирает автоматически (например, «База данных1.accdb »). Вместо этого выберите что-нибудь более наглядное. В этом примере Bobblehead.accdb делает свое дело.
Как и любой другой файл, файлы Access могут содержать комбинацию букв, пробелов, цифр, скобок, дефисов (-) и подчеркивания (_). Как правило, безопаснее избегать использования других специальных символов, некоторые из которых запрещены.
Рисунок 1-2. Эта база данных будет называться Bobblehead.accdb. Как видно по пути к файлу под полем «Имя файла», он будет сохранен в папке C: \ Users \ matthew \ Documents.Вы можете изменить имя файла, введя его в поле «Имя файла», и вы можете перейти в другую папку, щелкнув значок папки.
Примечание
В зависимости от настроек вашего компьютера, Windows может скрывать расширения файлов. Вместо того, чтобы видеть файл базы данных Access MyScandalousWedding.accdb в средствах просмотра файлов, таких как проводник Windows, вы можете просто увидеть имя MyScandalousWedding (без части .accdb в конце). В этом случае вы все равно можете определить тип файла, посмотрев на значок.Если вы видите небольшой значок Access рядом с именем файла, это означает, что вы просматриваете базу данных Access.
Выберите папку, в которой вы хотите сохранить базу данных .
Как и все программы Office, Access предполагает, что вы хотите хранить каждый созданный файл в своей личной папке «Документы». Если это не то, что вам нужно, щелкните значок папки, чтобы открыть окно «Файл новой базы данных», перейдите к нужной папке (рис. 1-3) и нажмите «ОК».
Рисунок 1-3.В окне «Файл новой базы данных» вы можете выбрать, где вы будете хранить новый файл базы данных Access. Это также дает вам возможность создать свою базу данных в формате, используемом в более старых версиях Access (.mdb), вместо более современного формата, используемого в Access 2007, Access 2010 и Access 2013 (.accdb). Чтобы изменить формат, просто выберите соответствующую версию Access из списка «Тип файла», как показано здесь.
Нажмите большую кнопку «Создать» (под полем «Имя файла») .
Access создает файл базы данных, а затем показывает таблицу, в которой вы можете приступить к работе над созданием своей первой таблицы.

После создания или открытия базы данных окно Access немного изменится. Вверху экрана появится впечатляющая панель инструментов (лента , ), а слева — панель навигации. Теперь вы находитесь в центре управления, где будете выполнять все задачи, связанные с базой данных (рис. 1-4).

Рисунок 1-4. Панель навигации слева позволяет вам видеть различные элементы (или объекты) в вашей базе данных.Вы можете использовать панель навигации для перехода от списка продуктов к списку клиентов и обратно. На ленте вверху сгруппированы все команды Access. Эта лента представляет собой средство управления миссией, которое позволяет вам выполнять различные задачи с вашей базой данных. Окно документа посередине занимает остальную часть окна. В этом окне вы будете выполнять свою работу, например создавать таблицы и вводить данные.

Если вы раньше не использовали ленту (ни в Access, ни в другой программе Office), во введении рассматриваются основы работы ленты.В противном случае перейдите к следующему разделу, где вы узнаете, как добавить таблицу в новую пустую базу данных.

Создание вашей первой таблицы

Таблицы представляют собой информационные контейнеры. Каждой базе данных нужна как минимум одна таблица — без нее вы не сможете хранить какие-либо данные. В простой базе данных, такой как база данных Bobblehead, достаточно одной таблицы (которую мы назовем Dolls). Но если вы обнаружите, что хотите сохранить несколько списков связанной информации, вам понадобится более одной таблицы.В базе данных BigBudgetWedding.accdb вы можете отслеживать гостей, которых вы пригласили на свадьбу, запрошенные вами подарки и фактически полученную добычу. В главе 5 вы увидите множество примеров баз данных, использующих несколько таблиц.

На рис. 1-5 показан образец таблицы.

Рисунок 1-5. В таблице каждая запись занимает отдельную строку. Каждое поле представлено отдельным столбцом. В этой таблице видно, что вы добавили пять кукол-болванов.Вы сохраняете информацию о каждой кукле в пяти полях (ID, Character, Manufacturer, PurchasePrice и DateAcquired).

Перед тем, как приступить к проектированию этой таблицы, вам необходимо знать несколько очень простых правил:

Таблица — это группа из записей . Запись — это набор информации об одной вещи. Например, в таблице «Куклы» каждая запись представляет собой одну куклу-болвана. В таблице «Семья» каждая запись будет представлять одного родственника.В таблице Products каждая запись будет представлять товар, который продается. Вы уловили идею. Когда вы создаете новую базу данных, Access начинает вас с новой таблицы с именем Table1 , хотя вы можете выбрать более характерное имя, когда решите сохранить ее.
Каждая запись разделена на полей . Каждое поле хранит отдельную информацию. Например, в таблице «Куклы» одно поле хранит имя человека, на котором основана кукла, другое поле хранит цену, другое поле хранит дату, когда вы ее купили, и так далее.
Столы имеют жесткую конструкцию . Другими словами, правила нельзя нарушать. Если вы создаете четыре поля, каждая запись должна иметь четыре поля (хотя допустимо оставить некоторые поля пустыми, если они не применяются).
Вновь созданные таблицы получают поле идентификатора бесплатно . В поле ID хранится уникальный номер для каждой записи. (Думайте об этом как о ссылочном номере, который позволит вам найти конкретную запись позже.) Самое лучшее в поле идентификатора — это то, что вы можете игнорировать его при вводе новой записи.Access выберет для вас новый идентификационный номер и автоматически вставит его в запись. Вы узнаете больше о полях идентификаторов в AutoNumber.

Когда вы впервые создаете базу данных, она почти пуста. Но для начала Access создает ваш первый объект базы данных — таблицу с именем Table1. Проблема в том, что эта таблица начинает жизнь полностью пустой, без определенных полей (и без данных).

Если вы выполнили шаги из предыдущего раздела для создания новой базы данных, вы уже находитесь в представлении Datasheet, (рис. 1-5), где вы вводите данные в таблицу.Все, что вам нужно сделать, это настроить эту таблицу так, чтобы она соответствовала вашим потребностям.

Вы можете настроить таблицу двумя способами:

Представление «Дизайн» позволяет точно определить все аспекты таблицы, прежде чем вы начнете ее использовать. Почти все специалисты по базам данных предпочитают представление «Дизайн», и вы начнете его использовать в главе 2.
Представление таблицы — это то место, где вы вводите данные в таблицу. Представление таблицы также позволяет вам создавать таблицу на лету, когда вы вставляете новую информацию.Вы будете использовать этот подход в этой главе.

Следующие шаги показывают, как превратить пустую новую таблицу (например, Table1) в таблицу Dolls с помощью представления таблицы:

Чтобы определить свою таблицу, просто добавьте свою первую запись .
В данном случае это означает выбор куклы-болвана для добавления в список. В этом примере вы будете использовать изящную копию Гомера Симпсона.
Примечание
Неважно, какую куклу вы введете первой.Таблицы доступа несортированные , что означает, что они не имеют базового порядка. Однако вы можете отсортировать их по своему усмотрению, когда вам понадобится позже получить информацию.
В крайнем правом столбце таблицы под заголовком «Нажмите, чтобы добавить» введите первую часть информации для записи (см. Рис. 1-6) .
На основе простого анализа, который вы выполнили ранее, вы знаете, что вам нужно ввести четыре поля информации для каждой куклы. Для куклы Гомера Симпсона эта информация — «Гомер Симпсон» (имя), «Fictional Industries» (производитель), «7 долларов.99 ”(цена) и сегодняшняя дата (дата покупки). Хотя вы можете начать с любого поля, имеет смысл начать с имени, которое явно является идентифицирующей деталью.
Рисунок 1-6. Чтобы заполнить свою первую запись, начните с ввода чего-нибудь в первое поле информации (например, имя куклы «Гомер Симпсон»). Затем нажмите Tab, чтобы перейти ко второму столбцу, а затем введите вторую часть информации. Пока не обращайте внимания на столбец идентификатора — Access добавляет его в каждую таблицу, чтобы идентифицировать ваши записи.
Нажмите Tab, чтобы перейти к следующему полю и вернуться к шагу 2 .
Повторяйте шаги 2 и 3, пока не добавите все нужные поля, стараясь поместить каждую отдельную часть информации в отдельный столбец (рис. 1-7).
Вы можете заметить одну причуду — безобидную — при добавлении первой записи. При добавлении новых полей Access может изменить значение идентификатора записи (например, с 1 на 2 на 3). Поскольку новая запись еще не была вставлена, каждый раз, когда вы меняете дизайн таблицы, добавляя новое поле, Access запускает процесс заново и выбирает новый идентификационный номер на всякий случай.Эта автоматическая перенумерация не происходит, если вы официально добавляете запись (например, переходя к следующей строке или на ленте, щелкая Главная → Записи → Сохранить) и , а затем добавляете дополнительные поля в таблицу. Однако на самом деле нет причин беспокоиться об идентификационном номере. Пока он уникален, а Access гарантирует это, точное значение не имеет значения.
Рисунок 1-7. Единственная проблема с этим примером до сих пор заключается в том, что при вводе новой записи Access создает совершенно бесполезные имена полей.Вы видите его варианты выбора вверху каждого столбца (у них есть имена, такие как Поле1, Поле2, Поле3 и т. Д.). Проблема с использованием этих бессмысленных имен в том, что они могут привести к вводу части информации не в том месте. Вы могли бы слишком легко указать цену покупки в столбце даты.
Примечание
Если вы нажмете Tab без ввода какой-либо информации, вы перейдете к следующей строке и начнете вставлять новую запись. Если вы допустили ошибку, вы можете вернуться назад, используя клавиши со стрелками.
Пора исправить имена столбцов. Дважды щелкните заголовок первого столбца (например, Поле1) .
Имя поля переключается в режим редактирования.
Введите новое имя и нажмите Enter .
Повторяйте этот процесс, пока не очистите все имена полей. Правильные имена полей для этого примера: Character, Manufacturer, PurchasePrice и DateAcquired. На рис. 1-8 показано, как это работает.
Рисунок 1-8. Чтобы указать более точные имена полей, дважды щелкните заголовок столбца.Затем введите настоящее имя поля и нажмите Enter. На странице 90 есть больше информации об именах полей, но пока просто используйте короткие текстовые заголовки без пробелов, как показано здесь.
Совет
Не будьте слишком робкими, настраивая свой стол. Вы всегда можете переименовать поля позже или даже добавить совершенно новые поля. (Также можно удалить существующих полей, но это имеет недостаток, заключающийся в очистке всех данных, хранящихся в поле.)
Нажмите Ctrl + S или выберите Файл → Сохранить, чтобы сохранить таблицу .
Access попросит вас указать имя таблицы (см. Рисунок 1-9).
Рисунок 1-9. Хорошее название таблицы — это короткий текстовый заголовок без пробелов (например, здесь «Куклы»).
Введите подходящее имя таблицы и нажмите OK .
Поздравляем! Таблица теперь является частью вашей базы данных.

Примечание

Технически вам не нужно сразу сохранять таблицу. Access предложит вам сохранить его, когда вы закроете таблицу (нажав X в правом верхнем углу окна документа) или когда вы закроете Access.

Как видите, создать простую таблицу в Access почти так же просто, как разложить информацию в Excel или Word. Если вам не терпится попробовать еще раз, вы можете создать еще одну таблицу в своей базе данных, выбрав «Создать» → «Таблицы → Таблица» на ленте. Но прежде чем вы дойдете до этого этапа, имеет смысл более внимательно взглянуть на то, как вы редактируете свою таблицу.

Теперь у вас есть полностью функционирующая (хотя и простая) база данных с одной таблицей, которая, в свою очередь, содержит одну запись. Ваш следующий шаг — заполнить вашу таблицу полезной информацией.Это часто утомительный процесс , ввод данных .

Чтобы заполнить таблицу Dolls, вы используете ту же таблицу, которую вы использовали для определения таблицы. Вы можете выполнить три основные задачи:

Редактирование записи . Переместитесь в соответствующее место в таблице (с помощью клавиш со стрелками или мыши), а затем введите заменяющее значение. Вы также можете использовать режим редактирования, который описан в следующем разделе.
Вставка новой записи .Переместитесь в конец таблицы к строке со звездочкой (*) слева. Эта строка фактически не существует, пока вы не начнете вводить какую-то информацию. В этот момент Access создает строку и перемещает звездочку вниз к следующей строке. Вы можете повторять этот процесс бесконечно, чтобы добавить столько строк, сколько захотите (Access может обрабатывать миллионы).
Удаление записи . У вас есть несколько способов удалить запись, но самый простой — щелкнуть правой кнопкой мыши поле слева от записи и выбрать «Удалить запись».Access попросит вас подтвердить, что вы действительно хотите удалить выбранную запись, потому что впоследствии вы не сможете отменить это изменение.

Вероятно, вы потратите много времени на работу с таблицей данных. Так что успокойтесь. Чтобы облегчить себе жизнь, полезно разобраться в некоторых деталях.

Как вы уже знаете, вы можете использовать клавиши со стрелками для перехода от поля к полю или от строки к строке. Однако у вас могут возникнуть проблемы с редактированием значения. Когда вы начинаете вводить текст, Access удаляет все существующее содержимое.Чтобы изменить это поведение, вам нужно переключиться в Режим редактирования , нажав F2; в режиме редактирования ваш ввод не удаляет то, что уже находится в этом поле. Вместо этого вы можете изменить или добавить к нему. Чтобы выйти из режима редактирования, снова нажмите F2. Рисунок 1-10 показывает разницу крупным планом.

Рисунок 1-10. Вверху: нормальный режим. Если вы начнете печатать сейчас, вы немедленно удалите существующий текст («Hobergarten»). Тот факт, что весь текст в поле выделен, является важным признаком того, что вы собираетесь стереть его.Внизу: режим редактирования. Курсор показывает ваше текущее положение в текущем поле. Если вы начнете печатать сейчас, вы вставите текст между «Hober» и «garten».

Режим редактирования также влияет на работу клавиш со стрелками. В режиме редактирования клавиши со стрелками перемещаются по текущему полю. Например, чтобы перейти к следующей ячейке, вам нужно полностью перейти к концу текущего текста, а затем снова нажать клавишу со стрелкой вправо. Но в обычном режиме нажатие клавиш со стрелками всегда перемещает вас от ячейки к ячейке.

Опытные пользователи знают, что самый быстрый способ выполнить работу — использовать сложные комбинации клавиш, такие как Ctrl + Alt + Shift + *. Хотя эти комбинации не всегда легко запомнить, вам может помочь пара таблиц. В таблице 1-1 перечислены некоторые полезные ключи, которые могут помочь вам быстро изучить таблицу.

Таблица 1-1. Клавиши для перемещения по таблице данных

КЛЮЧ	РЕЗУЛЬТАТ
Вкладка (или Enter)	Перемещает курсор на одно поле вправо или вниз когда вы достигнете края стола.Эта клавиша также отключает режим редактирования, если он в данный момент включен.
Shift + Tab	Перемещает курсор на одно поле влево или вверх, когда вы дойдете до края таблицы. Эта клавиша также отключает режим редактирования.
→	Перемещает курсор на одно поле вправо (в обычном режиме) или вниз при достижении края таблицы. В режиме редактирования эта клавиша перемещает курсор по тексту в текущем поле.
←	Перемещает курсор на одно поле влево (в обычном режиме) или вверх при достижении края таблицы. В режиме редактирования эта клавиша перемещает курсор по тексту в текущем поле.
↑	Перемещает курсор на одну строку вверх (если вы уже не находитесь в верхней части таблицы). Эта клавиша также отключает режим редактирования.
↓	Перемещает курсор на одну строку вниз (или перемещает вас в позицию «новая строка», если вы находитесь внизу таблицы).Эта клавиша также отключает режим редактирования.
Home	Перемещает курсор в первое поле в текущей строке. Эта клавиша переводит вас в начало текущего поля, если вы находитесь в режиме редактирования.
Конец	Перемещает курсор в последнее поле в текущей строке. Эта клавиша переводит вас в конец текущего поля, если вы находитесь в режиме редактирования.
Page Down	Перемещает курсор на один экран вниз (при условии, что у вас есть большая таблица с информацией, которая не умещается сразу в окне Access).Эта клавиша также отключает режим редактирования.
Page Up	Перемещает курсор на один экран вверх. Эта клавиша также отключает режим редактирования.
Ctrl + Home	Перемещает курсор в первое поле в первой строке. Эта клавиша ничего не делает, если вы находитесь в режиме редактирования.
Ctrl + End	Перемещает курсор в последнее поле в последней строке. Эта клавиша ничего не делает, если вы находитесь в режиме редактирования.

В таблице 1-2 перечислены некоторые удобные клавиши для редактирования записей.

Таблица 1-2. Ключи для редактирования записей

КЛЮЧ	РЕЗУЛЬТАТ
Esc	Отменяет любые изменения, сделанные в текущем поле. Этот ключ работает, только если вы используете его в режиме редактирования. Как только вы перейдете к следующей ячейке, изменение вступит в силу. (Для дополнительного контроля отмены попробуйте функцию отмены, описанную ниже.)
Ctrl + Z	Отменяет последнее редактирование. К сожалению, функция отмены в Access не так мощна, как в других программах Office. Например, Access позволяет отменить только одно изменение, а если вы закроете таблицу, вы не сможете даже этого сделать. Вы можете использовать Undo сразу после вставки новой записи, чтобы удалить ее, но вы не можете использовать функцию Undo для отмены операции удаления.
Ctrl + ”	Копирует значение из поля, которое находится непосредственно над текущим полем.Этот трюк удобен, когда вам нужно ввести пакет записей с аналогичной информацией. На рис. 1-11 показан этот часто упускаемый из виду трюк в действии.
Ctrl +;	Вставляет сегодняшнюю дату в текущее поле. Формат даты основан на настройках компьютера, но ожидайте увидеть что-то вроде «24.12.2013». Вы узнаете больше о том, как Access работает с датами по дате и времени.
Ctrl + Alt + Пробел	Заменяет любое введенное вами значение на значение поля по умолчанию.Вы узнаете, как назначить значение по умолчанию в разделе «Установка значений по умолчанию».

Рисунок 1-11. Пользователь Access был на аукционе eBay и должен добавить несколько записей о куклах. С помощью быстрого нажатия клавиш Ctrl + ”вы можете скопировать дату из предыдущей записи в поле DateAcquired новой записи.

Access, как и практически любая программа Windows, позволяет вырезать и вставлять фрагменты информации из одного места в другое. Этот трюк легко выполнить с помощью всего трех сочетаний клавиш: Ctrl + C для копирования, Ctrl + X для вырезания (аналогично копированию, но исходное содержимое удаляется) и Ctrl + V для вставки.Когда вы находитесь в режиме редактирования, вы можете использовать эти клавиши для копирования всего, что вы выбрали. Если вы не находитесь в режиме редактирования, операция копирования или вырезания захватывает все содержимое поля.

В отличие от других программ, Access не требует сохранения данных. Он автоматически сохраняет все изменения, которые вы вносите в записи в таблице. Этот процесс автоматического сохранения происходит каждый раз, когда вы меняете запись, и это происходит почти мгновенно. Это тоже происходит за кулисами, и вы, вероятно, ничего не заметите.Но не беспокойтесь, когда вы выходите из Access, и он не предлагает вам сохранить изменения, так как любое изменение ваших данных сохраняется в тот момент, когда вы его делаете .

Правила немного отличаются для объектов базы данных (Общие сведения о базах данных Access). Когда вы добавляете или редактируете объект базы данных, Access ожидает завершения и закрытия объекта, после чего предлагает вам сохранить или отменить изменения. Если вы немного параноик и не можете терпеть ожидания, просто щелкните крошечный значок Сохранить на панели инструментов быстрого доступа в верхнем левом углу окна (он выглядит как дискета), чтобы сохранить текущий объект базы данных. немедленно.

Примечание

Помните, что когда вы щелкаете «Файл», вы попадаете в представление Backstage, которое содержит узкую полосу команд (слева) и страницу с параметрами для текущей выбранной команды (справа). Представление Backstage используется для открытия, сохранения и преобразования файлов базы данных — см. Панель быстрого доступа, если вам нужен быстрый обзор того, как она работает.

Функция автоматического сохранения может вызвать проблемы, если вы внесете изменения по ошибке. Если вы достаточно быстро, вы можете использовать функцию «Отменить», чтобы отменить последнее изменение (рис. 1-12).Однако функция отмены отменяет только последнее изменение, поэтому не поможет, если вы отредактируете серию записей, а затем обнаружите проблему. Также не поможет, если вы закроете стол, а затем снова откроете его.

Рисунок 1-12. Команда «Отменить» отображается на панели инструментов быстрого доступа в верхнем левом углу окна Access, поэтому она всегда доступна.

По этим причинам рекомендуется часто создавать резервные копии базы данных. Чтобы сделать резервную копию базы данных, вам просто нужно скопировать файл базы данных в другую папку или сделать копию с другим именем (например, Bobblehead_Backup1.accdb). Вы можете выполнять эти задачи с помощью проводника Windows, но Access предлагает еще более простой вариант. Сначала выберите «Файл» → «Сохранить как». Затем под заголовком «Типы файлов» выберите «Сохранить базу данных как». Наконец, под заголовком «Сохранить базу данных как» дважды щелкните «Резервное копирование базы данных». Откроется окно «Сохранить как», в котором предлагается создать копию вашей базы данных в выбранном вами месте (рис. 1-13).

Рисунок 1-13. Когда вы выбираете создание резервной копии, Access вводит предложенное имя файла с текущей датой.Таким образом, если у вас есть несколько файлов резервных копий, вы можете выбрать тот, который вам нужен.

Конечно, вы все равно должны не забыть скопировать резервную копию базы данных в другое место (например, на сетевой сервер) или в другой тип хранилища (например, DVD или USB-накопитель), чтобы вы были готовы, когда стихийные бедствия.

Сохранение базы данных под другим именем

Access упрощает эту работу. Просто выберите «Файл» → «Сохранить как» и нажмите большую кнопку «Сохранить как». Access открывает окно «Сохранить как», в котором вы можете перейти к другой папке на жестком диске и ввести новое имя файла.Когда вы закончите, нажмите «Сохранить», чтобы заключить сделку и создать копию базы данных с новым именем.

Имейте в виду, что после того, как Access создаст новый файл базы данных, он будет использовать этот файл. Другими словами, если вы создаете другую таблицу или редактируете некоторые данные, Access обновляет новый файл . Если вы хотите вернуться к старому файлу, вам нужно снова открыть его в Access. (В качестве альтернативы вы можете использовать функцию резервного копирования, описанную в предыдущем разделе. Как и команда Файл → Сохранить как, функция резервного копирования создает копию вашей базы данных с новым именем, но после создания резервной копии она продолжает использовать исходную версию. .)

Сохранение базы данных в другом формате

При создании новой базы данных Access использует современный формат .accdb (сокращенно от «База данных Access»). Microsoft представила формат .accdb в Access 2007, и он по-прежнему работает в Access 2010 и Access 2013. Это делает его лучшим выбором для новых баз данных.

Однако бывают случаи, когда вам нужно поделиться своими данными с людьми, которые используют действительно древние копии Access. В версиях до Access 2007 используется другой формат базы данных, называемый .mdb (что означает «база данных Microsoft»). И, как вы можете видеть на рисунке 1-14, формат .mdb на самом деле существует в двух версиях : действительно, очень старая версия, поддерживающая Access 2000, и улучшенная, которую Microsoft представила в Access 2002 и повторно использовала для Access 2003.

Рисунок 1-14. Чтобы изменить формат базы данных, выберите «Файл» → «Сохранить как» (1), нажмите «Сохранить базу данных как» (2), а затем выберите нужный формат в разделе «Типы файлов базы данных» (3). Используйте «База данных Access 2002-2003» или «База данных Access 2000», чтобы сохранить файл.mdb, который работает с очень старыми версиями Access.

Стандартный формат .accdb — лучший выбор, если вам не нужно беспокоиться о совместимости, поскольку он обеспечивает лучшую производительность и несколько дополнительных функций. Но если вам нужно предоставить общий доступ к базам данных людям, использующим более старые версии Access, формат .mdb — ваш единственный выбор.

Совет

Старые форматы баз данных менее надежны и могут не поддерживать все функции Access, которые вы хотите использовать. Лучше всего придерживаться.accdb и сохраните копию ваших данных в более старом формате для тех, кому это нужно. Однако по возможности продолжайте использовать современный формат .accdb в качестве главной копии своей базы данных — той, которую вы будете использовать для ввода новых данных и создания запросов, отчетов и форм Access.

Вы также можете использовать старый формат .mdb при первом создании базы данных. Выберите «Файл» → «Создать» и щелкните значок папки рядом с полем «Имя файла». Access откроет окно File New Database (которое вы видели на Рисунке 1-3).Он включает в себя поле «Сохранить как тип», в котором вы можете выбрать формат файла Access 2002-2003 или даже более старый формат Access 2000. (Если вы собираетесь вернуться назад, скажем, в формате Access 95, лучшим вариантом будет машина времени.)

Когда вы добавляете информацию в базу данных, Access не всегда упаковывает данные максимально компактно. Вместо этого Access больше озабочен получением информации в базе данных и из нее как можно быстрее.

Поработав некоторое время с базой данных, вы можете заметить, что ее размер увеличивается, как недельная рыба на солнце.Если вы хотите уменьшить свою базу данных до размера, вы можете использовать функцию под названием compacting . Для этого просто выберите «Файл» → «Информация» и нажмите большую кнопку «Сжать и восстановить базу данных». Затем Access закрывает вашу базу данных, сжимает ее и снова открывает. Если это небольшая база данных, эти три шага выполняются за секунды. Объем освобождаемого пространства сильно различается, но нередко база данных размером 20 МБ сокращается до четверти ее размера.

Примечание

При сжатии новой базы данных Access покажет безопасное предупреждение системы безопасности при повторном открытии базы данных.Вы узнаете об этом сообщении и о том, как его избежать, в следующем разделе.

Единственная проблема, связанная с функцией сжатия базы данных, состоит в том, что вам нужно не забывать ее использовать. Если вы хотите, чтобы ваши базы данных всегда были как можно меньше, вы можете включить параметр, который сообщает Access сжимать текущую базу данных каждый раз, когда вы ее закрываете. Вот как это сделать:

Откройте базу данных, которую вы хотите автоматически сжать .
Выберите Файл → Параметры, чтобы перейти к окну параметров доступа .
В списке слева выберите Текущая база данных .
Под заголовком «Параметры приложения» установите флажок «Сжать при закрытии» .
Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения .
Access сообщает, что это изменение не действует, пока вы не закроете и не откроете базу данных заново.

Вы можете установить параметр «Сжать при закрытии» для сколь угодно малого или большого количества баз данных.Просто помните, что он не включается, когда вы впервые создаете новую базу данных.

После того, как вы создали базу данных, ее легко открыть позже. Первый шаг — пойти за кулисы; выберите Файл → Открыть. Там вы увидите список всех баз данных, которые вы просматривали в последний раз (рис. 1-15). Чтобы открыть его, просто щелкните по нему. Между прочим, вы видите тот же список последних баз данных при первом запуске Access (рисунок 1-1).

Рисунок 1-15. Самым большим преимуществом последних баз данных является то, что они позволяют держать важные файлы под рукой с помощью закрепления.Чтобы попробовать, щелкните значок рядом с файлом базы данных, который вы хотите сохранить. Access перемещает вашу базу данных в начало списка и сохраняет ее там. С этого момента эта база данных не будет покидать список, независимо от того, сколько баз данных вы открываете. Если в дальнейшем вы решите прекратить работу с базой данных, просто нажмите кнопку еще раз, чтобы освободить ее.

Совет

Вы хотите скрыть свои недавние работы? Вы можете удалить любой файл из списка последних баз данных, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав «Удалить из списка».«И если беспорядок мешает вам найти нужные базы данных, просто закрепите важные файлы, щелкните правой кнопкой мыши любой файл и выберите« Очистить незакрепленные элементы ». Это действие удаляет все незакрепленные файлы.

Обычно Access отслеживает предыдущие 25 баз данных в списке «Файл» → «Последние», но вы можете указать ему, чтобы он вел более короткий или более длинный список. Чтобы изменить этот параметр, выберите «Файл» → «Параметры», выберите «Настройки клиента», прокрутите вниз до раздела «Отображение» и измените число для «Показать это количество последних документов».Вы можете выбрать любое число от 0 до 50.

Если вы хотите открыть базу данных, которая есть на вашем компьютере, но не входит в список последних баз данных, вы можете просмотреть свой путь к файлу. Начните с выбора «Файл» → «Открыть» и в списке «Места» щелкните «Компьютер» (рис. 1-16). Щелкните одну из недавно использованных папок, и в Access отобразится окно «Открыть» со списком файлов в этой папке. Или просто нажмите большую кнопку «Обзор» внизу, чтобы просмотреть текущую папку. Когда вы найдете нужный файл, дважды щелкните его.

Рисунок 1-16. Когда вы нажимаете «Места», Access показывает список папок, в которых вы недавно открывали или сохраняли базы данных. Щелкните один из них, и Access покажет вам знакомое окно «Открыть» для этой папки.

Совет

Вы также можете получать файлы из своей учетной записи SkyDrive для обмена файлами, если вы настроили ее в Access. Однако это улица с односторонним движением: вы можете загружать базы данных из папки SkyDrive, но не можете загружать новые из Access. Другими словами, вы будете использовать SkyDrive как способ переноса баз данных с одного компьютера на другой, а не как постоянный дом для ваших баз данных.Если вы хотите хранить свою базу данных в Интернете, вам понадобится функция веб-базы данных, описанная в главе 20. (Чтобы узнать больше о службе Microsoft SkyDrive, посетите http://tinyurl.com/skydr.)

Наконец, как всегда , вы можете открыть файл базы данных вне Access, просто дважды щелкнув его в проводнике Windows или на рабочем столе.

Определение базы данных как доверенной

Когда вы впервые откроете базу данных, вы заметите нечто странное.Access выдает всплывающую панель сообщений с устрашающим предупреждением системы безопасности (рис. 1-17).

Рисунок 1-17. Это предупреждение системы безопасности сообщает вам, что Access не доверяет вашей базе данных — другими словами, он открыл ваш файл в специальном безопасном режиме, который не позволяет вашей базе данных выполнять какие-либо рискованные операции.

Если вы открываете собственную недавно созданную базу данных, это предупреждение системы безопасности немного сбивает с толку, потому что сейчас ваша база данных даже не пытается делать что-либо рискованное.Однако когда вы начнете создавать базы данных с помощью программных программ (как описано в Части 5) или когда вы начнете использовать запросы действий (Глава 8), все будет по-другому. В таких ситуациях вам необходимо знать, доверяет ли Access вашей базе данных и разрешает ли ей запускать код и запросы действий.

А пока вы, вероятно, задаетесь вопросом, что делать с панелью сообщений. У вас есть два варианта:

Щелкните X в правой части панели сообщения, чтобы удалить его. (Но он появится снова, когда вы откроете базу данных в следующий раз.)
Щелкните Включить содержимое, чтобы сообщить Access, что он может доверять этой базе данных. Access больше не будет беспокоить вас об этом файле, если вы не переименуете файл базы данных или не переместите его в новую папку. Эта схема называется доверенных документов и более подробно описана в разделе «Надежные базы данных».

Открытие нескольких баз данных одновременно

Каждый раз, когда вы используете команду «Файл» → «Открыть», Access закрывает текущую базу данных, а затем открывает выбранную вами.Если вы хотите видеть более одной базы данных одновременно, вам нужно запустить более одной копии Access одновременно. (Компьютерные фанаты называют это действие запуском более одного экземпляра программы.)

Это почти невероятно просто. Если дважды щелкнуть другой файл базы данных, когда Access уже открыт, на панели задач для этой базы данных появится второе окно Access. Вы также можете запустить второй (или третий, или четвертый…) экземпляр Access из меню «Пуск», а затем использовать «Файл» → «Открыть», чтобы загрузить в каждый из них отдельную базу данных.

Открытие базы данных, созданной в более ранней версии Access

Вы можете использовать команду «Файл» → «Открыть», чтобы открыть базу данных Access, созданную в предыдущей версии Access.

Access обрабатывает старые файлы базы данных по-разному, в зависимости от того, сколько им лет. Вот как это работает:

Если вы откроете файл Access 2002-2003, вы не получите никаких уведомлений или предупреждений. Access сохраняет текущий формат, и вы можете вносить любые изменения.
Если вы откроете файл Access 2000, у вас тоже будет все гладко. Однако, если вы измените структуру базы данных, новые части, которые вы добавляете, могут больше не быть доступны в Access 2000.
Если вы попытаетесь открыть более старый файл Access (например, созданный для Access 95 или 97), Access отобразит предупреждающее сообщение… и откажется. Если вам нужно спасти ценные данные, захваченные в базу данных палеолита, лучше всего найти кого-нибудь, у кого все еще есть копия Access 2010, которая может обрабатывать старые форматы файлов.

Совет

Вы можете определить формат текущей базы данных, посмотрев на текст в круглых скобках в строке заголовка окна Access. Например, если вы откроете файл Access 2002-2003, в строке заголовка будет отображаться текст «(формат файла Access 2002-2003)».

Когда вы откроете устаревшую базу данных Access, вы заметите, что кое-что изменилось. Когда вы открываете таблицу, она не появляется в окне с вкладками, как показано на Рисунке 1-19. Вместо этого таблица открывается в обычном окне, которое может перемещаться где угодно внутри главного окна Access.Сначала это кажется нормальным, пока вы не откроете сразу несколько столов. Тогда вы столкнетесь с настоящим беспорядком, как показано на рис. 1-18.

Рисунок 1-18. В базе данных Access старого стиля разные окна могут перекрывать друг друга. Незадолго до того, как нужный вам стол окажется внизу стопки окон.

Это несколько недружелюбное поведение имитирует старые версии Access, такие как Access 2003. Но не волнуйтесь — вы можете вернуться к красивым вкладкам, даже если не конвертируете свою базу данных в новый формат.Все, что вам нужно сделать, это установить один параметр конфигурации:

Выберите Файл → Параметры .
В списке слева выберите Текущая база данных .
Под заголовком «Параметры приложения» найдите параметр «Параметры окна документа», где вы можете выбрать «Перекрывающиеся окна» (стандарт Access 2003) или «Окна с вкладками» (волна будущего) .
Нажмите ОК .
Закройте и откройте базу данных, чтобы новые настройки вступили в силу .

В стиле ретро вы можете использовать ту же настройку, чтобы в новой базе данных Access использовались перекрывающиеся окна вместо вкладок.

Пора сделать шаг назад и взглянуть на то, чего вы уже достигли. Вы создали базу данных Bobblehead и добавили единственный объект базы данных: таблицу с именем Dolls. Вы заполнили таблицу Dolls несколькими записями. У вас нет причудливых окон, отчетов и процедур поиска, которые обеспечивают бесперебойную работу базы данных, но у вас есть самый важный ингредиент — организованные данные.

Одна проблема, которую вы еще не решили, — это то, как вы управляете объектами в своей базе данных. Например, если у вас более одной таблицы, вам нужен способ перемещаться между ними. Этот инструмент — панель навигации, показанная на Рисунке 1-19.

Рисунок 1-19. Недовольны пространством, занимаемым панелью навигации? Нажмите кнопку «Открыть / закрыть» в правом верхнем углу (обведено сверху), и панель навигации сдвинется в сторону, чтобы освободить место для таблицы (внизу). Нажмите кнопку еще раз, чтобы снова развернуть ее.

Просмотр таблиц с помощью панели навигации

Панель навигации показывает объекты (Общие сведения о базах данных Access), которые являются частью вашей базы данных, и позволяет вам управлять ими. Однако необязательно видеть все объекты базы данных постоянно. Панель навигации имеет несколько различных режимов просмотра, поэтому вы можете сосредоточиться на том, что вас интересует.

Когда вы впервые создаете базу данных, на панели навигации отображаются только таблицы в вашей базе данных.На данный момент этого достаточно — в конце концов, ваша база данных не содержит ничего, кроме созданных вами таблиц. (Вы узнаете, как настроить панель навигации в главе 14.)

Чтобы опробовать панель навигации, вам понадобится база данных с несколькими таблицами. Чтобы запустить его, выберите «Создать» → «Таблицы» → «Таблица» на ленте, чтобы добавить новую пустую таблицу. Следуйте инструкциям, начиная с раздела «Создание простой таблицы», чтобы определить таблицу и вставить одну или две записи.

Совет

Не знаете, какую таблицу создать? Попробуйте создать таблицу коллекционеров, в которой будут отслеживаться все ваши знакомые, которые разделяют ту же глупую одержимость.Теперь попробуйте придумать несколько полезных полей для этой таблицы (помня, что пока не стоит сходить с ума по деталям), а затем сравните свою версию с примером на рис. 1-20.

После добавления новой таблицы вы одновременно увидите и новую, и старую таблицу на панели навигации. Если вы хотите открыть таблицу, то в области навигации просто дважды щелкните по ней. Если у вас одновременно открыто несколько таблиц, Access организует их по вкладкам (см. Рис. 1-20).

Рисунок 1-20. Используя панель навигации, вы можете открыть столько таблиц одновременно, сколько захотите. Access предоставляет каждой таблице отдельное окно с вкладками. Чтобы перейти из одного окна в другое, достаточно щелкнуть соответствующую вкладку. Если вы чувствуете себя немного переполненным, просто нажмите X в правом углу панели вкладок, чтобы закрыть текущую таблицу.

Если вы откроете достаточно таблиц, в конечном итоге все вкладки не поместятся. В этой ситуации Access добавляет крошечные кнопки прокрутки слева и справа от полосы вкладок.Вы можете использовать эти кнопки для перемещения по всем вкладкам, но это займет больше времени.

Рисунок 1-21. Вы хотите использовать каждый квадратный дюйм экрана для ваших данных? Вы можете свернуть ленту (как показано здесь), дважды щелкнув любую вкладку. Щелкните вкладку, чтобы временно открыть ее, или дважды щелкните вкладку, чтобы навсегда вернуть ленту. А если вы хотите проделать тот же трюк, не отрывая пальцев от клавиатуры, вы можете использовать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

Управление объектами базы данных

На данный момент вы знаете, как открыть таблицу с помощью панели навигации.Однако открытие таблиц — это не все, что вы можете делать с помощью панели навигации. Фактически вы можете выполнить еще три простых задачи с любым объектом базы данных, который отображается на панели навигации:

Переименуйте его в . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Переименовать». Введите новое имя и нажмите Enter. Пойдите по этому пути, если вы решили, что ваш стол Dolls будет лучше называть DollsInMyWorldRenownedCollection.
Создать копию . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Копировать».Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте панели навигации и выберите «Вставить». Access предложит вам указать имя новой копии. Функция копирования объекта полезна, если вы хотите взять существующую таблицу и попробовать изменить ее дизайн, но вы еще не готовы удалить исходную копию.
Удалить . Щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите «Удалить». Access попросит вас подтвердить эту операцию, потому что вы не можете отменить ее с помощью команды «Отменить».

Access дает вам еще несколько вариантов для передачи объектов базы данных и скрытия их из поля зрения.Вы рассмотрите эти особенности позже в книге.

Подформы Access и отображение данных из нескольких таблиц

Подформы Microsoft Access: ключ к отображению данных доступа из нескольких таблиц

Хотите глубоко погрузиться в Microsoft Access? Рассмотрите возможность записи в один из наших виртуальных курсов обучения Access на целый день. Все классы проводятся под руководством инструктора, поощряют взаимодействие и вопросы, а также предоставляют практические упражнения и учебные пособия.

В наших классах Access часто задают вопрос о том, как отображать данные в форме, когда данные поступают из более чем одной таблицы. Например, как в форме отобразить каждого покупателя вместе с множеством заказов, размещенных каждым покупателем? Решение состоит в том, чтобы создать подчиненную форму в форме.

Чтобы опробовать этот процесс, загрузите этот образец файла данных «Access Subforms» (ZIP). Таблица клиентов и таблица заказов уже созданы для вас, поэтому вы можете сосредоточиться на создании подчиненной формы.ПРИМЕЧАНИЕ. Для использования файлов примеров необходимо установить Microsoft Access.

Начните с определения таблиц, которые вы будете использовать. В этом примере мы будем использовать таблицу заказов, содержащую данные о заказах, и таблицу клиентов, которые содержат данные о клиентах.

Необходимо установить связь между двумя таблицами. Это отношение «один ко многим», потому что каждый клиент может разместить много заказов, но каждый заказ связан только с одним клиентом.

Простой подход к созданию подчиненных форм Microsoft Access

После того, как вы установили связь между таблицами, Access упрощает создание подчиненной формы.Выделите таблицу Клиенты и нажмите кнопку Form в группе Forms на вкладке Create . Access предполагает, что поля таблицы «Клиент» должны быть помещены в новую форму, поскольку она выбрана. Кнопка Форма добавит нам подчиненную форму. Однако вам может потребоваться немного изменить порядок, чтобы получить желаемый вид.

Создание подчиненных форм доступа для более сложных данных

Если вы обнаружите, что ваша форма не отображается так, как вы надеялись, есть другой метод создания подчиненной формы, который лучше работает, когда ваши данные более сложные.После создания отношения выполните следующие действия:

Создайте форму на основе таблицы «Клиент», чтобы в ней отображались необходимые поля из таблицы. Создайте эту форму с помощью Design View , чтобы поля можно было преобразовать в разумный макет.
В представлении «Дизайн» добавьте подчиненную форму с помощью инструмента Subform в группе Controls на ленте Design . Увеличьте длину формы, чтобы освободить место для списка заказов.Откроется мастер подчиненной формы, который поможет убедиться в правильной работе подчиненной формы.
Определите источник данных, которые будут отображаться в подчиненной форме. Выберите таблицу заказов и нажмите Далее .
Выберите таблицу «Заказы», добавьте все поля в подчиненную форму, нажав кнопку с двойным шевроном, и нажмите Далее .
Мастер подчиненной формы покажет, как связаны две таблицы, используя поле «Идентификатор клиента». Поскольку вы ранее построили связь между таблицами, мастер подчиненных форм всегда знает, как это нужно делать.Щелкните Далее .
Дайте подчиненной форме имя, например «fsubOrders», и нажмите Готово .
Переключите форму на Макет , чтобы можно было изменить размер подчиненной формы соответствующим образом. В итоговой форме отображаются все заказы для каждого покупателя.

Поделитесь этим советом доступа!

Считаете ли вы эту подсказку Access Subforms ценной? Обязательно поделитесь , используя значки социальных сетей на этой странице!

Запишитесь на следующий курс обучения Microsoft Access

Чтобы глубже погрузиться в Access или подготовиться к сертификационному экзамену Microsoft Office Specialist (MOS) для Access, зарегистрируйтесь сегодня на один из наших курсов Microsoft Access 2016.Эти открытые курсы для зачисления в настоящее время проводятся виртуально:

Access 2016: Часть 1. В этом курсе вы узнаете, как использовать Access 2013 для управления своими данными, в том числе как создавать новую базу данных, создавать таблицы, разрабатывать формы и отчеты и создавать запросы для объединения, фильтрации и сортировки данных.
Access 2016: часть 2 — Вы расширите свои знания о проектировании реляционных баз данных, напишете сложные запросы, структурируете существующие данные, поделитесь данными между приложениями и настроите отчеты.
Добавить комментарий Отменить ответ
Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *
Комментарий *
Имя *
Email *
Сайт

Навигация по записям
Previous PostКак посмотреть пароль сохраненный в браузере гугл хром: Sorry, this page can’t be found.
Next PostКак в яндекс почте восстановить удаленное письмо: «Можно ли восстановить письма Яндекс Почты, если корзина очищена?» – Яндекс.Кью