Аксесс как работать: Обучение работе с Access — Access

Содержание

Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.

Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

5. Для первой таблицы введите следующие поля:

Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

6. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.

7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».

8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:

Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.

Выбрать режим Конструктора.

Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.
Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
11. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Продолжение следует…
УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access

Как работать с базами данных Microsoft Access

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office — Access — служит для работы с базами данных

Создание новой базы данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы, пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

  1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
  2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
  3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
  4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

  1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
  2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм, пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

  1. Отчёт — будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
  2. Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
  3. Мастер отчётов — поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

НОУ ИНТУИТ | Работа в Microsoft Access XP

 

Форма обучения:

дистанционная

Стоимость самостоятельного обучения:

бесплатно

Доступ:

свободный

Документ об окончании:

Уровень:

Для всех

Длительность:

8:21:00

Студентов:

13830

Выпускников:

6306

Качество курса:

4.14 | 3.95


Краткий курс из серии "Шаг за шагом" знакомит с основными возможностями работы с Microsoft Access XP.


Курс содержит конкретные указания по созданию и использованию баз данных Microsoft Access.
С его помощью можно достичь уровня достаточного для разработки сложных приложений, предназначенных для многопользовательской работы.

Теги: microsoft word, vba, базы данных, главная кнопочная форма, клиенты, ключевое поле, объект базы данных, поиск информации, режим конструктора, режиме формы, создание базы данных, сортировка, сохранение изменений, структуры баз данных, телефония, телефоны, шрифты, элементы


Дополнительные курсы

 

2 часа 30 минут


Знакомство с Access

Изучив эту лекцию, вы сможете: открывать базу данных; открывать таблицы в различных режимах; выполнять запросы; открывать форму в различных режимах; просматривать отчет в различных режимах.


Создание базы данных

Изучив эту лекцию, вы сможете: создавать структуру базы данных с помощью мастера, работать с базой данных, созданной мастером.


Создание таблиц и работа с ними

Изучив эту лекцию, вы сможете: создавать пустую базу данных и добавлять в нее таблицы с помощью мастера; улучшать отображение данных; изменять вид и положение строк и столбцов в таблице.


Поиск и отбор информации

Изучив эту лекцию, вы сможете: сортировать информацию по одному или нескольким полям; фильтровать данные различными способами.


Создание запроса

Изучив эту лекцию, вы сможете: создавать запросы, извлекающие данные из одной или нескольких таблиц; создавать запросы, выполняющие вычисления.

База данных Microsoft Access. Создание базы данных microsoft Access

Для большинства людей, работающих в офисах, база данных Microsoft Access просто необходима. В статье разберем создание базы данных microsoft Access и установку самой программы на компьютер. Научимся строить отчеты, запросы и формы Microsoft Access

Что такое Microsoft Access?

Microsoft Access — многофункциональный редактор баз данных, который нужен пользователям для получения широких возможностей в создании новых, и форматировании готовых баз.

Он помогает достаточно быстро обрабатывать и систематизировать большой объём данных. Удобный и понятный интерфейс базы данных Microsoft Access, наличие возможности экспорта файлов из других программ и конструктора форм, делают этот софт уникальным.

Установка Microsoft Access

Установка аксесс на компьютер начинается с того, что установочный файл софта необходимо предварительно загрузить с официального сайта майкрософт. Здесь на выбор представлены различные версии разных годов. Самое оптимальное – выбирать версии, которые были выпущены позже всего, т.к. поддержка программ разработчиком будет длиться максимально долгое время. К тому же, актуальные ревизии софта содержат большое количество новых возможностей. Например: поддержка больших чисел, использование типа данных bigint и другие.

После загрузки установщика запускаем и следуем инструкциям на экране. Даже для начинающего пользователя ПК установка и первоначальная настройка приложения не вызовет особых трудностей. Запускаем Microsoft Access, на экране отобразится стартовое окно приложения.

Создание базы данных Microsoft Access

Работавшие в описываемом софте юзеры знают, что перед началом работы в майкрософт аксесс нужно сделать чистый файл базы, или, открыть уже существующий.

После открытия аксесс найдите в основном меню и нажмите кнопку “Файл”, в нём отыщите пункт “Создать”. После создания нового документа перед вами откроется пустая таблица. Для оптимально простого создания базы, пользователю на выбор даются готовые макеты, использование которых позволяет создать базу, заранее направленную на определенную задачу. Данная функция помогает вам моментально начать работать с таблицей, не настраивая форму вручную.

Начало работы с таблицей

При начале работы с новой базой данных, ее нужно наполнить информацией:

    1. Таблица майкрософт аксесс идентична по строению с другой программой этой же корпорации – Excel, соответственно, можно взять готовые материалы из другого табличного редактора;
  1. Еще одним способом заполнения сведениями можно считать формы. Это что-то схожее с таблицами, но в тоже время обеспечивают более наглядный показ материалов;
  2. Нужные данные могут отображаться посредством отчетов. Они помогут вам получить нужную информацию и статистику. Отчеты очень гибкие в настройки и могут выводить почти любую интересующую информацию.
  3. Сортировка данных в таблице Access выполняется при помощи запросов. При их помощи, можно постараться получить нужные данные из нескольких таблиц.

Наполнение таблицы информацией

При открытии новый базы данных, единственным, что будет на экране – пустая таблица. Для заполнения ячеек данными необходимо для начала переименовать строки и столбцы, для чего необходимо нажать правой кнопкой мыши и выбрать пункт “переименовать”.

Также, в случае, если большинство сведений расположено в другой программе, Microsoft Access предлагает функцию импортирования сведений.

Все функции, связанные с импортом вынесены в графу “Внешние данные”. Находим пункт “Импорт и связи”. Здесь перечислены форматы, с которыми Access “умеет работать”. Такие, как страницы из интернета, письма из почтовых программ, таблицы из табличного редактора Excel, другие базы аксесс, текстовые документы. Выбрав соответствующий формат сведений, через открывшееся меню проводника указываем путь к расположению файла. В процессе импортирования файла будут представлены различные способы конфигурации, разобраться в которых не составляет труда.

Создание запросов и их виды

Запрос – функция Access, которая позволяет редактировать или вносить информацию в базу данных. Запросы делятся на 2 типа:

  • Выборочный запрос. В данном случае приложение самостоятельно находит нужную информацию и проводит по ней соответствующие расчеты;
  • Запрос действия. Позволяет добавить или удалить информацию из базы данных.

Создать запросы можно, воспользовавшись встроенным помощником “Мастер запросов”. Вызвать меню по его настройке можно, найдя нужную кнопку в графе основного меню “Создание”.

Способов для использования запросов – тысячи, поэтому перечислять их не имеет смысла, главное понимать, что это – один из самых приятных и удобных для пользователя способов использования информации в редакторе.

Формы Microsoft Access

Употребление пользователем форм открывает возможность получить сведения из каждого поля и перемещаться между уже готовыми записями. При введении большого массива сведений, использование форм позволяет сильно облегчить работу с данными.

Также как и прошлом пункте, в графе “Создание” найдите кнопку “Форма”. При этом, отобразится стандартная форма таблиц. Появившиеся поля можно полностью изменять. В случае наличия в редактируемой таблице тех или иных взаимосвязей, их можно создать, удалить или исправить прямо здесь. Внизу меню настроек есть стрелки, с помощью которых можно управлять отображением столбцов таблицы. Они позволяют перемещаться по каждому столбцу, или же моментально открыть последнюю или начальную страницу.

Отчеты Microsoft Access

Отчеты – многофункциональный способ получения со всех возможных источников таблицы. Конфигурация отчетов настолько многогранна, что получить сведения возможно почти любые, зависит это лишь от количества введенной в базу.

Microsoft Access предоставляет для применения несколько типов отчетов:

  • Отчет – аксесс создаст автоматически отчет, собрав всю имеющуюся информацию;
  • Пустой отчет – чистая форма, для заполнения которой вам нужно будет выбрать одно из необходимых для заполнения полей;
  • Мастер отчетов – удобный инструмент для создания отчетов и форматирования полученных материалов.

Преимуществом пустого отчета является то, что пользователь самостоятельно имеет возможность добавить, удалить и настроить поля, а также заполнить их так, как будет удобно.

Как сделать базу данных в access 2003 пошагово?

Предисловие.

Создание баз данных с помощью приложения MS Access 2003 — задача довольно распространенная по причине включения самого приложения в пакет MS Office, но когда начинаеш читать учебники и руководства по MS Access 2003, то становится малость не посебе от обилия возможных вариантов создания баз данных, с помощью этого приложения. Данная инструкция по созданию базы данных, была написана автором чисто для себя (во время изучения MS Access), в качестве подручного материала по созданию базы данных и использует только какой то один вариант в каждом конкретном случае, не углубляясь в теорию

Создание базы данных начинается с ее планирования, а потом уже создаются остальные части задуманного, согласно разработанного плана действий.

План базы данных My_own_base

  1. Адрес — таблица адресов мест хранения
    поля — КодАдреса(Счетчик), Адрес, Примечание.
  2. Помещение — таблица с перечнем помещений для хранения
    поля — КодПомещения(Счетчик), помещение, примечание.
  3. Шкаф — таблица с перечнем шкафов (ящиков)в помещениях
    поля — КодШкафа(счетчик), шкаф, примечание.
  4. Полка — таблица с перечнем полок (секций) в шкафу.
    поля — КодПолки (счетчик), полка, примечание.
  5. Папка — таблица с перечнем папок для хранения документов
    поля — КодПапки (счетчик), папка, примечание.
  6. Документ — таблица содержащая список документов ( с разбивкой — по вышеприведенным признакам)
    поля — КодДокумента (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, папка, документ, дата открытия, дата закрытия, аннотация,актуальность (текущая), примечание.
  7. Книга — таблица содержащая список книг (с разбивкой — по вышеприведенным признакам)
    поля — КодКниги (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, книга, автор, название книги, год издания,номер издания, место издания, формат издания (повесть, роман и т.д.), аннотация, примечание.

Создание базы и ее компонентов

Открываем__MS_Access_2003

Создаем новую базу.

Создаем таблицы.

Создаем таблицы с соответствующими полями (7шт)с использованием нескольких кнопок

Таблицы, Создание таблиц в режиме конструктора,Конструктор, Открыть.

* поля счетчиков — обязательно ключевые и их заполнение идет автоматически,следует заметить что в MS Access обнуление счетчиков (при необходимости), вопрос решаемый, но достаточно хлопотный.

Продолжаем создание таблиц.

Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон (последовательность).
И тогда конечный вид для таблицы Документ, будет иметь вид

а для таблицы Книги

Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон(последовательность).И тогда конечный вид для таблицы Книги, будет иметь вид

и здесь Далее

и здесь продолжаем˜

Здесь из выпадающих списков выбираем соответствующие поля и нажимаем Далее

Здесь просто нажимаем Далее

Здесь нажимаем Готово

и здесь Да

Окончание создания таблиц.

Выполняем перечисленные для Подстановки процедуры с полями Помещение, Шкаф, Полка в таблице Книги и с полями Адрес, Помещение, Шкаф, Полка, Папка в таблице Документы Для поля Актуальность в таблице Документы создадим отдельную таблицу.
* При этом тип данных в этих полях автоматически поменяется с текстовый на числовой.
Просмотрим схему данных базы, после выполненных процедур.

Если сейчас открыть вкладку Подстановка в таблице Книги, то там можно увидеть такую картину“

Т.е. таблицы входящие в базу связаны между собой, база работоспособна и ее таблицы можно наполнять данными.

Формы в базе MS Access

Но MS Access обладает еще целым рядом расширенных функций для облегчения работы пользователя и их подключением мы сейчас и займемся.
Создадим формы для чтения и заполнения таблиц данными.

Вот такая форма у нас получилась.

Повторяем создание форм для всех таблиц используя приведенный шаблон.

Запросы к базе MS Access

Создаем запросы на выборку данных из базы

Выбираем нужные для формирования запроса поля и нажимаем Далее

Вот такой бланк запроса у нас получился

Повторяем создание запросов для таблицы Книги, для других таблиц есть смысл создавать запросы тогда когда в них будет количество полей более 25 (это только мое мнение — можно в принципе создавать поиск и в таблице с 2-3 полями).И вот такая форма запроса для таблицы Книги.

Поля формы (ширину колонок)можно изменить простым перетаскиванием границ при нажатой правой кнопке мыши

Отчеты в базах MS Access

Так же сформируем отчеты для нашей базы данных

Так же сформируем отчеты для нашей базы данных

Заключение

Ну вот и все — простейшая база создана и ею можно пользоваться. То что база простейшая отнюдь не означает, что она не может работать полнофункционально, все функции в наличии. Усложнения возможны за счет формирования более сложных отчетов, создания сложных запросов, более красивого оформления форм, добавления в таблицы, каких то не достающих полей. По большому счету можно модифицировать и эту базу под свои нужды и вкусы, а можно и создать новую базу, взяв за основу эту базу.
Удачи в творчестве.

Приложение.
1. Электронная книга в HTML формате
2. Электронная книга в EXE формате
3. Электронная книга в PDF формате
4. Электронная книга в PDF формате

Copyright © Grigoriy Krotko, 2010-2011
http://www.krognet.com************ ‘+addy_text01b5dffc4ead10bf1810f2e8bc2813ee+»;%20%09%09″>Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. document.getElementById(‘cloak544f5c84fee875ae0bb6dd593f9fa1ce’).innerHTML = »; var prefix = ‘ma’ + ‘il’ + ‘to’; var path = ‘hr’ + ‘ef’ + ‘=’; var addy544f5c84fee875ae0bb6dd593f9fa1ce = ‘admin’ + ‘@’; addy544f5c84fee875ae0bb6dd593f9fa1ce = addy544f5c84fee875ae0bb6dd593f9fa1ce + ‘krognet’ + ‘.’ + ‘com’; var addy_text544f5c84fee875ae0bb6dd593f9fa1ce = ‘admin’ + ‘@’ + ‘krognet’ + ‘.’ + ‘com’;document.getElementById(‘cloak544f5c84fee875ae0bb6dd593f9fa1ce’).innerHTML += »+addy_text544f5c84fee875ae0bb6dd593f9fa1ce+»;

排序方式

Создание таблицы базы данныхДмитрий Тарасов

6 年 前

Прежде чем начать создавать базу данных, нужно четко продумать какие именно данные в ней будут храниться….

Создание базы данных Торговый склад в Access 2003Mix Fix

4 年 前

Создание базы данных Торговый склад в Access 2003. Теперь канал Doc X доступен Вконтакте. Вступайте в группу vk.c…

Как создать базу данных Microsoft Access за 30 минутУроки по Microsoft Access

3 年 前

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/uroki/ Если вы не знаете как сделать базу…

Создание базы данных «Приемная комиссия»InFormat45 EvilAdmin

2 年 前

В этом видео описывается процесс создания простой базы данных в программе Microsoft Office Access 2007 Ссылка на задани…

Создание базы данных торговый магазин в Access 2003Mix Fix

4 年 前

Создание базы данных торговый магазин в Access 2003 Моя партнерская программа VSP Group. Подключайся! youpartnerwsp.c…

Пример создания базы данных «Клиент-Заказы-Товары» в MS Office Access 2007 (часть 1)nefmont

2 年 前

Пример создания базы данных «Клиент-Заказы-Товары» в MS Office Access 2007 (часть 1) (часть 2) cnclip.net/video/vCjKuuE1ef8/视频.html (часть…

Пример создания базы данных в MS Office Access 2007nefmont

6 年 前

Пример базы данных «Поликлиника» в MS Office Access 2007. Пример БД «Регистратура» cnclip.net/video/aQHonzw5Wr0/视频.html Расширенный пример…

Как создать таблицы в Microsoft Access за 8 минутУроки по Microsoft Access

3 年 前

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/uroki/ Готовые базы Access: 7108.ru/g0203 Если…

Как создать запросы в Microsoft Access за 10 минутУроки по Microsoft Access

3 年 前

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/uroki/ Если вы не знаете как создать…

Уроки по Microsoft Access

3 年 前

Канал для тех, кто хочет научиться делать базы данных в программе MS Access. Канал будет полезен студентам, кото…

渠道

БД «Библиотека» в Access 2007bestelm

2 年 前

Создание базы данных «Библиотека» в Access 2007. Не видеоурок. Для форума ИС-08 isiate.ucoz.org/forum/53-256-1 Блог: www.papa40….

Как создать формы в Microsoft Access за 10 минутУроки по Microsoft Access

3 年 前

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/uroki/ Готовые базы Access: 7108.ru/g0203 Если…

База данных в Access — учет товаров на складеMix Fix

4 年 前

Создание базы данных «Список учета товаров на складе» Помощь каналу и автору R408413163597 Моя партнерская прогр…

База данных Автомобильный салон в AccessMix Fix

5 年 前

Видео урок. База данных Автомобильный салон в Access 2010 Моя партнерская программа VSP Group. Подключайся! youpa…

Создание интернет магазина — часть 10 — База данныхPracticU — онлайн IT курсы

年 前

Этап 3 — Frontend — Разработка веб-сайтов Курс Angular 1 — MVC — WebAPI Создание интернет магазина — часть 10 — База данных…

Как создать запрос в БД Access?Виктория Дончик

5 年 前

Тема: «Базы данных. СУБД Access». Тема урока: Создание запросов в БД Access. informatikurok.ru/ В этом видеоуроке мы научи…

Как создать отчеты в Microsoft Access за 10 минутУроки по Microsoft Access

3 年 前

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/uroki/ Готовые базы Access: 7108.ru/g0203 Если…

База данных магазина новогодних игрушек в AccessMix Fix

2 年 前

Как создать макросы в Microsoft Access за 7 минутУроки по Microsoft Access

3 年 前

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/uroki/ Готовые базы Access: 7108.ru/g0203 Если…

Как создать главную кнопочную форму в Microsoft Access за 9 минутУроки по Microsoft Access

3 年 前

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/uroki/ Готовые базы Access: 7108.ru/g0203 Если…

Создание базы данных Отдел кадров в Microsoft AccessMix Fix

5 年 前

Видео урок. Создание базы данных «Отдел кадров» в Microsoft Access www.donationalerts.ru/r/docx1250.

База данных 1andreyPanic

9 年 前

Microsoft Office Access 2007 Создание БД. Создание таблицы «Результаты» с полями «Фамилия» и «Оценка». Внесение данных…

Создание таблиц в Access 2010 в режиме «Конструктор»Стас Дейнека

5 年 前

Читайте уроки и статьи на сайте www.programm-school.ru.

как рассчитать объем продаж формулаСОЗДАНИЕ САЙТОВ КИРОВ — 年 前

методы привлечения лидов facebook com tr Елец / стимулирование продаж скидки Терскол / SMM СПБ отзывы Соболево /…

Создание сводной таблицы в ExcelNikolay Pavlov

5 年 前

Как создать аналитический отчет сводной таблицы в Microsoft Excel. Понятно, пошагово и с подробностями. Статья…

Створення запитів в Access 2016Вчитель Інформатики

年 前

Створення простого запиту, запиту на вибірку та запиту з параметром в Access 2016.

Урок №1. Создание базы данных и отображение данных.RuLooper

7 年 前

ВСЕ КТО ПРОСИЛ БИБЛИОТЕКУ! files.mail.ru/75896DCAEB94470FA43F6852B0272586 — библиотека EhLib В серии видеоуроков будет рассказа…

Access для начинающих. Урок 6: Импорт данныхДмитрий Кивганов

3 年 前

В уроке разбирается как импортировать в базу данных Access данные, набранные в Excel или другой подходящей прогр…

02-Сamtasia 9: как ЛЕГКО и БЫСТРО сделать запись экранаУроки по Camtasia Studio

年 前

Если вы хотите научиться получать запись экрана со звуком, то посмотрите этот урок. В этом уроке вы научитес…

Создание базы данных MySQL (как создать новую БД в панели управления DirectAdmin) / UH.uaУкраинский хостинг | UH.ua

3 年 前

Создание базы данных в MS Office Access 2007nefmont

6 年 前

Создание базы данных «Поликлиника» в MS Office Access 2007 Creation of a data base in MS Office Access 2007 Короткий вариант: …

DirectAdmin — создание базы данныхЕвгений Русаченко

4 年 前

Microsoft Access 2010. Создание базы данных ‘Сотрудники предприятия’Mix Fix

4 年 前

Видео урок Microsoft Access 2010. Создание базы данных ‘Сотрудники предприятия’ Моя партнерская программа VSP Group….

Создать таблицу в Excel. Табличный редактор Excel.Svetlana Duban

5 年 前

Создать таблицу в Excel. Табличный редактор Excel урок 2 svetlanaavrora.com/sozdat-tablitsu-v-excel/ НУЖНА ПОМОЩЬ — звоните…

Часть 2. Урок 26.Рейтинг товаров. Своя кнопка Like. База данных и Программирование сайтаIT-Channel

4 年 前

Часть 2. Урок 26.Рейтинг товаров. Своя кнопка Like. База данных и Программирование сайта.

13. Создание подчиненной формы «Заказы»GTIFEMBI

5 年 前

Продолжаем разрабатывать сложную форму. На этот раз делаем ее подчиненную часть.

Консолидация (сборка) данных из нескольких таблиц в ExcelNikolay Pavlov

5 年 前

Как собрать данные из нескольких таблиц (одинаковых или не очень) в один итоговый отчет в Excel. Подробно и…

Access для начинающих. Урок 1: ИнтерфейсДмитрий Кивганов

3 年 前

В первом уроке мы разбираем особенности ленточного интерфейса, который появился в MS Access в версиях 2007, 2010…

Как ЛЕГКО и БЫСТРО вставить картинку в базу данных AccessУроки по Microsoft Access

3 年 前

Если вы не знаете как вставить фото, картинку, изображение в программе Microsoft Access, то посмотрите это видео….

Лекция 14: Access: Заполнение таблиц базы данныхНОУ ИНТУИТ

4 年 前

Режим таблицы, режим ввода записей БД, настройка вида таблиц БД, данные особых типов (рисунки, вложения)….

Лекция 12: Access: Знакомство с базами данныхНОУ ИНТУИТ

4 年 前

Реляционные базы данных (БД), о проектировании БД, первичный ключ, связи в БД, связи 1-к 1 и 1-ко многим, формы,…

Урок 40 Связи между таблицамиANABOL2010

6 年 前

Урок в Microsoft Access ( Перекрестные запросы )Александр Власов

5 年 前

Видео о создании перекрестного запроса в Access 2007 года.

Как вставить рисунок в форму и отчет в базе данных AccessУроки по Microsoft Access

11 个月 前

Если вы не знаете, как вставить рисунок в форму и отчет в базе данных Microsoft Access, то посмотрите это видео. …

Как сбросить значения поля счетчика в базе Access (3 ПРОСТЫХ способа)Уроки по Microsoft Access

11 个月 前

Если вы не знаете, как сбросить значения поля счетчика в базе данных Microsoft Access, то посмотрите это видео. В…

Урок 45 Создание параметрического запросаANABOL2010

6 年 前

Создание сводных таблиц в MS Excel 2007Andrei Stygar

6 年 前

Данный видео-урок является частью масштабного дистанционного курса на тему: «MS Excel для бизнеса» — in-course.com/…

Самостоятельная работа №1.

Создание Базы Данных в Microsoft Access 2003.

Прежде, чем создать свою базу, создадим каталог BASE в папке Мои документы.

Запустите Microsoft Access 2003 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Далее выбираем пункт меню Файл/Создать и в правой части экрана выбираем «Новая база данных». Присвоим нашей базе имя «Список учеников» и сохраним в свою папку. Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне можно будет проводить все операции — создавать и манипулировать объектами БД. Окно базы данных порождает множество дочерних окон объектов (таблицы, запроса, формы и т. д.), и каждое такое окно может быть закрыто автономно — любым из стандартных способов Windows.

Для создания таблицы выберите в списке вкладок в левой части окна базы данных вкладку Таблица. После этого в окне базы данных будут отображены ярлыки вариантов создания таблицы: в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Дважды щелкнув мышью по строке «Создание таблицы в режиме Конструктор», откройте окно таблицы в режиме Конструктор, как показано на рис. 2.

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания.

В столбце Имя поля введите произвольное имя поля, а в следующем столбце укажите тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк Свойства поля (характеристики данного поля). Он представляет собой перечень свойств (слева — название свойства, справа — значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству. Перечень свойств меняется в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, вы можете изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Большинство значений принимается системой по умолчанию, многие свойства можно изменить самостоятельно. Некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.

Создадим базу данных со следующей структурой

Имя поля

Тип данных

Длина поля

№ личного дела

Текстовый

10 символов

Фамилия

Текстовый

20 символов

Имя

Текстовый

20 символов

Отчество

Текстовый

20 символов

Дата рождения

Дата/время

Длинный формат даты

Домашний адрес

Текстовый

50 символов

Класс

Текстовый

3 символа

Теперь зададим поле КЛЮЧ, для этого выберем в таблице поле № личного дела и нажмём в панели инструментов значок . Тем самым вы определите первичный ключ своей таблицы (и запретите ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).

Примечание. Поле первичного ключа определять не обязательно, но желательно. Если первичный ключ не был определен, Microsoft Access при сохранении таблицы спросит, нужно ли создать ключевое поле.

Выбрав команду Режим таблицы в меню Вид, переключите отображение созданной таблицы базы данных в режим отображения таблицы. При этом обязательно сохраните таблицу под именем Список класса.

Заполним нашу таблицу по предложенному образцу:

Измените структуру таблицы, вставив перед столбцом Дата рождения столбец с полем Пол. Для этого, выделив столбец Дата рождения, в меню Вставка выберите команду Столбец. Переименуйте вставленный столбец, выделив столбец Поле 1 и выбрав в меню Формат команду Переименовать столбец. После этого задайте столбцу имя — Пол.

Для определения свойств нового поля переключите таблицу в режим Конструктора, выбрав команду Конструктор в меню Вид. Определите для поля Пол логический тип данных, а на вкладке Общие в области описания Свойства поля выберите формат Да/Нет и отредактируйте его, записав как Муж/Жен.

Переключите отображение таблицы в Режим таблицы и в поле Пол, включите флажки в записях с мальчиками. Переместите столбец Пол, установив его справа от поля Дата рождения. Для этого выделите столбец Пол, щелкнув область выделения поля со словом Пол, затем отпустите кнопку мыши. Снова нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее в области выделения поля, перетащите столбец Пол в нужное положение.

Отсортируйте записи в таблице по алфавиту фамилий, для чего, щелкнув поле Фамилия, нажмите кнопку «Сортировка» по возрастанию в панели инструментов MS Access или воспользуйтесь командой Сортировка в меню Записи. Отсортированная таблица измененной структуры будет выглядеть, как показано на рис. 3.

Рис. 3. Отсортированная по алфавиту фамилий таблица Учащиеся

Для дальнейшей работы, обязательно сохраните вашу базу!

Как пользоваться программой access

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office — Access — служит для работы с базами данных

Создание новой базы данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы, пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

  1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
  2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
  3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
  4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

  1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
  2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм, пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

  1. Отчёт — будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
  2. Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
  3. Мастер отчётов — поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Базы данных Access на компьютере помогут вам хранить и отслеживать практически с любого типа данных, например запасов, контакты или бизнес-процессов. Давайте подробное описание пути, которые можно использовать для создания базы данных Access, добавьте в нее данные и затем изучить следующие шаги по направлению к настройке и использованию новой базы данных.

В этой статье

Выбор шаблона

Шаблоны Access содержат встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, готовые к работе. Доступные шаблоны — первое, что вы видите при запуске Access, а дополнительные варианты можно загрузить из Интернета.

В Access на вкладке Файл выберите команду Создать.

Выбор шаблона базы данных рабочего стола и введите имя в поле Имя файла . базы данных (Если вы не видите шаблона, который будет работать для вас , использовать Поиск шаблонов в Интернете поле.)

Можно использовать расположение по умолчанию, указанное под полем Имя файла, или выбрать другое, щелкнув значок папки.

Нажмите кнопку Создать.

В зависимости от выбранного шаблона, до начала работы вам, возможно, нужно будет выполнить какие-либо из перечисленных ниже действий.

Если Access отображает диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей:

Нажмите кнопку нового пользователя.

Заполните форму Сведения о пользователе.

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Выберите только что имя пользователя введены и нажмите кнопку входа.

Если Access отображает сообщение Предупреждение системы безопасности в панели сообщений, а также шаблон из надежного источника, нажмите кнопку Включить содержимое. Если база данных требует входа в систему, войдите в систему.

Создание базы данных с нуля

Если ни один из шаблонов вам не подходит, вы можете начать с пустой базы данных на компьютере.

В Access выберите команду Создать, а затем — пункт Пустая база данных рабочего стола.

Введите имя базы данных в поле Имя файла.

Можно использовать расположение по умолчанию, указанное под полем Имя файла, или выбрать другое, щелкнув значок папки.

Нажмите кнопку Создать.

Добавление таблиц

В базе данных данные сохраняются в несколько связанных таблиц. Чтобы создать таблицу:

При открытии базы данных в первый раз, вы увидите пустой таблицы в режиме таблицы, где можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, перейдите на вкладку Создать > Таблица. Можно начать вводить данные в пустое поле (ячейка) или Вставка данных из другого источника, например книгу Excel.

Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

Совет: Рекомендуется выбирать значимые имена, чтобы определять назначение полей, не изучая их содержимое.

Нажмите Файл > Сохранить.

Чтобы добавить другие поля, начните вводить текст в столбце Щелкните для добавления.

Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок, и перетащите в нужное место. Вы можете проделать эту операцию и с несколькими смежными столбцами.

Копирование и вставка данных

Вы можете скопировать данные из другой программы, например Excel или Word, и вставить их в таблицу Access. Лучше всего, если они организованы в столбцы. Если данные находятся в текстовом редакторе, например Word, перед копированием разделите столбцы данных с помощью табуляции или преобразуйте данные в таблицу.

Если данные нужно изменить, например разделить полные имена на имена и фамилии, сделайте это в исходной программе.

Откройте источник и скопируйте данные (CTRL+C).

Откройте таблицу Access, в которую вы хотите добавить данные, в режиме таблицы и вставьте данные (CTRL+V).

Дважды щелкните заголовок каждого из столбцов и укажите значимые имена.

Выберите файл > Сохранить и присвойте имя новой таблицы.

Примечание: В зависимости от того, какие данные вы вставляете в первой строке столбца, Access присваивает каждому полю тип данных. Следите за тем, чтобы данные в остальных строках относились к тому же типу.

Импорт или связывание данных

Вы можете импортировать данные из других источников или можно связать данные из Access без перемещения информацию из которой он хранится. Связывание может быть хорошим вариантом при наличии нескольких пользователей, обновление данных и вы хотите убедиться, что вы видите последнюю версию, или если вы хотите сохранить дисковое пространство. Вы можете ли вы хотите связать с или импортировать данные для большинства форматов. Импорт или связывание с данными из другой базы данных Access более подробные сведения.

Процесс немного различается в зависимости от источника данных, но всегда начинается с описанной ниже процедуры.

На Внешних данных нажмите кнопку Формат данных, вы будете импорта или связывания с. Если вы не видите необходимый формат, нажмите кнопку Дополнительные .

Примечание: Если его все равно нет, возможно, вам понадобится сначала экспортировать данные в формат файла, поддерживаемый Access (например, в текстовый файл с разделителями).

Следуйте инструкциям в статье диалоговое окно « Внешние данные ».

При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Ниже перечислены внешние источники, данные которых можно импортировать или связывать.

Microsoft Access — это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.

Курс по Access. Управление базами данных в Access / RUNET-ID

Целевая аудитория: семинар предназначен для всех, кто по роду деятельности использует в работе программу MS ACCESS .

Цель семинара: научить слушателей использовать возможности Microsoft Access для обработки и анализа информации.

Базы данных существуют в любой организации. Одной из программ, позволяющей сотрудникам решать задачи хранения и обработки данных, является Microsoft Access.

Microsoft Access – популярная система управления базами данных, инструмент быстрой разработки баз данных и пользовательских приложений к ним.

MS Access может работать одновременно с такими  объектами, как таблицы, отчеты, запросы, формы, макросы и модули, связанными между собой в один файл (базу данных).

Вы научитесь:

·         создавать базы данных для хранения и структурирования большого объема информации в различных областях, правильного обновления, модификации и поиска определенных данных, а также автоматизации расчетов, и отчетов,

·         формировать запросы и отчёты для анализа информации и просмотра результатов,

·         создавать экранные формы, которые превратят базу данных в удобное приложение для конечного пользователя,

·         работать как с существующими базами данных, так и при разработке своих баз данных.

Пройдя курс, Вы освоите не только базовый функционал, но и возможности в версиях Access, что позволит Вам эффективнее использовать программу Microsoft Access в повседневной работе.

ПРОГРАММА

1.      ЗНАКОМСТВО С БАЗАМИ ДАННЫХ MICROSOFT ACCESS

·         Знакомство с технологией баз данных при хранении информации

·         Отличие баз данных Access от электронных таблиц Excel

·         Обзор основных новшеств Microsoft Access

·         Создание базы данных Microsoft Access по шаблону

·         Работа с существующей базой данных

·         Назначение основных объектов базы данных Access

·         Работа с объектами базы данных в Области навигации

Тренировочное задание по теме

2.      РАБОТА С СУЩЕСТВУЮЩЕЙ БАЗОЙ ДАННЫХ

·         Открытие существующей базы данных

·         Область переходов

·         Просмотр таблиц

·         Просмотр запросов

·         Просмотр форм

·         Просмотр отчетов

·         Просмотр других объектов Access

·         Создание и сохранение новой базы данных

·         Одновременное открытие двух баз данных

·         Открытие БД, созданной в более старой версии Access

·         Закрытие базы данных и выход из MS Access

·         Вывод на экран схемы данных

Тренировочное задание по теме

3.      СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ В БАЗЕ ДАННЫХ ACCESS И РАБОТА С НИМИ. ИМПОРТ ДАННЫХ В ACCESS

·         Создание таблиц в базе данных Microsoft Access: установка типов данных, свойств полей

·         Ввод и редактирование данных в таблицах

·         Импорт данных из других приложений в базу данных Access

·         Типы отношений между таблицами в базе данных

·         Определение связей между таблицами в окне

·         Схема данных, настройка целостности данных

·         Использование подстановок (поля с возможностью выбора из списка)

·         Настройка свойств, ограничивающих ввод данных в таблицу

Тренировочное задание по теме

4.      СОЗДАНИЕ ЭКРАННЫХ ФОРМ

·         Автоматическое создание экранных форм разных типов: в столбец, ленточной и разделённой

·         Создание форм с помощью Мастера форм

·         Работа с табличными данными с помощью форм

·         Изменение дизайна и настроек формы в режимах Макета и Конструктора

·         Добавление дополнительных полей из таблицы в экранную форму

·         Представление связи «один-ко-многим» с помощью подчиненной формы

Тренировочное задание по теме

5.      ОБРАБОТКА ДАННЫХ В ACCESS: ФИЛЬТРЫ И ЗАПРОСЫ

·         Поиск данных в таблицах

·         Сортировка и фильтрация данных в таблицах

·         Создание простых запросов на основе одной или нескольких таблиц

·         Сортировка данных с помощью запросов

·         Установка критериев отбора записей

·         Вычисления в запросах

Тренировочное задание по теме
 

6.      СОЗДАНИЕ ПЕЧАТНЫХ ОТЧЕТОВ. ЭКСПОРТ ОТЧЕТА В PDF. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СЕРВИСОВ

·         Создание печатного отчета без группировки

·         Создание отчета с группировкой с помощью Мастера отчетов

·         Изменение настроек отчета в режимах Макета и Конструктора

·         Экспорт отчета в формат PDF

·         Создание резервной копии и восстановление базы данных

·         Сжатие и восстановление базы данных Microsoft Access

Тренировочное задание по теме

7.      ОБМЕН ИНФОРМАЦИЕЙ С ВНЕШНИМИ ИСТОЧНИКАМИ

·         Импорт данных из Excel

·         Импорт данных из текстовых файлов с разделителями

·         Импорт данных из текстового файла с фиксированной длиной записи

·         Импорт информации из базы данных Access

·         Импорт информации из других баз данных

·         Экспорт данных в другие приложения (Word, Excel, другую БД Access)

·         Связывание базы данных Access с информацией из другого приложения

·         Другие способы обмена данными в Access

Тренировочное задание по теме
 

! Предварительная подготовка: Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на семинаре. Это сэкономит время и сделает семинар более практичным.
 

! Возможно проведение мероприятия в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.
 

Методы и формы работы

Семинар является формой активного обучения, целью которого является передача знаний тренера слушателям, получение и развитие практических знаний и навыков при непосредственном выполнении заданий и решении задач, аналогичных производственным.

Во время тренинга каждый слушатель под руководством тренера выполняет практические задания по темам курса на компьютере с установленной программой. В процессе работы предусматриваются ответы на соответствующие теме вопросы участников.

Как использовать Microsoft Access для выставления счетов | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 1 марта 2019 г.

Microsoft Access является частью Microsoft Office Suite решений для дома и бизнеса. Те, у кого есть MS Office 365 на ПК, должны иметь доступ к MS Access 2016. Если вы работаете со старой версией MS Office, вам может потребоваться загрузить дополнение, если оно еще не является частью пакета. Microsoft Access — это инструмент для создания и управления базами данных. Одна из мощных вещей, которые позволяет вам делать эта программа, — это использовать уже установленные данные для создания счетов-фактур и управления ими.

Сначала создайте базу данных

Хотя вы можете вручную создать счет с нуля, когда это необходимо, при этом будут игнорироваться возможности всей программы Access. Установите параметры базы данных, которые включают всю соответствующую информацию, которую вы хотите отслеживать и поддерживать. Это должно включать контактное имя, адрес, телефон, факс и электронную почту постоянных клиентов, поставщиков или деловых партнеров. Если у контакта есть веб-сайт или другая соответствующая информация, включите ее в базу данных. Одна таблица данных может содержать информацию об оптовом продавце для продуктов, которая включает название продукта, артикул, оптовые цены и розничные цены.Другая таблица данных может быть данными клиента.

Для создания базы данных используйте раздел Tables , который похож на Excel. Разница в том, что Access предназначен для работы с таблицами и создания связи по мере использования других инструментов в программе. Создайте заголовки данных и введите свои данные для создания базы данных.

Создание шаблона счета-фактуры

После создания базы данных создайте счет-фактуру. Откройте Access и выберите Создать счет в меню параметров слева.Когда он выделен, перейдите в верхнее меню и выберите Create , а затем Form Wizard . Мастер форм берет информацию, которую вы выбираете из разных таблиц, чтобы объединить их в одну форму — счет-фактуру. Выберите шаблонные компоненты для включения в форму счета, включая номер счета, дату продажи, идентификатор клиента, идентификатор продукта, количество и цену. Есть и другие варианты, но это основные компоненты, необходимые для счета-фактуры. Добавьте в свой шаблон по желанию.

Работая с создателем формы счета-фактуры, вы определяете, какая информация будет отображаться в заголовке, а какая — в подполя.Настройте счет в соответствии с вашим предпочтительным видом. Когда у вас будет вся необходимая информация, выберите Finish . Назовите шаблон, который хранится в таблице счетов-фактур.

Новый счет-фактура клиента

Чтобы создать новый счет-фактуру клиента, перейдите на панель под полем Таблица счетов-фактур. Выберите Новая запись для нового счета-фактуры для клиента. Каждый раздел таблицы счетов-фактур становится раскрывающимся меню, в котором вы можете получить информацию для счета-фактуры. Например, если клиент уже есть в базе данных, выберите имя в раскрывающемся меню «Клиент».Сделайте то же самое в отношении даты покупки, продуктов и любых изменений цен.

Если вам нужно внести какие-либо изменения в счет-фактуру, выберите вкладку «Дизайн» в верхней строке меню. Это позволяет расширять и добавлять текстовые поля и информационные поля, такие как промежуточные итоги. На вкладке «Дизайн» используйте варианты «Поле выражения» справа, чтобы создать вычисляемые поля на основе информации в уже созданном шаблоне. Сохраните счет, чтобы сохранить все данные.

Сторонние шаблоны

Разработчики Microsoft создали множество шаблонов для MS Access, поэтому вам не нужно создавать свои собственные.Многие из них бесплатны, хотя некоторые можно купить. Ищите шаблон, который соответствует вашим потребностям, чтобы ограничить количество требуемых настроек. Если вы загружаете шаблон вне Microsoft Office, например, на чей-то веб-сайт или форум пользователей, убедитесь, что на вашем компьютере установлена ​​хорошая антивирусная и антивирусная программа.

Как использовать Microsoft Access для создания базы данных обслуживания клиентов для малого бизнеса

В рамках любой операции малого бизнеса вам, вероятно, потребуется отслеживать своих клиентов.Обычно это означает оплату системы клиентской базы данных, такой как Streak CRM или Monday.com. Эти сервисы действительно хороши, поскольку они часто удобны для пользователя и имеют приятный графический интерфейс. Однако знаете ли вы, что с помощью Microsoft Access можно создать собственную базу данных? В сегодняшнем руководстве по Microsoft 365 мы покажем вам, как это сделать.

Зачем создавать базу данных с Access?

Перед тем, как начать, мы объясним, почему вы можете захотеть создать базу данных обслуживания клиентов с помощью Access.Ответ довольно прост! Это легко сделать всего за несколько шагов, и все будет предварительно отформатировано вместе с вами. Для малых предприятий, которые просто упрощают работу, вы можете использовать его для отслеживания назначений, приоритетов, статуса, клиентов и решений. Если ваши потребности более сложные, Access может не справиться с этой задачей, но для более простых потребностей он отлично подойдет, поскольку он уже включен в вашу подписку на Microsoft 365.

Создание базы данных обслуживания клиентов

Чтобы начать создание базы данных обслуживания клиентов, вам нужно открыть Access и затем щелкнуть New .Вы увидите множество шаблонов, но мы ищем базу данных по обслуживанию клиентов. Прокрутите вниз, чтобы найти его, а затем щелкните по нему. Access создаст базу данных.

После создания нажмите Включить содержимое вверху экрана. Затем вы можете начать вводить свои данные для обращений и ваших клиентов. Вы можете добавить новый случай, нажав N ew Case , а затем заполнить полученную форму. Есть места для заголовка дела, правопреемников, клиента, приоритета, категорий, статуса и т. Д.По мере заполнения форм вы будете получать всплывающие подсказки для заполнения информации о клиенте и сотрудниках. Заполните их, чтобы упростить задачу.

Если вы просто хотите управлять списком клиентов или сотрудников с помощью этой базы данных, вам нужно будет нажать кнопки Список клиентов или Список сотрудников . Это откроет их в новой вкладке.

Центр отчетов

По мере того, как вы заполняете все больше и больше данных в базе данных обслуживания клиентов, вам может понадобиться фильтровать или создавать отчеты.Вы можете сделать это очень легко. Есть кнопки фильтров для категорий, назначенных и статуса. Если вы выберете эти поля, они дадут вам возможность отфильтровать точные данные, которые вы, возможно, ищете. Вы также можете использовать функцию «Открыть диаграммы» для создания полезных отчетов, таких как «Открытые дела по назначенным» и «Просроченные дела».

Access — это гораздо больше!

Хотя мы только что коснулись базы данных обслуживания клиентов в Access, есть еще много чего, что можно использовать и создавать.Вы сможете создать трекер звонков, трекер ошибок, инвентарь, менеджер событий и многое другое. В Access есть множество шаблонов для изучения, поэтому ознакомьтесь с ними сейчас и поделитесь с нами своими мыслями в комментариях.

Поделиться этим сообщением:

Учебное пособие по Microsoft Access 2010, 2013, 2016 и 2019 — Страница 4 — Учебники Holowczak.com

4 Запуск Microsoft Access

Как и большинство программ Windows, Access можно запустить, перейдя в меню «Пуск» в нижнем левом углу рабочего стола Windows.

Чтобы запустить Access, нажмите кнопку «Пуск», затем выберите меню «Программы», затем перейдите в меню Microsoft Office и, наконец, щелкните пункт меню «Microsoft Access». Меню MS Office Professional показано ниже.

Обратите внимание, что такое расположение меню может различаться в зависимости от того, как MS Office был установлен на компьютере, который вы используете.

После запуска Access отобразится начальный экран:

На этом начальном экране пользователь может создать новую базу данных (пустую или с некоторыми таблицами, созданными с помощью мастера баз данных) или открыть существующую базу данных.

Как правило, при первом запуске проекта необходимо создать новую пустую базу данных. После этого используйте опцию Открыть существующую базу данных , чтобы повторно открыть базу данных, созданную ранее.

Предупреждение — Если вы ранее создали базу данных, а затем снова создали ее с тем же именем, вы перезапишете все выполненные вами работы.

Для целей данного руководства, если вы выполняете эти шаги впервые, выберите вариант создания новой пустой базы данных, как показано на рисунке выше.

В Access 2007 нажмите круглую кнопку Office в верхнем левом углу и выберите «Создать» в раскрывающемся меню. Введите Имя файла как bankdb.accdb и нажмите кнопку «Создать», чтобы создать базу данных, как показано на рисунке ниже.

Новый экран базы данных для Access 2007

В приведенном выше имени файла bankdb — это имя, выбранное для этой конкретной базы данных, а .accdb — это расширение имени файла, данное для файлов Microsoft DataBase 2007, 2010 и 2013.

Желательно, чтобы имя базы данных (bankdb в приведенном выше примере) было относительно коротким и не использовало пробелы или другие знаки препинания в имени базы данных. Кроме того, название базы данных должно отражать ее содержимое.

После создания новой базы данных появится следующий главный экран доступа:

Внешний вид экрана MS Access 2007 значительно отличается от предыдущих версий. Изменено расположение большинства вкладок в верхней части экрана.Кроме того, основной экран по умолчанию после создания новой базы данных автоматически переключается на представление «Дизайн» для создания новой таблицы.

Вверху экрана появятся следующие вкладки:

  • Вкладка «Главная» — Элементы управления для изменения шрифтов, выполнения запросов, копирования / вставки / вырезания данных и т. Д.
  • Вкладка «Создать» — Элементы управления для создания таблиц, форм, отчетов и т. Д.
  • Вкладка «Внешние данные» — Элементы управления для загрузки данных из других источников данных в MS Access.
  • Вкладка «Инструменты базы данных» — Элементы управления для управления базами данных (безопасность, коммутатор и т. Д.)
  • Вкладка «Дизайн» — появляется при создании новой таблицы, формы, отчета и т. Д.

Обратите внимание, что интерфейсы для Access 2007, 2010 и 2013 похожи, хотя версия, которую вы используете, может немного отличаться от изображений, включенных в это руководство.

4.1 Обзор запуска Microsoft Access

Для запуска Microsoft Access:

  1. Используйте кнопку Пуск на панели задач, чтобы открыть: Программы -> MS Office -> Microsoft Access
  2. Чтобы создать новую базу данных, выберите Пустая база данных и укажите новое имя файла для базы данных.Обязательно используйте описательное имя для новой базы данных. Нажмите кнопку ОК, чтобы создать новую базу данных.
  3. Чтобы открыть существующую базу данных, выберите Открыть существующую базу данных , выделите Дополнительные файлы… и нажмите кнопку ОК. Затем перейдите к диску, выделите существующий файл базы данных на жестком диске или USB-накопителе и снова нажмите кнопку ОК, чтобы открыть базу данных.

Чтобы выйти из Access, откройте меню «Файл» (или меню «Офис») и выберите пункт меню «Выход».

Страницы: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Как создать базу данных с помощью Microsoft Access

Если у вас есть подписка на Office 365, одним из приложений, к которым вы можете получить доступ, является Access. Это инструмент для создания различных типов баз данных и отчетов на вашем компьютере. Если вы ищете метод создания базы данных, MS Access — лучший способ сделать это, независимо от того, хотите ли вы создать простую или сложную базу данных.

Вы можете использовать этот инструмент для создания базы данных, создания форм для ввода данных, фильтрации данных с помощью настраиваемых запросов и создания отчетов на основе ваших данных.Существуют пошаговые мастера, которые помогут вам создать эти предметы, поэтому использовать их не так уж сложно.

Как создать пустую базу данных с помощью MS Access

Первое, что вам нужно сделать, это создать базу данных. Для этого запустите новую базу данных в Access. В нем будут сохранены ваши таблицы данных, формы, запросы и отчеты. Для этого вы можете использовать один из множества шаблонов, которые предоставляет Access, или создать его с нуля.

Здесь мы создадим базу данных, в которой будет храниться информация о студентах, и будем использовать пустой шаблон базы данных.

  1. Запустите приложение Access на своем компьютере.
  2. Щелкните New на левой боковой панели, чтобы создать новую базу данных.
  3. Выберите опцию Пустая база данных на правой панели, чтобы создать новую пустую базу данных.
  1. Щелкните значок маленькой папки и выберите путь для сохранения базы данных. Затем нажмите кнопку с надписью Create .
  1. Вот как вы создаете базу данных с помощью Access.Ваша база данных должна быть доступна по указанному пути.

Создание таблицы в базе данных

Основа любой базы данных — это таблицы. Именно в этих таблицах ваши данные сохраняются в различных столбцах, и именно из них вы можете запускать запросы и создавать отчеты.

При создании новой базы данных в Access открывается экран создания новой таблицы в представлении таблицы. С этим представлением не так просто работать, поэтому вам нужно изменить его на представление дизайна, а затем создать столбцы таблицы.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши вновь созданную таблицу и выберите Design View .
  1. Сначала вам будет предложено сохранить таблицу. Введите имя таблицы и нажмите ОК .
  1. Следующий экран позволяет вам добавлять в таблицу столбцы и их типы данных. Оставьте первый столбец как есть, потому что он генерирует уникальный идентификатор для каждого из ваших элементов.
  2. Пока мы создаем базу данных студентов, поместите курсор во второе поле и введите Имя студента .Выберите Краткий текст в поле Тип данных .
  1. Введите Возраст в качестве имени следующего поля и выберите Номер в раскрывающемся меню Тип данных .
  1. Добавьте последний столбец с именем Country и Short Text в качестве типа данных.
  1. Нажмите Ctrl + S , чтобы сохранить таблицу.

Создайте форму для ввода данных в вашу базу данных

Хотя вы можете открыть таблицу в виде таблицы и добавить в нее необходимые данные, форма предоставит вам более простой способ ввода данных.Вам также не придется вмешиваться в какие-либо другие данные в таблице, поскольку форма позволяет редактировать только одну запись за раз.

Вы можете использовать мастер форм Access, чтобы создать форму для ввода данных с выбранными вами полями.

  1. Пока Access все еще открыт с вашей базой данных, щелкните вкладку Create вверху и выберите вариант с надписью Form Wizard .
  1. Вам будет предложено выбрать поля, которые вы хотите использовать в форме. Выберите все, что вам нужно, чтобы ввести значение, и щелкните значок стрелки вправо, чтобы добавить их в список.Затем нажмите Далее внизу.
  1. На следующем экране предлагается на выбор четыре макета формы. Щелкните любой макет, и слева появится предварительный просмотр. Сделав выбор, нажмите Далее внизу.
  1. Введите имя для своей формы и нажмите Готово .
  1. Должна открыться форма, позволяющая добавлять данные в таблицу.

Создание запроса для фильтрации данных в базе данных

Запрос позволяет фильтровать данные, сохраненные в таблицах, с использованием различных настраиваемых критериев.Например, если вы хотите получить данные об учащихся 20 лет и старше, проживающих в США, вы можете создать запрос и сгенерировать таблицу, в которой есть только учащиеся, соответствующие вашим критериям.

  1. Щелкните вкладку Create вверху и выберите Query Wizard .
  1. Выберите первый вариант с надписью Мастер простых запросов и нажмите OK .
  1. Выберите таблицу и поля, которые вы хотите включить в запрос, и нажмите Далее .
  1. Выберите опцию Detail на следующем экране и нажмите Next внизу.
  1. Введите имя для вашего запроса и нажмите Готово внизу.
  1. Щелкните правой кнопкой мыши только что созданный запрос и выберите Design View . Вы будете использовать это представление для ввода критериев вашего запроса.
  1. На следующем экране вы можете указать фильтры для вашего запроса.Давайте создадим правило, которое будет показывать только учащихся 20 лет и старше из США.

    Введите > = 20 в поле Критерии для поля Возраст .

    Введите US в строке Criteria для поля Country .

  1. Нажмите Ctrl + S , чтобы сохранить изменения.
  2. Дважды щелкните запрос на левой боковой панели, и вы увидите отфильтрованную версию ваших данных.

Как создать отчет базы данных в Access

Отчеты обычно используются для вывода данных из Access и просмотра их как отдельных файлов.Access позволяет создавать отчеты для выбранных таблиц и полей и использует тот же стиль мастера, что и формы и запросы для создания отчетов.

  1. Щелкните вкладку Create вверху и выберите Report Wizard .
  1. Добавьте поля, которые вы хотите включить в отчет, и нажмите Далее .
  1. Если вы хотите указать какие-либо заказы на группировку, вы можете сделать это на этом экране. Затем нажмите Далее .
  1. Если вы хотите отсортировать записи по полю, вы можете сделать это на этом экране. Затем нажмите Далее .
  1. Выберите макет отчета и нажмите Далее .
  1. Введите имя отчета и нажмите Готово .
  1. Щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите Предварительный просмотр .
  1. Щелкните PDF или XPS вверху, чтобы сохранить его в любом из этих форматов.

Ваша полная база данных с таблицами, формами, запросами и отчетами готова.

Как вы строите свои базы данных? Если вы используете Access, используете ли вы упомянутые выше функции? Дайте нам знать в комментариях ниже.

10 советов по экономии времени для ускорения работы в Access

Access может быть настольной базой данных, но управлять ею все равно может быть сложно. Эти советы помогут вам работать более эффективно с меньшими усилиями.

Изображение: iStock / littlehenrabi

Большинству из нас не хватает серьезных навыков разработки Access, поэтому создание и обслуживание базы данных Access может быть сложной задачей.Фактически, вы можете предпочесть передать проект эксперту. Если вы не можете нанять кого-то другого, важно работать в Access быстрее и умнее. В этой статье я покажу вам 10 простых способов повысить продуктивность Access.

Эти подсказки работают в версиях Ribbon; большинство из них будет работать в более ранних версиях, включая версии меню. Демонстрационного файла нет, потому что он вам не понадобится.

Примечание: Эта статья также доступна в бесплатном формате PDF 50, позволяющем сэкономить время и ускорить работу в Microsoft Office.

1: данные доступа

Если у вас есть данные в документе Word или Excel, их легко перенести в таблицу Access. Самый простой способ — скопировать и вставить. Просто скопируйте данные в исходный документ, откройте базу данных Access и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить данные в новую таблицу. При копировании из Excel Access использует имя листа в качестве имени новой таблицы. При копировании из таблицы Word Access запрашивает имя таблицы и предлагает дополнительные параметры, как показано на рис. A и .Когда вы копируете необработанное содержимое (не таблицу) из Word, сначала создайте таблицу и вставьте данные прямо в нее.

Рисунок A
Вставить данные в Access из Excel и Word просто.

Копирование данных из Доступ к Excel или Word так же прост; просто выберите записи или всю таблицу и скопируйте их, как обычно.

2: Создать задачу

При экспорте данных из Access вы можете создать задачу Outlook. Давайте рассмотрим простой пример того, как это сделать при экспорте данных в лист Excel:

  1. Выберите таблицу (Access) или записи, которые вы хотите экспортировать.
  2. Щелкните вкладку «Внешние данные» и щелкните Excel в группе «Экспорт».
  3. В появившемся диалоговом окне (, рис. B, ) выберите параметр «Экспорт данных с форматированием и разметкой» и нажмите «ОК».
  4. На следующей панели отметьте «Сохранить шаги экспорта»; при этом отображаются новые параметры.
  5. Установите флажок «Создать задачу Outlook» (, рис. C, ) и нажмите «Сохранить экспорт».
Рисунок B
Укажите место назначения экспорта.
Рисунок C
Создайте задачу Outlook для сохраненного экспорта.

Когда Outlook откроет новое окно задачи, установите повторение или напоминание, а затем нажмите «Сохранить и закрыть». Вы найдете новую задачу в списке задач Outlook (, рис. D, ).

Рисунок D

С новой задачей в Outlook вы не забудете запланированную задачу экспорта.

3: Выполните сортировку таблицы данных

Если вам повезет, у вас есть настраиваемая база данных, которая удовлетворяет все ваши потребности в сортировке и фильтрации одним щелчком мыши.Остальные из нас могут положиться на параметры сортировки таблицы. Однако используйте эти параметры с осторожностью — работа напрямую с необработанными данными никогда не бывает лучшим способом, но это быстро!

Чтобы получить доступ к параметрам сортировки, откройте таблицу в режиме таблицы и щелкните вкладку «Главная». У вас есть несколько гибких инструментов в группе «Сортировка и фильтр». Щелкните внутри любого поля, а затем выберите По возрастанию или По убыванию. Чтобы отсортировать несколько полей, удерживайте нажатой клавишу Shift и щелкните поля, чтобы добавить их к выделенному. Как вы можете видеть на рис. E , несколько щелчков мышью выполняется сначала по поставщику, затем по сумме счета-фактуры, а затем по дате счета-фактуры.Щелкните «Удалить сортировку», чтобы в любой момент вернуть данные в исходный порядок.

Рисунок E
Сортировка по нескольким полям.

Используйте «Выбор» для фильтрации данных на основе данных. Просто выберите значение, а затем выберите вариант в раскрывающемся списке «Выбор» (, рис. F, ).

Рисунок F
Это позволит найти все счета-фактуры на сумму от 1000 долларов США.
SEE: Развивайте свои навыки работы с Excel с помощью этих 10 полезных советов (TechRepublic PDF)

4: Изучите зависимости

Реляционная база данных содержит множество связанных объектов.Перед тем, как начать изменять что-либо, просмотрите зависимости, чтобы случайно не повлиять на существующий объект — обычно это происходит, когда вы меняете тип данных поля или имя объекта или даже удаляете объект, являющийся частью зависимости. Вы сэкономите время, потраченное на исправление вещей постфактум, проверив зависимости перед тем, как вы внесете изменения.

Чтобы увидеть зависимость объекта, выберите этот объект в области навигации, щелкните вкладку «Инструменты базы данных», а затем щелкните «Зависимости объектов» в группе «Связи».Используя панель «Зависимости объекта», вы можете быстро увидеть все отношения с выбранным объектом. Например, таблица Vendor, показанная на рис. G , зависит от таблицы VendorLookup. Эту связь следует учитывать при изменении любой таблицы.

Рисунок G
Быстрый взгляд на существующие зависимости может избавить вас от многих проблем.

5: Добавьте несколько полей в сетку дизайна

Чтобы добавить поля в сетку дизайна запроса, вы, вероятно, дважды щелкните, перетащите или выберите из раскрывающегося списка сетки, чтобы добавить поля по одному.Но есть несколько способов добавить более одного поля одновременно:

  • Удерживая нажатой клавишу Shift, щелкните первое и последнее поля, которые вы хотите добавить, а затем перетащите непрерывный блок полей в сетку.
  • Удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкните поля, чтобы создать несмежный блок полей, который можно перетащить в сетку.
  • Дважды щелкните строку заголовка таблицы, чтобы автоматически выбрать все поля и перетащить их в сетку (, рис. H, ).
Рисунок H
Дважды щелкните строку заголовка, чтобы выбрать все поля в таблице.

6: Использование фильтра по форме

Создание и обслуживание настраиваемой базы данных может занять много времени и дорого, поэтому воспользуйтесь преимуществами встроенных функций, таких как фильтр по форме. Открыв форму, выберите «Фильтр по форме» в раскрывающемся списке «Дополнительно» в группе «Сортировка и фильтр». Access отобразит пустую форму, похожую на оригинал. Если какой-либо из элементов управления содержит строку поиска (из предыдущей задачи), удалите ее. Выберите значения фильтрации из раскрывающихся списков элементов управления и нажмите «Переключить фильтр» (в группе «Сортировка и фильтр».Как вы можете видеть на рис. I , панель инструментов навигации внизу формы показывает, сколько записей соответствует вашему фильтру. Используйте панель инструментов для их просмотра. Чтобы удалить фильтр, нажмите «Переключить фильтр».

Рисунок I
Просмотрите совпадающие записи.

Другие параметры фильтрации доступны при щелчке правой кнопкой мыши на элементе управления. С помощью таких простых в реализации инструментов, как этот, вы сможете быстро настроить и запустить базу данных. Позже вы можете добавить настраиваемые формы фильтрации.

7: Установите эти свойства для экономии времени

Чтобы создать более удобный интерфейс, я рекомендую установить следующие два свойства для всех форм, если у вас нет особой причины не делать этого:

  • Автоцентр, установленный на Да, открывает форму в центре экрана независимо от того, где вы ее в последний раз оставили. Этот параметр работает в более новых версиях после установки для свойства «Параметры окна документа» по умолчанию значение «Перекрытие окон». (Посмотрите параметры текущей базы данных в разделе параметров приложения.)
  • Для параметра «Изменить размер» задано значение «Да», чтобы открыть форму до заданного размера, а не до последнего использованного размера.

Обе настройки сокращают время, необходимое для корректировки положения и размера формы, когда эти два качества имеют значение, а они часто имеют значение.

SEE: Как импортировать данные веб-приложения Access в книгу Excel для отчетности (TechRepublic)

8: Разрешить Access help

Access предоставляет две утилиты, которые могут помочь вам избежать проблем и повысить производительность:

  • Анализировать потенциальные списки производительности проблемы и предлагает предложения по их устранению.Вы можете проанализировать все или сузить список до конкретных объектов. Этот инструмент особенно полезен при изменении существующей базы данных.
  • Analyze Table помогает нормализовать данные; правильно нормализованная база данных работает лучше, ее легче изменять и поддерживать.

Вы найдете эти инструменты на вкладке «Инструменты базы данных» в группе «Анализ». Запустите оба инструмента перед , создавая формы и отчеты по новым таблицам, чтобы не тратить время на устранение неполадок.

9: Используйте шаблоны

Учитывая, насколько сложной может быть база данных Access, поиск подходящего шаблона может показаться невозможным.Однако быстрее настроить шаблон, чем начинать с нуля. Когда вы запускаете Access, он отображает backstage, где вы можете открыть существующую базу данных, создать новую базу данных или выполнить поиск существующих шаблонов. Чтобы посмотреть, что есть в наличии, не потребуется много времени. Щелкните одну из плиток, показанных на рис. J , щелкните ссылку, чтобы увидеть еще больше, или введите строку поиска.

Рисунок J
Сэкономьте время, начав с шаблона.

10: Настройка области навигации

По умолчанию область навигации группирует объекты, но она достаточно гибкая, чтобы можно было немного настроить.На этапах разработки этот параметр может сэкономить немного времени, позволяя:

  • Группировать объекты вместо создания временной формы коммутатора.
  • Скрыть объекты.
  • Группируйте объекты, которые вы используете чаще других.

Процесс прост: щелкните правой кнопкой мыши область навигации и выберите «Параметры навигации». В появившемся диалоговом окне добавьте категории, добавьте группы к этим категориям (, рис. K, ), а затем вернитесь в Access. В области навигации перетащите объекты из группы «Неназначенные объекты» в свои настраиваемые группы.

Рисунок K
Пользовательские группы могут оптимизировать область навигации.

Чтобы скрыть все, кроме настраиваемых групп, откройте панель «Параметры навигации», выберите настраиваемую категорию, а затем снимите флажок «Неназначенные объекты». В результате получается страница навигации с меньшим количеством объектов, отвлекающих пользователей.

Еженедельный бюллетень Microsoft

Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и шпаргалки по Windows и Office.Доставка по понедельникам и средам.

Зарегистрироваться Сегодня

Пришлите мне свой вопрос об офисе

Я отвечаю на вопросы читателей, когда могу, но нет никаких гарантий. Не отправляйте файлы без запроса; первоначальные запросы о помощи, поступающие с прикрепленными файлами, будут удалены непрочитанными.Вы можете отправить снимки экрана с вашими данными, чтобы прояснить ваш вопрос. Обращаясь ко мне, будьте как можно более конкретными. Например, «Устраните неполадки в моей книге и исправьте, что не так», вероятно, не будет ответа, но «Можете ли вы сказать мне, почему эта формула не возвращает ожидаемых результатов?» мощь. Пожалуйста, укажите приложение и версию, которую вы используете. TechRepublic не возмещает мне затраты времени или опыта при оказании помощи читателям, и я не прошу плату у читателей, которым помогаю. Вы можете связаться со мной по адресу susansalesharkins @ gmail.com.

Также прочтите …

Создание базы данных Access в Microsoft 365

Microsoft Access — часть офисного пакета Microsoft 365 — предлагает надежную реляционную базу данных настольного класса, для работы которой не требуется сервер. Базы данных Access работают с фиксированным файлом на жестком диске или в общей сетевой папке и предлагают сложные инструменты для создания таблиц, запросов, форм и отчетов.

Начало работы и важные термины в Access

Запустите Microsoft Access.В пункте меню Create выберите Table . Таблица — это основная единица хранения в базе данных. В таком объекте, как таблица, информация хранится в комбинациях атрибут / значение.

Вот несколько важных терминов, которые следует знать при использовании Access:

  • Поля : элементы данных в таблице, соответствующие столбцам.
  • База данных : База данных — это серия четко определенных объектов, которые вы связываете отношениями.
  • Форма : графический интерфейс, в котором вы вводите информацию в таблицу.
  • Запросы : Запрос выделяет некоторое подмножество одной или нескольких таблиц для получения уникального оперативного набора информации.
  • Записи : элементы данных в таблице, соответствующие строкам.
  • Отчеты : содержимое таблицы или результаты запроса. Отчеты представляют собой сводки информации для печати.
  • Таблицы : Структурированные, четко определенные наборы атрибутов.Организация таблицы состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Отношения объектов в доступе

Все таблицы связаны друг с другом серией отношений . Microsoft Access — это система управления реляционной базой данных , что означает, что она применяет правила, которые определяют, как данные в одной таблице соотносятся с данными в другой таблице.

Как использовать формы в Access

Используйте форму, чтобы упростить упорядоченный ввод записей в базу данных.Формы — это графические инструменты, оптимизированные для поддержки ввода данных. Вместо того, чтобы напрямую добавлять информацию в таблицу, пользователи вводят ее в форму, в которой легче ориентироваться и читать.

Запросы в Access

Результаты запроса не полностью соответствуют результатам таблицы. Вместо этого запрос извлекается из одной или нескольких таблиц с использованием расширенных правил фильтрации и сортировки, чтобы вернуть результат в виде таблицы, который служит источником отчета или структурированного файла экспорта.

Отчеты в Access

Используйте отчет, чтобы взять результаты запроса или содержимое таблицы и создать удобочитаемую версию, которую вы можете легко распечатать или поделиться на экране.Отчеты суммируют все или часть содержимого таблицы.

Специальные источники данных в Access

Microsoft Access — это интерфейсный инструмент для создания отчетов, который извлекает данные из тестовых файлов, электронных таблиц Excel, баз данных SQL или Azure, Microsoft Outlook или десятков других источников информации. Импортируя связанные таблицы или импортированные источники данных, вы можете свободно использовать Access в качестве инструмента запросов и агента отчетов. Access также поддерживает публикацию отчетов и данных в других базах данных и на платформе Microsoft SharePoint.

Форматы вывода в Access

По большей части информация в базе данных Access остается в ней. Однако запросы и отчеты полностью экспортируются из базы данных в форматах Excel, обычного текста, XML, PDF или XPS. Кроме того, Access поддерживает списки рассылки Microsoft Outlook и Microsoft Word.

Спасибо, что сообщили нам!

Расскажите, почему!

Другой

Недостаточно подробностей

Сложно понять

Ключевые преимущества базы данных Microsoft Access

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в сентябре 2018 года и недавно был обновлен и исправлен для обеспечения точности и полноты.

Microsoft Access — более умная старшая сестра Excel, которая считает, что у нее всегда есть лучший способ. В некоторых случаях она может быть права. У Microsoft Access есть преимущества помимо простой электронной таблицы, позволяющей быстро анализировать, извлекать и обмениваться данными как полезной информацией.

Access, следующий шаг в Excel

Программа для работы с электронными таблицами, такая как Microsoft Excel, является прекрасным инструментом для хранения и расчета небольших наборов информации. Excel прост для понимания и прост в использовании.Вы можете легко и быстро сортировать, фильтровать и форматировать данные. Таблицы идеально подходят для одноразового анализа, они становятся проблематичными по мере роста и развития данных с течением времени. Таблицы не идеальны для обработки сотен записей при создании важного файла для клиента, контактного лица или руководителя. В таблице очень легко сделать ошибки, что значительно усложняет анализ, суммирование и составление отчетов.

Не уверены в своих навыках Excel или Access? Воспользуйтесь нашей бесплатной оценкой здесь >>

Microsoft Access — это инструмент управления информацией или реляционная база данных, которая помогает хранить информацию для справок, отчетов и анализа.Access также может преодолеть ограничения, возникающие при попытке управлять большими объемами информации в Excel или других приложениях для работы с электронными таблицами.

Семь ключевых преимуществ базы данных Microsoft Access

Стоимость разработки

Одна из причин, по которой Microsoft Access всегда является предпочтительной базой данных, заключается в том, что это менее дорогая альтернатива более крупным системам баз данных, таким как Oracle или SQL Server, которые требуют огромных затрат на установку и обслуживание.

Интеграция программного обеспечения

Поскольку Access является продуктом Microsoft Office, он был разработан для хорошей интеграции с другими продуктами в Microsoft Office Suite, Access является настолько широко используемой системой баз данных, что другие производители программного обеспечения с большей вероятностью предоставят возможность напрямую взаимодействовать с Access, чем любая другая настольная система баз данных.

ODBC (открытая возможность подключения к базе данных)

Access может использовать данные, хранящиеся в Access / Jet, Microsoft SQL Server, Oracle и других контейнерах данных, совместимых с ODBC, включая MySQL и PostgreSQL.Разработчики программного обеспечения и архитекторы данных использовали Access для упрощения разработки прикладного программного обеспечения. Непрограммисты, также известные как «опытные пользователи», могут использовать Access для создания простых приложений. Хотя поддерживаются некоторые объектно-ориентированные методы, он не является полностью объектно-ориентированным инструментом разработки.

Устаревшие данные

Access имеет возможность легко импортировать многие форматы данных, чтобы ваши существующие данные не были потеряны. Эта функция может не только сэкономить 100 часов времени ввода, но и исключить потенциальную ошибку ввода, которую может совершить человек.

Распределение

Одним из преимуществ использования Microsoft Access является его формат базы данных Jet, который содержит не только приложение, но и данные в одном файле. Возможность хранить приложение и данные в одном файле делает чрезвычайно удобным распространение всего приложения среди различных пользователей, которые могут запускать приложение в отключенных средах.

Масштабируемость

Если ваша компания растет, одним из преимуществ Microsoft Access является возможность обновления.Если размер вашей базы данных постоянно увеличивается и ваша производительность начинает ухудшаться, вы можете легко перейти на SQL Server вместе с проектом Access Data Project (ADP).

Уникальный идентификатор

Каждой части информации присваивается уникальный идентификатор. Это чрезвычайно важно, поскольку позволяет контролировать ввод каждой части информации только один раз и устранять человеческие ошибки и ошибки дублирования.

Что нового в Microsoft Access 2016?

Access дает вам возможность максимально эффективно использовать информацию, даже если вы не являетесь экспертом в области баз данных.А благодаря недавно добавленным веб-базам данных Access расширяет возможности ваших данных, упрощая отслеживание, составление отчетов и обмен с другими.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.